Excel操作与技巧培训.pptx

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1、EXCEL技巧与操作培训客 户 服 务 部 内 部 学 习 资 料CONTENTExcel操作与技巧2314基础常识基础常识报表制作报表制作图表制作图表制作常用技巧常用技巧2011-11-2422011-11-2431基础常识基础常识EXCELEXCEL基础常识基础常识（1 1 1 1）工作簿）工作簿）工作簿）工作簿（2 2 2 2）工作表）工作表）工作表）工作表（3 3 3 3）单元格）单元格）单元格）单元格2011-11-244工作簿工作簿菜单栏菜单栏菜单栏菜单栏工具栏工具栏工具栏工具栏单元格，通过位置（列标行标）进行标识。单元格，通过位置（列标行标）进行标识。单元格，通过位置（列标行标）

2、进行标识。单元格，通过位置（列标行标）进行标识。工作表工作表工作表工作表状态栏状态栏状态栏状态栏1 1 1 1张工作表（张工作表（张工作表（张工作表（sheetsheetsheetsheet）由）由）由）由65536655366553665536行行行行*256256256256列，即列，即列，即列，即65536*256=167765536*256=167765536*256=167765536*256=1677万个单元格组成；万个单元格组成；万个单元格组成；万个单元格组成；1 1 1 1个工作簿（个工作簿（个工作簿（个工作簿（bookbookbookbook）最多可含有）最多可含有）最多可含

3、有）最多可含有255255255255张工作表。张工作表。张工作表。张工作表。注：注：注：注：EXCEL2007EXCEL2007EXCEL2007EXCEL2007以下版本。以下版本。以下版本。以下版本。2011-11-245（1 1 1 1）公式）公式）公式）公式（2 2 2 2）函数）函数）函数）函数EXCELEXCEL基础常识基础常识2011-11-246公式与函数公式与函数公公公公式式式式：在在工工作作表表中中对对数数据据进进行行计计算算的的式式子子，它它可可以以对对工工作作表表数值进行加、减、乘、除等运算。数值进行加、减、乘、除等运算。函数：函数：函数：函数：EXCELEXCEL预

4、定义的内置程序，可以使用在公式中预定义的内置程序，可以使用在公式中。2011-11-247公式与函数公式与函数数据类型数据类型数据类型数据类型（1 1）数值型：一般的数字格式。）数值型：一般的数字格式。（2 2）货币型：货币格式，对一列数值进行小数点对齐。）货币型：货币格式，对一列数值进行小数点对齐。（3 3）日期时间型：可以对两个时间段的间隔时长进行计算。）日期时间型：可以对两个时间段的间隔时长进行计算。（4 4）文本型：在文本单元格中，数字、公式作为文本处理）文本型：在文本单元格中，数字、公式作为文本处理。2011-11-248公式与函数公式与函数运算符运算符运算符运算符（1 1）算术运算

5、：）算术运算：+（加）、（加）、-（减）、（减）、*（乘）、（乘）、/（除）、（除）、%（百分比）、（百分比）、（乘方（乘方)（2 2）比较运算：）比较运算：=（等于）、（等于）、（大于）、（大于）、=（大于等于）、（大于等于）、=（小于等于）、（小于等于）、（不等于）（不等于）（3 3）字符运算：）字符运算：&（连接）（连接）（4 4）引用运算：（：冒号）、（，逗号）、（）引用运算：（：冒号）、（，逗号）、（空格空格）要创建一个公式，首先需要选定一个单元格，要创建一个公式，首先需要选定一个单元格，要创建一个公式，首先需要选定一个单元格，要创建一个公式，首先需要选定一个单元格，输入一个等于号输

6、入一个等于号输入一个等于号输入一个等于号“=”=”=”=”，然后在其后输入公式，然后在其后输入公式，然后在其后输入公式，然后在其后输入公式的内容，按回车键就可以按公式计算得出结果。的内容，按回车键就可以按公式计算得出结果。的内容，按回车键就可以按公式计算得出结果。的内容，按回车键就可以按公式计算得出结果。2011-11-249公式与函数公式与函数单元格引用单元格引用单元格引用单元格引用引用运算符：（：冒号）、（，逗号）、（引用运算符：（：冒号）、（，逗号）、（空格）空格）（1 1）：（冒冒号号）区区域域运运算算符符，如如B2:F6B2:F6表表示示B2B2单单元元格格到到F6F6单单元格矩形区

7、域内的所有单元格。元格矩形区域内的所有单元格。（2 2），（逗逗号号）联联合合运运算算符符，将将多多个个引引用用合合并并为为一一个个引引用用，如如SUM(B5:B26,D4:D22)SUM(B5:B26,D4:D22)，表表示示B5B5至至B26B26以以及及D4D4至至D22D22所所有有单单元元格格求求和（和（SUMSUM是求和函数）是求和函数）（3 3）（空空格格）交交叉叉运运算算符符，如如SUM(B5:B26 SUM(B5:B26 A4:D22)A4:D22)表表示示求求B5B5至至B26B26与与A4A4至至D22D22两区域交叉单元格之和，即两区域交叉单元格之和，即B5B5至至B2

8、2B22之和之和。2011-11-2410公式与函数公式与函数绝对地址与相对地址绝对地址与相对地址绝对地址与相对地址绝对地址与相对地址相对地址：相对地址：=B3+B4+B5+B6=B3+B4+B5+B6绝对地址：绝对地址：=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6 混合混合运用，运用，F4F4切换。切换。两者的差异是：两者的差异是：相相对对地地址址：如如果果在在A7A7单单元元格格内内输输入入公公式式 =B3+B4+B5+B6=B3+B4+B5+B6，那那么么将将A7A7中中的的公公式式复复制制至至A8A8单单元元格格时时，A8A8的的结结果果变变成成=B

9、4+B5+B6+B7=B4+B5+B6+B7，再再将将A8A8中中的的公公式式复复制制至至B8B8时时，B8B8的的结结果果变变成成=C4+C5+C6+C7=C4+C5+C6+C7，也也就就是是相对地址相对地址在公式复制时，会随单元格的不同而发生变化。在公式复制时，会随单元格的不同而发生变化。绝绝对对地地址址：在在公公式式复复制制时时，不不会会随随单单元元格格的的不不同同而而发发生生变变化化。不不管管 复复 制制 到到 哪哪 个个 单单 元元 格格，结结 果果 都都 是是 同同 一一 个个 公公 式式，即即=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6。201

10、1-11-2411使用公式2011-11-2412输入公式公式的输入类似于数据的输入，在单元格中输入公式时以等号（=）作为开始，然后输入公式表达式。（1）启动Excel2010，在工作簿中创建工作表。在工作表中选择需要创建公式的单元格，在单元格中输入公式，如表1所示。（2）完成公式输入后，按Enter键或单击其他的单元格，输入公式 的单元格中将显示计算结果。复制公式在工作表中可以将公式复制到其他的单元格中。在工作表中可以将公式复制到其他的单元格中。（1）将鼠标指针放置到需要复制的单元格右下角的控制柄上，鼠标指针变为十字形，按住鼠标左键拖动鼠标至最后一个单元格释放鼠标，公式将被复制到鼠标拖动过的

11、单元格中并显示计算结果。2011-11-2413使用公式（2）在工作表中选择源单元格，打开“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”按钮。在工作表中选择目标单元格，单击“粘贴”按钮上的下三角按钮，在下拉列表中“公式”选项，此时选择的单元格中将能预览公式粘贴后的计算结果。2011-11-2414使用公式公式与函数公式与函数2011-11-2415使用函数向导插入函数使用函数栏输入2011-11-2416使用公式记忆输入功能在单元格中输入函数的第一个字母第一个字母时，Excel2010会给出一个以该字母开头的函数列表，显示一个列表，按“”“”键键在列表中移动光村选择需要的函数，按TabTab键键

12、将选择的函数输入到单元格中。2011-11-2417公式与函数公式与函数数值统计数值统计数值统计数值统计（SUMSUMSUMSUM、SUMIFSUMIFSUMIFSUMIF、COUNTCOUNTCOUNTCOUNT、COUNTIFCOUNTIFCOUNTIFCOUNTIF等等等等）逻辑判断逻辑判断逻辑判断逻辑判断（ANDANDANDAND、IFIFIFIF、ISERRORISERRORISERRORISERROR、NOTNOTNOTNOT、TRUETRUETRUETRUE等等等等）文本处理文本处理文本处理文本处理（MIDMIDMIDMID、MIDBMIDBMIDBMIDB、RIGHTRIGHT

13、RIGHTRIGHT 、FINDFINDFINDFIND等等等等）日期时间日期时间日期时间日期时间（NOWNOWNOWNOW、TODAYTODAYTODAYTODAY、TIMETIMETIMETIME、TIMEVALUETIMEVALUETIMEVALUETIMEVALUE等）等）等）等）查找引用查找引用查找引用查找引用（VLOOKUPVLOOKUPVLOOKUPVLOOKUP、ROWSROWSROWSROWS、HYPERLINKHYPERLINKHYPERLINKHYPERLINK等）等）等）等）财务计算财务计算财务计算财务计算工程分析工程分析工程分析工程分析2011-11-2418SUM、

14、SUMPRODUCT、SUMIF、SUMIFS函数公式与函数公式与函数2011-11-2419COUNTCOUNT、COUNTACOUNTA、COUNTIFCOUNTIF、COUNTIFSCOUNTIFS函数函数2011-11-2420公式与函数公式与函数AND、OR、NOT函数2011-11-2421公式与函数公式与函数IF、ISERROR、IFERROR函数2011-11-2422公式与函数公式与函数MID、LEFT、RIGHT函数2011-11-2423公式与函数公式与函数FIND函数2011-11-2424公式与函数公式与函数NOW、TODAY函数2011-11-2425公式与函数公式

15、与函数TIME&TIMEVALUE函数2011-11-2426公式与函数公式与函数VLOOKUP函数2011-11-2427公式与函数公式与函数HYPERLINK函数2011-11-2428公式与函数公式与函数注意事项(一)（1）括号（）要对应显示，不可出现单独的括号，或少括号（2）输入法的半角全角、大小写需注意，如：“”不可输入成“”*不可输入成（3）如条件是寻找某个文字：南京，在函数中应输入为:“南京”如条件是寻找某个单元格或数字：A5(A列第5行)或5，在函数中应输入为：A5或5，无需加符号（4）函数中设置的计算范围需一致（5）需在函数公式打开状态下,同时按下Ctrl+Shift+Ent

16、er,当公式头尾出现花括号时才算计算完成 2011-11-2429公式与函数公式与函数注意事项(二)（1）源数据较大时，应将“菜单栏/工具”的重新计算调整为“手动计算”（2）格式：不得出现空格，如：“黑电”和“黑 电”（3）某一字段暂不需/无法统计，如是需量化的单元格，则需以“0”填充，不可写“无”（4）不可将明细全部删除后，在原有模板的基础上重写贴入明细再次使用，将会改变计算范围，应重新使用新模板（5）注意统计周期的输入（6）注意EXCEL函数设置中某条件的计算列是否是需要的计算列（7）如需从一个EXCEL表格的数据复制到另一表格中，应点击“菜单栏/编辑”的链接中“断开链接”2011-11-

17、2430公式与函数公式与函数2011-11-24312报表制作报表制作数据排序一次排序最多可以选择三个关键字：主关键字、次关键字、第三一次排序最多可以选择三个关键字：主关键字、次关键字、第三关键字关键字。或者。或者利用工具栏上的两个排序按钮。利用工具栏上的两个排序按钮。2011-11-2432数据筛选2011-11-2433数据透视 数据透视表实际上是一种交互式表格，能够方便地对大量数据进行快速汇总，并建立交叉表，还能根据用户的需要显示区域中的细节数据。2011-11-24342011-11-2435报报表表表表排版排版排版排版报表应当含有：报表应当含有：1 1、报表名称（在表格抬头，通常字号

18、略大些）、报表名称（在表格抬头，通常字号略大些）2 2、表头（在表格主体的顶端与侧端，通常可用颜色着重标注）、表头（在表格主体的顶端与侧端，通常可用颜色着重标注）3 3、各字段数据值（如有文字内容应相对简略，避免、各字段数据值（如有文字内容应相对简略，避免视觉疲劳）视觉疲劳）报表需要：报表需要：1 1、合适的列宽和行高（鼠标放置需求列或行线的最末端，双、合适的列宽和行高（鼠标放置需求列或行线的最末端，双击即可）击即可）2 2、当表格过长或过宽时，应使用、当表格过长或过宽时，应使用“冻结窗口冻结窗口”功能功能。2011-11-24362011-11-24373图图表制作表制作图表制作表制作 在在

19、在在处理电子表格时，需要对大量繁琐的数据进行分析和研究，处理电子表格时，需要对大量繁琐的数据进行分析和研究，处理电子表格时，需要对大量繁琐的数据进行分析和研究，处理电子表格时，需要对大量繁琐的数据进行分析和研究，我们需要利用图形方式再现数据变动和发展趋势我们需要利用图形方式再现数据变动和发展趋势我们需要利用图形方式再现数据变动和发展趋势我们需要利用图形方式再现数据变动和发展趋势。EXCELEXCELEXCELEXCEL提供了强提供了强提供了强提供了强有力的图表处理功能，有力的图表处理功能，有力的图表处理功能，有力的图表处理功能，使得用户使得用户使得用户使得用户很快就可得到所要的很快就可得到所要

20、的很快就可得到所要的很快就可得到所要的图表。图表。图表。图表。我们日常工作和生活中经常使用的图表类型有：我们日常工作和生活中经常使用的图表类型有：我们日常工作和生活中经常使用的图表类型有：我们日常工作和生活中经常使用的图表类型有：1 1 1 1、柱形图：比较分析、柱形图：比较分析、柱形图：比较分析、柱形图：比较分析 2 2 2 2、折线图：趋势分析、折线图：趋势分析、折线图：趋势分析、折线图：趋势分析 3 3 3 3、饼图：占比分析、饼图：占比分析、饼图：占比分析、饼图：占比分析 着重标着重标着重标着重标色色色色2011-11-24382011-11-2439以柱形图为例以柱形图为例以柱形图为

21、例以柱形图为例2011-11-24402011-11-24412011-11-24422011-11-24434常用技巧常用技巧复制 Ctrl+C 粘贴 Ctrl+V查找 Ctrl+F 替换 Ctrl+H数据全选 Ctrl+Shift+End撤销上一次的操作 Ctrl+Z重做上一次的操作 Ctrl+Y单元格内换行 Alt+Enter清除所选中单元格内容 Delete将当前输入内容填充到选中所有单元格中 Ctrl+Enter选择不连续单元格区域 Ctrl+鼠标左击逐个单元格选择连续单元格区域 Shift+鼠标左击第一个和最后一个单元格2011-11-2444快捷快捷快捷快捷键键2011-11-2

22、445消除表格周围的网格线第一种方法：“视图”菜单，不要勾选网格线第二种方法：全选，全部填充白色特殊符号的使用特殊符号的使用2011-11-2446条件格式条件格式（EXCELEXCEL）2011-11-2447设置数据有效性（设置数据有效性（EXCELEXCEL）2011-11-2448格式刷格式刷（OFFICEOFFICE）用于复制格式用于复制格式用于复制格式用于复制格式 点击点击点击点击格式源，单击格式源，单击格式源，单击格式源，单击“格式刷格式刷格式刷格式刷”，再单击目标，再单击目标，再单击目标，再单击目标单元格单元格单元格单元格。可可可可一次单击格式源，连续使用在多个目标单元格上，且

23、目标一次单击格式源，连续使用在多个目标单元格上，且目标一次单击格式源，连续使用在多个目标单元格上，且目标一次单击格式源，连续使用在多个目标单元格上，且目标格分散多处格分散多处格分散多处格分散多处。使用。使用。使用。使用方法：点击格式源，双击方法：点击格式源，双击方法：点击格式源，双击方法：点击格式源，双击“格式刷格式刷格式刷格式刷”，依次单，依次单，依次单，依次单击目标单元格即可击目标单元格即可击目标单元格即可击目标单元格即可。2011-11-2449常见常见问题解决问题解决1 1、问题：设置了公式后，结果不能实时更新。、问题：设置了公式后，结果不能实时更新。解决思路：检查系统设置的重算方法是

24、否为“自动重算”。方法：进入“公式”菜单下的“计算选项”页面，设置“自动”即可。2 2、问题：用、问题：用SUMSUM求和后，发现总值不对。求和后，发现总值不对。解决思路：检查数据是否全为数值型。方法：数值型通常自动靠右，文本型通常自动靠左（左上角会出现绿三角标志）。选中相关单元格，右击选择“设置单元格格式”菜单下的“数字”页面，设置成“数值”型，将文本型值重新手动输入即可。2011-11-24503 3、问题：设置了公式后，全表复制使用，但结果值不对。、问题：设置了公式后，全表复制使用，但结果值不对。解决思路：检查确认公式是绝对引用还是相对引用，会引发错误。方法：绝对引用与相对引用的快捷切换键是F4。4 4、问题：页面固定，使用滚动条无法翻页。、问题：页面固定，使用滚动条无法翻页。解决思路：取消窗口冻结。方法：在“视图”菜单下面选择“冻结窗口”下拉菜单下选择“取消冻结窗口”。5 5、问题：双击鼠标自动往下填充数值时，数据不能按想法出现递增。、问题：双击鼠标自动往下填充数值时，数据不能按想法出现递增。解决思路：组合Ctrl键即可。方法：在双击鼠标的同时按下Ctrl键，可实现数据递增。2011-11-2451常见常见问题解决问题解决常见常见问题解决问题解决2011-11-2452Thankyou!2011-11-2453Made by Serena