excel数据输入方法.ppt

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1、补充内容补充内容:Excel数据输入数据输入n概述概述n数据输入是很实际的问题，许多工作人员不得数据输入是很实际的问题，许多工作人员不得不面对它。针对不同规律的数据，采用不同的不面对它。针对不同规律的数据，采用不同的输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还能保障输入数据的正确性。能保障输入数据的正确性。n如果不了解掌握不同类型数据的输入方法，可如果不了解掌握不同类型数据的输入方法，可能就要能就要成天座在电脑前成天座在电脑前，一五一十一五一十地输入数据，地输入数据，输完了还要输完了还要检查检查。某些人要几天才能输入完成。某些人要几天才能输入完成的数据，但有

2、的人的数据，但有的人几分钟几分钟就完成了，而且数据就完成了，而且数据不会出错！不会出错！n这就是学习这就是学习EXCEL数据输入数据输入方法的原因！方法的原因！学习目标学习目标1、了解Excel的数据类型2、掌握不同类型数据的输入方法3、掌握复制公式输入数据的方法4、掌握大批量相同数据的输入方法5、掌握通过自定义格式简少数据输入的方法6、掌握用IF、Vlookup等函数查找输入数据的方法7、掌握用Rand和int函数产生大量模拟数据的方法。一、一、Excel的的数据类型数据类型1、Excel的常见数据类型的常见数据类型n数字型、日期型、文本型、逻辑型数据数字型、日期型、文本型、逻辑型数据n数字

3、数字表现形式多样表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式 一、一、Excel的的数据类型数据类型n2、Excel数值型数据的取值范围数值型数据的取值范围功能最大限制数字精度15 位单元格中可键入的最大数值9.99999999999999E307最大正数1.79769313486231E308最小负数-2.2250738585072E-308最小正数2.229E-308最大负数-2.2250738585073E-308二、简单数据二、简单数据的输入的输入1、数据输入的一般过程、数据

4、输入的一般过程（1）选定要输入数据的单元格。）选定要输入数据的单元格。（2）从键盘上输入数据。）从键盘上输入数据。（3）按按Enter键后键后 2、输入数值、输入数值（1）正数的输入：）正数的输入：+234，13,333,333，12E3（2）负数的输入：）负数的输入：-234，(234)，-12e2（3）分数的输入）分数的输入:2 2/3,0 3/4（4）货币数据的输入）货币数据的输入:￥123，$21二、简单数据二、简单数据的输入的输入3、输入文本、输入文本 n字符文本应字符文本应逐字输入逐字输入n数字文本以数字文本以开头输入，或用开头输入，或用=“数字数字”方式输入。方式输入。n输入文本

5、输入文本32，可输入：，可输入：=“32”或输入：或输入：32n文本形式的公式，要通过文本形式的公式，要通过“插入插入”|“对象对象”菜单菜单命令命令n如如二、简单数据二、简单数据的输入的输入4、输入日期、输入日期n以以yy-mm-dd形式，或形式，或mm-dd形式输入形式输入n通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入n格式方法是选择格式方法是选择“格式格式”|“单元格单元格”|“数字数字”|“日期日期”二、简单数据二、简单数据的输入的输入5、输入公式、输入公式n公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要公

6、式要以等号（）开始以等号（）开始。n例如在例如在A3输入：输入：=5+2*3，结果等于，结果等于 2 乘乘 3 再加再加 5。A3中将显示中将显示11三、三、相同数据相同数据的输入的输入1、复制相同数据、复制相同数据n建立有相同数据的不同工作表，可用建立有相同数据的不同工作表，可用复制方法复制方法n某班主任建立相同的成绩表头某班主任建立相同的成绩表头，可用此法。，可用此法。复制一班表头复制一班表头三、三、相同数据相同数据的输入的输入2、填充复制相同数据填充复制相同数据n设要建立下图所示设要建立下图所示“学生档案学生档案”表。其中表。其中入学入学时间时间、班级班级、专业专业都是相同数据。都是相同

7、数据。（1）在）在G2中输入中输入“计算机通信计算机通信”，然后，然后Enter。（2）单击）单击G2，G2右右下角会出现黑色小方下角会出现黑色小方块，它就是块，它就是填充柄。填充柄。（3）向下拖动填充柄，向下拖动填充柄，拖过的单元格都被填拖过的单元格都被填入了入了“计算机通信计算机通信”。三、三、相同数据相同数据的输入的输入3、用、用Enter输入相同数据输入相同数据n设要建立下图所示设要建立下图所示“学生档案学生档案”表。其中表。其中入学入学时间、班级、专业时间、班级、专业都是相同数据。都是相同数据。（1）选中）选中F2：F11（2）输入：）输入：JK001（3）按按Ctrl+Enter

8、可用同样方法输可用同样方法输入入C、G列数据列数据四、四、编号编号的输入的输入1、复制输入连续的编号、复制输入连续的编号 n连续编号连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用（或等差、等比性质的数据）应该采用复复制制或或序列填充序列填充的方式进行输入。的方式进行输入。n比如公司或单位的比如公司或单位的职工编号、电话号码、手机号码、职工编号、电话号码、手机号码、零件编号零件编号等。等。n输入右图输入右图A列的学号列的学号（1）在）在A2输入输入 1003020101 在在A3输入输入1003020102（2）选中）选中A2：A3（3）向下拖动）向下拖动A3单元格的填充柄。单元格的填充柄。四、四、

9、编号编号的输入的输入2、填充产生连续编号、填充产生连续编号 n填充序列方式适用于输入较多填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。的连续编号数据。n比如要输入电话号码：比如要输入电话号码：663321240663328000，如右图所示，方法如下。如右图所示，方法如下。n在第一个单元格中输入起始号在第一个单元格中输入起始号码码n选择选择“编辑编辑”|“填充填充”|“序序列列”菜单命令。菜单命令。n在在Excel弹出的弹出的“序列序列”对话对话框中指定框中指定“列列”n在在步长值步长值中输入中输入1n在在终止值终止值中输入最后一个号码。中输入最后一个号码。四、四、编号编号的输入的输入3、利用自定

10、义格、利用自定义格式产生特殊编号式产生特殊编号 n人们常会遇到各种人们常会遇到各种具有一定规则的具有一定规则的特特殊格式的编号殊格式的编号。如。如右图的保险号。右图的保险号。1、选中要输入保险号的区域、选中要输入保险号的区域2、选择、选择“格式格式”|“单元格单元格”菜单命令。菜单命令。3、选中、选中“自定义自定义”4、输入自定格式：、输入自定格式：p00-000-0000四、四、编号编号的输入的输入n用自定义格式输入大数字编号用自定义格式输入大数字编号n当在单元格中输入一个位数较多的数值时（比如超过当在单元格中输入一个位数较多的数值时（比如超过15位的整数），位的整数），Excel会自动将输

11、入的数据显示为科会自动将输入的数据显示为科学记数法，这可能并不符合我们的需要。学记数法，这可能并不符合我们的需要。n产生这种问题的原因是数值产生这种问题的原因是数值精度问题精度问题，Excel的的默认精默认精度度是是15位，如果一个数值的长度超过位，如果一个数值的长度超过15位，则位，则15位之位之后的数字都被视为后的数字都被视为0。n这种位数较多的这种位数较多的大数字编号大数字编号，可以用自定义格式进行，可以用自定义格式进行输入输入 四、四、编号编号的输入的输入n用自定义格式输入大数用自定义格式输入大数字编号字编号n建立右图所示的电话用户档建立右图所示的电话用户档案，其中案，其中身份证号为身

12、份证号为18位位，且前且前15位全部相同。位全部相同。n若直接输入，不仅数据多，若直接输入，不仅数据多，且要出错，比如在且要出错，比如在G4输入：输入：Excel会显示为会显示为5.1021E17n解决方法是定义解决方法是定义G列保存身份证号列保存身份证号的单元格的自定义格式为：的单元格的自定义格式为：设置自定义格式后，只需要输入身份证的最后4位编号四、四、编号编号的输入的输入n选中选中D2单元格，选择单元格，选择“格式格式”|“单元格单元格”菜单项菜单项n“类型类型”文本框中输入：文本框中输入：五、组合五、组合多个单元格数据多个单元格数据1、用、用&运算符组合数据运算符组合数据n“&”为字符

13、连接运算，其作用是把前后的两个字符串为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）（也可以是数值）连接连接为一个字符串。如为一个字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的结果为的结果为ADKDKDDKA。123&45&678的结果为的结果为“12345678”n设下图设下图E列数据由列数据由C、D列数据组合而成。列数据组合而成。n在在E2中输入公式中输入公式=C2&D2，然后，然后向下复制向下复制！五、组合五、组合多个单元格数据多个单元格数据2、用、用&和文本函数的结合和文本函数的结合n&常和文本函数常和文本函数left、right、mid等合用，这几个等合用，这几个函数都很简单，其

14、调用语法如下：函数都很简单，其调用语法如下：nleft(text,n)nright(text,n)nmid(text n1,n2)n其中：其中：nleft截取截取text文本左边的文本左边的n个字符；如个字符；如left(123,2)=12 nright截取截取text文本右边的文本右边的n个字符；如个字符；如right(1234,2)=34 nmid从从text的第的第n1字符开始，取字符开始，取n2个字符；个字符；比如比如MID(1234,2,2)=23五、组合五、组合多个单元格数据多个单元格数据3、用、用&和文本函数的结合案例和文本函数的结合案例n某电话公司的缴费帐号由身份证号的后某电话

15、公司的缴费帐号由身份证号的后15位（全长位（全长18位），位），后接电话号码构成。如下图所示。用后接电话号码构成。如下图所示。用&和文本函数可以很快和文本函数可以很快建立缴费帐号。建立缴费帐号。n在在I3输入公式输入公式“=Right(G3,17)&H3”，然后向下填充复制，然后向下填充复制该公式到该公式到I列的其余单元格列的其余单元格 六、采用下拉列表六、采用下拉列表进行数据选择进行数据选择 1、下拉列表的适用范围、下拉列表的适用范围n项目个数少而规范的数据，比如项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、职称、工种、单位单位及及产品类型产品类型等，这类数据适宜采用等，这类数据适宜采用Excel

16、的的“数据有效性数据有效性”检验方式，以下拉列表的方检验方式，以下拉列表的方式输入式输入。n例如：例如：某校教师档案如右图所某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据示，其中的职称列数据只能从只能从“讲师、教授、讲师、教授、副教授、助教副教授、助教”中选择。中选择。这类数据用下拉列表输这类数据用下拉列表输入，方便而准确。入，方便而准确。六、采用下拉列表六、采用下拉列表进行数据选择进行数据选择2、下拉列表建立方法、下拉列表建立方法（1）选中要建立下拉列）选中要建立下拉列表的单元格区域。表的单元格区域。（2）选择）选择“数据数据”|“有效性有效性”菜单项。菜单项。（3）选择）选择“设置设置”标签，标

17、签，然后从然后从“允许允许”下拉列下拉列表中选择表中选择“序列序列”选项。选项。（4）在）在“来源来源”文本框文本框中输入职称名字中输入职称名字“助教助教,讲师讲师,副教授副教授,教授教授”七、利用公式与函数七、利用公式与函数进行查找输入进行查找输入n1、查找输入的意义、查找输入的意义n如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用关系，那么用IF公式公式进行数据的转换输入是一进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。种效率较高的输入方法。n如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，查询输入可以提高效率，且能

18、减少输入错误。查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。七、利用公式与函数七、利用公式与函数进行查找输入进行查找输入n2、IF函数的应用函数的应用nIF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。nIF函数的调用形式如下：函数的调用形式如下：IF(条件式,条件成立时函数的取值,条件不成立时函数的取值)n比如，比如，nIF(32,“right”,“error”)”的结果是的结果是“right”，n而而IF(32是正确的，函数的结果就是是正确的，函数的结果就是“条件正确时的条件

19、正确时的取值取值”。与之相对应，而。与之相对应，而389,“A”,IF(A279,“B”)，n如果如果A2等于等于93，则该函数的结果是，则该函数的结果是“A”；n如果如果A2等于等于80，则函数的结果是内层，则函数的结果是内层IF(A279,“B”)的结果，显然的结果，显然8079，所以结果，所以结果为为“B”；n如果如果A2等于等于65呢？函数的结果就是呢？函数的结果就是IF(A279,B)不成立时的取值，这时该函数的结不成立时的取值，这时该函数的结果就是一个空值，因为果就是一个空值，因为IF(A279,B)没有给出没有给出A279不成立时的取值，在这种情况下，不成立时的取值，在这种情况下

20、，Excel将将返回一个空值（即什么结果都没有！）给该函数。返回一个空值（即什么结果都没有！）给该函数。七、利用公式与函数七、利用公式与函数进行查找输入进行查找输入n3、IF函数查找转换案例函数查找转换案例n某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：2000元，副教授：元，副教授：1500，讲师：，讲师：1000，助教：是，助教：是500元。元。n 在在F3输入公式：输入公式：=IF(E3=教授教授,2000,IF(E3=副教授副教授,1500,IF(E3=讲师讲师,1000,IF(E3=助教助教,500)七、利用公式与函数七、利用公式

21、与函数进行查找输入进行查找输入n公式含义分析公式含义分析七、利用公式与函数七、利用公式与函数进行查找输入进行查找输入4、Vlookup函数查找函数查找nVlookup函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的数据查找出需要的数据。数据查找出需要的数据。VLOOKUP函数的用法如下：函数的用法如下：nVLOOKUP（x,table,n,r）n其中，其中，x是要查找的值，是要查找的值，table是一个单元格区域（即由工作是一个单元格区域（即由工作表的表的1列或多列组成）。列或多列组成）。Excel将在将在table的第一列查找有无的第一列查找有

22、无x这样的值（只在这样的值（只在table的的第第1列列查找有无查找有无x）n n是是table中待返回的匹配值的中待返回的匹配值的列序号列序号。nr可以取可以取0或或1，当，当r为为0时，该函数将进行时，该函数将进行精确匹配精确匹配查找；查找；n当当r=1时，时，table的第一列应按的第一列应按升序排列升序排列，否则找到的结果可，否则找到的结果可能不正确，能不正确，r=1表示表示Excel实行的是实行的是模糊查找模糊查找。七、利用公式与函数七、利用公式与函数进行查找输入进行查找输入5、Vlookup函数查找案例函数查找案例（1）问题描述：问题描述：某移动公司更换了新系统，使某移动公司更换了

23、新系统，使原有的部分电话号码不能使用，同时又新增加原有的部分电话号码不能使用，同时又新增加了许多电话号码。系统变化后，大部分用户仍了许多电话号码。系统变化后，大部分用户仍然使用原来的用户档案（电话号码和缴费合同然使用原来的用户档案（电话号码和缴费合同号都没有改变），而那些不能使用的电话号码号都没有改变），而那些不能使用的电话号码和新增加的电话号码则需要重新建立用户档案。和新增加的电话号码则需要重新建立用户档案。七、利用公式与函数七、利用公式与函数进行查找输入进行查找输入n（2）帐号查找过程）帐号查找过程n在需要提取帐号的新在需要提取帐号的新号码工作表的号码工作表的B3输输入查找公式，并向下入查

24、找公式，并向下复制此公式。复制此公式。=VLOOKUP(A3,=VLOOKUP(A3,旧帐号旧帐号!A$2:$B$6884,2,0)!A$2:$B$6884,2,0)旧帐号是原来的旧帐号是原来的工作表工作表B列是从旧列是从旧帐号的帐号的B列列找到的数据找到的数据八、快速八、快速输入数据填充序列输入数据填充序列1、数据序列的含义、数据序列的含义n序列就是一组数据，这组数据有先后顺序，内序列就是一组数据，这组数据有先后顺序，内容固定，在应用中常常以一组数据的整体形式容固定，在应用中常常以一组数据的整体形式出现。出现。2、Excel内置序列内置序列n对于经常使用的一些数据序列，比如月份、星对于经常使

25、用的一些数据序列，比如月份、星期、季度等，期、季度等，Excel已经将它们内置在系统中，已经将它们内置在系统中，在输入这些数据时，只需要输入第一个数据，在输入这些数据时，只需要输入第一个数据，其余的可以采用填充复制的方法由其余的可以采用填充复制的方法由Excel自动自动产生。产生。八、快速八、快速输入数据填充序列输入数据填充序列3、自定义序列、自定义序列 n用户可以将经常使用的用户可以将经常使用的数据序列数据序列添加到添加到Excel系统中，该系统中，该序列序列就会拥有与就会拥有与Excel内置序列相内置序列相同功能。比如，输入该序列的第一项内容后，同功能。比如，输入该序列的第一项内容后，其后

26、各项都可以通过填充复制产生。其后各项都可以通过填充复制产生。n案例案例某大学中有某大学中有“计算机学院，通信学院，经济管理计算机学院，通信学院，经济管理学院，法律学院，中药学院，电子技术学完学院，法律学院，中药学院，电子技术学完”等多所学院，学校办公室经常要用到这些名字等多所学院，学校办公室经常要用到这些名字。将这组数据定义为自义序列。将这组数据定义为自义序列。八、快速八、快速输入数据填充序列输入数据填充序列n建立方法建立方法（1）选择）选择“工具工具”|“选项选项”|“自定义序列自定义序列”。（2）在）在“选项选项”对话框的对话框的“输入序列输入序列”中依次中依次输入序列内容。输入序列内容。

27、（3）建立输入）建立输入序列序列后，输入后，输入第第一项一项，即，即“计算计算机学院机学院”后，通后，通过过填充复制填充复制就能就能产生其它各项内产生其它各项内容。容。九、限定输入数据九、限定输入数据的长度，显示提示和出错信息的长度，显示提示和出错信息 n对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制，对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制，比如限制小数位数、日期和时间的范围、字符比如限制小数位数、日期和时间的范围、字符的个数等。的个数等。n当输入的数据不符合限定规则时，当输入的数据不符合限定规则时，Excel就显就显示一些警告信息，并且不接受输入的数据。示一些警告信息，并且不接受输入的数据。n如

28、果工作表的数据是由其他人输入的，则有必如果工作表的数据是由其他人输入的，则有必要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息，要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息，或对数据输入的规则作些说明或对数据输入的规则作些说明 九、限定输入数据九、限定输入数据的长度，显示提示和出错信息的长度，显示提示和出错信息n案例案例n是某俱乐部的会员档案表，现以此为例说明限是某俱乐部的会员档案表，现以此为例说明限定单元格输入位数，显示提示和告警的方法。定单元格输入位数，显示提示和告警的方法。十、用十、用RAND和和INT产生实验数据产生实验数据1、Rand 函数函数n又称为随机函数，它产生一个介于又称为随机函数，它产

29、生一个介于01之间小数之间小数。n对对Rand函数的结果进行放大，能产生函数的结果进行放大，能产生任意范围任意范围内的数内的数据。如：据。如：nRAND()*100：可以产生：可以产生0100之间的数据之间的数据nRAND()*50+50：可以产生：可以产生50100之间的数据。之间的数据。2、Int函数函数n又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。n比如：比如：INT(8.9)的结果是的结果是8nINT(-8.9)的结果的结果 是是-9 十、用十、用RAND和和INT产生实验数据产生实验数据n案例案例n建立如图所示的学生成建立如图所示的学生成绩

30、表，用绩表，用INT函数和函数和RAND函数产生函数产生C2:J11区域的成绩，设成绩在区域的成绩，设成绩在20100之间。之间。n(1)选中选中 C2:G11区域区域n(2)输入公式：输入公式：=20+int(rand()*80n(3)按按Ctrl+Enter说明：用说明：用rand产生的数据会随时发生变化，可产生的数据会随时发生变化，可将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方法是：法是：（1）选中）选中C3:G11区域，然后选择区域，然后选择“复制复制”（2）选择）选择“编辑编辑”|“选择性贴粘选择性贴粘”（3）从弹出的对话框中选择）从弹出的对话框中选择“数值数值”。