Excel高效办公及案例应用.ppt

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1、Excel高效办公及案例应用 倘塘林倘塘林业站站罗荣荣飞e-mail:二八定律在软件行业曾有这样一个二八定律，即80%的人只会使用一个软件的20%的功能。在我们看来Excel远不止于此比例,它最多只有5%的功能被人们所常用。为什么另外95%的功能都没有被使用上呢？有三个原因：一是根本不知道还有其他的功能；二是知道还有别的功能不知道怎么去用；三是暂时用不上。很难说清楚这三种情况的比例，但如果属于前两种情况那么请好好地继续学习，先进的工作方法一定能带给你丰厚的回报。无数的人在学到某些对他们有帮助的Excel技巧后会感叹：“这一下原来要花上几天的工作，现在只要几分钟了”如果您属于第三种情,嗯，您真的

2、认为自己属于第三种情况吗？序：2001微软全球技术中心的Excel工程师刘志健的一段话 我们把Excel用户大致分为新手，初级用户，中级用户，高级用户和专家5个层次。对于Excel的新手我们建议先从扫盲做起，首先需要买一本Excel的人门教程或者参加一下正规的电脑学校的初级班，在这个过程里面学习者需要大致了解到Excel的基本操作方法和常用功能，如输入数据、查找替换，设置单元格格式、排序、汇总、筛选和保存工作簿。如果学习者有其他的应用软件使用经验特别是其他Office组件的使用经验这个过程会很快。但是要注意，现在的任务只是扫盲，不差期望过高，千万不要以为知道了Excel的全部功能菜单就是精通E

3、xcel了。别说在每项菜单命令后都隐藏着无数的玄机，光是Excel的精髓-函数,学习者还没有深入接触到。当然经过这个阶段的学习学习者应该可以开始在工作中运用Excel了。比如建立个简单的表格甚至画张简单的图表。这就是人们常说的初级用户水平。中级用户 接下来要向中级用户进军。成为中级用户有3个标志。一是理解并熟练使用各个Excel菜单、命令；二是熟练使用数据透视表；三是至少掌握20个常用函数以及函数的嵌套运用，必须掌握的函数有SUM函数、IF函数、VLOOKUP函数、INDEX函数、MATCH函数、OFFSET函数和TEXT函数等。当然迂有些中级用户会使用简单的宏这个看起来很了不起的功能，即使如

4、此我们还是认为他只是名中级用户。我们接触过很多按上述的标准评定的“中级用户”，他们在自己的部门甚至公司里已经是Excal水平最高的人。高手是寂寞的，所以他们都认为Excel也不过如此了。一个Excel的中级用户应该已经有能力解决工作中遇到的绝大多数问题，但是这并不意味着Excel无法提供出更优的解决方案。高级用户和专家成为一个高级用户需要完成两项知识的升级。一是熟练运用数组公式，也就是那种用花括号包围起来的必须用组合键才能完成录入的公式，二是能够利用VBA编写不是特别复杂的自定义函数或过程。一旦进入了这两个领域学习者会发现另一片天空，以前许多看似无法解决的问题现在都变得非常容易。那么哪种人可以

5、被称为Excel专家呢，这很难用指标来评价。如果把Excel的功能细分来看，精通全部的人想必寥寥无几。Excel是应用性非常强的软件，这意味着一个没有任何工作经验的普通学生是很难成为Excel专家的，从某种意义上来说Excel专家也必定是某个或多个行业的专家，他们都拥有丰富的行业知识和经验，高超的Excel技术配合行业经验来共同应用才有可能把Excel发挥到极致。同样的Excel功能，不同人去运用，效果将是完全不同的。能够在某个领域不断开发出新的Excel用法，这种人可以被称作是专家。Excel值得学习的原因普及性标准性兼容性 人们常说兴趣是最好的老师，压力是前进的动力。要想获得一个积极的心态

6、最好能对学习对象保持浓厚的兴趣。如果暂时实在是提不起兴趣，那么请重视来自工作或生活中的压力把它们转化为学习的动力。下面罗列了些Excel的优点希望对提高学习积极性有所帮助。(1)Excel是个人电脑普及以来用遍最广泛的办公软件之一，也是Microsoft.Windows平台下最成功的应用软件之一,说它是普通的软件可能已经不足以形容它的威力。事实上在很多公司Excel已经完全成为了一种生产工具，在各个部门的核心工作中发挥着重要的作用无。论用户身处哪个行业所，在公司还没有实施信息系统，只要需要和数据打交道Excel几乎是不二的选择。Excel之所以有这样的普及性是因为它被设计成个数据计算与分析的平

7、台集成了最优秀的数据计算与分析功能，用户完全可以按照自己的思路来创建电子表格，并在Excel的帮助下出色地完成工作任务 如果脂熟练使用Excel 就能做到一招鲜吃遍天下，无论在哪个行业，哪家公司高超的Excel水平都在职场上助您成功。(2)在电子表格软件领域Excel唯一的竞争对手就是自己，基于这样的绝对优势地位，Excel已经成为事实上的行业标准，因此您大可不必花时间去关注别的电于表格软件，即使需要，以Excel的功底去学习其他同类软件学习成本会非常低。如此学习Excel的综合优势就非常明显了。(3)Excel一向具有良好的向下兼容特性，特别是自97版本进入成熟期以来，历经9年时间，3个版本

8、的升级每一次升级都能带来新的功能，但都几乎可以不费力地掌握这些新功能并同时沿用原有的功能，而且这4个版本的功能有99%的部分都是通用的，文件格式也可以完全通用。所以无论你现在正在使用哪个版本的excel，都不必担心现有的知识会很快被淘汰掉。从这个角度上讲把时间投资在学习Excel上是相当保值的。Excel Homehttp:/ http:/学学习辅助助网网站站强大的Excel功能高效的Excel功能提高数据录入效率常用公式与函数数据处理与分析 1、排序、筛选 2、分类汇总、数据透视表 3、邮件合并宏与VBA1.1.Excel2003Excel2003的的简简介介2.2.ExcelExcel的工

9、作界面的工作界面3.3.ExcelExcel的基本操作的基本操作4.4.ExcelExcel的安装的安装Excel入入门知知识1.1 Excel2003简介简介电子表格是一种计算机的应用软件。它可以电子表格是一种计算机的应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列，

10、对表格的数据进行求例如对表格的插入行、列，对表格的数据进行求和、求平均值，对表格数据的复制、移动、删除和、求平均值，对表格数据的复制、移动、删除等。本章主要讨论中文等。本章主要讨论中文Excel2003各方面的应用各方面的应用与技巧。与技巧。1.1.1 Excel的功能与特点的功能与特点采用电子表格管理数据采用电子表格管理数据强大的数据处理功能强大的数据处理功能方便操作的图形界面方便操作的图形界面 1.1.2Excel2003窗口组成与操作窗口组成与操作 1标题栏标题栏 显示当前工作簿文件的名字。2菜单栏菜单栏 在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的

11、操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助共菜单。3工具栏工具栏 工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏。帮助显 示 比例绘图图表向导降序升序自动求和插入超级链接恢复撤消新建打开保存权限电子邮件打印打印预览拼写检查信息检索格式刷复制粘贴剪切 字体颜色填充颜色边框增加缩进量减少缩进量减少小数位数增加小数位数千 位 分 隔式样百 分比货币式样合 并 及居中右对齐字体居中左 对齐下划线粗体斜体字号 格式工具栏4数据编辑栏数据编辑栏 数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动

12、窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。5编辑栏编辑栏 编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。编辑栏确认按钮函数向导按钮取消按钮名称框6状态栏状态栏 状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。7滚动条滚动条 使用滚动条可以在长工作表中来回移动。8工作表标签工作表标签 标签栏位于状态栏上面，显示当前

13、工作簿中所有工作表的名称，如图所示。当前工作表标签标 签 队 列列表标签队列切换按钮 图6-6 工作表标签 9任务栏任务栏 每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作簿,打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。1.2 操作Excel工作表工作表1.2.1工作簿与工作表1.工作簿工作簿工作簿（工作簿（Book）是）是Excel中存储电子表格的一种中存储电子表格的一种基本文件，其后缀名为基本文件，其后缀名为.xls，一个工作簿可以看成，一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。一个

14、工作簿由多张工作表（一个工作簿由多张工作表（Sheet）组成。每个）组成。每个工作簿最多可以包含工作簿最多可以包含255张工作表张工作表。2.工作表工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基的基本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，它是它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档，可以用来存储和处理数据的最主要的文档，可以显示和分析数据，能容纳的数据有字符、数字、公式、显示和分析数据，能容纳的数据有字符、数字、公式、图表等。可以同时在多张

15、工作表上输入并编辑数据，图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。3.单元格与单元格地址工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式，操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式，每个单元格中最多可存放每个单元格中最多可存放32000个字符信息。为了数个字符信息。为了数据处理方便起见，单元格应该使用一个唯一的名称来据处理方便起见，单元格

16、应该使用一个唯一的名称来识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号和行号组成。和行号组成。1.2.2输入工作表数据输入工作表数据1、工作表的建立、工作表的建立任何一个二维数据表都可建成一个工作表。任何一个二维数据表都可建成一个工作表。在新建的工作簿中，选取一个空白工作表，是在新建的工作簿中，选取一个空白工作表，是创建工作表的第一步。逐一向表中输入文字和创建工作表的第一步。逐一向表中输入文字和数据，就有了一张工作表的结构。数据，就有了一张工作表的结构。2、数据输入(1)数值输入数值输入数值输入默认右对齐。正数输入时数值输入默认右对齐。正数输入时可

17、省略可省略“+”；负数输入时，或者加负号，或；负数输入时，或者加负号，或者将数值加上圆括号，例如，者将数值加上圆括号，例如，-6.09与（与（6.09）同义。同义。(2)字符输入字符输入字符是指字母、汉字以及非计算性字符是指字母、汉字以及非计算性的数字等，默认情况下输入的文本在单元格中的数字等，默认情况下输入的文本在单元格中以左对齐形式显示。如输入学号以左对齐形式显示。如输入学号“2001528121”等数字型信息时，必须在第一等数字型信息时，必须在第一个数字前先输入一个个数字前先输入一个（单引号）。例如，（单引号）。例如，2001528121。(3)日期和时间输入日期和时间输入Excel将日

18、期和时间视为数字处将日期和时间视为数字处理，默认情况下也以右对齐方式显示。输入日期理，默认情况下也以右对齐方式显示。输入日期时，可用时，可用“/”或或“”（减号）分隔年、月、日（减号）分隔年、月、日部分。例如，部分。例如，2002/02/12。输入时间时，可用。输入时间时，可用“：”（冒号）分隔时、分、秒部分。例如，（冒号）分隔时、分、秒部分。例如，10：30：47。双击单元格，系统转入编辑状态，可作修改双击单元格，系统转入编辑状态，可作修改操作。操作。3、单元格与数据区的选取、单元格与数据区的选取l单元格的选取单元格的选取l连续单元格的选取连续单元格的选取l不全连续单元格的选定不全连续单元格

19、的选定l整行（或整列）的选取整行（或整列）的选取l多行（或多列）的选取多行（或多列）的选取l工作表所有单元格的选取工作表所有单元格的选取4、数据的复制和移动、数据的复制和移动l单元格或数据区的信息移动和复制。单元格或数据区的信息移动和复制。l以插入方式移动或复制。以插入方式移动或复制。5、数据填充、数据填充对重复或有规律变化数据的输入，可用数对重复或有规律变化数据的输入，可用数据的填充来实现。据的填充来实现。l填充相同数据填充相同数据l输入序列数据输入序列数据6、行、列及单元格的插入、行、列及单元格的插入修改工作表数据时，可在表中添加一个空修改工作表数据时，可在表中添加一个空行、一个空列或是若

20、干个单元格，而表格中已行、一个空列或是若干个单元格，而表格中已有的数据会按照指定的方式迁移，自动完成表有的数据会按照指定的方式迁移，自动完成表格空间的调整。格空间的调整。7、数据区或单元格的删除、数据区或单元格的删除删除操作有两种形式：一是只删除选择区删除操作有两种形式：一是只删除选择区中的数据内容，而保留数据区所占有的位置；中的数据内容，而保留数据区所占有的位置；二是数据和位置区域一起被删除。二是数据和位置区域一起被删除。1.2.3编辑工作表编辑工作表1、工作表的添加、删除与重命名、工作表的添加、删除与重命名2、工作表的移动和复制、工作表的移动和复制l在一个工作簿内移动或复制工作表在一个工作

21、簿内移动或复制工作表l在工作簿之间移动或复制工作表在工作簿之间移动或复制工作表3、工作表窗口的拆分和冻结、工作表窗口的拆分和冻结通过工作表窗口的拆分和冻结，可实现在同一窗通过工作表窗口的拆分和冻结，可实现在同一窗口下对不同区域数据的显示和处理。口下对不同区域数据的显示和处理。1.2.4格式化工作表格式化工作表1、数字格式的设置、数字格式的设置l使用使用“格式格式”工具栏设置数字格式工具栏设置数字格式(1)”货币样式货币样式”按钮按钮给数字添加货币符号，并且增加两给数字添加货币符号，并且增加两位小数。位小数。(2)”百分比样式百分比样式“按钮按钮将原数字乘以将原数字乘以100后，再在数字后后，再

22、在数字后加上百分号。加上百分号。(3)”千位分隔样式千位分隔样式”按钮按钮在数字中加入千位分隔符。在数字中加入千位分隔符。(4)”增加小数位数增加小数位数”按钮按钮使数字的小数位数增加一位。使数字的小数位数增加一位。(5)”减少小数位数减少小数位数”按钮按钮使数字的小数位数减少一位。使数字的小数位数减少一位。l使用菜单命令设置数字格式使用菜单命令设置数字格式2、字体、对齐方式、边框底纹的设置、字体、对齐方式、边框底纹的设置对表格的数据显示及表格边框的格式可进行修对表格的数据显示及表格边框的格式可进行修饰和调整。方法是：先选定数据区域，再选择饰和调整。方法是：先选定数据区域，再选择“格式格式|单

23、元格单元格”命令，在打开的对话框中选择命令，在打开的对话框中选择不同的选项卡来实现。不同的选项卡来实现。3、行高和列宽的调整、行高和列宽的调整行高和列宽有精确和粗略两种调整方式。行高和列宽有精确和粗略两种调整方式。(1)精确调整精确调整选择选择“格式格式|行（列）行（列）|行宽（列宽）行宽（列宽）”，打开对话框，输入适当的值。，打开对话框，输入适当的值。(2)粗略调整粗略调整将鼠标指针移向需调整的格线上，将鼠标指针移向需调整的格线上，使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字，使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字，按住鼠标左键并拖动即可。按住鼠标左键并拖动即可。4、自动套用格式、自动套用格式

24、Excel内置了一些表格修饰方案，对表格的内置了一些表格修饰方案，对表格的组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可美化工作表，也可省去设置和操作过式，既可美化工作表，也可省去设置和操作过程。程。5、单元格醒目标注的条件格式设置、单元格醒目标注的条件格式设置条件格式是指当给定条件为真时，条件格式是指当给定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式。自动应用于单元格的格式。1.3Excel2003的数据计算的数据计算 1.3.1使用公式计算使用公式计算运用公式可方便地对工作表、工作簿中的数据运用公式可方便地对工作表、工作簿中的数据进行统计和分析。公

25、式是由运算符和参与计算的运进行统计和分析。公式是由运算符和参与计算的运算数组成的表达式。运算数可是常量、单元格、数算数组成的表达式。运算数可是常量、单元格、数据区域及函数等，其中，单元格、数据区域既可以据区域及函数等，其中，单元格、数据区域既可以是同一工作表、工作簿的，也可以是不同工作表、是同一工作表、工作簿的，也可以是不同工作表、工作簿的。工作簿的。输入公式必须以输入公式必须以“=”开始，然后是公式的表达开始，然后是公式的表达式。式。1.3.3单元格的引用功能单元格的引用功能（1 1）相对引用）相对引用相相对对引引用用也也叫叫相相对对地地址址，它它是是指指在在一一个个公公式式中中直直接接用用

26、单单元元格格的的列列标标号号与与行行标标号号来来取取用用某某单单元格的内容。元格的内容。（2 2）绝对引用）绝对引用绝绝对对引引用用也也叫叫绝绝对对地地址址，他他是是以以列列号号和和行行号号前增加符号前增加符号“$”构成的。构成的。（3 3）混合引用）混合引用混合引用也叫混合地址，他是在列号或行号混合引用也叫混合地址，他是在列号或行号前加符号前加符号“$”。1.3.4函数分类及用法函数分类及用法1、函数的使用、函数的使用函数由函数名和参数组成。函数名通常以大写字母出现，函数由函数名和参数组成。函数名通常以大写字母出现，用以描述函数的功能。参数是数字、单元格引用、工作表名字用以描述函数的功能。参

27、数是数字、单元格引用、工作表名字或函数计算所需要的其他信息。或函数计算所需要的其他信息。在建立函数时，必须按如下语法规则：在建立函数时，必须按如下语法规则：(1)函数必须以函数必须以“=”开头，例如：开头，例如：“=Average=Average（A1:A10A1:A10）”。(2)函数的参数用园括号函数的参数用园括号“（）”括起来。其中，左括号必须括起来。其中，左括号必须紧跟在函数名后，否则出现错误信息。如个别函数紧跟在函数名后，否则出现错误信息。如个别函数PI等没有参等没有参数，也应在函数名后加上括号。例如，数，也应在函数名后加上括号。例如，“=B2*PI（）（）”。(3)函数的参数多于函

28、数的参数多于1 1个时，要用个时，要用“，”号分隔。号分隔。(4)文本函数的参数可以是文本，该文本要用英文的双引号括起文本函数的参数可以是文本，该文本要用英文的双引号括起来。来。(5)函数的参数可以是己定义的单元格或单元格区域名。例如：函数的参数可以是己定义的单元格或单元格区域名。例如：若将单元格区域若将单元格区域A1A1：A9A9命名为命名为TLTL，则函数，则函数“=SUM=SUM（TLTL）是计算）是计算单元格区域单元格区域A1A1：A9A9中数据之和。中数据之和。(6)函数中可以使用数组参数。函数中可以使用数组参数。(7)可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。可以混合使用

29、区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。2、常用函数、常用函数(1)求和函数求和函数SUM格式：格式：SUM（number1,number2,number3）参数：参数：number1,number2,number3,为计算机求和为计算机求和数的数的1到到30个数值。个数值。功能：求参数表中所有参数的和。功能：求参数表中所有参数的和。(2)条件求和函数条件求和函数格式：格式：SUM（range,criteria,sum_range）参数：参数：range：搜索区域：搜索区域criteria：条件值：条件值sum_range：求和区域：求和区域功能：在求和区域内将搜索区域中满足条件的值求和。功能

30、：在求和区域内将搜索区域中满足条件的值求和。(3)求平均函数求平均函数AVERAGE格式格式:AVERAGE（number1,number2,number3）参数：参数：number1,number2,number3为计算为计算平均数的平均数的1到到30个数值个数值功能：求参数表中所有参数的平均值功能：求参数表中所有参数的平均值(4)计数函数计数函数COUNT格式：格式：COUNT（value1,value2,value3）参数：参数：value1,value2,value3为为1到到30个数个数值型的数值。值型的数值。功能：求参数表中所有数值型的数值个数。功能：求参数表中所有数值型的数值个数

31、。(5)条件计数函数条件计数函数COUNTIF格式：格式：COUNTIF（range,criteria）参数：参数：range:搜索区域搜索区域 criteria:条件值条件值功能：在搜索区域中求满足条件值的个数。功能：在搜索区域中求满足条件值的个数。(6)IF工作表函数工作表函数格式：格式：IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）参数：参数：logical_test：测试条件：测试条件value_if_true：条件为真时的结果：条件为真时的结果value_if_false：条件为假时的结果：条件为假时的结果功能：当参数功能：当参数logic

32、al_test取值为取值为TRUE（真）时，返回（真）时，返回value_if_true的结果，否则返回的结果，否则返回value_if_false的结果。的结果。(7)求最大值函数求最大值函数MAX（区域）（区域）功能：求出指定区域中最大的数功能：求出指定区域中最大的数(8)求最小值函数求最小值函数MIN（区域）（区域）功能：求出指定区域中最小的数功能：求出指定区域中最小的数 1.4操作操作Excel工作簿工作簿1.4.1建立与保护工作簿建立与保护工作簿1、建立工作簿、建立工作簿当刚刚启动当刚刚启动Excel时，系统会自动产生一个名为时，系统会自动产生一个名为book1的新工作簿。如果再需要

33、新建工作簿文件，可以按如下步骤的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以按如下步骤操作。操作。（1）用鼠标单击）用鼠标单击“文件文件”菜单。菜单。（2）选择）选择“新建新建”命令。命令。（3）单击）单击“确定确定”按钮。按钮。新建的工作簿文件自动取名为新建的工作簿文件自动取名为book2、book3等，当文等，当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新工作名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新工作簿。在工作簿中，文件默认的扩展名为簿。在工作簿中，文件默认的扩展名为.XLS

34、。2、保护工作簿、保护工作簿(1)保护工作簿的结构和窗口保护工作簿的结构和窗口对工作簿进行保护可以防止未授权用户对对工作簿进行保护可以防止未授权用户对工作簿进行的删除、移动、插入、重命名等操工作簿进行的删除、移动、插入、重命名等操作。作。(2)保护工作簿文件不被查看和编辑保护工作簿文件不被查看和编辑通过设置密码保护方式，保证工作簿不被通过设置密码保护方式，保证工作簿不被未授权的用户查看和编辑。可以设置两个不同未授权的用户查看和编辑。可以设置两个不同的密码，一个是用户要打开或查看文件时必须的密码，一个是用户要打开或查看文件时必须输入的密码，另一个是用户要编辑和保存对文输入的密码，另一个是用户要编

35、辑和保存对文件所做的修改时，需要输入的密码。件所做的修改时，需要输入的密码。1.4.2工作簿的基本操作工作簿的基本操作工作簿的基本操作是指对工作簿的保存、打开工作簿的基本操作是指对工作簿的保存、打开合关闭。合关闭。1、工作簿的保存、工作簿的保存选择选择“文件文件|保存保存”命令可直接保命令可直接保存文件。对新建文件的第一次存文件。对新建文件的第一次“保存保存”或选择或选择“文件文件|另存为另存为”命令，系统会提示输入新的工作簿命令，系统会提示输入新的工作簿名。名。2、工作簿的打开、工作簿的打开要使用已有的工作簿，必须先将其要使用已有的工作簿，必须先将其“打开打开”。选择。选择“文件文件|打开打

36、开”命令，或者在任务命令，或者在任务窗格内选择窗格内选择“打开工作簿打开工作簿”，单击工作簿名即可。，单击工作簿名即可。3、工作簿的关闭、工作簿的关闭关闭工作簿的方法有多种。一般选关闭工作簿的方法有多种。一般选择择“文件文件|关闭关闭”命令。命令。1.5制作制作Excel图表图表数据的图表化就是将单元格中的数据以各数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使数据更加直观易种统计图表的形式显示，使数据更加直观易懂。当工作表中的数据源发生变化时，图表懂。当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新。使用图表可帮中对应项的数据也自动更新。使用图表可帮助用户更好地对工作表

37、的数据进行分析和处助用户更好地对工作表的数据进行分析和处理。理。在在Excl2003中，图表分为嵌入图中，图表分为嵌入图表和独立图表。嵌入图表是工作表的表和独立图表。嵌入图表是工作表的一部分，把他们和创建图表的数据源一部分，把他们和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，他也同时打印；另一种是独立图表，他们是工作簿中具有特定工作表名称的们是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表，打印时将与数据表分开独立工作表，打印时将与数据表分开打印。不管嵌入图表还是独立图表，打印。不管嵌入图表还是独立图表，都与工作表数据相连接，也就意味着

38、都与工作表数据相连接，也就意味着更新工作表数据时，同时也会更新图更新工作表数据时，同时也会更新图表。表。1.5.1创建图表创建图表 嵌嵌入入图图表表是是放放置置在在工工作作表表中中的的图图表表，当当要要查查看看或或打打印印图图表表及及其其源源数数据据时时，嵌嵌入入式式图图表表就就非非常常有有用用。当当要要独独立立于于工工作作表表数数据据，存存入入图图表表时时，应应该该使使用用独独立图表。立图表。例例:在工作表中创建图表。在工作表中创建图表。操作步操作步骤骤如下：如下：（1 1）先）先选选定数据所在的定数据所在的单单元格（可相元格（可相邻邻，也可不相，也可不相邻邻）。）。（2）单击单击“插入插入

39、”菜菜单单中的中的“图图表表”命令，打开命令，打开“图图表向表向导导4步步骤骤之之1图图表表类类型型”对话对话框，并自框，并自动动激活激活“标标准准类类型型”选项选项卡。在卡。在“图图表表类类型型”列表框中提供了多种列表框中提供了多种图图表表类类型，型，对对于每一种于每一种类类型的型的图图表表在在“子子图图表表类类型型”选项选项中又列出了其子中又列出了其子图图表表类类型。在型。在“子子图图表表类类型型”框下的框下的说说明框中是明框中是对对用用户户所所选选的子的子图图表的用途表的用途进进行行说说明。用明。用户户也可使用也可使用“自定自定义类义类型型”选项选项卡来卡来选择选择所需的所需的图图表表类

40、类型。型。（3 3）单击选择单击选择所需的所需的图图表表类类型和子型和子图图表表类类型。如型。如“柱形柱形图图”。（4）单击单击“下一步下一步”按按钮钮，打开，打开“图图表向表向导导4步步骤骤之之2图图表源数表源数据据”对话对话框，并自框，并自动动激活激活“数据区域数据区域”选项选项卡。卡。（5 5）选择好数据区域，在）选择好数据区域，在“系列产生在系列产生在”里选择里选择“列列”。（6）单击）单击“下一步下一步”按钮，在按钮，在“图表标题图表标题”下输入下输入“期末成绩单期末成绩单”作为该图表作为该图表标题。在分（标题。在分（X）轴中输入）轴中输入“姓名姓名”，在分类（，在分类（Y）轴中输入

41、）轴中输入“分数分数”。弹出如。弹出如图所示的图所示的“图表选项图表选项”对话框。对话框。(7)单击单击“下一步下一步”按钮，弹出所示的按钮，弹出所示的“图表位置图表位置”对话框对话框。（8）选中）选中“作为新工作表插入作为新工作表插入”单选按钮。单选按钮。（9）单击）单击“完成完成”按钮，工作簿里增加一个新的工作表。按钮，工作簿里增加一个新的工作表。将图表嵌入同一个数据表中的方法同上面将图表嵌入同一个数据表中的方法同上面的方法一样，在的方法一样，在“图表位置图表位置”选项中，选择选项中，选择“作作为为”其中的对象插入其中的对象插入”即可。即可。1.5.2编辑图表编辑图表1、编辑图表中的说明文

42、字、编辑图表中的说明文字Excel在图表上设定了许多区域，可调整和在图表上设定了许多区域，可调整和重新编辑这些内容。重新编辑这些内容。(1)在图表中添加新的说明信息在图表中添加新的说明信息(2)更改图表的标题信息更改图表的标题信息(3)修改分类轴与数值轴格式修改分类轴与数值轴格式2、调整图表位置及大小、调整图表位置及大小3、调整图表的类型、调整图表的类型4、在图表中添加或删除数据项、在图表中添加或删除数据项5、调整查看三维图表的角度、调整查看三维图表的角度6、图表背景、图区背景的设置、图表背景、图区背景的设置1.6管理数据管理数据1.6.1数据清单的基本操作数据清单的基本操作数据清单的管理一般

43、是指对工作表数据进数据清单的管理一般是指对工作表数据进行如排序、筛选、分类和汇总等操作。行如排序、筛选、分类和汇总等操作。1、数据清单及其特点、数据清单及其特点数据清单是典型的二维表，是由工作数据清单是典型的二维表，是由工作表单元格构成的矩形区域。它的特点有表单元格构成的矩形区域。它的特点有以下两种：以下两种：(1)矩形区域的第一行为表头，由多个列标矩形区域的第一行为表头，由多个列标识名组成。识名组成。(2)表头标识下是连续的数据区域，这个区表头标识下是连续的数据区域，这个区域可以是整个工作表的数据，也可以是域可以是整个工作表的数据，也可以是工作表数据的一部分，数据清单的处理工作表数据的一部分

44、，数据清单的处理功能只能在一个数据清单中使用。功能只能在一个数据清单中使用。2、建立一个数据清单、建立一个数据清单例：建立学生期末成绩数据清单，字例：建立学生期末成绩数据清单，字段名为：学号、姓名、各科分数、总成段名为：学号、姓名、各科分数、总成绩等。绩等。(1)建立列标识建立列标识创建列标识，在数据清单的创建列标识，在数据清单的第一行，第一行，Excel将使用这些列标识创建报将使用这些列标识创建报表，并查找和组织数据。表，并查找和组织数据。(2)输入数据输入数据输入数据时应确保同一列有同输入数据时应确保同一列有同类型的数据值。类型的数据值。3、编辑记录、编辑记录编辑记录可在单元格中进行。也可

45、在记录编辑记录可在单元格中进行。也可在记录单中编辑记录。单中编辑记录。4、查找记录、查找记录若查找记录，则单击若查找记录，则单击“条件条件”按钮，输入按钮，输入相关的查找条件。相关的查找条件。1.6.2排序与筛选工作表数据排序与筛选工作表数据1、数据的排序、数据的排序排序是将某个数据按从小到大或从大到小排序是将某个数据按从小到大或从大到小的顺序进行排列。通过排序，可以根据某特定的顺序进行排列。通过排序，可以根据某特定的内容来重排数据表中的行。当选择的内容来重排数据表中的行。当选择“排序排序”命令后，命令后，Excel 2003Excel 2003会利用该列和指定的排序会利用该列和指定的排序次序

46、，或利用自定义排列次序来重新排列行或次序，或利用自定义排列次序来重新排列行或单个的单元格。否则，单个的单元格。否则，Excel 2003Excel 2003将根据选择将根据选择的的“主要关键字主要关键字”列的内容以升序（由低到高）列的内容以升序（由低到高）对行进行排序。排序时，对行进行排序。排序时，Excel 2003Excel 2003将按指定将按指定的排序顺序重新设置行、列以及各单元格。的排序顺序重新设置行、列以及各单元格。l默认排序顺序默认排序顺序 Excel2003的的约约定如下定如下：（1 1）数字：从最小的负数到最大的正数排序。）数字：从最小的负数到最大的正数排序。（2 2）文文本

47、本以以及及包包含含数数字字的的文文本本：按按0 09 9、A AZ Z顺序排序。顺序排序。（3 3）逻辑值：按）逻辑值：按FalseFalse、TrueTrue排序。排序。（4 4）空空格格：排排在在最最后后。按按降降序序排排序序时时，Excel Excel 20032003约定与升序时的情况相反。约定与升序时的情况相反。l按列排序按列排序按照某一选定列排序的操作步骤如下：按照某一选定列排序的操作步骤如下：（1 1）接上操作，首先选定数据区。）接上操作，首先选定数据区。（2）用鼠标单击）用鼠标单击“数据数据”菜单上的菜单上的“排序排序”命命令，出现令，出现“排序排序”对话框。对话框。（3）在）

48、在“主要关键字主要关键字”列表框中，选定重排数列表框中，选定重排数据表的主要列字段，并选据表的主要列字段，并选“降序降序”。（4）按）按“确定确定”按钮即可。按钮即可。l多列排序多列排序实际上，实际上，“排序排序”命令一次只能按三列排命令一次只能按三列排序。若要按四列或更多列将数据清单排序，可序。若要按四列或更多列将数据清单排序，可通过重复执行排序命令达到这一效果。通过重复执行排序命令达到这一效果。2、数据筛选、数据筛选利用筛选操作，只选择显示符合设定筛选利用筛选操作，只选择显示符合设定筛选条件的数据行，而隐藏其它行。条件的数据行，而隐藏其它行。l自动筛选自动筛选自动筛选是在访问含有大量数据的

49、数据清自动筛选是在访问含有大量数据的数据清单中，快速获取所需数据的简单处理方法，仅单中，快速获取所需数据的简单处理方法，仅显示需要看到的数据内容。特点是对单一字段显示需要看到的数据内容。特点是对单一字段定义筛选条件。定义筛选条件。l取消筛选取消筛选l建立复杂条件的高级筛选建立复杂条件的高级筛选(1)高级筛选是在多个字段间设置筛选条件，显示高级筛选是在多个字段间设置筛选条件，显示的条件表达式有多个，且在表的条件区域中输的条件表达式有多个，且在表的条件区域中输入条件表达式。条件区域内容需用户建立，这入条件表达式。条件区域内容需用户建立，这是使用高级筛选的前提。自动筛选以单一字段是使用高级筛选的前提

50、。自动筛选以单一字段来建立筛选条件，不需建立条件区域。来建立筛选条件，不需建立条件区域。(2)自动筛选的条件不影响高级筛选的运行和结果，自动筛选的条件不影响高级筛选的运行和结果，两种方法相互独立。两种方法相互独立。1.6.3分类汇总与分级显示分类汇总与分级显示1、分类汇总、分类汇总分分类类汇汇总总是是对对数数据据表表的的数数据据进进行行分分析析的的一一种种方方法法。他他建建立立在在已已排排序序的的基基础础上上，将将同同类类别别的的数数据据进进行行统统计计汇汇总总。Excel Excel 20032003可可以以对对工工作作表表中中选选定定的的列列进进行行分分类类汇汇总总，并并将将分分类类汇汇总