《会务工作流程》PPT课件.ppt

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1、会务工作会务工作 一一 、会议概述、会议概述 二二 、会务工作流程、会务工作流程 三三 、会务工作具体内容、会务工作具体内容 四四 、常用会议的组织程序、常用会议的组织程序一、会议概述一、会议概述（一）会议的涵义：（一）会议的涵义：会议是有组织、有目的地召集人们商议会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。（二）（二）会议的要素：会议的要素：、形式要素：形式要素：名称、时间、地点、名称、时间、地点、与会人员、会议方式。与会人员、会议方式。、内容要素：内容要素：指导思想、议题、目指导思想、议题、目的、任务、作用。的、任务、作用。、程

2、序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。彻落实。、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议经费、会议设备、会议服务设施。会议服务设施。（三）会议的种类：（三）会议的种类：1.按规模分：按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或中型（数百人上下）、小型（数十人或几十人）几十人）2.按性质分：按性质分：法定性、决策性、专业法定性、决策性、专业性、动员性、外事性性、动员性、外事性、专题性、综合、专题性、综合性。性。3、按时间分：、

3、按时间分：定期和非定期。定期和非定期。4、按出席对象分：、按出席对象分：联席会、内部会、联席会、内部会、代表会、群众会代表会、群众会.5、按召开方式分：、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。二、会务工作流程：二、会务工作流程：（一）会前（一）会前（二）会中（二）会中（三）会后（三）会后（一）会前：（一）会前：确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会

4、议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单（二）会中：（二）会中：做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作三、会后：三、会后：撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人

5、员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 三、会务工作的具体内容三、会务工作的具体内容（一）会前准备工作：（一）会前准备工作：1、确定会议主题与议题：确定会议主题与议题：主要方法：主要方法：是要有切实的依据；是要有切实的依据；是必须要结合本单位的实际；是必须要结合本单位的实际；是要有明确的目的。议题是对会议是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。主题的细化。2、确定会议名称、确定会议名称会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容内容+类型类型”构构成成,应根据会议的议题应根据会议的议题 或或 主题来确定。主题来确定。3、确定会议规模与规格

6、：、确定会议规模与规格：确定会议规模与规格的确定会议规模与规格的依据依据：是会议：是会议的内容或主题。同的内容或主题。同 时本着精简效能的原时本着精简效能的原则。则。会议的会议的规模：规模：有大型、中型、小型。有大型、中型、小型。会议的会议的规格：规格：有高档次、中档次和低有高档次、中档次和低档次。档次。4、确定会议时间、会期：、确定会议时间、会期：会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5、确定会议所需用品和设备、确定会议所需用品和设备：（1）必备用品是指各类会议都需要的用品）

7、必备用品是指各类会议都需要的用品和设和设 备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。特殊用品和设备。6、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。接待组、保卫组。7、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应出席会议和列席会议

8、的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。人员。8、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。等因素。9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议会议议程：议程：是对会议所要通过的文是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。序号将其清晰地表达出来。会议会议日程：日程：是指会议在一定时间内的是指会议在一定时间内的具体安排。具体安排。某股份有限

9、责任公司股东大会日程安排某股份有限责任公司股东大会日程安排日期日期 时间时间 内容安排内容安排 地点地点 主主持持参加参加人人备备 注注 3 3、9 9上午上午9 9：0000报报 到到花园酒店大花园酒店大会议厅会议厅李李总总XXXXXXXX9 9：3030会议开始会议开始 ，张董致开，张董致开幕词幕词 大会议厅大会议厅张张董董全体全体股民股民9 9：4040李总：年度经营报告李总：年度经营报告大会议厅大会议厅张张董董全体全体股民股民1111：0000年度决算表年度决算表大会议厅大会议厅总总会会计计师师全体全体股民股民 11 11：3030大会结束大会结束10、制发会议通知、制发会议通知 会议

10、通知的会议通知的内容内容:包括名称、时间、地点、包括名称、时间、地点、与会人员、与会人员、议题及要求等。议题及要求等。会议通知的会议通知的种类种类:有书信式和柬帖式。有书信式和柬帖式。会议通知的会议通知的发送形式发送形式:有有正式通知正式通知和和非正式非正式通知通知。会议通知的会议通知的方式方式:有书面、口头、电话等。有书面、口头、电话等。11、制作会议证件、制作会议证件会议证件的内容会议证件的内容:有会议名称、与会者单位、有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。上本人照片，加盖印章。12、准备会议文件资料、

11、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主表和主席台及会场座次表、主 题报告、领导题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。其他会议材料等。13、安排食住行、安排食住行会议饮食管理本着会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约适合口味、方便节约”的原则。的原则。会议住宿安排，根据实际情况，按照规定会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。安排好会议用车，为会

12、议提供完备的交通安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。服务。14、制定会议预算方案：、制定会议预算方案：文件资料费文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品邮电通讯费、会议设备和用品费、费、会议场所租用费会议场所租用费、会议办公费会议办公费、宣传交宣传交际费际费、食宿费、食宿费、交通费、其他费用。交通费、其他费用。15、布置会场、布置会场：（1）会场的风格特点）会场的风格特点 庄严、肃穆、轻松、简洁、喜庆、儒雅、庄严、肃穆、轻松、简洁、喜庆、儒雅、简单朴素。简单朴素。（2）会场内外的布置：）会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、旗

13、帜、花卉等。调、灯光、旗帜、花卉等。16、检查会场、检查会场（1）.方式：方式：一种是听取会议筹备人的汇报，一种一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。是现场检查。（2）.检查的内容：检查的内容：A.文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。B.会场布置情况。会场布置情况。C.会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。D.其他内容。其他内容。二、会中服务工作二、会中服务工作：1、报到及接待工作、报到及接待工作（1）与会人员的接送）与会人员的接送（2）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排 （3）与会人员返回时，车、船和飞机票）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买的预订及购买（4）会议文娱活动

14、的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织（5）其他属于招待方面的工作）其他属于招待方面的工作 2、组织签到、组织签到（1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。（2）簿式签到。）簿式签到。（3）电子计算机签到。）电子计算机签到。3、做好会议记录、做好会议记录（1）会议记录的格式会议记录的格式：记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录尾部记录尾部 1)记录头记录头:会议名称会议名称；会议时间；会议时间；会议地点；会议会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。情况；会议记录人、会议主要议题。2）记录主体）记录主体 与会者的发言；

15、议定事项。与会者的发言；议定事项。3）记录尾部）记录尾部 散会；主持人、记录人签字。散会；主持人、记录人签字。（2）会议记录的要求）会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。（3）会议记录的重点）会议记录的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；见解；权威人士或代表人物的言论权威人士或代表人物的言论 会议开始时的定调性言论和结束前的总会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；

16、对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。（4）会议记录方法）会议记录方法 1）记录的重点是将主要讨论的观点、决）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，下来，其他的可简要记录其他的可简要记录.2）漏记的内容先作记号，然后对照录音）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。带修改，或请发言者重复。3）与会者提的意见、建议，要记人名。）与会者提的意见、建议，要记人名。（5）会议记录的修改）会议记录的修改 1）定稿打印前，请主席签字批准。）定稿打印前，请主席签字批准。2）与会者

17、指出错误，主席或秘书可改。）与会者指出错误，主席或秘书可改。3）会议记录一经签名，不能再改动。）会议记录一经签名，不能再改动。4、确保会议期间信息的沟通、确保会议期间信息的沟通 1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈）做好会议期间信息的收集、传递、反馈 工作工作.2）会议期间的对外宣传）会议期间的对外宣传 （1）妥善处理与新闻媒体的关系。）妥善处理与新闻媒体的关系。（2）注意内外有别，严守单位秘密。）注意内外有别，严守单位秘密。（3）选择宣传内容应坚持对象、效）选择宣传内容应坚持对象、效 果、时效、费用的原则。果、时效、费用的原则。(4)收集媒体对会议的报道提供给领导收集媒体对会议的报道提供给

18、领导.（5）为领导召开记者招待会提供资料）为领导召开记者招待会提供资料5、编发会议简报、编发会议简报 （1 1）类型）类型）类型）类型:综合型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。（2 2）格式）格式）格式）格式:报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。（3 3）要求）要求）要求）要求:简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。6、值班保卫工作值班保卫工作 （1）值班工作）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利秘书人员要坚守值班岗位，

19、以保证会议顺利秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，结束，结束，结束，并随时应付各种突发事件。并随时应付各种突发事件。并随时应付各种突发事件。并随时应付各种突发事件。（2）保卫工作）保卫工作 重要与会者人身安全保卫重要与会者人身安全保卫重要与会者人身安全保卫重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫重要文件的保卫重要文件的保卫重要文件的保卫 会场和驻地的保卫会场和驻地的保卫会场和驻地的保卫会场和驻地的保卫 会议设备的保卫会议设备的保卫会议设备的保卫会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫与会者贵重物品的保卫与会者贵重物品的保卫与会者贵重物品的保卫7、会议保密工作、会议保密工作 1)会前保密工作会

20、前保密工作 （1）涉及秘密的会议，严格确定出席、）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。列席人员及会议服务人员。(2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。采取保密措施。(3)根据实际需要，确定会议印发的文件根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。规定的范围印发。(4)选择会址要注意保密，会前对会选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设场环境及会场设

21、施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。施、电话进行防窃密、泄密检测。2)会中保密工作会中保密工作 (1)加强保密教育。加强保密教育。(2)加强文件管理。加强文件管理。(3)加强重要涉密会议管理。加强重要涉密会议管理。3)会后保密工作会后保密工作 (1)做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通过机要通信部门递送。秘密文件通过机要通信部门递送。(3)对会议驻地、房间、会议室进行保密对会议驻地、房间、会议室进行保密检查检查。8、会议的后勤保障工作、会议的后勤保障工作 (1)做好食宿管理工作。做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。做好迎送交通工作。(3)做好会议车

22、辆管理工作。做好会议车辆管理工作。(4)做好财务管理工作。做好财务管理工作。(5)安排好会议的文化生活。安排好会议的文化生活。(6)做好会议医疗卫生工作。做好会议医疗卫生工作。三、会后整理工作三、会后整理工作1、安排与会人员离会、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要、撰写会议纪要3、会议的宣传报道、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档、会议文书的立卷归档5、会议总结工作、会议总结工作 6、会后催办和反馈工作、会后催办和反馈工作 四、四、常用会议的组织程序常用会议的组织程序一、行政办公会议一、行政办公会议是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。办公会。议题安排议题安排发送会议通知发送会议通知做好会议记录做好会议记录撰写办公会议纪要撰写办公会议纪要议定事项的贯彻执行议定事项的贯彻执行 搜集信息，进行反馈搜集信息，进行反馈