2023年档案员培训资料.docx

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1、2023年档案员培训资料 第一篇：档案员培训资料 一、城建档案信息化建设 一信息化建设的概念 二信息化建设的目标 三信息化建设的原则 四信息化建设的内容 五信息化建设的要求 一信息化建设的概念 是指根据城建档案信息化的标准规范体系，通过运用现代信息技术，配置计算机辅 助管理设施和专业人员，以城建档案网络系统为平台，建立和完善城建档案信息资源库，对城建档案信息资源进行全面收集、科学管理，为社会供应便利、快捷、全面、系统的信息利用服务。 二信息化建设的目标 城建档案信息化建设的总体目标应以数字化城建档案管理机构建设为方向，以城建 档案管理网络化建设为基础，以数字信息资源建设为核心，以城建档案信息资

2、源的集成、可视化利用为目的，逐步建立起物理分散、规律集中、数量足够、内容丰富、结构合理、质量优化、富有特色的档案信息资源体系和社会服务体系。 三信息化建设的原则 城建档案信息化建设工作应与城乡建设和经济进展相适应，应与本地区的信息化工 作相协调。 城建档案行业主管部门应制定信息化工作专项规划，城建档案管理机构应制定实施 支配，做到统筹规划，分步实施。 信息化建设应做到应用技术先进、成熟，经济上合理可行，系统平平稳定牢靠。 信息化建设应主动接受国际、国家标准，逐步建立城建档案信息化标准体系和管理 规范，与电子政务系统协调建设，资源共享。 用信息化手段为城市社会、经济、文化的进展供应高效、优质、快

3、捷的专业化服务，满意政府、公众对城建档案运用的需要。 四信息化建设的主要内容 基本内容主要包括： 档案工作管理技术手段的现代化 主要内容是： 计算机技术的运用 五信息化建设的要求 城建档案的形成、保管单位应根据信息化建设工作的需要配置计算机设备、软件与 网络设施，设置相应的岗位和管理人员，并建立计算机网络、设备、软件和数据库的运行管理制度，以及计算机系统和数据的平安、保密制度。 城建档案的形成单位应建立收集和移交电子档案的制度，并应明确专人负责电子文 件的积累、鉴定、著录、归档等工作，保证电子文件的原始、真实、完好、平安、刚好整理形成电子档案。 城建档案管理机构应主动创建条件接收电子档案，重视

4、和做好电子档案的保管和迁 移工作，保证电子档案在保管期限内完好、真实、可用。 城建档案管理机构应定期对内部工作人员和城建档案形成单位的档案业务人员进行 信息技术和相关法律法规及标准的培训。 城建档案管理部门应建立自己的档案网站。网站应供应政策法规、办事指南、开放 档案书目查询等基本功能。 二、城建档案管理系统 一城建档案管理系统建设的要求 二城建档案管理系统的功能 三全省城建档案系统统一推广运用深 圳伟图公司城建档案管理系统软件 前端收集软件： 建设工程电子文件归档与管理系统 房屋建筑、市政版 湖北省建设工程网上注册登记系统 档案接收与管理： 城建档案综合管理系统 城市建设声像档案管理系统 城

5、建电子文件管理限制中心系统 档案利用： 城市建设信息分析统计系统 历史档案数字化 馆藏档案数字化加工系统 建设工程电子文件归档与管理系统 房屋建筑、市政版 系统主要特点： 根据国标城市建设档案著录规范(GB/T50323-2023)、建设工程文件归档整理规 范(GB/T50328-2023)，以及建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T 117、湖北省建设工程竣工档案编制及报送规定鄂建202392号等其他相关法规条文对施工资料的要求，一方面实现了施工技术资料收集和整理，确保了施工资料的完好性、精确性和系统性；另一方面实现了实物档案与电子文件同步归档。 系统具有工程管理、文件登记收集、组卷、移交

6、等功能，档案组卷模块具有帮助组 织电子卷以及自动生成并打印标准的案卷封皮、卷内备考表、卷内书目等功能；实现了实物档案可对应已组好卷的电子档案进行打印，缩短整理时间，规范了档案整理工作，而且避开在整理过程中文件的遗失、遗漏。 系统具有工程施工资料统一用表的编辑功能。全部的用表包括：建筑工程、城镇道 路工程、给水排水管道工程、城市桥梁工程等。 系统实现以城建电子文件为根据的实体档案归档体系。各种实体档案的原件稿可从 系统中打印，然后签章归档，从而杜绝了档案缺失、补制或伪造现象，缩短了实体档案的收集、整理、移交时间，确保实物档案的真实、牢靠、完好、系统。 系统接受前端限制原则实现了工程电子文件的收集

7、，确保归档范围内的全部电子文 件在形成时期的真实、牢靠、完好、平安、可读； 系统接受XML传输，对归档的电子文件在传输过程加密，有效地防止对电子文件的损伤和破坏。 系统界面友好，风格统一，操作简便、易学。 四建设工程电子文件数据接收系统 实现工程报建登记、任务支配、业务指导 功能 实现电子文件接收功能，供应建筑工程竣 工工程应交电子文件模板编辑功能 实现按工程项目对电子文件的管理功能 湖北省建设工程网上注册登记系统 城建档案综合管理系统 软件主要功能与特点: 系统实现了城建档案管理过程中各个关键环节的集中、协调、无缝管理与动态监控，即实现了建设工程的项目工程报建登记、档案管理业务指导、工程档案

8、专项验收、竣工档案送审、案卷整理、档案审核、档案移交、档案入库审核、档案著录与编目排架、电子文件存放位置自动著录、档案统计、总书目与分类书目查询、编制并打印手检工具、档案查询检索、档案利用、档案销毁等档案管理全过程的计算机集成化管理； 系统的著录界面与著录格式严格按照国标城市建设档案著录规范编制；档案移 交审核、案卷名称、卷内书目等的著录严格按建设工程文件档案整理规范编制，从而实现了对“两个规范的完好执行。 系统通过高度的智能识别，实现了城建档案项目级、工程级、案卷级、文件级及卷 内电子文件阅读的集成化著录与管理； 实现了多种查询方式,可以对不同级别的著录信息进行横向查询、纵向查询、跨类查 询

9、； 具有业务指导和档案管理部门中相关统计表格、管理表格的生成与输出到Excel功 能，利于自行编辑、打印； 实现了城建档案送审报盘数据接收功能报盘数据格式为Excel格式，可实现项目、工程、案卷、文件级的数据接收功能；系统预留施工企业电子文件归档数据的接收功能； 具有电子档案阅读器功能，支持各类电子文件及照片的查询与管理； 供应高度平安的体系结构，供应严格的管理权限功能；全部数据实现网络化管理； 系统完全接受开放式数据结构/接口设计，用于数据共享与数据交换，有利于数据库 平台更换、升级、功能扩充。 城市建设声像档案管理系统 系统主要特点： 系统通过高度的智能识别，实现了城市建设照片档案的工程信

10、息、案卷信息、照片 组、组内单张照片以及照片电子文件阅读的集成化著录与管理； 系统以电子文件为管理单位,照片以文件的形式独立存放；本系统支持照片干脆扫 描，数码等照片的批量导入功能，同时系统供应了自动建立照片电子文件标引及存放路径； 在著录过程中，系统记录了照片元数据，供应了照片元数据查询功能；全部的著录 内容包括备注都可以便利的进行模糊或精确查询； 系统人性化的设计，以及批量导入等功能，可以大大提高照片档案的著录速度； 系统实现了按工程、案卷、照片组、单张照片多种检索方式，符合查找条件照片可 以实现以缩略图多张显示，以幻灯片自动播放，从而快速找到特定的照片； 可以根据查询条件，打印传统式的卡

11、片及照片说明； 供应了裁剪、复制、注标记、更新等照片编辑功能； 具有高度平安的体系结构，设有严格的管理权限，数据操作与查询权限界定针对每个模块； 供应了照片档案的动态统计信息及制作照片档案馆藏手检工具功能； 可以灵敏导进、导出数据及照片，用于沟通或专题编纂。 城建电子文件管理限制中心系统 城市建设信息分析统计系统 馆藏档案数字化加工系统 馆藏档案数字化加工系统 是“数字城建档案馆工程的重要组成部分，它将满意“数字城建档案馆对电子文件 著录与描述、检索与确认、文件资源管理、电子文件真实与完好性爱惜及电子长期保存的要求。 三、电子文件与电子档案管理 1、电子文件与电子档案概述 2、电子文件的特点及

12、其影响 3、电子文件的收集与积累 4、电子文件整理与归档 5、电子档案的验收与移交 6、电子档案的管理与利用 7、电子档案的平安与防范 1、电子文件与电子档案概述 电子文件与电子档案的含义 电子文件Electronic Records 是指能被计算机系统识别、处理，按确定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。这个含义有四层意思，一是电子文件是能被计算机识别和处理的文件；二是电子文件需按确定格式存储在特定的存储载体上；三是电子文件可在网络上传送；四是电子文件是一组数字代码序列。 电子档案Electronic files) 是指具有保存价值的、按确定方法整理而成的、已

13、归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。这一含义有四层意思，一是电子档案是己归档的电子文件；二是电子档案具有保存价值；三是电子档案要按确定方法整理，而不是杂乱无 章的电子文件；四是电子档案还应当包括与之相适应的软件、参数及相关数据。 “电子档案就一般理解而言，是指作为“档案而被档案部门接收和保存的电子文件，归档后就为电子档案。 具体来说就是：电子档案是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中，通过运用现代化设备所成形的，有确定保存价值的，且能被相关设备所识别和信息再现的各种类型的电子代码序列。 电子文件的来源 1、建设系统业务管理电子文件 2、建设工程电子文件 电子文件与电子档案管理

14、的基本要求 一是档案形成单位应制定电子文件管理制度和技术措施，明确规定本单位电子文件 归档的时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、元数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。 二是档案形成单位档案机构工作人员应对电子文件的形成、收集、积累、归档及归 档后电子档案的保管、利用实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性，确保电子文件档案的真实性、完好性、有效性和平安。 三是电子文件形成部门和个人应主动关心和支持本单位档案机构开展电子文件归档 管理的日常监督、指导及电子文件档案的保管、利用等工作。 四是城建档案管理机构配置的计算机等数字设备和应用软件，应能有效读取归档的

15、电子文件。 五是档案形成、保管单位应确保电子文件真实性、完好性和有效性。 六是电子文件形成部门和个人应将已归档的电子文件保存至少1年。 七是归档的电子文件和电子档案应定期备份。 八是城建档案管理机构应对工程档案、业务管理档案形成单位电子文件的归档与管 理工作进行监督和指导，并适时组织检查。 2、电子文件的特点及其影响 电子文件的特点 一是电子文件是数字化的、具有非直读性的信息 二是电子文件的形成、传输、存储、利用都必需依靠于相应的设备 三是电子文件的信息与载体相分别 四是电子文件物理结构与规律结构不一样 五是电子文件依靠于元数据 六是电子文件信息能共享但担忧全 七是电子文件能保真 八是电子文件

16、易修改 九是电子文件能实现规律归档 电子文件特点对管理的影响 一是电子文件特点对管理的便利性 二是电子文件特点对管理的困难性 3、电子文件的收集与积累 电子文件收集积累的范围 电子文件收集积累的要求 4、电子文件的整理与归档 电子文件在归档前需进行整理，才能移交档案部门保存和利用 建设电子文件的整理、鉴定、归档、检验、汇总等应依据湖北省建设工程竣工档 案编制及报送规定鄂建202392号和建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T117的规定执行。 5、电子档案的验收与移交 建设系统业务管理电子档案的移交 建设工程电子档案的验收与移交 6、电子档案的管理与利用 电子档案的管理 电子档案的保管、存储

17、、迁移、利用、鉴定、销毁、统计等管理应按现行行业标准 建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T117的规定执行。 电子档案的保管 电子档案的有效存储 电子档案的迁移 电子档案的鉴定销毁 电子档案的统计 电子档案的利用 电子档案保管单位应编制各种检索工具，供应在线利用和信息服务。 利用时必需严格遵守国家保密法规和规定，凡利用互联网发布或在线利用电子档案 时，应报请有关部门审核批准。 对具有保密要求的电子档案接受联网的方式利用时，必需依据国家、地方及部门有 关计算机和网络保密平安管理的规定，实行必要的平安保密措施，报经国家或地方保密管理部门审批，确保国家利益和国家平安。 7、电子档案的平安与防范

18、计算机系统的平安与防治措施 加强技术措施，确保电子文件与电子档案的平安 提高电子文件制作及管理人员的素养 其次篇：核算员培训资料 核算员培训资料 第一章 总则 为规范公司所属加油站会计基础工作，加强对加油站的财务管理，规范内部限制，防范资金风险，提高核算员业务技能，使核算员在履行好核算职能基础上，切实发挥好会计监督作用，确保加油站经营管理顺当进行，依据中华人民共和国会计法、企业会计准则、企业会计制度的规定和公司有关文件制度精神，编写本培训资料。本培训资料适用于公司所属加油站指公司全资或租赁的并由公司进行财务核算的加油站。 第一节 财务人员职业道德 一爱岗敬业。爱岗就是财务会计人员酷爱本职工作，

19、安心本职岗位，并为做好本职工作不遗余力、尽职尽责。敬业是指对其所从事的会计职业和行业的正确相识和敬重看法，并用这种肃穆敬重的看法，认真地对待本职工作。正确相识会计职业，树立爱岗敬业的精神。酷爱会计工作，敬重会计职业;安心工作，任劳任怨；肃穆认真，一丝不苟；忠于职守，尽职尽责。 二恳切守信。做醇厚人，说醇厚话，办醇厚事，不搞虚假，保守隐私，不为利益所诱惑。 三廉洁自律。树立正确的人生观和价值观；公私分明，不贪不沾；遵纪遵守法律，尽职尽责。 四客观公正。端正看法，即依法办事，实事求是，不偏不倚。 五坚持原则。熟识准则，遵循准则，坚持准则。 六提高技能。具有不断提高会计专业技能的意识和愿望；具有勤学

20、苦练的精神和科学的学习方法。 七参与管理。努力钻研业务，熟识财经法规和相关制度，提高业务技能，为参与管理打下坚实的基础；熟识服务对象的经营活动和业务流程，使参与管理的决策更具针对性和有效性。 八强化服务。强化服务意识，提高服务质量。 其次节 加油站核算员岗位职责 一严格遵守加油站的规章制度，恪守财务人员职业道德，了解公司的财务制度及相应处理程序，并切实执行。 二现金、票证的结算做到日结日清，当班期间的现金必需当日交存；刚好填报各种报表，正确反映商品流转状况，做到账账，账物相符。 三熟识本岗位平安防范学问，负责当班货款的刚好交存，妥当保管本站现金、账册、凭证、单据及有关印章。 四关心加油站站长做

21、好经济核算工作，严格审核费用开支，努力降低本钱。 五完成加油站站长交办的其他工作。 其次章 加油站核算基础学问 第一节 加油站核算员日常工作流程 其次节 加油站相关表单、账簿设置及填写要求 二、加油站销售日报样表2 1、涉及流程：成品油零售、销售收入 2、填写说明： 三、加油站商品进销存数量核对表样表3 1、涉及流程：成品油销售、润滑油销售 2填写说明： 3、相关规范要求： 1加油站进销存数量核对表的“月初结存数量为上个月核对表中节转下来的数量，由于盘点盈亏按月进行账面调整，所以“月初结存数量为上月末实际库存数量。 2、本月入库数量，加油站按入库验收单上的原发重量统计，对小额配送量非枪销售，入

22、库数量也要统计，同时还包括内部移库、溢余数量。 3、本月库存数量，为加油站销售、内部移库、损耗出库数量，对小额配送量非枪销售出库数量也要统计。 4、月末结存数量=月初结存数量+本月入库数量小-本月出库数量小计。 5、加油站进销存数量核对表是按当月盘点盈亏当月进行账务调整这一原则进行填写；假如各核对数据存在差异，要进行认真分析，并说明缘由； 6、盘点盈亏数量当月进行账务调整，假如盈余则填写在“损溢栏，假如亏损也填写在“损溢栏，并用“+、“表示。7、由于盈亏数量按月进行账务调整，所以月末结存数量与月末盘点实存数量保持一样，为加油站库存商品盘点明细表中的库存实存数量。 8、由地市营销中心加管部负责牵

23、头进行月末进销存数量的核对，并且也要建立相应的加油站进销存核对表台账。 四、加油站库存商品盘点明细表样表4 1、涉及流程：成品油零售、成品油盘点 2、填写说明： 1、2=3+4-5-6-7+8+9+10；11=2-1，+为盈余、-为亏损。 用于加油站月末库存油品盘点，由地市营销中心加油站盘点小组根据加油站盘点结果填写，加油站相关责任人签字确认，报地市营销中心财务部和加管部审核，一式三份，营销中心和加油站分别留存。 2、账存数=月初结存数量+本期购进数量-本期销售数量。3、要求相关审核责任人签字手续齐全。 3、相关规范要求： 1、表中“库存实存数量按月末盘点实测密度换算计算公式为计重密度乘油品体

24、积，与加油站月末盘点表中的加油站有关盘 存登记表中计算的油品重量计算方法同上一样。 2、表中“账存数量为没有进行盈亏数量调整前的账面数，等于加油站进销存数量核对表中“月初结存数量+本月购进-本月销售。 3、盈亏缘由要认真分析，做简要说明。 4、当月盈亏数量当月进行账务调整，则当月加油站库存商品盘点明细表中表达的盈或亏数量与当月加油站进销存核对表中“其它入库或“其它出库数量一样。 五、存货盘点明细样表5 1、涉及流程：润滑油销售 2、填写说明： 12=3+4-5-6-7+(8)+9；10=2-1，+为盈余、为亏损。 2该表只用于加油站月末润滑油存货盘点，填写方法和要求同加油站库存商品盘点明细表

25、六、存货盘点盈亏及报废审批表 1、涉及流程：成品油盘点 2、填写说明： 1此表由各单位加油站加管部门填写，用于油品盈亏；每月盘点完，汇总各单位加油站盘点盈亏状况，报相关部门和领导审批。2盈亏数据与加油站库存商品明细表和财务报表要一样。 3、相关规范要求： 1、程序。营销中心加管部负责汇总加油站商品盘点明细表盈亏数据供应给总公司；总公司负责组织加管、财务相关部门对加油站盘点数据进行审核，审核完后，由加管部填写存货盘点盈亏报废审批表，并出具分析报告，报公司财务部审批后，上报总公司领导审批；总公司领导审批后，营销中心财务部门进行盈亏核销。同时，加管部门将核销结果以书面形式反馈给加油站。作为加油站调账

26、的根据。 2权限。保管损耗超耗或溢余量超过定额损耗损耗一倍或多倍时，加管部门应刚好查明缘由，写出具体分析报告，经总公司领导审批后，营销中心财务部门方可进行账务处理。3时间。当月盈亏数量当月进行账务调整。 七、发票领用缴销登记表 1、涉及流程：发票管理限制 2、填写说明： 1用于公司发票管理部门登记与各营销部门之间的领用缴销状况，2加油站从税务局购置了发票后在“发票类别里注明“购置一般增值税发票在“领用记录登记数量和起止号码，发票库存增加，当班员工领用、缴回发票时按要求填写，签字手续齐全。3由加油站核算员负责填写。 第三节 加油站现阶段启用的台账及登帐根据 一、加油站现阶段启用账簿及台账1现金日

27、记账 2库存商品台账含润滑油3往来台账加油站定点加油台账4自用油、小车加油、回罐台账 二、台账登记根据(一)现金日记账： 1收入款现金：油款交接登记、现金缴款单(或存款单)2支出款现金：现金支票存根回执、领取款手续、费用报效单据、员工借支单等 二库存商品台账：入库计量验收单、成品油配送提油单、销售日报表、油品盘点表 四往来台账： 1内部往来：员工借支单、费用报销单据、还款手续 2外部往来：加油原始凭证、交款票据 五自用油、车辆用油、回罐台账： 1自用油：自用油申请报告、自用油发票 2回罐台账：销售日报表 第四节 真假人民币的识别方法 全套的第五套人民币防伪措施： 1、水印 2、红、蓝彩色纤维

28、3、平安线 4、手工雕刻头像 5、隐形面额数字 6、光变面额数字 7、阴阳互补对应图案 8、雕刻凹版印刷 9、号码凸印 10、胶印微缩文字 11专用纸张 12、变色荧光纤维 13、无色荧光图案 14、有色荧光图案 15、胶印接线印刷 16、凹印接线印刷 微缩文字 18、磁性号码 19、浮雕隐形文字 第三章 加油站资金管理 第一节 资金管理方式 1、加油站资金实行收支两条线管理。 2、资金平安管理实行分级负责制 其次节 营业资金管理 一、现场营业款管理 二、加油站预收货款管理 第三节 营业款缴存管理 缴存方式：分为上门存款和自行缴存 一、上门收款 1、上门收款流程操作规程：、凹印8 加油站清点整

29、理好现金，填制现金存款凭条。 核对无误后在电子监控下办理款箱交接，双方登记签字确认。 二、上门收款相关要求： 三、自行缴存 1、加油站在缴存营业款时，核算员清点好当日的营业款，必需与当日日报表金额一样，填好现金缴款单 2、加油站在缴存营业款时，核算员不得一个人往银行缴存，必需由加油站站长或站长指定人员陪伴，在缴存过程中必需保持通讯畅通，缴存后必需回站，不得在外逗留 3、加油站必需制定存款线路，存款路途图系加油站保密资料，不得对外公开。核算员在存款过程中须不定期更换路途，不得穿加油站工作服前往 第四节 加油站费用资金管理 一、费用资金管理的一般规定 第五章 发票管理 一、购置 1属于统一税号的加

30、油站的发票购置由中营销中心财务部负责；属于独立税号的加油站的发票购置由本站的核算员负责。 3购置发票时，要求两人同行，购置发票后，必需干脆返回本单位，不得在外逗留。 3初次购置发票前，首先应当核算员提出购票申请报告，写明所需 发票种类、名称、数量；经营销中心财务部主管审批后，然后向税务机关供应购票人员的身份证明及财务专用章、发票专用章印模等资料申请购置。 4购置发票时应留意，取得发票号是否与发票登记簿上相符、假如是增值税专用发票，还要核对取得增值票的版本号是否是发票登记簿上相符。 二、保管 1建立发票购领存登记簿，要求在发票购领存登记簿上按发票编号逐项登记。 2发票必需全部存放于专用保险箱中。

31、 3发票专用章必需与发票分开管理，由核算员保管发票，加油站站长保管发票专用章。 4运用发票的加油站应妥当保管发票，不得丢失。发票丢失，应当于丢失当日向营销中心财务部、主管国家税务局书面报告，并在报刊和电视等传播媒介上公开声明作废，并接受国家税务机关的惩处。 三、领用 1实行验旧领新限量发放原则。核算员在发放新发票时，必需收回已用完的旧发票。 2对收回的发票要认真验收、检查是否有却份或涂改、错开、套开等不合法现象。若觉察违规现象时，必需马上向营销中心财务部会计汇报，处理该问题。核算员按验收合格的收回发票数量发放空白发票，并在空白发票上统一盖发票专用章。领用人应认真检查新发票的份数 及联次，并在发

32、票购领存登记簿登记签名。 四、开具 1发票填开用票单位填开运用，不得转借、转让、代开发票、不得拆本运用发票、不得扩大发票运用范围即税务登记时确认的经营范围。 2必需做到按号码依次填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次复写，内容完全一样，不得跳号缺号。发票作废，必需在原发票上注明“作废章，一式数联应全部完好保存。 3配置的增值税防伪税控系统，应依据税务部门的规定由专人负责运用和管理，保证增值税防伪税控系统的正常运用。不得将系统密码告知他人。 4填开发票的单位必需在发生经营业务确认营业收入时开具发票，未发生经营业务一律不准开具发票。 5增值税专用发票不得随便开具销项负数发票。如发生退

33、货确需要开具负数发票的，若购货方未认证和抵扣，则将其退回抵扣联、发票联，干脆将其作为销项负数发票的根据开具负数发票；若对方应经记账抵扣的，必需取得对方税务机构的“进货退出或索取折让证明单后，方可开具销项负数发票。对于填开发票后，发生销货折价的，在收回原发票或取得对方国家税务机关的有效证明后，方可填开红字发票，用票单位和个人填错发票，应书写或加盖“作废字样，完好保存各联备查。 五、发票的缴销 1发票快运用完以后，要刚好的到税务局购领新的发票，不能出现加油站无发票的状况，发票缴销要进入国税局的网上办税服务厅填表，填完报后打印出来带上发票购领本及税控IC卡到税务局领票。 第六章 油品进销存管理 一、

34、购进 1加油站所售油品统一由公司配送，加油站不得擅自从外部单位购货。属于统一税号的加油站，配送油品作移库处理；属于独立税号的加油站配送油品视同销售结算。为了保证配送油品刚好核对，月末最终一日结账后加油站填制油品入库登记表上传营销中心财务部。2内部油品调拨单是油库发油、加油站收油的双向证明单据。是加管部、财务部、加油站确认油品购进、入库的原始凭证。3加油站计量员应根据验收的油品填好油品入库登记表；核算员根据内部油品调拨单原发数量，在销售日报表“本期购进栏反映当日购进。加管部销售内勤收到加油站内部油品调拨单财务联后进行油品入库核算。 二、销售管理 1各加油站在油品销售过程中必需遵循“先款后货，钱货

35、两清的原则，一律不得赊销。 2为促销量，个别加油站对一些固定大用户需要实行滚动结算时，必需向总公司加管部以及财务部申请，经总公司总经理审批后方可执行，确定具体结算日期。3不能缺斤少两、克扣客户 4不得擅自出售溢余油品、私分货款。5不得为第三方寄存外来油品。6不得泄露本企业商业机密。 第七章 加油站档案管理与核算员工作交接 一、加油站原始凭证的日常管理 加油站的原始凭证由销售班报表、销售日报表、销售月报表、内部油品调拨单、库存商品盘点表、公司油票、现金存款单、纳税及相关资料、费用报销发票等。 二、加油站档案的传递与保管 加油站应配有带锁的档案柜，用于保管资料，加油站的档案管理又分为加油站现场保管

36、档案和财务部保管档案两种类型。销售报表、盘点表等加油站填报报表一式两份，加油站保管一份、公司总部财务部保管一份。 各加油站的原始档案资料不得带出本站，如确因工作需要，必需带出访用的资料应事先经单位负责人和财务部门批准，以确保档案资料平安。 三、核算员工作交接 1核算员如有工作变动，在接到人事部正式通知后方可办理移交手续。如申请辞职，需提前1个月向人事部和财务部提交辞职申请，待同意以后方可办理移交；如有特殊缘由请假时间超过1天的需提前向营销中心加管部上报，经批准后办理临时移交。 2核算员工作移交均需有营销中心加管部派人或指定人员进行监交，无监交人时不得擅自办理移交。 3核算员工作移交编制移交清单

37、，由加油站站长，监交人办理交接双方签字。移交清单一式三份，加管部和交接双方各执一份。4核算员工作移交内容 、现金、包括加油站支取的备用金和当天已收还未存入银行的营业款重要凭证。 、税务资料：纳税申报表、发票及发票购领本在核对清发票购领存状况后，分已开具和未开具发票具体列明起止号码、一般纳税人认定表及年审记录、税务检查资料等。 、印章：银行预留印鉴中由核算员保管的部分。 、保险柜密码：应有核算员单独交接，不在移交清单中列明。、其他需要移交及说明事项。 第三篇：档案员如何整理档案 档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制书目、建立全宗等，组成有序体系

38、的过程。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 档案整理的方法有两种：一是以“案卷为单位整理。二是以“件为单位整理。以“案卷为单位整理就是立卷，即依据文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组亲热联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即依

39、据立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按确定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必需按案卷依次装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合文书档案案卷格式GB/T9105-88的规定。以“件为单位整理就是依据文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照 片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，

40、正文与文件处理单为一件处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件为单位整理的档案最终要装入档案盒内。 全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件整理，整理的根据是2023年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的归档文件整理规则。 各单位特地业务档案依据上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷为单位整理。大部分单位短期保管的现10年文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷整理。 声像、电子、实物档案按“件整理，电子档案整理要求依据国家档案局发布的电子公文归档管理暂行方法以及电子文件归档与管理规范GB/T 18894-2023执行。照片档案整理按国家档案局2023年发布的照片档案管理规范GB/T 11821-2023执行。 科技档案按“卷整理，整理要求依据国家质量技术监督局公布的科学技术档案案卷