Excel电子表格处理软件.ppt

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1、第八章第八章 ExcelExcel电子表格电子表格处理软件处理软件2本章从Excel 2003的基本概念入手，介绍了工作表的基本操作，函数和公式的应用，数据管理，图表及工作表打印等操作。3v理解工作簿、工作表、单元格的基本概念v掌握Excel 2003的基本操作v掌握公式和函数的用法v掌握图表处理、数据处理和保护数据的方法v熟悉工作表的打印方法v了解Excel 2003的网络功能 学习目标学习目标4vExcel 2003的基本知识vExcel 2003的基本操作v公式和函数v工作表的操作v数据管理v图表v保护工作簿数据v打印操作vExcel 2003的网络功能学习纲要学习纲要58.1 Exce

2、l 2003的基本的基本知识知识61.启动与退出2.基本概念8.1 Excel 2003的基本知识的基本知识71Excel 2003的启动启动Excel 2003的方法有多种，下面介绍3种常用的启动方法：v单击【开始】按钮，选择“所有程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Excel 2003”命令。v双击桌面上已有的“Microsoft Excel 2003”快捷方式图标。v双击已有的Excel工作簿文件（扩展名为.xls）。启动与退出启动与退出8启动Excel后，打开Excel窗口，如下图所示。全选按钮填充柄编辑栏任务窗格工作表标签水平分隔条垂直分隔条活动单元格

3、Excel 2003 窗口92Excel 2003的退出退出Excel 2003的常用方法如下：v单击Excel窗口标题栏上的【关闭】按钮。v选择“文件”菜单中的“退出”命令。v双击Excel窗口标题栏的控制窗口图标。v单击Excel窗口标题栏的控制窗口图标，选择“关闭”命令。v按快捷键【Alt+F4】。101工作簿 一个Excel文件称为一个工作簿，扩展名为.xls。一个工作簿可包含多个工作表（最多255个）。在默认情况下，一个新工作簿由3个工作表组成，默认名为Sheet1、Sheet2、Sheet3。用户可根据需要自行添加或删除工作表。基本概念基本概念112工作表 工作簿中的每一张表称为工

4、作表，工作表由行和列组成。纵向称为列，列号区用字母（A，B，C，IV）分别加以命名；横向称为行，行号区用数字（1，2，3，65 536）分别加以命名。每一张工作表最多可以有65 536行、256列。每张工作表都有一个工作表标签与之对应。123单元格 行和列的交叉构成单元格，是Excel工作簿的最小组成单位。单元格的地址通过列号和行号指定，例如B5，E7，$B$5，$E7等。4活动单元格 单击某单元格时，单元格边框线变粗，此单元格即为活动单元格，可在活动单元格中进行输入、修改或删除内容等操作。活动单元格在当前工作表中有且仅有一个。135区域 区域是一组单元格，可以是连续的，也可以是非连续的。对定

5、义的区域可以进行多种操作，如移动、复制、删除、计算等。用区域的左上角单元格和右下角单元格的位置表示（引用）该区域，中间用冒号隔开。如下图所示的区域是B2:D5，其中区域中呈白色的单元格为活动单元格。表格区域148.2 Excel 2003的基本操的基本操作作158.2 Excel 2003的基本操作的基本操作v工作簿的创建、保存和打开v单元格的定位v数据的输入v数据的编辑161新建工作簿新建工作簿的方法如下：v启动Excel时，系统自动生成一个名为“Book1”的新工作簿。v单击“常用”工具栏中的【新建】按钮可直接建立一个空白工作簿。v单击“文件”菜单，选择“新建”命令，打开 “新建工作簿”任

6、务窗格，如右图所示。工作簿的创建、保存和打开工作簿的创建、保存和打开“新建工作簿”任务窗格17 在“新建”选项组中，若单击“空白工作簿”超链接，则将建立一个空白工作簿；若单击“根据现有工作簿”超链接，则将显示“根据现有工作簿新建”对话框，选择或输入工作簿名，单击【创建】按钮，创建与选择的工作簿内容相同的新的工作簿。在“模板”选项组中，可单击其中的超链接，选择所需模板，创建一个新工作簿。或在“到网上搜索”文本框内输入文本，然后单击【搜索】按钮，在网络上搜索所需模板。182工作簿的保存与打开 工作簿保存与打开的操作方法与Word文档保存与打开的操作方法基本相同，在此不再赘述。19 在输入数据之前，

7、首先需要定位单元格，使要输入数据的单元格成为活动单元格。1.直接定位 可以单击单元格或使用键盘上的方向键移动到要定位的单元格。2.利用地址定位 在名称框中直接输入单元格地址，即可定位该单元格。3.使用菜单定位单元格的定位单元格的定位20操作步骤如下：（1）单击“编辑”菜单，选择“定位”命令，打开“定位”对话框，如下图所示。（2）在“引用位置”文本框中输入要定位的单元格地址，若想按条件定位，可单击【定位条件】按钮，选择所需条件。（3）单击【确定】按钮返回主窗口，活动单元格即定位到该地址所在的 单元格。“定位”对话框211输入文本2输入数值3输入日期和时间4自动填充数据（1）使用填充柄（2）产生序

8、列（3）添加“自定义序列”数据的输入数据的输入221区域的选定2单元格数据的修改3单元格、区域数据的清除 4单元格、行、列的插入或删除 5数据的复制或移动6查找与替换数据的编辑数据的编辑238.3 公式和函数公式和函数公式函数24 Excel中的公式是以等号开头，使用运算符号将各种数据、函数、区域、地址连接起来的，是用于对工作表中的数据进行计算或文本进行比较操作的表达式。1运算符 Excel公式中可使用的运算符有算术运算符、比较运算符、连接运算符、引用运算符。公式公式25运算符（优先级从高到低）说 明:,空格 引用运算符-负号%百分号 指数*/乘、除法+-加、减法&连接字符串=比较运算符 各种

9、运算符及优先级如下表所示。运算符优先级26 如果在公式中同时包含了多个相同优先级的运算符，则Excel将按照从左到右顺序进行计算，若要更改运算的次序，就要使用“（）”将需要优先运算的部分括起来。272建立公式 建立公式时，可在编辑栏或单元格中进行。建立公式的操作步骤如下：（1）单击用于存放公式计算值的一个单元格。（2）在编辑栏或单元格中输入“”号，编辑栏上出现 符号。（3）建立公式，输入用于计算的数值参数及运算符。（4）完成公式编辑后，按【Enter】键或单击 按钮显示结果。283引用 引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据位置。通过引用，可以在公式中使用工作

10、表中不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值。还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。单元格的引用主要有相对引用、绝对引用和混合引用。引用不同工作簿中的单元格称为链接。29（1）相对引用 相对引用指用单元格名称引用单元格数据的一种方式，即引用相对于公式位置的单元格。引用形式为E2、F2、G2等，例如“=E2+F2+G2”。30 在复制公式时，目标单元格公式中被引用的单元格和目标单元格始终保持这种相对位置。例如，如果将左图中单元格A2中的公式“=A1*2”复制到单元格B2中，则被粘贴的公式会变为“=B1*2”，如右图所示。相对引用公式复制相对引用公式相对引

11、用公式复制相对引用公式31（2）绝对引用 绝对引用在公式中引用的单元格是固定不变的，而不考虑包含该公式的单元格位置。绝对引用形式为$E$2、$G$2等，即行号和列标前都有“$”符号，例如“=$E$2+$G$2”。采用绝对引用的公式，该公式被复制到其他位置，都将与原公式引用相同的单元格。例如，上例中如果A2中的公式为“=$A$1*2”，则复制到B2的公式仍然是“=$A$1*2”。32（3）混合引用 混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用$A1、$B1 等形式。绝对引用行采用 A$1、B$1 等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用部分改变，而绝对引用部分不变。如果

12、多行或多列地复制公式，相对引用部分自动调整，而绝对引用部分不作调整。例如，在A2单元格的公式为“=A$1+$B1”，如果将公式从 A2 复制到 C3单元格，则C3单元格中的公式为“=C$1+$B2”。33 为便于计算、统计、汇总和数据处理，Excel提供了大量的函数。函数语法为：函数名(参数1,参数2,参数3,)。一般使用函数的操作步骤如下：（1）单击要输入函数值的单元格。（2）单击编辑栏“插入函数”按钮，编辑栏中出现“=”，并打开“插入函数”对话框，如下图所示。函数函数“插入函数”对话框34（3）从“选择函数”列表框中选择所需函数。在列表框下将显示该函数的使用格式和功能说明。（4）单击【确定

13、】按钮。打开“函数参数”对话框。（5）输入函数的参数。（6）单击【确定】按钮。35Excel提供了9类函数，常用的函数如下：1求和函数SUM函数格式：SUM(number1,number2,)。number1，number2，是所要求和的参数。功能：返回参数表中的参数总和。说明：参数表中每个参数可以为常数值、单元格引用、区域引用或函数。若为单元格引用或区域引用即是对其中的数值进行求和。参数最多为30个。求和还可用“常用”工具栏的【自动求和】按钮。362求平均值函数AVERAGE函数格式：AVERAGE(number1,number2,)。功能：返回所有参数的平均值。3求最大值函数MAX函数格式

14、：MAX(number1,number2,)。功能：返回一组数值中的最大值。4求最小值函数MIN函数格式：MIN(number1,number2,)。功能：返回一组数值中的最小值。375统计函数COUNT函数格式：COUNT(valuel1,valuel 2,)。功能：求各参数中数值参数和包含数值的单元格个数。参数的类型不限。例如，“=COUNT(13,D:D3,GOOD)”，若D1:D3中存放的全是数值，则函数的结果是4，若D1:D3中只有一个单元格存放的是数值，则结果为2。386四舍五入函数ROUND函数格式：ROUND(number,num_digits)。功能：对数值项number进行

15、四舍五入。若num_digits 0，则保留num_digits位小数；若num_digits=0，则保留整数；若num_digits=60,及格,不及格)。当E5单元格的值大于等于60时，F5单元格的内容为“及格”，否则为“不及格”。418.4 工作表的操作工作表的操作428.4 工作表的操作工作表的操作工作表的选定工作表的基本操作 窗口的拆分和冻结格式化工作表431.选定一个工作表2.选定多个相邻的工作表3.选定多个不相邻的工作表工作表的选定工作表的选定441插入工作表2删除工作表3工作表重命名4工作表的移动和复制工作表的基本操作工作表的基本操作451.窗口的拆分 将当前工作表拆分为多个窗

16、口显示，目的是使同一工作表中相距较远的数据能同时显示在同一屏幕上。拆分有两种方法：v拖动“水平分割条”可将窗口分成上下两个窗口，拖动“垂直分割条”可将屏幕分为左右两个窗口。水平、垂直同时分割，最多可以拆分成4个窗口。v单击“窗口”菜单，选择“拆分”命令，可将窗口最多拆分成4个窗口。取消拆分可通过鼠标双击分割条来完成，或选择“窗口”菜单中的“取消拆分”命令。窗口的拆分和冻结窗口的拆分和冻结462.窗格的冻结 冻结窗格是使用户在选择滚动工作表时始终保持部分可见的数据，即在滚动时保持被冻结窗格内容不变。冻结窗格的步骤如下：（1）首先确定需要的冻结窗格，可执行下列操作之一。v冻结顶部水平窗格：选择冻结

17、处的下一行。v冻结左侧垂直窗格：选择冻结处的右边一列。v冻结左上窗格：单击冻结区域外右下方的单元格。（2）单击“窗口”菜单，选择“冻结窗格”命令。471.字符格式化2.数据格式的设置3.对齐方式4.边框的设置5.底纹的设置格式化工作表格式化工作表488.5 数据管理数据管理数据清单数据排序数据筛选分类汇总数据透视表49在Excel中，创建数据清单的原则如下：v在同一个数据清单中列标题必须是唯一的。v列标题与纯数据之间不能用空行分开，如果要将数据在外观上分开，可以使用单元格边框线。v同一列数据的类型应相同。v在一个工作表上避免建立多个数据清单。因为数据清单的某些处理功能，每次只能在一个数据清单中

18、使用。v在纯数据区中不允许出现空行。v数据清单与无关的数据之间至少留出一个空白行和一个空白列。数据清单数据清单50 数据清单可以如同一般工作表一样直接建立和编辑。在编辑数据清单时还可以以记录为单位进行编辑，操作步骤如下：（1）单击数据清单中的任意单元格。（2）单击“数据”菜单，选择“记录单”命令，打开记录编辑的对话框，如右图所示，进行记录编辑。v单击【新建】按钮，可添加一条记录。v单击【删除】按钮，可删除当前的记录。（3）单击【关闭】按钮。记录编辑51 Excel电子表格可以根据一列或多列的数据按升序或降序对数据清单进行排序。对英文字母，按字母次序（默认不区分大小写）排序，汉字可按拼音排序。1

19、简单排序 简单排序是指对单一字段按升序或降序排列，可利用工具栏的 或 按钮，或单击“数据”菜单，选择“排序”命令，进行排序。数据排序数据排序522复杂数据排序 当排序的字段（主要关键字）有多个相同的值时，可根据另外一个字段（次要关键字）的内容再排序，依此类推，可使用最多3个字段进行复杂排序。利用“数据”菜单中的“排序”命令可实现复杂排序。例如，对学生成绩以“专业”为主要关键字升序排序，对同一“专业”按“总分”降序排序。在“排序”的对话框中，“主要关键字”区域的下拉列表框中选择“专业”，选定“升序”单选按钮；“次要关键字”区域的下 拉列表框中选择“总分”，选定“降序”单选按钮，如右图所示。“排序

20、”对话框53单击【确定】按钮，得到排序结果，如下图所示。排序结果54 数据筛选只显示数据清单中满足条件的数据，不满足条件的数据暂时隐藏起来（但没有被删除）。当筛选条件被删除时，隐藏的数据便又恢复显示。筛选有两种方式：自动筛选和高级筛选。自动筛选对单个字段建立筛选，多字段之间的筛选是逻辑与的关系，操作简便，能满足大部分要求；高级筛选对复杂条件建立筛选，要建立条件区域。数据筛选数据筛选551自动筛选 单击“数据”菜单，选择“筛选”级联菜单下的“自动筛选”命令，进入筛选状态，在所需筛选的字段名下拉列表框中选择所要筛选的条件形式，如“前10个”、“全部”、“自定义”等。562高级筛选 利用“自动筛选”

21、对各字段的筛选是逻辑与的关系，即同时满足各个条件。若要实现逻辑或的关系，则必须借助于高级筛选。使用高级筛选除了有数据清单区域外，还可以在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少两行，且首行为与数据清单相应字段精确匹配的字段。同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间为逻辑或。筛选的结果可以在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示。57 分类汇总就是对数据清单按某字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。针对同一个分类字段，可进行多种汇总。1简单汇总 例如，求各专业学生的各门课程的平均成绩。即对“专业”分类，对各门课程进行汇总，汇总的方式是求平

22、均值。操作步骤如下：（1）对“专业”字段进行排序。（2）单击数据清单中的任意单元格。分类汇总分类汇总58（3）单击“数据”菜单，选择“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，进行相应的设置，如左图所示。（4）单击【确定】按钮，分类汇总结果如右图所示。“分类汇总”对话框求各专业、各课程平均分的分类汇总结果592嵌套汇总 对同一字段进行多种方式的汇总，则称为嵌套汇总。如上例在求各专业学生各门课程的平均成绩基础上再统计各专业的人数，则可分两次进行分类汇总，本例先求平均分，再统计人数，这时取消 “分类汇总”对话框内对“替换当前分类 汇总”复选框的选取，对话框设置 如下图所示。若要取消分类汇总，可选择

23、“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在对 话框中单击“全部删除”按钮。按专业汇总统计60Excel提供了“数据透视表”来解决按多个字段进行分类并汇总的问题。例如，要统计各系男女生的人数，则既要按“专业”分类，又要按“性别”分类，这时可利用数据透视表来解决。操作步骤如下：（1）选定数据清单中的任意 单元格。（2）单击“数据”菜单，选择 “数据透视表和数据透视图”命令，打开“数据透视表和 数据透视图向导-3步骤之1”对话框，如右图所示。数据透视表数据透视表“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框61（3）单击【下一步】按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框，如下图所示。在

24、“选定区域”文本框中输入建立数据透视表的数据区域，或在工作表中选择数据。“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框62（4）单击【下一步】按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框，如下图所示。“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框63（5）单击【布局】按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-布局”对话框，如下图所示。“数据透视表和数据透视图向导-布局”对话框64（6）单击【确定】按钮。（7）单击【完成】按钮。数据透视表结果如下图所示。数据透视表结果图658.6 图表图表668.6 图表图表图表的创建图表的编辑图表的格式化67下面用一个简单的例子说明创建图表的步

25、骤：（1）打开已建立的数据表格，如下图所示。（2）选定表格中创建图表的数据区域。图表的创建图表的创建“图书销售情况”表68（3）单击“常用”工具栏中的【图表向导】按钮 ，或单击“插入”菜单，选择“图表”命令，打开“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，如下图所示。在“图表类型”列表框中，根据实际需要选择图表类型，如“柱形图”。“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框69（4）若单击【下一步】按钮，打开“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框，如左图所示。（5）在“数据区域”文本框中输入数据区域“=Sheet1!$A$1:$E$7”。“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框70（6）单击【

26、下一步】按钮，打开“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，如右图所示。在“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中提供了6种选项卡，根据需要设置各选项卡中的选项。“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框71 如本例中可选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入“图书销售情况”；在“分类（X）轴”文本框中输入“图书类别”；在“数值（Y）轴”文本框中输入“销售量”。（7）单击【下一步】按钮，打开“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，如左图所示。可选择图表插入的位置。（8）单击【完成】按钮。最终出现所需的统计图，如右图所示。“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框销售统计图72 图表分图表

27、区、绘图区、图表标题、网格线、图例、坐标轴和坐标标题几部分，如下图所示。建立好图表后，可根据需要编辑图表的某些部分。图表的编辑图表的编辑图表标题网格线刻度线标志数值轴标题分类轴标志分类轴标题背景数据系列图列图表区图表组成73 当图表被激活时，显示“图表”工具栏，如下图所示。“图表”工具栏对图的修改提供了很多方便。（1）图表区大小的设置与Word中调整图片的大小方法相同。（2）图表区对象的移动 选定操作对象，然后将鼠标指针指向该框的边缘，拖曳到目标位置。（3）图表区对象的删除选定操作对象，直接按【Delete】键即可。图表对象数据表按列设置选定对象的格式 图表类型图例按行斜体文字“图表”工具栏7

28、4（4）修改图表选项修改图表选项的操作步骤如下：单击图表区。右击图表区，打开快捷菜单，选择“图表选项”命令，打开“图表选项”对话框。选择“标题”选项卡。可编辑“图表标题”、“分类（X）轴”标题和“数值（Y）轴”的标题。其他选项卡可根据具体需要进行选择。单击【确定】按钮。75（5）圆饼图和环形图的分解 为了使图表所表示的某些部分更明显，可以将图表中的这部分拖曳出来。操作步骤如下：单击圆饼或环形图的任何区域（此时所有部分全被选定）。再次单击准备拉出的饼片或环形片。拖曳要拉出的饼片或环形片，结果如右图所示。圆饼图的分解76（6）改变图表的视角 在三维图表中，为了便于观察，可以改变图表的视角和转角，适

29、当调整深度和宽度。常用的方法是：先激活图表，再单击“图表”菜单，选择“设置三维视图格式”命令，在打开的对话框中进行视角和转角的调整。771图表的文字格式化 图表标题、轴坐标标题、图例文字等，都可以按下面的类似步骤处理：（1）单击图表区。（2）单击要定义的文字对象，使标题周围出现带小方柄的外框。（3）右击单个对象上，打开快捷菜单，选择相应的格式命令，或直接双击该对象，打开相应的对话框，根据对话框中选项定义相应的格式。（4）单击【确定】按钮。图表的格式化图表的格式化782图表区格式化 双击图表区，打开“图表区格式”对话框，如下图所示。根据对话框选项，单击“图案”选项卡，利用“边框”选项组可以设置图

30、表区外框线的格式，在“区域”选项组中可以选择图表区的背景 颜色和图案；单击对话框 的“字体”标签，打开“字体”选项卡，设置方法同Word；单击对话框的“属性”标签，可对“对象位置”、“锁定”等 进行设置。“图表区格式”对话框798.7 保护工作簿数据保护工作簿数据808.7 保护工作簿数据保护工作簿数据保护工作簿和工作表隐藏工作簿和工作表81操作步骤如下：单击“工具”菜单，选择“保护”级联菜单中的“保护工作簿”（或“保护工作表”）命令，打开“保护工作簿”（或“保护工作表”）对话框，如左图所示（或见右图）进行相应的设置。若输入密码，可以防止他人修改或删除工作簿（工作表）的保护。保护工作簿和工作表

31、保护工作簿和工作表“保护工作簿”对话框“保护工作表”对话框821隐藏工作簿 单击“窗口”菜单，选择“隐藏”命令。下次打开该文件时，以隐藏方式打开。可以使用数据，但不可见。取消隐藏时，可打开要取消的工作簿，单击“窗口”菜单，选择“取消隐藏”命令。隐藏工作簿和工作表隐藏工作簿和工作表832隐藏工作表、行或列 单击“格式”菜单，选择“工作表”（或行、列）级联菜单下的“隐藏”命令。取消工作表的隐藏，要先打开要取消隐藏工作表的相应工作簿，单击“格式”菜单，选择“工作表”（或行、列）级联菜单下的“取消隐藏”命令。843隐藏单元格内容操作步骤如下：（1）若需要隐藏的单元格区域有保护，则要先取消单元格保护。（

32、2）选定要隐藏的单元格区域。（3）单击“格式”菜单，选择“单元格”命令，显示“单元格格式”对话框，单击“保护”选项卡。85（4）清除“锁定”复选框，选中“隐藏”复选框，并单击【确定】按钮。（5）单击“工具”菜单，选择“保护”级联菜单下的“保护工作表”命令，使隐藏特性起作用。取消单元格的隐藏时，选择要取消隐藏的单元格区域，单击“格式”菜单，选择“单元格”命令，显示“单元格格式”对话框，单击“保护”选项卡，清除“隐藏”复选框，最后单击【确定】按钮。868.8 打印操作打印操作878.8 打印操作打印操作页面设置打印预览及打印88 页面设置是打印操作中的重要环节，单击“文件”菜单中“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如下图所示。页面设置页面设置“页面设置”对话框891“页面”选项卡2页边距的设置3页眉/页脚的设置4工作表的设置901打印预览2打印（1）选定区域（2）选定工作表（3）整个工作簿打印预览及打印打印预览及打印918.9 Excel 2003的网络的网络功能功能928.9 Excel 2003的网络功能的网络功能 Excel 2003最大的改进就是增加了一些网络功能，可实现数据共享。其操作步骤如下：（1）单击“文件”菜单，选择“另存为网页”命令，打开“另存为”对话框。（2）在对话框中选择“选择工作表”和“添加交互”，输入文件名。