2023年费用报销指引.docx

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1、2023年费用报销指引 第一篇：费用报销指引 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第1页，共18页 第一章总则 第一条 目的 为便利*集团员工进一步了解公司的费用报销制度,并进行有效的费用单据填制,特制定此指引文件。 其次条 适用范围 此指引适用于*集团员工报销。 其次章 差旅费报销 第三条 报销差旅时根据发生的费用需要准备的相关单据如下： 1.差旅费报销单 2.出差申请单 3.差旅行程单 4.款待用餐申请表(如有)5.*集团车辆运用记录表如有6.合理、合法正规的发票 第四条 版式如下： 一、差旅费报销单 单据签批流程：出差人部门主管及部门负责人签字会计财务总监副

2、总裁总裁/董事长5000元以上*费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第2页，共18页 留意事项： 1单据中审核人由会计签字，会计由财务总监签字，负责人由副总裁签字及总裁，董事长签字； 2单据的第三行载明的日期应填列的日期为出差回来当天的日期； 3单据上每行小计、每列合计需计算填列； 4出差人返回单位后一周内必需报销； 5全部报销单都由财务中心集中报地区/集团负责人、总裁及副总裁审核； 6餐费补贴及款待费用填入“差旅报销单中的其他； 7附单据数量= 报销单首页+后面全部单证数量+粘贴单上面有文字说明则加，无则不加； 8报销标准，请查看*集团费用管理制度。 二、出差申请

3、单 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第3页，共18页 单据签批流程：出差人部门主管总裁办兼人力资源中心*负责人深圳集团领导 留意事项： 1)全部出差的单据需要集团领导审批方可出差，特别状况下急需出差的，须由地区负责人先同意，后补流程签批的方式； 2)出差一天含以上，且在外住宿，必需填写出差申请单； 3)出差期间必需填写清楚出差来回的日期刚好间，便利核算各类补贴； 4)出差申请单中的费用预算必需合理预估金额填列； 5)出差期间住宿，副总监以下人员且两人同时出差时，同性必需并住，且住宿费标准可按并住人员最高级别的费用标准报销； 6)自带车出差，必需在备注栏中填写清

4、楚缘由、车牌号码； 7)2人含以上同行出差时，应填列每个人的姓名、职位，便利核算 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第4页，共18页 各类补贴； 8)报销标准，请查看*集团费用管理制度。 三、差旅行程单 留意事项： 1单据由出差人分类分项填列费用，按天录入，无须领导签批； 2交通费用包括机票费、车船费、市内交通费。已实际各交通工具发生的费用填列，市内交通费指的是市内乘坐公交车、地铁、出租车等交通工具发生的费用； 3住宿费为出差过程中根据费用管理制度中规定的员工住宿费； 4餐补为出差过程中根据费用管理制度中规定的员工伙食补助； 5业务款待费为费用管理制度中规定的出

5、差过程中发生的款待费； 6其他费用为出差过程发生的与以上四项无关的费用，需在备注中 说明状况； 7)早、中、晚餐补时间为早上9点前、中午12点半前、晚上6点后； 8报销标准，请查看*费用管理制度。*费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第5页，共18页 四、款待用餐申请单 留意事项： 参见下面“第四章 款待费报销费用规定处理。 五、*集团车辆运用记录表 留意事项： *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第6页，共18页 参见下面“第三章 汽车费用报销规定处理。 六、发票单据 上图为车票的贴粘 上图为票面尺寸较大发票的粘贴 留意事项： 1粘贴

6、要求：粘贴在一张纸上的全部票据统一按从上到下、从左到右的依次逐张粘贴，确保粘贴后票据照旧平整； *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第7页，共18页 2将需要粘贴的票据进行分类，同类票据如餐费类、车票类等应集中在一起； 3粘贴票据的纸张大小：运用粘贴单或与费用报销单同样大小的纸张，粘贴单不要运用与公司业务相关数据的再生纸，且粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围； 4不要有订书机装订票据。 第三章 汽车费用报销 第五条 汽车费用指因公务运用汽车发生的加油费、路桥费、停车费、洗车费、修理费等车辆费用。 第六条 报销汽车费用时需要准备的相关单据如下： 1.费用报销单 2

7、.车辆运用申请表 3.公司公务车辆修理保养申请表如有4.*车辆运用记录表 5.合理、合法正规发票 第七条 版式如下： 一、费用报销单 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第8页，共18页 单据签批流程：报销人部门主管复核人会计主管*负责人深圳集团领导 留意事项： 1“费用报销单中复核人由会计签字，会计主管由财务总监签字，备注由部门主管签字，领导审批由*负责人、深圳集团领导签字； 2全部报销单都由财务中心集中报*负责人、深圳集团领导审核； 3报销的费用不属于同一种类的应分行填列； 4“费用报销单中金额一栏不允许涂改； 5附单据数量：包括报销单首页+后面全部单证数量+

8、粘贴单上面有文 字说明则加，无则不加。 二、车辆运用申请表 三、公司公务车辆修理保养申请表 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第9页，共18页 留意事项： 1报销汽车修理费用应附上汽车修理清单、修理发票； 2洗车属保养汽车的范围，报销时按规定填写此表。 四、*集团车辆运用记录表 留意事项： 1车辆运用人在运用汽车时应精确记录出车公里数、收车公里数； 2车辆运用记录表为车辆登记台账，应按日期依次填列，保证真实完好； *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第10页，共18页 3车辆运用记录表由行政统一保管，未经同意任何人不能擅自运用； 4

9、*车辆运用记录表中的其他一栏填写的内容为汽车修理、洗车 等属于汽车的其他费用； 5凡是涉及车辆费用的，必需运用车辆运用表； 6)报销标准，请查看*费用管理制度。 五、发票单据 第四章 款待费用报销 第八条 报销款待费用时需要准备的相关单据如下： 1.费用报销单 2.款待用餐申请单 3.银行付款单 4.菜单明细或销售清单 5.合理、合法正规发票 第九条 版式如下: 一、费用报销单 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第11页，共18页 留意事项： 1“费用报销单中复核人由会计签字，会计主管由财务总监签字，备注由部门主管签字，领导审批由*负责人、深圳集团领导签字； 2

10、全部报销单都由财务中心集中报*负责人、深圳集团领导； 3报销的费用不属于同一种类的应分行填列； 4“费用报销单中金额一栏不允许涂改； 5附单据数量：包括报销单首页+后面全部单证数量+粘贴单上面有文字说明则加，无则不加。 二、款待用餐申请单 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第12页，共18页 留意事项: 1款待用餐的应填写此表,如购置礼品赠送客户的需要以签报的形式向公司申请，购置礼品500元以上必需出具购货单位的销售清单； 2500元以上的款待用餐须有陪伴人员，报销款待用餐款待负责人、陪伴人员须在发票反面签字确认。 三、银行付款单 留意事项：原则上须运用银行卡付

11、款，特殊状况才允许运用现金，但必需事先申请或电话沟通*负责人，并经同意。 四、菜单明细或销售清单 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第13页，共18页 五、发票单据图为款待餐费500元以上有陪伴人员签字的样版。 第五章 市内交通费 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第14页，共18页 第十条 市内交通费指因公办事发生的公交、地铁、的士、轮船等交通费用。 第十一条 报销市内交通费时需准备的相关单据： 1.费用报销单据 2.外出申请单 3.市内交通行程单 4.发票单据 第十二条 版式如下： 一、费用报销单 留意事项： 1外出因公办事，

12、原则上一般员工不允许打车，除非特殊状况需要打车的，报销时需要部门负责人在发票反面上签名； 2晚上加班到晚上9以后，在部门负责人同意的状况下，允许打车回家，报销时需要部门负责人在发票反面上签名； 3“费用报销单中复核人由会计签字，会计主管由财务总监签字，备注由部门主管签字，领导审批由*负责人、深圳集团领导签字； 4全部报销单都由财务集中报*负责人、深圳集团领导审核； 5报销的费用不属于同一种类的应分行填列； *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第15页，共18页 6“费用报销单中金额一栏不允许涂改； 7附单据数量：包括报销单首页+后面全部单证数量+粘贴单上面有文字说

13、明则加，无则不加。 二、外出申请单 三、市内交通行程单 留意事项： *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第16页，共18页 1单据由出差人分类分项填列费用，按天录入，无须领导签批； 2交通费用包括机票费、车船费、市内交通费。已实际各交通工具发生的费用填列，市内交通费指的是市内乘坐公交车、地铁、出租车等交通工具发生的费用； 3业务款待费为费用管理制度中规定的出差过程中发生的款待费，必需对应有款待费申请单； 四、发票单据 上图为加班乘坐的士需部门主管签字确认的样版.第六章 办公费用报销 第十三条 报销办公费用时根据发生的费用需要准备的相关单据如下： 1.费用报销单 2

14、.入库单 3.购物清单 4.发票单据 5.办公费用申请表 第十四条 版式如下： 一、费用报销单 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第17页，共18页 留意事项： 1“费用报销单中复核人由会计签字，会计主管由财务总监签字，备注由部门主管签字，领导审批由*负责人、深圳集团领导签字； 2全部报销单都由财务集中报*负责人、深圳集团领导审核； 3报销的费用不属于同一种类的应分行填列； 4“费用报销单中金额一栏不允许涂改； 5附单据数量：包括报销单首页+后面全部单证数量+粘贴单上面有文字说明，无则不加。 二、入库单 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间：

15、 页码：第18页，共18页 留意事项：入库单需要两个人及两人以上签名，行政部登记台账 三、销售清单 因各商家销售清单不一样，此处不展示销售清单版式，请根据实际取得 的销售清单贴粘在报销单后。 四、发票单据 五、办公费用申请表 *费用报销指引文件 制度编号：智财制13-10 生效时间： 页码：第19页，共18页 第七章 其他费用及附则 第十五条 其他费用指加班餐费、快递费、绿植费、物业费、水电费等费用。 一、加班餐费报销规定：因公加班开支误餐费的，原则上，先申请后报销。须中心负责人含以上人员同意，每人每餐不得超过30元且全部用餐人员须在发票反面签字方可报销。报销加班餐费时需有如下单据： 1.费用

16、报销单 2.餐费发票 二、报销快递费用时，需有如下单据： 1.费用报销单 2.快递公司发票 3.邮寄快递单据 三、报销鲜花、植物等绿植费用时，需有如下单据： 1.费用报销单 2.销售清单 3.销售发票 四、物业费、水电费报销规定：报销物业费、水电费时，需有如下单据：1.费用报销单 2.物业公司出具的缴款单据 3.发票付款后补回 第十六条 以上说明权归*财务中心。 其次篇：费用报销 费用报销 日常费用主要包括公司电费、水费、办公室租金、公车加油费/过路费、差旅费、电话费、交通费、办公室日用品、业务款待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 费用报销流程：费

17、用报销人报销申请填制费用报销单-由出纳审核单据、数据等方面要求-报销人部门负责人或上级主管确认签字-公司老板或托付授权人审批签字侧重真实、合理性等方面负全责-出纳复核并履行付款。1.报销时效要求：原则上各项单据或费用必需在发生结束后依据正常规定的流程操作，每周-报销人员把报销单据汇总至出纳，当月发生当月取得并当月报销。2.单据整理要求：报销人在报销前必需事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后依据确定的标准清晰精确的粘帖在费用报销单的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正

18、，不改正的有权予以拒绝受理。3.费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必需取得合法的凭证。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的状况下不能随便签字。 第三篇：费用报销申请书 费用报销申请书 一费用申请书 公司领导： 陈某、陈某、李某、蔡某4人已于2023年7年23日完成编录员、记录员培训课程，并通过考试成果及格。本次培训及食宿交通费用共计人民币陆仟零陆拾陆元整￥：6066.00，特申请公司予以报销此费用，请领导审批为荷。 特此申请！ 申请人：陈某 费用报销申请书 二敬重的公司领导

19、： 我于20XX年3月9日到公司上#from支配在嘉怡华庭项目部部门，主要工作内容是：管理12幢的工程进度、质量、平安以及和各材料供应商联系沟通协调发货业务、各班组组长的各项交底和催促等等，由于以上的工作关系，需要经常电话联系，从而产生大量的电话费用，现申请报销，恳请公司的有关领导能赐予审核批准！ 申请人： 日期： 费用报销申请书 三公司领导您好： 我办公室已经完成对 _ 工程师的接待，现_已经回城动身地点：_目的地：_车票_元大写：_已经由综合办公室代支付给_本人，现申请领导赐予报销，请领导审批为荷。附：_联系方式： 电话：_ 申请部门：_ 20XX年3月2日星期六 申请书： 第四篇：费用报

20、销管理制度 费用报销管理制度 员工发生的差旅费及零星开支，可以事先到财务科预借，办理暂支手续，由财务科核定预借金额，事后多退少补。员工返回公司后应刚好到财务科冲帐，逾期公司将赐予550元的罚款。 员工出差实行谁派谁负责按规定审批。 员工出差在外确因特殊状况需要接待客人的，应事先向本部门主管或总经理申请后才可按规定标准接待。出差人员不得再次报销当天出差补助。 二、费用报销标准 1、差旅费 标准 住宿费标准 生活费标准 车票费 职务 北京、上海、深圳、珠海、汕头、厦门、海 其他各省市中心直辖市市区内 上述城市以外的其他地区 北京、上海、深圳、珠海、汕头、厦门、海口等城市市区内 其他各省市中心直辖市

21、市区内 上述城市以外的其他地区 根据实际里程报销 口等城市市区内 一般员工 主任级干部 中层干部 120 副总经理 150 总经理 180 130 说明： a、出差人员级别不同时，住宿费标准低级参照高级执行，但生活补助不变； b、市内交通费每人每天不超过30元； c、途中车票凭票报销，但必需与批准的出差时间、路途一样，不一样不报销。若因需要乘坐火车软卧、飞机，必需请示总经理同意后方可乘坐，否则不予报销； d、因代表集团出差或因涉外活动，必需表达集团形象的可根据实际状况，由董事长核准后予以适当提高； e、全部出差费用必需凭票报销，无票不予报销； f、出差期间其他事项同出差人员书面作出说明，经相关

22、人员签署看法后报销； g、出差人员回公司5天内必需办理审批核销手续，报销后超过预先借款部分应刚好归还公司；否则，财务部将有权从其工资薪金中扣除欠款额。 2、业务接待费 1经营业务中心必需的款待费支出实行“总额限制、逐笔报批“的列支标准管理方式。 2授权范围：1000元以下由财务主管负责审批；1000以上元由总经理负责审批。 3业务款待费如下： 在外面出差一般状况不允许款待费开支，特殊状况须请示总经理同意后再行开支； 来厂款待标准：业务员级款待标准30元/位，经理级款待50元/位；公司级主管领导款待标准须事先请示总经理批精确定。 4报销审批手续 经办人员必需在每笔款待支动身生后的二天内将业务款待

23、申请审批单连同合法、合规票据报送财务部经办会计初审。后付申请审批单 财务部经办会计初审无误后报送财务部经理复审，再转报总经理审批。 第五篇：费用报销制度 公司费用报销制度 一、目的为了加强对费用、支出报销的管理和便于本公司本钱费用的核算以及其他财务工作的开展，结合本公司的实际经营状况特制定本制度。本制度中所称费用是指差旅费、业务款待费、通讯费、办公费及其他费用。 二、办公费报销制度 办公费指日常办公耗用的电脑耗材如打印纸、传真纸、墨盒、硒鼓、磁盘等、办公文具如笔、计算器、文件夹、便笺等、办公场所的零星修理费用和办公过程中发生的各项杂费等。 办公费的报销必需在不超过预算申请表总金额内报销。办公用

24、品的购置由商务1部人员负责，并经领导批准后购置，如有变更，必需通知财务部备案。办公用品选购必需附选购物品清单。 三、汽车费报销： 汽车费用油耗、修理、保养、保险、年审、停车、养路等费用应限制在部门预算范围内。报销时应附上经营运管理部审核的“付款申请单。 四、出差管理 1、外地出差差旅费报销原则 出差时，应先做好相关行程路途支配，并填写出差申请单及费用预算申请单向公司领导申请，确认后商务2部备案，出差归来报销时，必需有出差申请单附在差旅费报销单后面方能报销。省内出差只报销省内长途客运车票，如乘坐火车者，只报销火车硬座车票；省外出差只报销火车硬卧。 2、员工出差结束三日内必需完成出差报告的部分。

25、五、差旅费 差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括长途交通费、住宿费、餐饮费、其他公务杂费等。 1、员工出差运用交通工具为火车、汽车普及工具省外出差火车限乘硬卧，如坐硬座赐予硬座50%的补助。 2、特殊状况，经公司领导批准后，可选择飞机。 3、违背公司规定运用交通工具，一律按火车票硬座报销超出部分由个人支付。 4、出差过程中，如发生业务应酬费的，应附上经审批的“业务应酬费申请表。 5、员工外出期间产生的公务费，如文件复印费、传真费等，实报实销。 6、公司员工的手机话费在公司报销标准内赐予报销，但手机出现三次打不通无论任何缘由，不能报销该月电话费。 六、款待

26、费用审批制度 款待费用指接送客户、接待用餐、赠送礼品、交际应酬所发生的各项费用。为了公司业务开展顺当，各部门在预算范围内可根据具体状况支配接待用餐或赠送礼品。全部赠送礼品必需事先上报公司领导批准，并计入相关部门负责人的款待费用限额。礼品发票必需附礼品清单。每月累计报销的款待费，要在其发票的反面注明：所款待部门、款待的缘由及金额等，没有注明的不予报销。每次款待用餐的标准，必需经公司领导书面批准；若状况特殊可以先电话请示，二天之内将书面文件补充上交公司领导批示。逾期不补不予报销相关款待费。 七、备用金管理 1、根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，并填写预算申请单，借支额度根据实

27、际需要确定，由公司领导签批。 2、备用金借支后应刚好冲帐，备用金占用时间应不超过15天，如遇特殊状况不能按时冲帐，可书面申请，经公司领导签字同意后方可延期，但最长不行超一个月。 3、对于长期占用备用金的，财务部将从员工的个人收入中扣减，直到完成冲销，在此之前不允许再借支备用金。 八、报销管理 1、公司各人员的报销票据由商务1部审核签字后交由公司领导签字。然后在商务2部进行报销。报销金额与预算申请单上的金额不能悬殊太大。否则超出部份由个人担当。 2、全部票据必需是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必需是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据财政票据除外及白条不予报销，公务中因个人缘由违章的罚款

28、单据不予报销。 九、原始凭证有效性的规定 1、经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销： 1税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票； 2财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； 3邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单； 4 经办人员取得的合法凭证时，应按以下要求规范填写，否则，视为无效凭证，不予报销： “客户名称栏：统一填写“遵义桦坤有限公司；“品名规格栏：按实际状况分项目填写，在具备销售、供应劳务单位开具的购货或支出清单的状况下，可合并填写，其他必需有明细清单；“金额栏：小写前以“￥封头，大写金额合计栏前以“币或“ 封头

29、，尾数为“0时以“零填充。开票人：填写具体完好的开票人姓名；发票印鉴：加盖销货单位或供应劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见；票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。 十、惩处条例 违背报销制度惩处条例： 为了很好的贯彻报销制度的实施，避开违规现象的出现，使报销人自觉的遵守本制度，特制定本条例。 1 报销人假公济私、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20-100%但不低于100元的罚款。 2 商务部审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%-15%的罚款。审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失担当连带责任。