EXCEL基础知识培训.ppt

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1、EXCEL基础知识培训基础知识培训课程目的课程目的1 1、常、常见见操作及技巧操作及技巧2 2、数据管理与分、数据管理与分类类3 3、外部数据、外部数据导导入入4 4、数据保、数据保护护绪言绪言nExcel用途（数据分析）n列出数据n对数据执行计算n对数据点进行比较n展示数据（突出数据点之间关系的方式）n熟悉Excel程序窗口n三要素（工作薄、工作表、单元格）n标题栏n菜单栏n状态栏Excel三要素三要素工作簿工作簿工作簿工作簿工作表工作表工作表工作表单元格和单元格和单元格和单元格和区域区域区域区域【名称】框【名称】框插入函插入函数数程序和工作薄标题栏程序和工作薄标题栏【编辑】栏【编辑】栏程序

2、窗口按程序窗口按钮钮菜单栏菜单栏【常用【常用/格式格式】工具栏工具栏工作薄窗口工作薄窗口状态栏状态栏任任务务窗窗格格工作薄界面工作薄界面讲解内容F常常见见操作及技巧操作及技巧F数据管理与分数据管理与分类类（函数使用）（函数使用）F外部数据外部数据导导入入F数据保数据保护护F宏和宏和VBAVBA简简介介第一部分第一部分常见操作及技巧n输入技巧 n工作薄（表）操作技巧n使用函数n数据有效性输入技巧n快速输入相同内容n选中输入CtrlEntern如何实现快速输入较多重复内容n工具自动更正键入时更换n如何输入超过11位的数字n在输入数字时在前面加上一个单引号“”n如何在单元格中硬换行nAltEnter

3、n自动填充公式n工具选项编辑（设置）扩展数据列表格式及公式工作簿与工作表模板n工作簿模板n为特定的任务和项目创建自定义的工作簿模板n工作簿默认的模板名为book.xltn工作簿模板的存储位置n工作表模板n在工作簿中创建特定的工作表n工作表默认的模板名为sheet.xltn工作表模板的存储位置 C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart 轻轻松完成松完成规规范化的范化的报报表表Office Office Office Office XPXPXPXP提提提提供供供供的的的的模模模模板板板板功功功功能能能能，让让让让您您您您轻轻轻轻松松松松完成完成完

4、成完成规规规规范化的公文范化的公文范化的公文范化的公文模板和模板和模板和模板和MM上的模板上的模板上的模板上的模板 模模模模板板板板库库库库还还还还有有有有这这这这么么么么多多多多类类类类型型型型的的的的模模模模板板板板可可可可供供供供我我我我们们们们选选选选择择择择，而而而而且且且且微微微微软软软软公公公公司司司司随随随随时时时时更更更更新新新新内容以内容以内容以内容以满满满满足广大用足广大用足广大用足广大用户户户户的需求的需求的需求的需求 。设置Excel模板的细节n文本n数据n图形n公式格式的设置n单元格和工作表格式n页面格式n打印区域n单元格样式n工作簿中所含工作表的数量和类型n隐藏和

5、保护工作薄（表）操作技巧n共享工作薄n“工具共享工作簿”命令，接着在出现的“共享工作簿”对话框中，选择“编辑”选项卡，然后选中“允许多用户同时编辑.”选项并单击确定按钮n发送工作薄n多个工作表之间切换n按下“Ctrl”“TAB”在打开的工作薄间切换n按下“Ctrl”“Page Down”可切换到工作薄的下一 个工作表。n按下“Ctrl”“Page Up”可切换到工作薄的上一 个 工作表。Excel函数及应用函数及应用 一些常用的工作表函数nSUM 求和nMIN&MAX 在所选区域中找到最小（大）值nAVERAGE 取所选趋于中值的平均值nCUUNTIF 对满足条件的所有值进行计数nSUMIF

6、对满足条件的所有值进行相加nVLOOKUP&HLOOKUP 在表中查找一个值nPMT 计算特定贷款项的支付值nNOW 以一个数字返回当前时间或日期nTODAY 返回当前日期nCONCATENATE 在单一单元格中将所有单元格值连接起来nLEFT&RIGHT 从单元格值的最左（右）边返回一个字符 的特定数字Office ExcelOffice Excel函数与应用函数与应用函数与应用函数与应用利用自身集成的功能处理庞大而复杂的计算利用自身集成的功能处理庞大而复杂的计算利用自身集成的功能处理庞大而复杂的计算利用自身集成的功能处理庞大而复杂的计算 调用函数格式调用函数格式调用函数格式调用函数格式 函

7、数在实际中的应用函数在实际中的应用函数在实际中的应用函数在实际中的应用数据有效性数据有效性n定义数据验证n定义有效数据范围 n设置输入信息 n设置出错警告 n设置自定义类型的有效数据 n圈释无效数据 n检查数据的有效性n建立验证数据内容，即设置“有效数据”n“有效数据”是用于规定某个单元格或单元格区域中的数据是否正确和能否满足要求的规则，并为不满足规则的数据设置报告的方法 n对一些重要的数据最好为它规定有效性规则 小技巧n实现下拉菜单n数据有效性序列n如何将公式结果转换为数值n编辑选择性粘贴“数值”n行列互换n如何将数据合并、分列第二部分第二部分数据管理与分类n自动筛选和高级筛选n分类汇总n数

8、据透视表 自动筛选和高级筛选n使复杂表格简单化n自动筛选n筛选不重复记录n数据筛选高级筛选n有效的展示数据n组及分级显示数据的排序n数据排序的规定n按一列排序n按多列排序n自定义排序的方法对数据进行分类汇总n创建简单的分类汇总 n单列自动分类汇总n多列自动分类汇总 n创建多级分类汇总 n分级显示数据 n清除分类汇总 数据透数据透数据透数据透视视视视表表表表数数据据透透视视表表是是一一种种对对大大量量数数据据快快速速汇汇总总和和建建立立交交叉叉列列表表的的交交互互式式表表格格。可可以以转转换换行行和和列列以以查查看看源源数数据据的的不不同同汇汇总总结结果果，可可以以显显示示不不同同页页面面以以筛

9、筛选选数数据据，还还可可以以根根据据需需要要显显示示区区域域中中的的明明细细数据。数据。轻轻易易发挥发挥个人生个人生产产力力准确提供信息决策准确提供信息决策 数据透视图n在现有数据透视表的基础上创建数据透视图n直接为工作表创建数据透视图n调整与修改数据透视图 n数据透视图的调整n修改数据透视图类型组织图目标图循环图棱锥图射线图维恩图轻轻易易发挥发挥个人生个人生产产力力轻轻轻轻易表达您的想法易表达您的想法易表达您的想法易表达您的想法提提提提供供供供更更更更多多多多的的的的工工工工具具具具，让让让让您您您您表表表表达达达达想想想想要要要要的的的的想想想想法法法法:数据数据数据数据库图库图库图库图表

10、表表表全全全全新新新新的的的的Office Office XP XP 加加加加入入入入的的的的数数数数据据据据库库库库图图图图表表表表功功功功能能能能更更更更方方方方便便便便我我我我们们们们制制制制作作作作像像像像是是是是：组组组组织织织织图图图图、目目目目标标标标图图图图、循循循循环环环环图图图图、棱棱棱棱锥锥锥锥图图图图、射射射射线线线线图图图图、维维维维恩恩恩恩图图图图等等等等等等等等，有有有有了了了了这这这这项项项项功功功功能能能能的的的的帮帮帮帮助助助助，相相相相信我信我信我信我们们们们在在在在传传传传达达达达讯讯讯讯息上将会更加容易息上将会更加容易息上将会更加容易息上将会更加容易

11、第三部分第三部分数据的导入n导入文本文件数据 n在工作表中导入Word表格 n在工作表中导入Access文件n导入HTML文件中的表格数据 从较简单的导入文本文件数据，导入Word文档数据，导入Access数据库数据到较复杂的导入HTML文件中的表格数据，再到复杂的导入OLAP多维数据等方法，可以说，Excel 2002可以使用绝大多数不同格式的数据，使处理数据方便快捷从文本文件中获取数据从文本文件中获取数据选择“文件”菜单中的“打开命令，在“文件类型”下拉表中选择“文本文件”即可执行“数据”菜单中“获取外部数据”子菜单上的“导入文本文件”命令。从Web导入表格数据数据导入方法n在一个新的Ex

12、cel文件中，选择菜单栏的“数据导入外部数据新建Web查询”，打开“新建Web查询”窗口，图中可以看到凡是有表格的地方其左上角都会出现一个黑色的小箭头，只要单击就可以使其变成小勾，表示该箭头指的表格将被导入Excel中。全部选定后可以先通过“保存查询”按钮将该Web查询单独保存，这样可在以后其他工作簿中重复调用。现在单击“导入”按钮，选择保存在当前工作表中，还是新建一个工作表。当需要查询数据时，只要打开Excel文件，Excel会自动打开一个“查询刷新”对话框，选定“启用自动刷新”，Excel会自动连通网站对所有表格数据进行更新，您需要的更新数据就出现了。您也可以通过菜单中的“数据更新数据”命

13、令进行更新。第四部分第四部分数据的保护n单元格的保护n工作表的保护n工作簿的保护坚坚如磐石的安全性如磐石的安全性设设设设置文档保置文档保置文档保置文档保护护护护为了防止文件被他人更改，为了防止文件被他人更改，为了防止文件被他人更改，为了防止文件被他人更改，我们可以使用我们可以使用我们可以使用我们可以使用Office XPOffice XP提供提供提供提供的的的的“文件保护文件保护文件保护文件保护”功能功能功能功能 文件打开保护文件打开保护文件打开保护文件打开保护 文件修改保护文件修改保护文件修改保护文件修改保护 建议只读方式保护建议只读方式保护建议只读方式保护建议只读方式保护n保护特殊单元格n取消整个工作表锁定n特殊单元格设定锁定n对所在工作表进行保护n设置取消保护密码坚坚如磐石的安全性如磐石的安全性单单单单元格保元格保元格保元格保护护护护END