2023年行政前台工作流程.docx

《2023年行政前台工作流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2023年行政前台工作流程.docx（7页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、2023年行政前台工作流程 行政前台工作流程 前台是一个公司的脸面和名片。所以，前台工作的专业、规范与适度与否，对塑造单位形象有着特殊重要的作用。 一、前台人员的穿着及相关仪表要求 1、前台人员须每天着淡妆上班。 2、头发洁净整齐，不油腻不披头散发，烫染夸张的头发须扎好在脑后。 3、上班期间穿着整齐，整齐。 4、坐姿不得歪斜、懒散，应保持良好的精神状态。 5、不能佩戴过多的首饰，首饰应和着装互相协作。 二、环境卫生、办公设施的保持和检查 1、每天早上9:00清扫卫生，整理前台物品，保持前台环境清爽整齐、物品摆放整齐； 2、每三天上午10:00 巡察公司公共区域的绿化状况，保证舒适良好的工作气氛

2、，如有问题刚好通知行政管理部部长； 3、下午下班前对公司办公区的巡察，查看门窗、净水机电源、电脑电源等关闭状况并做记录，冷气于下班前检查关机模式。 三、邮件、信件的收发 1、具体记录每日信件、邮件的收发状况，负责送信件、邮件的保安和签收信件、邮件的员工都要做登记并签字；如接收人不在公司，要刚好电话通知，并记其返回时间，刚好送予并签收；如接收人不是大楼内办公人员，要刚好电话通知，与其接洽好签收时间来签收邮件或信件；如无法联系接收人，应刚好通知行政管理部部长。 四、接待访客 1、访客出门时起身迎接，应当表示出热忱友好和情愿供应服务的看法。面对来访者点头微笑致意：“您好，请问您找哪一位？、请问您是哪

3、家公司？、请问贵姓？假如正在打字应马上停止，即使是在打电话也要对来客点头示意； 2、登记客户来访登记薄，弄清来访者身份和意图。知道找谁后，请来访者稍等，马上帮其联系。假如要找的人正在忙，可以请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等候，用规范的仪态手势指引或起身带位引领来访者入座，并倒水给客人。假如等的时间很长，要关照一下来访者并向其说明，然后再始终访者要找的相关人员说明状况。若来访者未预约或是初次探望，不得将公司领导的各种联系方式随便告知素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式； 3、假如来访者知道找谁，但未预约来访时，不要干脆回答要找的人在或不在，而要告知对方：让我看看他是否在，要打电话给

4、相关同事或领导。XX单位XX来访，不知道是不是便利接待，处于对来访者的礼貌和便利拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或领导亲自接，都可以当做是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有容许接待，也不是他要找的人干脆拒绝的，为下一步的处理留下了余地。同时宛转的询问对方来意，假如对方没有通报姓名则必需文明，尽量从客人的回答中充分推断能否让他与同事见面，假如客人要找的是公司领导更应当谨慎处理； 4、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记，刚好通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在客户来访登记簿上注明；刚好转告相关部门来访者的联系方式以

5、及事由，并确保刚好回复； 5、每月将客户来访登记薄交由行政管理部档案管理员归档。 五、带着客人到达目的地，应当有正确的引导方法和引导姿态 1、在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，协作步调，让客人走在内侧； 2、在楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应当让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼，应当是接待人员走在前面，客人走在后面，上下楼时，接待人员应当留意客人的平安。 六、客人离开后 客人离开后，应马上将客人运用过的一次性杯子整理好，将洽谈室或会议室桌椅整理好，以便接待下一批客人。 七、对内接待 1、早上上班主动向同事问好，下班时也主动向同事告辞。 2、有客人来访时，也要留意公司接洽人

6、员的接待问题，比方供应茶水等。 3、前台要随时保持有人在位置上，如遇临时有事要离开，需主动交其他同事帮助接电话或接待来访客人。 4、每天检查前台桌面清洁，设备的维护和洁净整齐。 八、电话的接听和记录 1、接听电话应热忱，运用一般话和礼貌用语。声音要适度，并最终保持轻松愉悦的声调，不得在电话中和来电着耍脾气、使性子甚至说粗口。应调整好表情，运用礼貌用语如“感谢您“请问有什么可以帮您吗？“不用谢等。在电话响铃的其次声和第三声的时候接起电话。首先要说“您好，内蒙古日新投资集团有限公司要勤说“请问、请稍等之类的谦词。假如因故迟接，要始终电者说“对不起，让您久等了。 2、转接电话时，要礼貌的说“请稍等，

7、并立即转接过去。对方假如要求转接领导，又知道领导的姓名，就要礼貌的询问：对方的姓名、单位。假如是做广告的或变相做广告之类的电话，应用礼貌的借口挂掉电话，或转接到相关部门； 3、在打电话和接电话过程中都应牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话，对方确定会听到“嗒嗒的声音，这会让客户感到很不舒适。因此，在电话即将结束时，应礼貌的请客户先收线，这时再挂电话； 4、在与客户进行电话沟通过程中需要做必要的文字记录，电话接听完毕之前，不要遗忘复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应当会面对时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校队，尽可能的避开错误发

8、生； 5、对方所要找的人不在时，应询问对方是否盼望留言或留下回电号码并做记录，切忌马上挂断电话； 6、没有接听到的电话应根据来电显示刚好回拨，首先致歉，再询问刚刚来电的目的； 7、将需要转达的内容及来电人的基本信息刚好记录在电话记录上； 8、每月将电话记录交由行政管理部档案管理员归档。 九、文件的收发 一纸质文件的收发 1、前台收/发文件应刚好在收文明细、发文明细中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并签字，发文中还需要求收件人签字； 2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字； 3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理； 4、前台将

9、原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。 5、发件时要刚好通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写文件外送单由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。 6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及到达； 7、将收文明细/发文明细以及文件外送单分别按项目分类交档案管理员归档。 8、留意事项 1具体填写收文明细、发文明细或文件外送单，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收、发文件的具体内容； (2刚好转交给相关人员； (3)按项目分类交档案管理员归档。 二电子文件的收发 1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等； 2、在电脑上建立新文件夹，如

10、：“年月日_收发文件，在该文件夹中建立一个“收、“发的文件夹，然后在“收、“发的文件夹中建一个“年月日_项目名称的文件夹； 3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在收文明细、发文明细中记录，收、发方式在备注中注明； 4、刚好将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到； 5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。 6、留意事项 1了解所收、发文件内容，按收、发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找； 2刚好将收、发文件转给相关负责人，并确认是否收到； 3按时将每天收、发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。 十、办公室临时支配的其他工作