Excel操作小技巧.ppt

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1、合胜泰精密五金有限公司（生产部）（生产部）Excel 技巧大全技巧大全办 公 软 件 学 习 大 纲1234567条件格式的运用；常用文档设置；专业符号制作；数据排序；隐藏数据的技巧；智能中、英文输入；自动更正的运用；Excel技巧学习办 公 软 件 学 习 大 纲89工作背景添加；监视窗口的运用；文本长度的控制；快速欧元转换；快速删除的方法；换页时标题的添加；单元格斜线设置；Excel技巧学习1011121314一、条件格式的运用让Excel中的数据，按照你的要求，以不同的颜色显示出来！条件格式图1选择需编辑数据打开工作簿，选中“加班时数”所在列，执行“格式条件格式”命令。1单击选择字体颜色

2、条件格式图2打开“条件格式”对话框，单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“80”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2单击确定显示模板图3当数据较多难以分辨时，可用此方法进行分辨。还可点击（添加）按钮，根据以上流程设置更多条件格式。3二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。使用鼠标将此拖至工具栏常用文档图1在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”

3、拖到菜单栏。1点击此处修改文档名称常用文档图2 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。2常用文档图3 在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。3 选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“加班表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接打开”选项，4常用文档图4 打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“加班表.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档

4、。5常用文档图5点击确定三、制作“专业符号”工具栏：在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。执行“工具宏录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名。如“符号1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。1专业符号图1专业符号图2 选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。2停止按钮专业符号图3 打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称“专业符号”，确定后，即在工

5、作区中出现一个工具条。3 切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。选中其中一个“自定义按钮”对它们进行命名。4专业符号图4右键单击图标 右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏。5专业符号图5四、让数据按需求排序你知道如何在Excel中，不根据拼音顺序，也不按照笔画顺序，设置的排序吗？可采用自定义序列来排序，让我们一起来学习一下吧！数据排

6、序图1 执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。1此处输入排序内容输入OK后点击添加选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。2此页面点击选项按钮选择输入排序列数据排序图2五、把数据彻底隐藏起来Excel中，部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，如何让它彻底隐藏呢？请外下翻选中需要隐

7、藏内容的单元格(区域)，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输“；”(三个英文状态下的分号)。隐藏数据图11再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。隐藏数据图21 执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。隐藏数据图31六、让中、英文输入法智能化在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据

8、有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后“确定”退出。中、英文智能切换图11以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。点击此处选择七、“自动更正”输入统一文本把经常要用到的一段话，用字符来快速输入吧！会有不一样的收获哦！执行“工具自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“电脑报”，再单击“添加”和“确定”按钮。1自动更正图1 以后如果需要输

9、入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。八、工作表背景添加为工作表添加背景，衬在整个工作表的下面，让你的Excel变得有活力吧！执行“格式工作表背景”命令，打开“工作表背景”对话框。1图1背景添加图1、2选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2 用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，选中这些单元格(区域)。按“格式”工具栏上的“填充颜色”将其填充为白色。2背景添加图3背景图片不支持打印哦！九、同时查看不同工作表中的数据 有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sh

10、eet3)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。监视窗口的运用图11 执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”十、控制单元格文本长度在指定单元格内，限制文本的长度，当长度不一致时，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告。文本长度设置图1 单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”且“长度”为“4”。1文本长度设置图22 来到“出错

11、警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。最后点击确定十一、欧元的转换简单轻松的在Excel表中将任何数字快速转换成欧元。选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”关闭弹出窗口。在此打勾1在菜单栏上点击“转换快捷键”用鼠标拖动选择“源区域”数据，同样方式选择目标区域。最后下拉选择转换货币种类。2源数据目标区域最后点击确定欧元转换图1、2如何快速如何快速删除？删除？十二、快速删除选中要删除的内容区域，鼠标移至右下角，当出现实体十字架时，拖住鼠标右键向所要删

12、除内容的区域拉伸，就OK了。十十鼠标放至此处出现十字架时，向拉1快速删除图1十三、为换页表格加标题 在制表时经常会遇到表格很长无法一页输出的情况，不过使用自动分页后，如何使打印的每一页都有标题行呢？执行”文件“中的”页面设置“命令，在出现的对话框中选择“工作表”选项卡。点击“顶端标题行”右边的引用按钮，用鼠标选取标题单元格区域，最后单击确认按钮。1此处为：引用按钮添加换页标题图1十四、单元格内的斜线设置 在任意单元格内输入“日期”然后按住Alt+回车键换行，接着输“部门”利用空格键，可达到图1效果。在单元格中设置斜线：选择单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”，在出现的对话框中选择“边框”

13、标签，进行斜线的设置。12图1图2斜线设置图1、图2 1、全选：Ctrl+A 6、查询：Ctrl+F 2、替换：Ctrl+H 7、向下填充：Ctrl+D 3、清空选定的内容：Delete 8、保存：Ctrl+S 4、撤销上次动作：Ctrl+Z 9、打印：Ctrl+P 5、单元格内换行：Ctrl+回车 10、剪切：Ctrl+X Excel键盘小技巧复制：Ctrl+C 黏贴：Ctrl+V 移动表头/表尾：Ctrl+Home/End移到最上/下一个单元格：Ctrl+/字体加粗/下划线/斜体：Ctrl+B/U/I选择整个工作表：Ctrl+Shift+Home/EndExcel键盘小技巧结束结束结束结束