《会议方案制定》PPT课件.ppt

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1、LOGO会议方案会议方案会议内容会议内容会议主题会议主题会议经费预算会议经费预算与会人员与会人员会议时间、地点会议时间、地点会议日程会议日程一、一、拟定会议方案拟定会议方案.doc第二第二第一第一第一第一第三第三第四第四制作制作邀请邀请函函布置布置会场会场成立成立筹备筹备处处二、会议方案的主要流程二、会议方案的主要流程第一第一第一第一第五第五第五第五第六第六第七第七第八第八举办举办晚会晚会经费经费预算预算准备准备会议会议文件文件安排安排住宿住宿举办举办会议会议一、筹备处成员构成图一、筹备处成员构成图成员构成图张副经理提案组秘书组会务组宣传组保卫组外联组1、人员分工、人员分工 机构机构负责人及联

2、系方负责人及联系方式式成员成员 职责职责会前会前会中会中会后会后秘书组秘书组张三张三4802100张三、张四、张五、张六等张三、张四、张五、张六等制定会议方案；制定会议方案；拟写邀请函；拟写邀请函；通知通知做会议记录做会议记录接待安排食接待安排食宿；宿；文件整文件整理存档理存档会务组会务组李四李四4802101李四、李五、李六、李其、李四、李五、李六、李其、李九、李八等李九、李八等会场布置；邀会场布置；邀请新闻媒体；请新闻媒体；发放通知发放通知迎宾引导、迎宾引导、会间协调会间协调筹办晚会事筹办晚会事宜宜宣传组宣传组赵二赵二4802102赵二、赵三、赵四、赵武。赵二、赵三、赵四、赵武。赵六等赵六

3、等横幅制作、新横幅制作、新闻邀请闻邀请会议摄像、会议摄像、录音录音会议相关情会议相关情况网上发布况网上发布与展示与展示保卫组保卫组王二王二4802103王二、王三、王四、王五、王二、王三、王四、王五、王六、王其、王九等王六、王其、王九等应急方案的制应急方案的制作、医疗药品作、医疗药品的准备的准备现场消防安现场消防安全保护、维全保护、维护现场秩序护现场秩序会场清理会场清理外联组外联组陈陈 一一4802104陈一、陈二、陈三、陈四、陈一、陈二、陈三、陈四、陈五、陈六陈五、陈六拉赞助、购置拉赞助、购置礼品、发放宣礼品、发放宣传单传单招待嘉宾；招待嘉宾；预订返程车、预订返程车、船、机票船、机票提案组提

4、案组刘刘 二二4802105刘一、刘二、刘三、刘四、刘一、刘二、刘三、刘四、刘五、刘六刘五、刘六准备会议所需准备会议所需文件、材料；文件、材料；传达会议精神传达会议精神受理会议期受理会议期间与会者提间与会者提出的议案和出的议案和提案提案整理会议记整理会议记录录代理商名单代理商名单代理商名单代理商名单组委会名单组委会名单组委会名单组委会名单嘉宾名单嘉宾名单嘉宾名单嘉宾名单内部人员内部人员内部人员内部人员外部人员外部人员外部人员外部人员2、与会人员名单、与会人员名单要邀请谁要邀请谁需要什么设需要什么设备备主要发言主要发言人是谁人是谁如何介绍新产如何介绍新产品品应准备哪应准备哪些材料些材料制定接待制

5、定接待计划计划3、筹备成员应思考的内容、筹备成员应思考的内容为了保证会议如期举行且达到理想的效果为了保证会议如期举行且达到理想的效果二、制作邀请函二、制作邀请函邀请函.doc三、会场布置三、会场布置1、选定会议室、划分座区；、选定会议室、划分座区；2、相关人员布置会场；、相关人员布置会场；领导牌、工作牌的发放；领导牌、工作牌的发放；茶水食品的摆放；茶水食品的摆放；投影仪、灯光、相机的准备；投影仪、灯光、相机的准备；3、安排保安维持现场秩序；、安排保安维持现场秩序；4、礼仪接待相关代理商。、礼仪接待相关代理商。1、会议室、会议室采用上下相对式。采用上下相对式。主席台与代表席主席台与代表席采取面对

6、面的形采取面对面的形式，突出主席台式，突出主席台的位置的位置 正前方座次牌，正前方座次牌，右手正前方杯垫右手正前方杯垫及水杯（杯把向及水杯（杯把向右侧转右侧转45度），度），靠近水杯位置摆靠近水杯位置摆放消毒湿巾放消毒湿巾 确定身份最高确定身份最高的人员就座于主的人员就座于主席台前排中央，席台前排中央，其他人员按先左其他人员按先左后右、一左一右后右、一左一右顺序排列顺序排列。座位格局座位格局物品准备物品准备座次安排座次安排 2、布置会场应注意的问题、布置会场应注意的问题第一第一：第二第二：第三：第三：企业的基本概况及发展远景。企业的基本概况及发展远景。新产品的性能、核心技术及新产品的性能、核心

7、技术及测试结果测试结果。新产品的销售策略、销售政新产品的销售策略、销售政策策。会议日程表会议日程表.doc 签到表签到表.xls 会议通知会议通知.doc 总经理发言稿总经理发言稿.doc 新产品介绍手册新产品介绍手册会议文件会议文件会议文件会议文件 新产品介绍手册包含的内容：新产品介绍手册包含的内容：四、准备会议文件四、准备会议文件热情周到热情周到简洁清晰简洁清晰明确新颖明确新颖整洁美观整洁美观摆放到位摆放到位2.会议用具和设备会议用具和设备3、会场、会场1.接待接待5、会议记录、会议记录4、会议议题、会议议题总之，要保证会议的总之，要保证会议的圆满成功圆满成功五、举办会议五、举办会议 对相

8、关的工作人员和礼仪人员进行培训。对相关的工作人员和礼仪人员进行培训。接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。落实接站人员及车辆的的安排。根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、盖杯、开水、茶叶、小毛巾、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）。按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调221524，可灵活控制）。检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标

9、准。根据要求，将指示牌放在特定位置。开会前十五分钟，在门口等候。礼仪人员于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。1、会议前期准备、会议前期准备2、会议中准备、会议中准备 当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。通常每半小时左右为客人添加茶水等，特殊情况可按客人要求服务。会议期间礼仪人员应站于会议室门口直至会议结束。会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。3、会议结束准备、会议结束准备 会议结束，礼仪人员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。会议结束，保卫组需派专车送客人到酒店就餐休息。

10、会议结束，秘书组需仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。会议结束，后勤人员需将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。会议结束服务员协助客人清理会场，保证酒店设备设施不被损坏 参观的景点参观的景点自自宋宋朝朝至至今今皆皆为为游游览览胜胜地地，是是福福建建省省“十十佳佳”风风景景区区之之一一 福州国家森林公园是福建省首家国家级森林公园，是全国十大森林公福州国家森林公园是福建省首家国家级森林公园，是全国十大森林公园之一，也是福州地区六个中国园之一，也是福州地区六个中国4A景区之一。景区之一。福福州州至至今今还还保保存存相相当当一一部部分分自自

11、唐唐宋宋以以来来形形成成的的坊坊巷巷，成成为为历历史史名名城城的的重重要要标标志志之之一一。这这些些坊坊巷巷中中最最为为著著名名的的要要算算三三坊坊七七巷巷街街区区。皇帝洞依山傍水，洞外群山环抱，层峦叠嶂，流水潺潺；洞内钟乳石成皇帝洞依山傍水，洞外群山环抱，层峦叠嶂，流水潺潺；洞内钟乳石成群。洞口就在南瑶河边，从远处眺望，象一头张口的大水牛。群。洞口就在南瑶河边，从远处眺望，象一头张口的大水牛。作用作用.增加吸引力增加吸引力奖励作用奖励作用促进沟通交流促进沟通交流附附 加加 值值4、会议期间安排旅游、会议期间安排旅游六、安排住宿六、安排住宿全体代表：300人.三人标准间.能够使用的房间总数为1

12、00间。每个标准间设有电视机、无线宽带等媒体设备。房间内基本设施齐全并且可以确保安全使用。注意事项注意事项注意事项注意事项 人员服务人员服务人员服务人员服务 设备设施设备设施设备设施设备设施 地点远近地点远近地点远近地点远近 住宿费用住宿费用住宿费用住宿费用1、住宿安排的注意事项：、住宿安排的注意事项：七、举办晚会七、举办晚会会议活动结束后我们组织联欢晚会活动，可以丰富会议活动的业余生活，做到劳逸结合，同时也有助于提高会议效率。全国各个代表们可以互相交流沟通协作，集思广益，更好的实现销量计划！联欢主题：音随心生，显示明天！时间：2012年8月10日18点整地点：酒店八楼会议中心八、经费预算八、

13、经费预算1、经费预算表格经费预算表格.doc2、经费的来源、经费的来源举办会议举办会议上级上级赞助赞助筹备晚会筹备晚会九、注意事项九、注意事项:1、各组工作人员必须严格按筹备工作计划、各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作；的进度要求推进工作；2、负责人负责督促各工作组的工作按时完、负责人负责督促各工作组的工作按时完成；成；3、会议期间请与会准备人员佩戴工作牌；、会议期间请与会准备人员佩戴工作牌；4、会议期间公司人员必须提前到达现场，、会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退、无故缺席。不得迟到、早退、无故缺席。LOGO小组成员：陈少钦、吕菲菲、罗秀娟小组成员：陈少钦、吕菲菲、罗秀娟 谢谢 颍颍、林志铤、朱碧琳、林志铤、朱碧琳