Excel使用进阶与提高.ppt

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1、Excel 使用进阶与提高 提纲 u快速输入数据快速输入数据u数据计算数据计算u数据管理与分析数据管理与分析u使用图表展示数据使用图表展示数据u工作表格式调整工作表格式调整u对工作簿的操作对工作簿的操作u打印打印第一章第一章 快速输入数据快速输入数据1、相同数据的输入相同数据的输入n选定输入相同数据的区域，输入数据，再按CTRL+ENTER键。2、序列数据输入、序列数据输入n输入文字或数值序列数据：在第一单元格内输入数据，使用鼠标向下或向右拖动其右下角的填充柄。n输入文字与数字的混合序列数据：如果初始值是文字和数字的混合体，填充时文字不变，数字递增。2、序列数据输入（续）、序列数据输入（续）n

2、输入前两个单元格中的数据，选中这两个单元格，再拖动选定区域右下角的填充柄进行填充。n鼠标拖动时按住Ctrl键的作用：更改自动填充类型选择填充类型自动填充柄1公式中的运算符公式中的运算符!算术运算符：*/%!文字运算符：!比较运算符：!其他：:,()第二章第二章数据计算数据计算算术运算符算术运算符算术运算符功能优先级举例%（百分号）百分比150%（乘方）计算数的乘幂252=25-（负号）求一个数的相反数3-3*（乘号）两个数相乘42*6=12/（除号）两个数相除47/2=3.5+（加号）两个数相加55+9=14-（减号）两个数相减510-6=4比较运算符比较运算符比较运算符功能优先级举例=（等于

3、号）等于14=7值为FALSE（大于号）大于147值为FALSE（小于号）小于14=（大于等于号）大于等于14=7值为FALSE=（小于等于号）小于等于14=7值为TRUE（不等于号）不等于147值为TRUE文本运算符文本运算符：用于将一个或多个文本连接为一个更长的文本。例如，“Excel用起来”&“很方便”得到“Excel用起来很方便”。另外：除了以上介绍的运算符外，还有一些符号也可以当作运算符，例如“:”用于区域的表示中，“,”用于函数中多个参数之间进行分隔，“(”和“)”用于强制性改变运算的优先次序。当一个公式中出现不止一种运算符时，其优先次序为：（）、算术运算符、文本运算符、比较运算符

4、。2编制公式编制公式输入公式的方法是：选定要输入公式的单元格后，先输入“=”，然后输入根据具体情况编写的公式，最后按回车键或鼠标单击编辑栏中的 按钮确定。注意：如果选中公式所在的单元格，单元格中显示的是公式的计算结果，公式本身在编辑框中显示。修改公式的方法是：只需选中此单元格，然后在编辑框中进行修改，修改结束后，按回车键或鼠标单击编辑栏中的 按钮即可。3单元格引用单元格引用（1）相对引用：当编制的公式被复制到其他单元格中时，能够根据移动的位置自动调节引用的单元格。操作：直接输入单元格的名称。操作：直接输入单元格的名称。（2）绝对引用：复制公式时，绝对引用单元格将不随公式位置的移动而改变单元格的

5、引用。不论公式复制到哪里，公式中引用的单元格都不会改变。操作：在行号和列标前面均加上一个操作：在行号和列标前面均加上一个“”。（3）混合引用：是指引用单元格名称时，在行号前加“”符或在列标前加“”符号的引用方法。（4）非当前工作表中单元格的引用引用方法：引用方法：“工作表标签！单元格引用工作表标签！单元格引用”。常用函数及其格式：求和函数：求和函数：sum（参数（参数1，参数，参数2，）求平均函数：求平均函数：average（参数（参数1，参数，参数2，）统计个数函数：统计个数函数：count（参数（参数1，参数，参数2，）最大值函数最大值函数:max（参数（参数1，参数，参数2，）最小值函数

6、最小值函数:min（参数（参数1，参数，参数2，）4函数引用函数引用函数引用格式：函数名（参数函数引用格式：函数名（参数1，参数，参数2，）v函数的输入插入点定位到引用函数的位置，“插入函数”或 单击编辑栏确定区中的 按钮函数类别和函数名v设置函数参数函数参数折叠框第三章 数据管理与分析 Excel除了具有数据计算功能，还提供了简单的数据库管理功能。使用它可以对表中数据进行例如列表、排序、筛选等工作。一数据列表（数据清单）数据列表是将工作表某一个区域中的数据作为数据库处理，按照行、列方式组织数据。每一行称为记录，每一列称为字段。数据列表的第一行称为标题行，由字段名组成。数据清单正确创建规则：正

7、确创建规则：v 列名唯一列名唯一v 纯数据（杜绝空行、非法数据）纯数据（杜绝空行、非法数据）v 同列数据的数据类型和格式应完全相同同列数据的数据类型和格式应完全相同v 避免在一张工作表上放置多份数据清单避免在一张工作表上放置多份数据清单排序分类：排序分类：单列数据单列数据的排序（快速排序）的排序（快速排序）复杂数据复杂数据的排序（轻重缓急）的排序（轻重缓急）数据类型：数据类型：升序：升序：降序：降序：文本文本A,B,Z Z,X,A数字数字1,2,10,9,日期日期Jan 1,Dec 31,二 数据排序数据排序数据排序操作步骤：操作步骤：第一步，选择排序的数据区域。第一步，选择排序的数据区域。第

8、二步，打开第二步，打开“数据数据”菜单，单击菜单，单击“排序排序”，弹出，弹出“排序排序”对话框。对话框。第三步，选择排序的主要关键字及按递增或递减。第三步，选择排序的主要关键字及按递增或递减。第四步，单击第四步，单击“确定。确定。复杂数据的排序 复杂数据的排序用以设置两个用以设置两个以上的排序约以上的排序约束条件。束条件。数据排序数据排序三 筛选数据大表大表明晰的小表明晰的小表有条件的筛选有条件的筛选数据筛选数据筛选8自动筛选的操作：自动筛选的操作：第一步，选择筛选的数据区域。第一步，选择筛选的数据区域。第二步，单击第二步，单击“数据数据”，指向，指向“筛选筛选”，单击，单击“自动筛选自动筛

9、选”，在数据清单第一行的各字段名旁出现一个下，在数据清单第一行的各字段名旁出现一个下拉箭头。拉箭头。第三步，在要筛选字段名的下拉箭头上单击，并在列表中第三步，在要筛选字段名的下拉箭头上单击，并在列表中选择或输入筛选条件。选择或输入筛选条件。第四步，单击第四步，单击“确定确定”。取消某个字段的筛选条件：取消某个字段的筛选条件：单击该字段的筛选箭头，选择单击该字段的筛选箭头，选择“全部全部”即可。即可。取消所有的筛选条件：取消所有的筛选条件：选择选择“数据数据”菜单的菜单的“筛选筛选”选项中再次选择选项中再次选择“自动筛选自动筛选”命令项即可。命令项即可。四 分类汇总先分类（排序），后按类汇总分析

10、。先分类（排序），后按类汇总分析。分类汇总分类汇总1.简单汇总A 在分类汇总前必须按分类关键字段排序；在分类汇总前必须按分类关键字段排序；A 选择所需的汇总单元格区域；选择所需的汇总单元格区域；A 单击单击“数据数据”中中“分类汇总分类汇总”；A 选择分类字段（与排序的分类关键字段一致）；选择分类字段（与排序的分类关键字段一致）；A 选择选择“汇总方式汇总方式”，选定，选定“汇总项汇总项”；A 选择选择“替换当前分类汇总替换当前分类汇总”、“汇总结果显示在数据下汇总结果显示在数据下方方”；A 单击单击“确定确定”按钮，完成分类汇总。按钮，完成分类汇总。分级显示符号分级显示符号分级显示符号分级显

11、示符号2.分类汇总数据分级显示 数据默认分为3级.分级显示数据分类汇总分类汇总 3.嵌套分类汇总嵌套分类汇总的前提嵌套分类汇总的前提是数据已按两个以上是数据已按两个以上关键字排序分类。关键字排序分类。分类汇总分类汇总五数据透视表数据透视表也是一种汇总表，但它提供了一种自动的功数据透视表也是一种汇总表，但它提供了一种自动的功能使得创建和汇总数据变得方便简单，用户可以随时按照不能使得创建和汇总数据变得方便简单，用户可以随时按照不同的需要，依不同的关系提取和组织数据。同的需要，依不同的关系提取和组织数据。1、创建数据透视表、创建数据透视表v单击数据清单中的任一单元格；单击数据清单中的任一单元格；v调

12、用菜单命令调用菜单命令“数据数据/数据透视表和图表报告数据透视表和图表报告”；v指定待分析数据的数据源类型为指定待分析数据的数据源类型为“Microsoft ExcelMicrosoft Excel数据清数据清单或数据库单或数据库”,所需的报表类型为所需的报表类型为“数据透视表数据透视表”，单击，单击“下一步下一步”；v选定要建立数据透视表的数据源区域，单击选定要建立数据透视表的数据源区域，单击“下一步下一步”；v选择选择“数据透视表显示位置数据透视表显示位置”；v设定数据透视表的版式，单击设定数据透视表的版式，单击“确定确定”；v单击单击“完成完成”按钮，完成要求的数据透视表。按钮，完成要求

13、的数据透视表。2.更新数据透视表中的数据更新数据透视表中的数据方法一方法一:先选定数据透视表中的任一单元格先选定数据透视表中的任一单元格,单击单击“数据数据”菜单下的菜单下的“更新数据更新数据”命令命令;方法二方法二:先选定数据透视表中的任一单元格先选定数据透视表中的任一单元格,单击单击“数据数据透视表透视表”工具栏上的工具栏上的“更新数据更新数据”按钮按钮v图表是工作表数据的图形表示，用来生动、形象地表示数据。一 创建图表（1 1）选中用于制表的数据区域。）选中用于制表的数据区域。（2 2）选择）选择“插入插入”菜单的菜单的“图表图表”命令，或单击命令，或单击“常用常用”工具栏上工具栏上 的

14、的“图表向导图表向导”按钮，选择图表类型；按钮，选择图表类型；（3 3）在）在“图表数据源图表数据源”对话框中，选择图表的数据系列；对话框中，选择图表的数据系列；（4 4）在）在“图表选项图表选项”对话框中，设置标题、坐标轴、网格对话框中，设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表；线、图例、数据标志和数据表；（5 5）在）在“图表位置图表位置”对话框中，选择是建立嵌入式图表还对话框中，选择是建立嵌入式图表还是工作表图表。是工作表图表。第四章 使用图表展示数据v任务一任务一 图表的建立图表的建立 1、建立建立数据源数据源 构成图表的工作表或数据透视表。1）数据系列：在图表中表现的数据组；

15、）数据系列：在图表中表现的数据组；Y轴代表垂直方向，表示数值的大小，称数值轴。轴代表垂直方向，表示数值的大小，称数值轴。2）类：坐标的）类：坐标的X轴代表水平方向，常用来表示时间或种类称分类轴；轴代表水平方向，常用来表示时间或种类称分类轴；而时间或种类被统称作类，是数据系列的标题。而时间或种类被统称作类，是数据系列的标题。数值轴分类轴数据系列2、实际建立一个图表、实际建立一个图表1）使用图表向导建立图表使用图表向导建立图表（工具栏快捷按钮）（工具栏快捷按钮）（“插入插入”图表图表“）快捷按钮快捷按钮菜单方式菜单方式进入图表向导：进入图表向导：四个步骤非常重要的六个图表选项常选择此项，将数据源和

16、图表放在同一张工作表中显示。我得我得返回返回再复习一再复习一次！次！Yeah!大功告成了！二 图表编辑编辑图表编辑图表编辑图表编辑图表“图表图表图表图表”菜单菜单菜单菜单“图表图表图表图表”工具栏工具栏工具栏工具栏1 1、图表对象、图表对象 图表对象是一个图表的各个组成部分。图表对象是一个图表的各个组成部分。2 2、移动、复制、缩放和删除图表、移动、复制、缩放和删除图表 移动：直接拖动图表移动：直接拖动图表 复制：按住复制：按住ctrlctrl键键拖动图表拖动图表 缩放：拖动周围的控点缩放：拖动周围的控点 删除：选择后按删除：选择后按deletedelete键键3 3、改变图表类型、改变图表类

17、型 “图表图表”菜单下的菜单下的“图表类型图表类型”命令命令4 4、编辑图表中的数据、编辑图表中的数据 （1 1）删除数据）删除数据 （2 2）向图表中添加数据序列）向图表中添加数据序列 步骤：步骤：在工作表中选择要添加的数据在工作表中选择要添加的数据 单击工具栏上的单击工具栏上的“复制复制”按钮按钮 单击图表区，再单击工具栏上的单击图表区，再单击工具栏上的“粘贴粘贴”按钮按钮5 5、修改图表区表格、修改图表区表格 设置图表区格式：设置图表区格式：选定图表，单击选定图表，单击“格式格式”菜单下的菜单下的“图表区图表区”命令。命令。6 6、图表中各对象的格式化、图表中各对象的格式化 双击或右键单

18、击对象双击或右键单击对象一 单元格、行、列的插入和删除1、工作表的行、列、单元格的插入 “插入插入插入插入”菜单下的菜单下的菜单下的菜单下的“单元格单元格单元格单元格”、“行行行行”、“列列列列”命令命令命令命令2、工作表的行、列、单元格的删除 步骤：步骤：a)a)a)a)选定选定选定选定要删除的对象要删除的对象要删除的对象要删除的对象 b)“b)“b)“b)“编辑编辑编辑编辑”菜单下的菜单下的菜单下的菜单下的“删除删除删除删除”命令命令命令命令第五章第五章工作表格式调整工作表格式调整1、调整行高与列宽 1）鼠标拖动：鼠标拖动：拖动行拖动行拖动行拖动行/列号分隔线列号分隔线列号分隔线列号分隔线

19、2）菜单命令：）菜单命令：选定行或列选定行或列选定行或列选定行或列“格式格式格式格式”菜单菜单菜单菜单行或列行或列行或列行或列“行高行高行高行高”或或或或“列宽列宽列宽列宽”命令命令命令命令退出上页下页二 工作表格式化编辑2、对Excel工作表可进行下列格式化操作：vv数字格式数字格式数字格式数字格式vv日期时间格式日期时间格式日期时间格式日期时间格式vv字符对齐方式字符对齐方式字符对齐方式字符对齐方式vv字体格式字体格式字体格式字体格式vv单元格边框单元格边框单元格边框单元格边框vv底纹底纹底纹底纹和图案和图案和图案和图案格式化工作表的主要操作界面格式化工作表的主要操作界面:“格式格式格式格

20、式”菜单菜单菜单菜单“单元格单元格单元格单元格”“”“单元格格式单元格格式单元格格式单元格格式”对话框对话框对话框对话框目录退出上页下页一、数字格式的设定：目录退出上页下页vv从未输入过数据的单元格中输入数字：从未输入过数据的单元格中输入数字：从未输入过数据的单元格中输入数字：从未输入过数据的单元格中输入数字：默认默认默认默认“常规常规常规常规”格式格式格式格式vv设置数字格式的方法：设置数字格式的方法：设置数字格式的方法：设置数字格式的方法：方法方法1：选定单元格（或区域），选定单元格（或区域），选定单元格（或区域），选定单元格（或区域），“单元格格式单元格格式单元格格式单元格格式”对话框对

21、话框对话框对话框“数字数字数字数字”标签标签标签标签方法方法2：使用格式工具栏使用格式工具栏使用格式工具栏使用格式工具栏 货币样式、百分比样式、千位分隔样货币样式、百分比样式、千位分隔样货币样式、百分比样式、千位分隔样货币样式、百分比样式、千位分隔样 式、增加式、增加式、增加式、增加/减少小数位数减少小数位数减少小数位数减少小数位数等等等等 二、日期/时间格式的设定：“单单元元格格格格式式”对对话话框框“数数字字”标标签签选择日期选择日期/时间中的某个时间中的某个“类型类型”目录退出上页下页三、标题与数据对齐方式的设定：1、标题标题“居中居中”2数据对齐数据对齐目录退出上页下页1、标题“居中”

22、：方法方法1：“格式格式格式格式”工具栏工具栏工具栏工具栏“合并及居中合并及居中合并及居中合并及居中”按钮按钮按钮按钮方法方法2：“单元格格式单元格格式单元格格式单元格格式”对话框对话框对话框对话框“对齐对齐对齐对齐”标签标签标签标签水平及垂直居中，并选定水平及垂直居中，并选定水平及垂直居中，并选定水平及垂直居中，并选定“合并单元格合并单元格合并单元格合并单元格”复选框复选框复选框复选框目录退出上页下页2数据对齐：1）对齐：）对齐：方法方法1：“格式格式格式格式”工具栏工具栏工具栏工具栏水平对齐方式按钮水平对齐方式按钮水平对齐方式按钮水平对齐方式按钮 方法方法2：“单元格格式单元格格式单元格格

23、式单元格格式”对话框对话框对话框对话框“对齐对齐对齐对齐”标标标标签签签签水平或垂直对齐方式水平或垂直对齐方式水平或垂直对齐方式水平或垂直对齐方式2）旋转：）旋转：“单元格格式单元格格式单元格格式单元格格式”对话框对话框对话框对话框“对齐对齐对齐对齐”标签标签标签标签拖动拖动拖动拖动方向方向方向方向中的红色标志中的红色标志中的红色标志中的红色标志目录退出上页下页四、字符格式设定：方法方法1：使用使用使用使用“格式格式格式格式”工具栏工具栏工具栏工具栏方法方法2：“单元格格式单元格格式单元格格式单元格格式”对话框对话框对话框对话框“字体字体字体字体”标签标签标签标签目录退出上页下页五、网格线与边

24、框 1网格线：网格线：“工具工具工具工具”菜单菜单菜单菜单“选项选项选项选项”“”“选项选项选项选项”对话框对话框对话框对话框“视图视图视图视图”标签标签标签标签“网格线网格线网格线网格线”复选项复选项复选项复选项2边框：边框：1 1）“格式格式格式格式”工具栏工具栏工具栏工具栏边框按钮边框按钮边框按钮边框按钮 2 2）“单元格格式单元格格式单元格格式单元格格式”对话框对话框对话框对话框“边框边框边框边框”标签标签标签标签设置边框颜设置边框颜设置边框颜设置边框颜色、线型、样式等色、线型、样式等色、线型、样式等色、线型、样式等 注意：应先设置线条、再单击相应框线按钮注意：应先设置线条、再单击相应

25、框线按钮目录退出上页下页六、单元格底纹与颜色“单元格格式单元格格式”对话框对话框“图案图案”标签标签目录退出上页下页3 3、自动套用格式、自动套用格式选定单元格区域选定单元格区域选定单元格区域选定单元格区域“格式格式格式格式”菜单菜单菜单菜单“自动套用格式自动套用格式自动套用格式自动套用格式”“自动套用格式自动套用格式自动套用格式自动套用格式”对话框对话框对话框对话框退出上页下页4 4、删除格式：、删除格式：选定要删除格式的单元格（区域）选定要删除格式的单元格（区域）“编辑编辑”菜单菜单“清除清除”“格式格式”退出上页退出上页下页第六章对工作簿的操作 一一 工作表的插入、删除和重命名工作表的插

26、入、删除和重命名1 1、工作表插入、工作表插入操作方法：单击“插入”菜单下的“工作表”命令2 2、工作表删除、工作表删除 方法一：选定工作表，单击“编辑”菜单下的“删除”命令 方法二：选定工作表，右键单击选择快捷菜单中的“删除”命令3 3、工作表重命名、工作表重命名 操作步骤：选定工作表，右键单击选择快捷菜单中的“重命名”命令 在反白显示的工作表标签处删除原名，输入新名，回车确认。二二 工作表的复制和移动工作表的复制和移动 移动工作表：鼠标拖动 复制工作表：按住ctrl键同时，鼠标拖动 方法二：选定工作表，右键单击标签，在快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令。在出现的对话框中，设定目标位置。

27、复制选定“建立副本”项。方法一：三三 工作表窗口的拆分和冻结工作表窗口的拆分和冻结1 1、工作表窗口拆分、工作表窗口拆分拆分方法：拖动“水平”或“垂直”拆分按钮撤销拆分方法：双击拆分线或“窗口”菜单下的“撤销拆分窗口”。2 2、工作表窗口冻结、工作表窗口冻结 是指将工作表窗口的上部或左部固定住，使其不随滚动条的滚动而移动。冻结方法：选定冻结行或列的下一行或右一列，单击“窗口”菜单的“冻结拆分窗口”命令。取消冻结方法：单击“窗口”菜单中的“撤销冻结窗口”命令。第七章 打印一一一一 页面设置页面设置页面设置页面设置 “文件文件文件文件”菜单下的菜单下的菜单下的菜单下的“页面设置页面设置页面设置页面

28、设置”命令命令命令命令 1.1.页面页面 2.2.页边距页边距 3.3.页眉页眉/页脚页脚 4.4.工作表工作表二二二二 打印预览和打印打印预览和打印打印预览和打印打印预览和打印 1.1.打印预览打印预览 方法一方法一:“文件文件”菜单下的菜单下的“打印预览打印预览”命令命令 方法二方法二:常用工具栏中的常用工具栏中的“打印预览打印预览”按钮按钮 2.2.打印工作表打印工作表附录：Excel2003和2007的限制对比项目Excel 2003中的限制Excel 2007中的限制列25616384行655361048576Excel可以使用的内存1GBWindows允许的最大值工作簿中独立的颜色56(索引的颜色)43亿(32位颜色)独立的单元格格式/单元格样式400064000单元格中的条件格式3受可用的内存限制表格或单元格区域中排序层级364自动筛选中下拉列表的项目100010000可以显示在单元格中的字符数1024(格式为文本时为255)32768单元格中可以打印的字符数102432768工作簿中单元格样式409665536公式中的字符数10248192公式中的嵌套层级764函数中的参数30255使用查找全部可以找到的项目650001百万数据透视表中的列数25516384透视表字段中的项目327681百万数据透视表中的字段数25516384