《会展运营管理》PPT课件.ppt

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1、会会 展展 运运 营营 管管 理理 会展经营策划师课程第一节、展会管理第一节、展会管理 展出服务与管理的对象主要包括：展出服务与管理的对象主要包括：参展商、观众、新闻媒体、行业协会政参展商、观众、新闻媒体、行业协会政府主管部门、国际组织等，另外还包括展位府主管部门、国际组织等，另外还包括展位搭建商、展品运输代理、旅游公司和指定酒搭建商、展品运输代理、旅游公司和指定酒店等。店等。一、一、布展期间的实务与管理布展期间的实务与管理1.1.布展布展 布展是指展览会开幕前的现场布置与筹备工作布展是指展览会开幕前的现场布置与筹备工作。（1 1）参展商）参展商 （2 2）办展机构）办展机构 2 2 布展期间

2、办展机构提供的服务和管理布展期间办展机构提供的服务和管理 1 1）布展前准备）布展前准备 （1 1）有关报批手续的办理）有关报批手续的办理 工商部门；工商部门；消防部门；消防部门；海关部门；海关部门；公安部门；公安部门；指定搭建商和展品运输代理指定搭建商和展品运输代理 外地车辆通行证问题外地车辆通行证问题 （2 2）展馆布置）展馆布置 2 2）正式布展）正式布展 （1 1）展位搭建协调工作。）展位搭建协调工作。（2 2）现场施工管理和验收。）现场施工管理和验收。（3 3）组织相关部门现场办公为参展企业）组织相关部门现场办公为参展企业 提供服务。提供服务。3 3）预展）预展二、开幕式二、开幕式1

3、 1 展会开幕式现场管理展会开幕式现场管理 1 1）开幕式现场检查与安排）开幕式现场检查与安排 对开幕式现场布置和相关设备的最后检查以及对安对开幕式现场布置和相关设备的最后检查以及对安全保卫与其他活动参与人员的安排和管理等工作。全保卫与其他活动参与人员的安排和管理等工作。具体工作：具体工作：（1 1）对各种设备及参与人员进行详细地检查，）对各种设备及参与人员进行详细地检查，确保开幕式的顺利进行。确保开幕式的顺利进行。（2 2）在开幕式开始前要根据邀请嘉宾人数的多少）在开幕式开始前要根据邀请嘉宾人数的多少 和级别，做好贵宾室的安排。和级别，做好贵宾室的安排。（3 3）做好贵宾的迎接与引导工作。）

4、做好贵宾的迎接与引导工作。2 2）媒体接待与管理）媒体接待与管理 展览会开幕前，办展机构要主动与有关媒体展览会开幕前，办展机构要主动与有关媒体 取得联系。取得联系。引导不同的媒体从不同的侧面对展览会进行引导不同的媒体从不同的侧面对展览会进行 连续或跟踪报道。连续或跟踪报道。提高展览会的社会知名度和扩大展览会的提高展览会的社会知名度和扩大展览会的 影响力。影响力。2 2 展会开幕式程序展会开幕式程序 1 1）开幕时间和地点）开幕时间和地点 2 2）出席开幕式的嘉宾）出席开幕式的嘉宾 3 3）开幕式讲话稿和新闻通稿）开幕式讲话稿和新闻通稿 4 4）开幕式程序）开幕式程序3 3 展出现场的咨询服务与

5、协调展出现场的咨询服务与协调三、参展商的展台工作三、参展商的展台工作 1 1）参展商的展台接待工作）参展商的展台接待工作 2 2）宣传资料和纪念品的发放）宣传资料和纪念品的发放 3 3）业务洽谈工作）业务洽谈工作 4 4）展品演示及现场销售）展品演示及现场销售 5 5）展台记录和市场调研）展台记录和市场调研四、四、办展机构的现场咨询服务与协调工作办展机构的现场咨询服务与协调工作1 1）专业观众登记）专业观众登记 设立位置：设立位置：通常会专门在展出现场出入口附近区域设立通常会专门在展出现场出入口附近区域设立 专业观众登记处和观众登记通道。专业观众登记处和观众登记通道。作用：作用：为观众参观、观

6、众信息咨询、观众与参展商进行贸为观众参观、观众信息咨询、观众与参展商进行贸 易谈判等提供便利和服务。易谈判等提供便利和服务。（1）是展览会观众数据库重要的信息来源，是展览会观众数据库重要的信息来源，（2 2）可以及时准确地更新和补充观众数据库的信息，）可以及时准确地更新和补充观众数据库的信息，（3 3）对改善客户关系管理和调整宣传推广策略有着）对改善客户关系管理和调整宣传推广策略有着 重要的作用。重要的作用。（4 4）观众信息是评价展览会品质的主要依据。）观众信息是评价展览会品质的主要依据。2 2）展览会资料的编制和发放）展览会资料的编制和发放 办展机构一般要准备好以下几种资料：办展机构一般要

7、准备好以下几种资料：参观指南、观众登记表、相关证件、门票、会刊等资参观指南、观众登记表、相关证件、门票、会刊等资料。料。3 3）展览会证件与门票管理）展览会证件与门票管理 展览会证件一般包括以下几种：展览会证件一般包括以下几种：（1 1）参展证，供参展商进出展馆使用；）参展证，供参展商进出展馆使用；（2 2）布撤展证，供搭建商和参展企业相关工作人员在）布撤展证，供搭建商和参展企业相关工作人员在 布展和撤展时使用；布展和撤展时使用；（3 3）专业观众证，供专业观众人场参观使用；）专业观众证，供专业观众人场参观使用；（4 4）贵宾证，也叫）贵宾证，也叫VIPVIP证，供到会参观的嘉宾使用；证，供到

8、会参观的嘉宾使用；（5 5）记者证，供各新闻媒体记者使用；）记者证，供各新闻媒体记者使用；（6 6）工作证，供办展机构有关工作人员使用；）工作证，供办展机构有关工作人员使用；（7 7）车辆通行证，供参展商、观众和到会嘉宾在展馆停）车辆通行证，供参展商、观众和到会嘉宾在展馆停 车场停车使用。车场停车使用。4 4）展出现场秩序管理）展出现场秩序管理办展机构通常对展位发出的音量做出控制，声像设备的办展机构通常对展位发出的音量做出控制，声像设备的音量应低于音量应低于5050分贝，使其不对观众或其他相邻展位构成分贝，使其不对观众或其他相邻展位构成干扰。干扰。参展商只能在自己的展位派发各种资料，不得在他人

9、展参展商只能在自己的展位派发各种资料，不得在他人展位和通道上派发，也不得在通道上摆放宣传品和宣传资位和通道上派发，也不得在通道上摆放宣传品和宣传资料。料。办展机构一般要负责展场公共区域的清洁卫生，展出期办展机构一般要负责展场公共区域的清洁卫生，展出期间以及每天闭馆后派出相关人员清洁和打扫这些区域，间以及每天闭馆后派出相关人员清洁和打扫这些区域，同时向参展商提供展位清洁有偿服务。同时向参展商提供展位清洁有偿服务。5 5）开展参展商和观众意见调查，做好有关信息）开展参展商和观众意见调查，做好有关信息 的收集整理。的收集整理。6 6）知识产权保护。）知识产权保护。7 7）闭幕准备工作。）闭幕准备工作

10、。8 8）提供其他关联服务。）提供其他关联服务。五、突发事件管理五、突发事件管理1 1 紧急医疗紧急医疗 （1 1）制订各种预防应急措施。）制订各种预防应急措施。（2 2）组织者可以邀请卫生医疗机构协助在）组织者可以邀请卫生医疗机构协助在 展出现场安排医疗人员。展出现场安排医疗人员。（3 3）保持任何时间的联络通畅，如有紧急）保持任何时间的联络通畅，如有紧急 情况发生，立即安排救护并送医院急救。情况发生，立即安排救护并送医院急救。2 2 火灾防范火灾防范 （1 1）应做好展出期间各阶段的消防检查，应做好展出期间各阶段的消防检查，（2 2）应重点检查消防设施是否完好，同时检查场馆电）应重点检查消

11、防设施是否完好，同时检查场馆电 路系统，有无易燃易爆物品、自动灭火系统与灭路系统，有无易燃易爆物品、自动灭火系统与灭 火设备是否配各完好有效、安全出口是否畅通火设备是否配各完好有效、安全出口是否畅通 等，以消除火灾隐患，防患于未然。等，以消除火灾隐患，防患于未然。（3 3）让每一个与会者都知道遇到火灾时所采取的应对）让每一个与会者都知道遇到火灾时所采取的应对 措施，告知客人逃生步骤以及紧急逃生出口，把措施，告知客人逃生步骤以及紧急逃生出口，把 这些注意事项编入参展须知，并发放到与会者手这些注意事项编入参展须知，并发放到与会者手 中。中。3 3 卫生问题卫生问题 4 4 自然灾害自然灾害 5 5

12、 恐怖袭击恐怖袭击 6 6 游行示威游行示威 7 7 展品安全管理展品安全管理 1 1）配备安全设施和保卫人员配备安全设施和保卫人员 2 2）展品的安全管理展品的安全管理 展品的安全保卫涉及展品的安全保卫涉及4 4个阶段：个阶段：展品进场布展期间展品进场布展期间 展出参观期间展出参观期间 闭馆期间闭馆期间 撤展期间撤展期间六、六、配套活动的组织配套活动的组织 较常见的配套活动：较常见的配套活动：论坛、新产品推介会、技术交流会、研讨会、论坛、新产品推介会、技术交流会、研讨会、比赛、娱乐活动和各种表演等。比赛、娱乐活动和各种表演等。作用：作用：它们是展览会的有益补充，一般办展机构都它们是展览会的有

13、益补充，一般办展机构都会积极安排和协调，以保证展览会取得更好效果。会积极安排和协调，以保证展览会取得更好效果。1 1 开（闭）幕酒会。开（闭）幕酒会。2 2 技术交流会、研讨会。技术交流会、研讨会。3 3 表演、比赛和其他娱乐活动。表演、比赛和其他娱乐活动。七、撤展的服务与管理七、撤展的服务与管理1 1 撤展管理撤展管理 展览会的撤展工作主要包括：展览会的撤展工作主要包括：展位拆除、参展商租用展具退还、展品处理和回运、展位拆除、参展商租用展具退还、展品处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。展场的清洁和撤展安全保卫等工作。撤展工作必须在展览会闭幕后开始，但是撤展准备工作撤展工作必须在展览会

14、闭幕后开始，但是撤展准备工作 应该于展览期间甚至开幕前就予以考虑和准备。应该于展览期间甚至开幕前就予以考虑和准备。办展机构通常向参展商发放办展机构通常向参展商发放撤展通知撤展通知，参展商须按，参展商须按 撤展通知撤展通知有关规定撤展。有关规定撤展。撤展工作人员须佩带撤展证方能出入场馆。撤展工作人员须佩带撤展证方能出入场馆。1 1）展位拆除）展位拆除 2 2）租用展具的退还）租用展具的退还 3 3）展品的处理和回运）展品的处理和回运 参展商的展品有参展商的展品有4 4种处理办法：种处理办法：出售、赠送、销毁和回运。出售、赠送、销毁和回运。4 4）展场清洁）展场清洁2 2 撤展后续工作撤展后续工作

15、 1 1）费用结算）费用结算 2 2）致谢）致谢 3 3）拓展和巩固客户关系）拓展和巩固客户关系 4 4）与有关方面商谈下届展览会合作与代理事宜。）与有关方面商谈下届展览会合作与代理事宜。3 3 宣传报道宣传报道第二节、会议的现场管理第二节、会议的现场管理一、会议现场注册一、会议现场注册 会议现场注册是与会代表到场后接触到的第一会议现场注册是与会代表到场后接触到的第一 个会议活动。个会议活动。会议现场注册程序要尽可能简单，注册速度要会议现场注册程序要尽可能简单，注册速度要 尽可能快。可先做好四个方面的工作：尽可能快。可先做好四个方面的工作：一是注册材料的准备充分；一是注册材料的准备充分；二是尽

16、早让与会代表了解注册程序；二是尽早让与会代表了解注册程序；三是注册现场要有足够的空间；三是注册现场要有足够的空间；四是注册现场的分工要明确。同时要安排四是注册现场的分工要明确。同时要安排 一些协助注册的机动人员。一些协助注册的机动人员。1 1注册台的要求注册台的要求 （1 1）地点的选择。）地点的选择。（2 2）注册台标志）注册台标志。（3 3）注册台的搭建。）注册台的搭建。2 2注册分工注册分工 （1 1）预先注册。）预先注册。（2 2）现场注册。）现场注册。（3 3）领取会议文件。）领取会议文件。3 3现场注册的时间现场注册的时间 不同规模的会议现场注册的时间安排不尽相同。不同规模的会议现

17、场注册的时间安排不尽相同。4 4注册数据的处理注册数据的处理二、会议社会活动的安排二、会议社会活动的安排 会议社会活动是会议工作中非常重要的一部分，会议社会活动是会议工作中非常重要的一部分，一般包括：一般包括：1 1会议开幕式安排会议开幕式安排 （1 1）开幕式时间。）开幕式时间。（2 2）开幕式地点。）开幕式地点。（3 3）开幕式会场布置。）开幕式会场布置。1 1）主席台的布置。）主席台的布置。2 2）会议代表席的布置。）会议代表席的布置。3 3）贵宾室的布置。）贵宾室的布置。（4 4）贵宾的接待。）贵宾的接待。（5 5）代表进入会场。）代表进入会场。（6 6）新闻记者的接待。）新闻记者的接

18、待。（7 7）安全保卫。）安全保卫。（8 8）交通安排。）交通安排。2 2。闭幕式的安排。闭幕式的安排三、会议专业活动安排三、会议专业活动安排 1 1会议报告安排会议报告安排 2 2会议室和设备安排会议室和设备安排 （1 1）会议室安排。）会议室安排。（2 2）会议设备安排。）会议设备安排。四、会议餐饮活动安排四、会议餐饮活动安排1 1欢迎招待会的安排欢迎招待会的安排 （1 1）时间的安排。）时间的安排。（2 2）地点的选择。）地点的选择。（3 3）招待会的形式。）招待会的形式。（4 4）招待会的餐单。）招待会的餐单。（5 5）现场人数的修正。）现场人数的修正。（6 6）招待会的入场。）招待会

19、的入场。（7 7）招待会的过程控制。（）招待会的过程控制。（8 8）结算。）结算。2 2欢送宴会的安排欢送宴会的安排 （1 1）时间的选择。）时间的选择。（2 2）地点的选择。）地点的选择。（3 3）闭幕宴会的形式。）闭幕宴会的形式。（4 4）闭幕宴会的菜单。）闭幕宴会的菜单。（5 5）人数的预定。）人数的预定。（6 6）闭幕宴会的程序。）闭幕宴会的程序。3 3茶歇的安排茶歇的安排 4 4会议午餐的安排会议午餐的安排第三节第三节 会展场馆管理会展场馆管理 一、现代展览中心的一般特点一、现代展览中心的一般特点 建筑规模宏大建筑规模宏大 展览设施齐全展览设施齐全 设施功能多样设施功能多样二、二、现

20、代展览中心的建设要求现代展览中心的建设要求（一）展览中心的规划要求（一）展览中心的规划要求 选址要求选址要求 长远规划长远规划 内部布局要求内部布局要求 展厅功能设计要求展厅功能设计要求 （1 1）展厅外观要求。）展厅外观要求。（2 2）展厅面积要求。）展厅面积要求。（3 3）展厅层高要求。）展厅层高要求。（4 4）地面承重要求。）地面承重要求。（5 5）出入口要求。）出入口要求。布展空间要求布展空间要求三、三、现代展览中心的设施管理现代展览中心的设施管理 供电管理供电管理 供水管理供水管理 空调管理空调管理 电梯管理电梯管理 照明管理照明管理 消防管理消防管理 通信管理通信管理 信息管理信息

21、管理 广播管理广播管理 四、四、现代展览中心的环境管理现代展览中心的环境管理 建筑物的保护建筑物的保护 卫生清洁卫生清洁 安全保卫安全保卫 环境整治环境整治 要搞好场馆的环境整治，一要靠制度，二要靠宣传，三要搞好场馆的环境整治，一要靠制度，二要靠宣传，三要靠具体人来负责执行这些规章制度。要靠具体人来负责执行这些规章制度。五、会展场馆的运营五、会展场馆的运营1 1 会展场馆运营管理的模式会展场馆运营管理的模式 主要有主要有3 3种，即企业自主管理、政府管理以及行业种，即企业自主管理、政府管理以及行业协会管理。协会管理。（1 1）企业管理即由企业出资建设，会展场馆建成后成为）企业管理即由企业出资建

22、设，会展场馆建成后成为 会展企业的资源，由该企业对场馆设施统一管理。会展企业的资源，由该企业对场馆设施统一管理。（2 2）政府管理是国内外最为主要的管理形式之一，即由）政府管理是国内外最为主要的管理形式之一，即由 政府投资兴建，会展场馆作为城市的公共设施或政府投资兴建，会展场馆作为城市的公共设施或 形象建筑而存在。形象建筑而存在。（3 3）行业协会管理。）行业协会管理。2 2 会展场馆建设的结构调整会展场馆建设的结构调整 （1 1）布局结构调整）布局结构调整 （2 2）规模结构调整）规模结构调整 （3 3）资本结构调整）资本结构调整 3 3 会展场馆展会的经营定位会展场馆展会的经营定位 （1 1）按照规模予以市场分类）按照规模予以市场分类 （2 2）按照行业予以市场分类）按照行业予以市场分类 （3 3）按照办展形式予以分类）按照办展形式予以分类 20102010年年1010月月