Excel简单函数使用技巧.ppt

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1、Microsoft Excel一、关于一、关于EXCELEXCEL二、基本操作二、基本操作三、数据的输入三、数据的输入四、单元格格式四、单元格格式五、行列格式五、行列格式 六、六、EXCELEXCEL中的填充功能中的填充功能七、工作表格式七、工作表格式 八、引用八、引用九、公式九、公式十、函数十、函数十一、移动、复制十一、移动、复制十二、数据清单十二、数据清单十三、记录单十三、记录单十四、排序十四、排序十五、数据有效性十五、数据有效性十六、冻结窗格十六、冻结窗格十七、拆分窗口十七、拆分窗口十八、图表的创建十八、图表的创建十九、自动筛选十九、自动筛选二十、高级筛选二十、高级筛选二十一、分类汇总二

2、十一、分类汇总二十二、数据透视表二十二、数据透视表二十三、合并计算二十三、合并计算二十四、预览二十四、预览二十五、页面设置二十五、页面设置二十六、打印二十六、打印一、关于一、关于EXCEL1.EXCEL的主要功能：数据的计算分析；的主要功能：数据的计算分析；基本功能：表格的制作。基本功能：表格的制作。2.一个一个EXCEL文件就是一个工作簿，文件就是一个工作簿，3.工作簿由工作表组成工作簿由工作表组成4.一个工作簿最多可包含一个工作簿最多可包含255张工作表张工作表5.EXCEL打开之后，会自动创建由打开之后，会自动创建由3个工作表个工作表组成的工作簿文件（名称为组成的工作簿文件（名称为boo

3、k1、全名为、全名为book1.xls二、基本操作二、基本操作1、建立文件（工作簿）：按、建立文件（工作簿）：按CTRL+N2、打开以前建立的文件（工作簿）：按、打开以前建立的文件（工作簿）：按CTRL+O。3、保存当前所建立的文件（工作簿）：按、保存当前所建立的文件（工作簿）：按CTRL+S 或或 F12。如果要对文件加密，则在单击保存前，执行如果要对文件加密，则在单击保存前，执行“工具工具”中中的的“常规选项常规选项”，在对话框中输入密码（需输入两次）。，在对话框中输入密码（需输入两次）。4、关闭：、关闭：A：关闭文件（工作簿）：按：关闭文件（工作簿）：按CTRL+W或文件菜单中的或文件菜

4、单中的关闭或菜单栏右侧的关闭或菜单栏右侧的“X”B：关闭：关闭EXCEL软件；按软件；按ALT+F4 或文件菜单中的退或文件菜单中的退出或标题栏右侧的出或标题栏右侧的“X”三、数据的输入三、数据的输入1.单元格中数据的默认对齐方式：单元格中数据的默认对齐方式：数值右对齐，数值右对齐，文本左对齐文本左对齐,逻辑数据为居中对齐。逻辑数据为居中对齐。数字中包括数值型数字和文本型的数字。日数字中包括数值型数字和文本型的数字。日期和时间都属于数值期和时间都属于数值2.击击“ENTER”键光标移至下一个单元格，也键光标移至下一个单元格，也可按方向键将光标定位到操作单元格。可按方向键将光标定位到操作单元格。

5、四、单元格格式四、单元格格式选取单元格选取单元格执行执行“格式格式”菜单（或右键菜单）中的菜单（或右键菜单）中的“单元格单元格”或按或按Ctrl+1在弹出的对话框中：在弹出的对话框中：1、“数字数字”：设置数据的显示格式。：设置数据的显示格式。2、“字体字体”：设置字体格式。：设置字体格式。3、“对齐对齐”选项卡：设置单元格中数据的对齐方式、选项卡：设置单元格中数据的对齐方式、方向等。方向等。4、“边框边框”选项卡：为单元格的四周添加线条。（在选项卡：为单元格的四周添加线条。（在设置时，先选线条的样式及颜色，再设置。）设置时，先选线条的样式及颜色，再设置。）5、“图案图案”选项卡：为单元格添加

6、底色或图案。（直选项卡：为单元格添加底色或图案。（直接选颜色或图案）接选颜色或图案）五、行列格式五、行列格式 1.在行（列）的坐标上击右键，可设置所选行（列）在行（列）的坐标上击右键，可设置所选行（列）的行高、列宽、隐藏、取消隐藏；同时可在所选的行高、列宽、隐藏、取消隐藏；同时可在所选行（列）前方插入行（列）以及删除当前行（列）行（列）前方插入行（列）以及删除当前行（列）。2.双击或拖拽坐标之间的线条，可设置行（列）的双击或拖拽坐标之间的线条，可设置行（列）的高度（宽度）。高度（宽度）。六、EXCEL中的填充功能1.选取一个数据，将光标定位到单元格的右下选取一个数据，将光标定位到单元格的右下角

7、（出现黑色十字），然后按住左键不放向角（出现黑色十字），然后按住左键不放向任意方向拖动或者双击黑色十字。任意方向拖动或者双击黑色十字。2.选取两个数值：将以其差值进行填充。选取两个数值：将以其差值进行填充。3.数值型数字的递增填充：拖动时按数值型数字的递增填充：拖动时按CTRL键。键。4.在不同的数据单元格中输入相同数据，是在在不同的数据单元格中输入相同数据，是在输入完数据后按输入完数据后按“CTRL+回车回车”。（选取间。（选取间断单元格的方法：按断单元格的方法：按CTRL键，单击或拖拽键，单击或拖拽鼠标。）鼠标。）七、工作表格式 1.重命名：双击工作表的名称，输入新的名称并确定。重命名：双

8、击工作表的名称，输入新的名称并确定。2.隐藏工作表或取消对工作表的隐藏：选取工作表隐藏工作表或取消对工作表的隐藏：选取工作表执行执行“格式格式”“工作表工作表”选隐藏或取消隐藏。选隐藏或取消隐藏。3.添加工作表：单击添加工作表：单击“插入插入”菜单中的菜单中的“工作表工作表”。4、移动工作表：直接拖工作表的标签名、移动工作表：直接拖工作表的标签名5、复制工作表：拖工作表的标签名时按住、复制工作表：拖工作表的标签名时按住Ctrl键键6、删除工作表：在工作表名称上击右键、删除工作表：在工作表名称上击右键单击单击“删除删除”八、引用八、引用1.作用：在当前单元格中使用其它单元格中的数据。作用：在当前

9、单元格中使用其它单元格中的数据。2.分类：相对引用、绝对引用、混合引用分类：相对引用、绝对引用、混合引用1.相对引用：只输入被引用单元格的行列坐标；如：相对引用：只输入被引用单元格的行列坐标；如：要引单元格要引单元格 E2 直接写成直接写成=E2。2.绝对引用：在被引用单元格的行列坐标前都加上绝对引用：在被引用单元格的行列坐标前都加上“$”（输入单元格坐标后按（输入单元格坐标后按“F4”键）；如：要引键）；如：要引单元格单元格 E2 应写成应写成=$E$2。3.混合引用：在被引用单元格的行坐标或列坐标前加混合引用：在被引用单元格的行坐标或列坐标前加上上“$”。如：在行坐标前加如：在行坐标前加$

10、，表示只引用这一行的数据；，表示只引用这一行的数据；在列坐标前加在列坐标前加$,表示只引用该列的数据。表示只引用该列的数据。3.给单元格命名：选取一个或多个单元格给单元格命名：选取一个或多个单元格单击名称框单击名称框并输入名称并输入名称确定（回车）。确定（回车）。九、公式九、公式1.关于公式：公式是指运用函数、运算符、括关于公式：公式是指运用函数、运算符、括号等进行四则运算。其中：号等进行四则运算。其中：括号为小括号括号为小括号“（）”；运算符如：运算符如：+(加加)、-(减减)、*(乘乘)、/(除除)、(乘方、幂）乘方、幂）、(不等于不等于)等。等。2.在运用公式时，需要从数据表中引用单元格

11、、在运用公式时，需要从数据表中引用单元格、单元格区域。单元格区域。十、函数（一）十、函数（一）1.求和：求和：SUM（多个数值）（多个数值）2.求平均值：求平均值：AVERAGE（多个数值）（多个数值）AVERAGEA（多个数值或文本）（多个数值或文本）3.求最大值：求最大值：MAX（多个数值）（多个数值）4.求最小值：求最小值：MIN（多个数值）（多个数值）5.求单元格的个数：求单元格的个数：COUNT（多个数值）、（多个数值）、COUNTA（多个数值或文本）（多个数值或文本）6.数据排位：数据排位：RANK（对应值，数值范围，排位方式）（对应值，数值范围，排位方式）十、函数（二）十、函数（

12、二）1.条件判断：条件判断：IF（条件，满足条件的值或公式，不满足条件的值（条件，满足条件的值或公式，不满足条件的值或公式）或公式）2.条件求和：条件求和：SUMIF（条件所在区，（条件所在区，”条件条件”,求和数值区）求和数值区）SUMIF（条件求和数值区，（条件求和数值区，”条件条件”）3.条件计数：条件计数：COUNTIF（条件所在区，（条件所在区，”条件条件”）4.条件引用：条件引用：LOOKUP（条件，条件区，待引用的数据区）（条件，条件区，待引用的数据区）十一、移动、复制十一、移动、复制1.移动：选数据移动：选数据CTRL+X 定位置定位置CTRL+V（直接拖数据）（直接拖数据）2

13、.复制：复制：选数据选数据CTRL+C 定位置定位置CTRL+V（按住（按住CTRL键直接拖数据）直接拖数据）3.选择性粘帖：性粘帖：选数据选数据CTRL+C 定位置定位置“编辑”菜菜单选择性粘性粘贴选取相关取相关选项确定确定十二、数据清单十二、数据清单数据清单的组成：数据清单的组成：1、标题行：位于表格的最上方，也就是表格的标题。、标题行：位于表格的最上方，也就是表格的标题。2、字段：具有相同属性的一列，包括字段名和字段、字段：具有相同属性的一列，包括字段名和字段值两部分。值两部分。3、记录：由若干个字段值组成，其表现形式为行。、记录：由若干个字段值组成，其表现形式为行。在三个组成部分中，标

14、题行可以省略，字段与记录必在三个组成部分中，标题行可以省略，字段与记录必须有。须有。十三、记录单十三、记录单方法：执行方法：执行“数据数据”菜单的菜单的“记录单记录单”，在弹，在弹出的对话框中：出的对话框中：1、单击、单击“新建新建”在数据清单的最后添加在数据清单的最后添加新记录；新记录；2、单击、单击“条件条件”定义条件，并单击定义条件，并单击“上上一条一条”、“下一条下一条”查找满足条件的记录；查找满足条件的记录；3、单击、单击“删除删除”，永久删除当前所显示的，永久删除当前所显示的记录。记录。十四、排序十四、排序方法：方法：1、将光标定位于要排序的某一列中，单击、将光标定位于要排序的某一

15、列中，单击排序按钮。排序按钮。2、将光标定位于数据清单中（或选中要排、将光标定位于数据清单中（或选中要排序的数据）序的数据）执行执行“数据数据”“排序排序”指定要排序的主关键字指定要排序的主关键字(字段名字段名)、次关键、次关键字、第三关键字。字、第三关键字。十五、数据有效性十五、数据有效性方法：执行方法：执行“数据数据”菜单中的菜单中的“有效性有效性”，在，在弹出的对话框中：弹出的对话框中：1、在、在“设置设置”选项卡中，定义条件。选项卡中，定义条件。单击单击“全部清除全部清除”删除定义条件；单击删除定义条件；单击“确确定定”执行条件。执行条件。2、在、在“输入信息输入信息”选项卡中，添加输

16、入内选项卡中，添加输入内容时的提示信息。容时的提示信息。3、在、在“出错警告出错警告”选项卡中，输入错误提选项卡中，输入错误提示信息。示信息。十六、冻结窗格十六、冻结窗格1.作用：在移动滚动条时，让数据清单中的某作用：在移动滚动条时，让数据清单中的某些行（列）不动。些行（列）不动。2.方法：方法：1）选取一行（列或单元格）选取一行（列或单元格）“窗口窗口”“冻冻结窗格结窗格”;3）取消窗口的冻结：再次执行）取消窗口的冻结：再次执行“窗口窗口”中的中的“撤撤消窗口冻结消窗口冻结”。十七、拆分窗口十七、拆分窗口方法：选行（列或单元格）方法：选行（列或单元格）窗口窗口“拆分拆分”拖拖动拆分拆分线进行

17、行调整整十八、图表的创建十八、图表的创建方法：方法：1、选中用来创建图表的数据区、选中用来创建图表的数据区2、“单击单击“插入插入”菜单中的菜单中的“图表图表”或或单击单击“常用工具栏常用工具栏”上的上的“图表向导图表向导”按按 钮钮3、根据向导提示进行相关操作、根据向导提示进行相关操作4、在要修改的图表对象上击右键，选取、在要修改的图表对象上击右键，选取适当的命令进行操作。适当的命令进行操作。上页上页 下页下页十九、自动筛选十九、自动筛选1.筛选作用：在数据清单中显示满足条件的记录。筛选作用：在数据清单中显示满足条件的记录。2.自动筛选的方法：将光标置于数据清单中自动筛选的方法：将光标置于数

18、据清单中单击单击“数据数据”菜单中的菜单中的“筛选筛选”“自动筛选自动筛选”。然后单。然后单击要定义条件的字段名右侧的三角按钮，选择击要定义条件的字段名右侧的三角按钮，选择1.1)自定义：可定义数值范围进行筛选。自定义：可定义数值范围进行筛选。2.2)前十个前十个：筛选最大或最小的几个数据。：筛选最大或最小的几个数据。3.3)指定值：选一个值进行筛选。指定值：选一个值进行筛选。3.注：取消自动筛选的方法，再次执行注：取消自动筛选的方法，再次执行“数据数据”菜单菜单中的中的“筛选筛选”“自动筛选自动筛选”。上页上页 下页下页二十、高级筛选二十、高级筛选操作步骤如下：操作步骤如下：1)定义条件：条

19、件的第一行必须为字段名；从第二定义条件：条件的第一行必须为字段名；从第二行开始给出条件值；在条件值行中不能存在空行，行开始给出条件值；在条件值行中不能存在空行，并且条件在同一行是并且条件在同一行是“与与”关系，条件在不同的关系，条件在不同的行为行为“或或”关系。关系。2)选择一个单元格：所选单元格必须在筛选结果所选择一个单元格：所选单元格必须在筛选结果所放的工作表。放的工作表。3)单击单击“数据数据”“筛选筛选”“高级筛选高级筛选”选择选择筛选的方式，选择筛选的源数据区，选择条件区，筛选的方式，选择筛选的源数据区，选择条件区，定义一个筛选结果单元格。定义一个筛选结果单元格。单击单击“确定确定”

20、上页上页 下页下页二十一、分类汇总二十一、分类汇总1.作用：对一个数据区中有相同字段值的字段，按其作用：对一个数据区中有相同字段值的字段，按其字段值进行分类计算。字段值进行分类计算。2.操作步骤：操作步骤：1、排序：（主要对有相同字段值的字段进行操作。）、排序：（主要对有相同字段值的字段进行操作。）2、单击、单击“数据数据”菜单菜单“分类汇总分类汇总”。在弹出的对话框中。在弹出的对话框中选择一个分类字段选择一个分类字段(分类字段分类字段=排序字段排序字段)选择一个汇选择一个汇总总(计算计算)的函数的函数选择汇总项选择汇总项(在要进行计算的字段名在要进行计算的字段名前打勾前打勾)单击单击“确定确

21、定”；如果单击如果单击“全部删除全部删除”则取消所有的分类汇总结果，还则取消所有的分类汇总结果，还原到数据表的原状态。原到数据表的原状态。上页上页 下页下页二十二、数据透视表二十二、数据透视表其操作步骤为：其操作步骤为：1、单击、单击“数据数据”菜单菜单“数据透视表和透视图数据透视表和透视图”弹出向导对话框，都选择第一项，单击下弹出向导对话框，都选择第一项，单击下一步一步选择数据区，单击下一步选择数据区，单击下一步指定位置指定位置(一一般选新建工作表般选新建工作表)单击单击“布局布局”在弹出的对在弹出的对话框中，将右侧的有相同字段值的字段名向话框中，将右侧的有相同字段值的字段名向“行行”或或“

22、列列”或或“页页”中拖；将要进行（函数）计中拖；将要进行（函数）计算的字段向算的字段向“数据数据”中拖。中拖。单击单击“确定确定”单单击击“完成完成”。2、修改计算的函数：在字段名上击右键、修改计算的函数：在字段名上击右键单击单击“字字段设置段设置”选择一个函数选择一个函数确定。确定。上页上页 下页下页二十三、合并计算二十三、合并计算1.作用：对一个或多个数据区中的数据按照其对应位置进作用：对一个或多个数据区中的数据按照其对应位置进行相关函数计算或进行分类计算。行相关函数计算或进行分类计算。2.方法：单击方法：单击“数据数据”合并计算合并计算在弹出的对话在弹出的对话框中，选择一个计算的函数框中

23、，选择一个计算的函数选择数据区并单击选择数据区并单击“添加添加”指定一些选项指定一些选项确定。确定。3.相关选项：相关选项：1、首行：选中之后表示所选数据区的第一行不进行计算。、首行：选中之后表示所选数据区的第一行不进行计算。2、最左列：按所选区域的最左一列、最左列：按所选区域的最左一列(或几列或几列)进行分类计进行分类计算。算。二十四、预览二十四、预览1.打印预览：打印预览：“文件文件”菜单菜单打印预览打印预览2.分页预览：分页预览：“视图视图”菜单菜单分页预览分页预览二十五、页面设置二十五、页面设置执行执行“文件文件”“页面设置页面设置”：1.页面：设置方向、缩放比例、纸张的大小等页面：设

24、置方向、缩放比例、纸张的大小等2.页边距：主要设置居中方式，另外有页边距的设置。页边距：主要设置居中方式，另外有页边距的设置。3.页眉页脚：页眉页脚：4.工作表：可设置工作表：可设置A：打印区域。：打印区域。B：顶（左）端标题行（列）：可选取行（列）作为每一页：顶（左）端标题行（列）：可选取行（列）作为每一页都重复的行与列。都重复的行与列。C：选项：如网格线、行号列标、单色打印、草稿方式。：选项：如网格线、行号列标、单色打印、草稿方式。D：打印顺序：先列后行（从左到右进行打印）；先行后列：打印顺序：先列后行（从左到右进行打印）；先行后列（从上到下进行打印）。该设置针对要打印成多页的数据（从上到

25、下进行打印）。该设置针对要打印成多页的数据清单。清单。二十六、打印二十六、打印执行执行“文件文件”“打印打印”：1）选取打印机名称（如果有多个打印机时）。）选取打印机名称（如果有多个打印机时）。2）打印范围：设置全部或从第几页到第几页进行打）打印范围：设置全部或从第几页到第几页进行打印。印。3）打印内容：选定内容（打印光标所在单元格或所）打印内容：选定内容（打印光标所在单元格或所选的单元格区域）、整个工作簿（打印该文件中的选的单元格区域）、整个工作簿（打印该文件中的所有工作表）、选定工作表（只打印当前工作表）所有工作表）、选定工作表（只打印当前工作表）4）单击）单击“预览预览”可查看打印效果；单击可查看打印效果；单击“确定确定”打打印机开始打印。印机开始打印。