EXCEL输入数据及编辑技巧.ppt

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1、 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有授授 课课 人：人：uuu9电影电影授授 课课 地地 址址：版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有 前前 言言Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个用来创建和维护电子表格软件，可以方便的制作统计、财务、会计、金融和贸易等方面的各种复杂电子表格，以及完成许多繁琐的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C E

2、nginge）所有一、一、2007Excel界面简介界面简介二、数据输入与编辑技巧二、数据输入与编辑技巧二、数据输入与编辑技巧二、数据输入与编辑技巧uu1 1、输入数据输入数据uu22、输入文本数据、输入文本数据uu33、建立下拉菜单建立下拉菜单uu4 4、提示信息、警告信息、提示信息、警告信息uu 5 5、其他数据输入小窍门、其他数据输入小窍门、其他数据输入小窍门、其他数据输入小窍门uu6 6、删除数据删除数据删除数据删除数据uu 7 7、更改数据更改数据更改数据更改数据uu 8 8、复制与移动数据、复制与移动数据、复制与移动数据、复制与移动数据uu 9 9、自动填充、自动填充、自动填充、自

3、动填充uu 1010、查找和替换、查找和替换、查找和替换、查找和替换uu1111、添加批注、添加批注、添加批注、添加批注u12、数据分列、数据分列u13、数据合并、数据合并u14、添加单位、添加单位u15、快捷键的妙用、快捷键的妙用目目 录录 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有一、一、2007Excel界面简介界面简介和以前的版本相比，和以前的版本相比，Excel2007Excel2007的工作界面颜色更加柔和，的工作界面颜色更加柔和，Excel2007Excel2007的工的工作界面主要由作界面主要由“文件文件”菜单、标题栏、快速

4、访问工具栏、功能区、编辑栏、工作菜单、标题栏、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表格区、滚动条和状态栏等元素组成。表格区、滚动条和状态栏等元素组成。版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有uu“文文文文件件件件”菜菜菜菜单单单单：单单击击ExcelExcel工工作作界界面面左左上上角角的的OfficeOffice按按钮钮，可可以以打打开开“文文件件”菜菜单单。在在该该菜菜单单中中，用用户户可可以以利利用用其其中中的的命命令令新新建建、打打开开、保保存存、打打印印、共共享享以以及及发发布布工作簿。工作簿。uu快速访问工具栏：快速访问工具栏

5、：快速访问工具栏：快速访问工具栏：Excel2007Excel2007的快的快速访问工具栏中包含最常用操作的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，方便用户使用。单击快速访捷按钮，方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮问工具栏中的按钮，可，可以执行相应的功能以执行相应的功能。版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有uu标标标标题题题题栏栏栏栏：标标题题栏栏位位于于窗窗口口的的最最上上方方，用用于于显显示示当当前前正正在在运运行行的的程程序序名名及及文文件件名名等等信信息息。单击标题栏右端的单击标题栏右端的 按钮，可以最小化、最大化或关

6、闭窗口按钮，可以最小化、最大化或关闭窗口。uu功能区：功能区：功能区：功能区：默认情况下，默认情况下，Excel2007Excel2007的功能区中的选项卡包括：的功能区中的选项卡包括：“开始开始”选项卡、选项卡、“插插入入”选项卡、选项卡、“页面布局页面布局”选项卡、选项卡、“公式公式”选项卡、选项卡、“数据数据”选项卡、选项卡、“审阅审阅”选项选项卡、卡、“视图视图”选项卡以及选项卡以及“加载项加载项”选项卡。选项卡。uu状态栏位于窗口底部，用来显示当前工作区的状态。状态栏位于窗口底部，用来显示当前工作区的状态。Excel2007Excel2007支持支持3 3种显示模式，分种显示模式，分

7、别为别为“普通普通”模式、模式、“页面布局页面布局”模式与模式与“分页预览分页预览”模式，单击模式，单击Excel2007Excel2007窗口左下窗口左下角的角的按钮可以切换显示模式。按钮可以切换显示模式。版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有1 1、输入数字数据输入数字数据输入数字数据输入数字数据在在ExcelExcel工作表中，数字型数据是最常工作表中，数字型数据是最常见、最重要的数据类型，而且，见、最重要的数据类型，而且，Excel2007Excel2007强大的数据处理功能、数据库功能以及在强大的数据处理功能、数据库功能以及在

8、企业财务、数学运算等方面的应用几乎都企业财务、数学运算等方面的应用几乎都离不开数字型数据。离不开数字型数据。2 2、输入文本数据、输入文本数据、输入文本数据、输入文本数据在在Excel2007Excel2007中的文本通常是指字符中的文本通常是指字符或者任何数字和字符的组合，输入到单元或者任何数字和字符的组合，输入到单元格内的任何字符集，只要不被系统解释成格内的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值，则数字、公式、日期、时间或者逻辑值，则Excel2007Excel2007一律将其视为文本。在一律将其视为文本。在ExcelExcel20072007中输入文本时，系统默认

9、的对齐方式中输入文本时，系统默认的对齐方式是单元格内靠左对齐。是单元格内靠左对齐。特殊数据的输入需要根据数据的不同种类：1.在菜单中“格式”“设置单元格单元格”“数字”来定义单元格的特殊格式。2.右键单击“设置单元格单元格”“数字”来定义单元格的特殊格式。二、数据输入与编辑技巧二、数据输入与编辑技巧二、数据输入与编辑技巧二、数据输入与编辑技巧 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有3、建立下拉列表：如果在单元格经常需要输入固定格式的数据，可用数据有效性建立下拉列表4、提示信息、警告信息 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版

10、权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有5 5、其他数据输入小窍门、其他数据输入小窍门、其他数据输入小窍门、其他数据输入小窍门u分数的输入：如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入空格，再输入分数“1/5”；u序列“001”的输入：如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”；u日期的输入：如果要输入“4月5日”，举一反三，像例（1）直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键；如果要输入当前时间，按以下“Ctr1+Shift+；”u快速输入大写中文数字：

11、点击“设置单元格格式”-“数字”选项-“特殊”-“类型”选择“中文大写数字”选项-“确定”按钮，12345就自动变成“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。u如果直接输入身份证号码，系统会自动将后几位数据变为0，解决方法是：设置单元格格式为文本，或输入身份证号码前先输入“”号u屏蔽0显示:选中区域，格式单元格数字自定义类型：u快速换行：在换行处按“Alt+Enter”或点击“设置单元格格式”-“数字”选项“对齐”“自动换行”u将含有公式公式的数据转化为数值，用选择性粘贴；u字符串连用 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有u多张工作表中输入相同的内容：

12、几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。u不连续单元格填充同一数据：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。u连续的单元格填充统一数据：选择单元格区域，输入数据，同时按Ctrl+Enter键。u快速输入有序文本，在第一、二个单元格输入，然后拖动鼠标

13、左键。5 5、其他数据输入小窍门、其他数据输入小窍门、其他数据输入小窍门、其他数据输入小窍门 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有6 6、删除数据删除数据删除数据删除数据如果在单元格中输入数据时发生了错误，或者要改变单元格中的数据时，则需要对数如果在单元格中输入数据时发生了错误，或者要改变单元格中的数据时，则需要对数据进行编辑。用户可以方便地删除单元格中的内容，用全新的数据替换原数据，或者对数据进行编辑。用户可以方便地删除单元格中的内容，用全新的数据替换原数据，或者对数据进行一些细微的变动。据进行一些细微的变动。要删除单元格中的数据，

14、可以先选中该单元格，然后按要删除单元格中的数据，可以先选中该单元格，然后按DelDel键即可；要删除多个单元键即可；要删除多个单元格中的数据，则可同时选定多个单元格，然后按格中的数据，则可同时选定多个单元格，然后按DelDel键。键。7 7、更改数据更改数据更改数据更改数据 在在日日常常工工作作中中，用用户户可可能能需需要要替替换换以以前前在在单单元元格格中中输输入入的的数数据据，当当单单击击单单元元格格使使其其处处于于活活动动状状态态时时，单单元元格格中中的的数数据据会会被被自自动动选选取取，一一旦旦开开始始输输入入，单单元元格格中中原原来来的的数数据据就会被新输入的数据所取代。就会被新输入

15、的数据所取代。如如果果单单元元格格中中包包含含大大量量的的字字符符或或复复杂杂的的公公式式，而而用用户户只只想想修修改改其其中中的的一一部部分分，那那么么可以按以下两种方法进行编辑：可以按以下两种方法进行编辑：uu双击单元格，或者单击单元格后按双击单元格，或者单击单元格后按F2F2键，在单元格中进行编辑。键，在单元格中进行编辑。uu单击激活单元格，然后单击公式栏，在公式栏中进行编辑。单击激活单元格，然后单击公式栏，在公式栏中进行编辑。版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有8 8、复制与移动数据、复制与移动数据、复制与移动数据、复制与移动

16、数据 在在ExcelExcel20072007中中，不不但但可可以以复复制制整整个个单单元元格格，还还可可以以复复制制单单元元格格中中的的指指定定内内容容；也也可可通通过过单单击击粘粘贴贴区区域域右右下下角角的的“粘粘贴贴选选项项”来来变变换换单单元元格格中中要要粘粘贴贴的的部分。部分。uu使使用用菜菜单单命命名名：选选中中单单元元格格数数据据后后，右右键键单单击击选选择择“复复制制”或或“剪剪切切”，然然后后单单击击要要粘粘贴贴数数据据的的位位置置，右右键键单单击击选选择择“粘粘贴贴”按按钮钮，即即可可将将单单元元格格数数据据移动或复制到新位置。移动或复制到新位置。uu使用拖动法：要移动单元

17、格内容，应首先单击要移动的单元格或选定单元格使用拖动法：要移动单元格内容，应首先单击要移动的单元格或选定单元格区域，然后将光标移至单元格区域边缘，当光标变为箭头形状后，拖动光标到区域，然后将光标移至单元格区域边缘，当光标变为箭头形状后，拖动光标到指定位置并释放鼠标即可。指定位置并释放鼠标即可。版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有u行列快速转换：将一些按列（行）排列的数据转换成按行（列）排列，可通过选择性粘贴来实现。8 8、复制与移动数据、复制与移动数据、复制与移动数据、复制与移动数据 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版

18、权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有9 9、自动填充、自动填充、自动填充、自动填充uu用鼠标左键拖动填充用鼠标左键拖动填充 将鼠标指针指向该单元格区域的右下角，鼠标指针呈将鼠标指针指向该单元格区域的右下角，鼠标指针呈十字形时按下鼠标左键，拖动填充十字形时按下鼠标左键，拖动填充uu自动填充一系列的数字、日期或其他数据：自动填充一系列的数字、日期或其他数据：自动填充一系列的数字、日期或其他数据：自动填充一系列的数字、日期或其他数据：比如在第一个单元格中输入了比如在第一个单元格中输入了“一月一月”，那么使用自动填充功能，拖动鼠标左键，可以将其后的单元格自，那么使用自动填充功能，拖动鼠标左键

19、，可以将其后的单元格自动填充为动填充为“二月二月”、“三月三月”、“四月四月”等。等。版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有1010、查找和替换、查找和替换、查找和替换、查找和替换如果需要在工作表中查找一些特定的字符串，那么查看每个单元格就过于麻如果需要在工作表中查找一些特定的字符串，那么查看每个单元格就过于麻烦，特别是在一份较大的工作表或工作簿中。更多时候，查找文字或数字是为烦，特别是在一份较大的工作表或工作簿中。更多时候，查找文字或数字是为了改错或者成批替换，以便将某些内容替换为其他的内容，使用了改错或者成批替换，以便将某些内容替换

20、为其他的内容，使用ExcelExcel提供的查提供的查找和替换功能可以方便地查找和替换需要的内容，找和替换功能可以方便地查找和替换需要的内容，u查找u替换 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有1111、添加批注、添加批注、添加批注、添加批注在在Excel2007Excel2007中可以为某个单元格添加批注，也可以为某个单元格区域添中可以为某个单元格添加批注，也可以为某个单元格区域添加批注，添加的批注一般都是简短的提示性文字：单击鼠标右键加批注，添加的批注一般都是简短的提示性文字：单击鼠标右键插入批注插入批注输入文字输入文字若若Exce

21、l2007Excel2007默认的批注默认的批注内容格式无法满足用户的一些内容格式无法满足用户的一些特殊需要，可以对批注添加一特殊需要，可以对批注添加一些必要的修饰，如修改批注的些必要的修饰，如修改批注的字体和字号等：字体和字号等：鼠标右键单击编辑批注鼠标右键单击编辑批注设置设置批注格式批注格式 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有12、数据分列、数据分列u将一组组合型字符分开到若干列中保存，可使用数据分列。1.数据分列分隔符号2.数据分列固定列宽 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Engin

22、ge）所有13、数据合并、数据合并将两列字符合并组成一组字符 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有14、添加单位、添加单位通过自定义给数据添加单位 版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有版权归玉柴联合动力（Y&C Enginge）所有15、快捷键的妙用、快捷键的妙用uCTRL+ENTER：区域批量输入单元格内容uALT+ENTER：单元格内部强制换行uCTRL+D：选中一个区域，顶行内容就被填充到对应列向单元格uCTRL+鼠标中键：快速改变显示比例uCTRL+各个方向的箭头：快速转移活动单元格位置uCtrl+1：快速弹出单元格格式设置窗口uCTRL+;：快速输入日期uSHIFT+F2：可以插入批注uCTRL+F：快速查找与替换uCTRL+P：快速打印预览uCTRL+C：快速复制uCTRL+X：快速剪贴uCTRL+V：快速粘贴uCTRL+A：选择整个工作表uCtrl+S：保存当前工作簿uF5：显示定位对话框