《公文写作教程》PPT课件.ppt

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1、 公文写作教程 主讲人：吴文 目前公文写作中存在的主要问题报告与请示不分写作格式混乱不统一报报 告告学习目标学习目标报告的适用范围报告的写作格式及写作注意事项（一）一）报告的含义报告的含义 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问的公文，就是报告。建议，答复上级机关的询问的公文，就是报告。作为公文的作为公文的报告报告，和从事，和从事业务工作时所使用的、标业务工作时所使用的、标题中也带有题中也带有“报告报告”二字二字的行业文书（如的行业文书（如“调查调查报告报告”）不是相同的概念。）不是相同的概念。一、报告的文种常识一、报告的文种常识（

2、二）报告的特点（二）报告的特点1.表达的陈述性2.内容的总结性3.内容的已然性综合工作报告：向上级汇报本单综合工作报告：向上级汇报本单位一个时期内全面工作或几个方位一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况。面工作的综合情况。专题工作报告：是向上级汇报某项专题工作报告：是向上级汇报某项工作或某一方面情况的报告。工作或某一方面情况的报告。工作报告工作报告向上级报送文件、物件时使用的向上级报送文件、物件时使用的报告。报告。将工作中出现的将工作中出现的重大情况重大情况或发生或发生的的重大问题重大问题报给上级的报告。报给上级的报告。答复上级机关询问或交办事项的答复上级机关询问或交办事项的报告。报告。向

3、上级提出意见、建议时使用的向上级提出意见、建议时使用的报告报告。（三）报告的种类A.工作报告的写作：工作报告的写作：指工作中的失误和实践困难，下指工作中的失误和实践困难，下一步工作的打算等方面的内容一步工作的打算等方面的内容。工作情况概述工作情况概述时间跨度、背景条件、主要工作时间跨度、背景条件、主要工作。成绩或收获成绩或收获对工作成果进行归纳、总结，对工作成果进行归纳、总结，分条叙述。分条叙述。经验或体会经验或体会指在完成工作任务的过程中带有指在完成工作任务的过程中带有规律性的认识或经验体会。规律性的认识或经验体会。问题与打算问题与打算 关于举办高新技术博览会工作情况的报告关于举办高新技术博

4、览会工作情况的报告 XXXXX：2004年年月月日日日，我公司根据总公司部署，在日，我公司根据总公司部署，在召开了召开了第一届高新技第一届高新技术博览会，本此博览会以高新技术交流、新产品开发、技术合作和技术转让为术博览会，本此博览会以高新技术交流、新产品开发、技术合作和技术转让为主题，对我公司科技创新工作起到了积极推动作用主题，对我公司科技创新工作起到了积极推动作用。现将有关情况报告如下：一、博览会的完成情况（略）一、博览会的完成情况（略）二、博览会存在的主要问题二、博览会存在的主要问题 1经费不足。（略）2场地选择不适。（略）3时间流程不顺畅。（略）三、下一步工作安排三、下一步工作安排 1.

5、进一步加大博览会宣传工作。（略）2.进一步落实博览会目标责任制。（略）特此报告。特此报告。XXXXXXX 二一年六月十五日工作报告工作报告B B、情、情况报告况报告情况情况原因原因措施措施 情况报告情况报告教训教训 关于工厂仓库着火事故的报告关于工厂仓库着火事故的报告XXX:XXX:5月28日16时05分,工厂仓库着火，造成大量货物损坏，其中3名员工受伤。事故发生后,我公司相关领导立即赶赴事故现场,组织抢救、抢修工作。经调查分析,造成这次事故的直接原因,这次火宅是发生在公司生产过程中一次严重事故,反映了我们作风不扎实,对安全工作抓的不力,在安全生产中管理不严,职工纪律松懈的问通长期没有得到解决

6、。为使全公司从这起严重事故中吸取教训,我们在六月份开展的“防火知识宣传”活动中,要把搞好安全生产作为重点。情况报告情况报告事故发生的基本情况事故发生的基本情况施救情况施救情况事故发生原因事故发生原因措施措施行政人事部行政人事部：XXXXXXXXXXXX（号号）收悉。现将我部门待遇收悉。现将我部门待遇报告如下：报告如下：一、一、二、二、三、三、专此报告专此报告 营销中心营销中心 二二八年六月五日八年六月五日 C C、答复报告答复报告首先引述来文标题或发首先引述来文标题或发文字号，简明叙述上级文字号，简明叙述上级询问或交办的事项询问或交办的事项然后写明答复的具体内容然后写明答复的具体内容结语结语

7、关于治理工厂污水问题的报告关于治理工厂污水问题的报告 总公司：前接公司信函，询问我公司厂区污水治理问题，现将有关情况报告如下：我工厂污水问题较严重，其主要原因：一是公众环境保护意识差，一些厂区员工随意向河道坑塘倾倒垃圾；二是我工厂基础设施薄弱，无污水处理厂，厂区生活污水直接排入大环境。解决水质污染问题的根本途径：首先是建设污水处理厂，目前，公司正在积极筹备之中。其次，加大宣传力度，提高全民环保意识，减少污水无序排放。其三，加大环保监督检查力度，确保排污企业治污设施正常运行，达标排放，促进水质好转。其四，环保部门依法行政，严格执法，从源头把关，减少各种污染。专此报告 XX分公司 二四年四月二十九

8、日 答复报告答复报告引语引语答复内容答复内容结语结语 提出建议的报告，则应先写明建议的目的，提出建议的报告，则应先写明建议的目的，提出建议的报告，则应先写明建议的目的，提出建议的报告，则应先写明建议的目的，然后提出具体的意见、建议。然后提出具体的意见、建议。然后提出具体的意见、建议。然后提出具体的意见、建议。D D、建议报告、建议报告 E E、递送报告、递送报告写明报送的公文资料或物件的相关写明报送的公文资料或物件的相关内容。内容。关于报送我分公司机构设置等情况的报告关于报送我分公司机构设置等情况的报告 总公司：总公司：办发办发1992号关于催报全国各分公司机构设置等情况号关于催报全国各分公司

9、机构设置等情况的函收悉。的函收悉。按照此函要求，我公司已将我分公司机构设置及其人员组成等情按照此函要求，我公司已将我分公司机构设置及其人员组成等情况调查清楚，并统计汇总成表。况调查清楚，并统计汇总成表。现将此表报去，请查收并审核。现将此表报去，请查收并审核。附件：附件：分公司机构设置等情况的报表分公司机构设置等情况的报表 分公司分公司 一九九二年一九九二年月月日日析评这是一则报送报告。这类报告的写法较简单，正文写清楚原由和报析评这是一则报送报告。这类报告的写法较简单，正文写清楚原由和报送的材料名称、数量，结尾部分用送的材料名称、数量，结尾部分用“请查收并审核请查收并审核”、“请查阅请查阅”之类

10、习惯之类习惯用语收束。报送的材料以附件的形式附上。用语收束。报送的材料以附件的形式附上。v标题 v主送部门 v正文 v发文部门、日期 报报 告告 结结 构构 二、二、报告的写作格式报告的写作格式报告的标题通常由报告的标题通常由事由文种事由文种组成。组成。关于武汉市“十五”规划执行情况的报告报告的主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。（一）标 题 关于XX 煤矿瓦斯爆炸事故善后处理情况的报告（二）主送机关例例注：标题中不要再出现注：标题中不要再出

11、现“呈报呈报”、“上报上报”、“申报申报”等词语。等词语。请思考：请思考：XXXX分公司分公司写了一份报告，写了一份报告，有三方面内容：一是向总公有三方面内容：一是向总公司汇报司汇报20082008年全年工作情况；年全年工作情况；二是在报告中请求增加二是在报告中请求增加20092009年度的培训拨款；三是建议年度的培训拨款；三是建议增设员工图书室设施。增设员工图书室设施。报告中不得夹带请示事项报告中不得夹带请示事项学习目标学习目标请示的适用范围请示与报告的文种区别请示的行文规则请示的写作格式和写作注意事项请示请示向上向上级机关请求指示、级机关请求指示、批准时使批准时使用的一种公文。用的一种公文

12、。一、什么是请示？一、什么是请示？请示的适用范围请示的适用范围1 1、请求上级机关的指示、请求上级机关的指示 2 2、请求上级机关的批准、请求上级机关的批准 需要使用请示的情况：需要使用请示的情况：v下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候；v下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时；v下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时。v下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时；v下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制

13、，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候；请求指示请求指示请求批准请求批准思考：思考：报告与请示的区别？报告与请示的区别？1 1、行文目的不同、行文目的不同报告侧重于向上级机关汇报工作，反映情况。报告侧重于向上级机关汇报工作，反映情况。请示旨在请求上级机关指示、批准。请示旨在请求上级机关指示、批准。2 2、行文作用不同、行文作用不同报告的作用是让上级机关了解报告的作用是让上级机关了解“下情下情”。请示的作用是启始或中续本机关的工作。请示的作用是启始或中续本机关的工作。3 3、行文时间不同、行文时间不同报告一般在事中或事后行文。报告一般在事中或事后行文。请示需要在事前行文，不能先

14、斩后奏。请示需要在事前行文，不能先斩后奏。4 4、答复与否不同、答复与否不同报告具有单向性，不需要上级机关的答复。报告具有单向性，不需要上级机关的答复。请示具有期复性，需要上级机关的答复。请示具有期复性，需要上级机关的答复。5 5、内容含量不同、内容含量不同报告，尤其是工作报告，可以数事并谈，内容含量较大。报告，尤其是工作报告，可以数事并谈，内容含量较大。请示要坚持请示要坚持“一文一事一文一事”的原则，内容单一。的原则，内容单一。下列事项中，应该用请示行文的是_。请示请示A、分公司拟行文请求上级改善办公电脑设备。B、分公司拟行文向上级汇报本公司受灾情况。C、分公司拟行文请求上级批准引进肉食品加

15、工自动化生产线。D、分公司拟行文请求上级批准成立企划部。E、分公司拟行文向上级反映员工负担增加的情况。1 1、一文一事。、一文一事。2 2、一个主送机关。、一个主送机关。不多头主送，如需同时送其不多头主送，如需同时送其他机关，应当用他机关，应当用抄送抄送形式，形式，但不得在请示的同时又抄送但不得在请示的同时又抄送下级机关。下级机关。“香烧一股香烧一股,佛敬一尊佛敬一尊”请示规则请示规则 请请 示示 总公司：总公司：为丰富员工的业余文化生活，我公司申为丰富员工的业余文化生活，我公司申请修建现代化的体育馆一座。请修建现代化的体育馆一座。同时，我公司尚缺专业技术人员同时，我公司尚缺专业技术人员3 3

16、名，请名，请在制定明年的人员编制时一并考虑。在制定明年的人员编制时一并考虑。XX XX中学中学 （公章）（公章）二零零九二零零九年三月一日年三月一日病文1 规则一：规则一：一文一事一文一事 关于重建关于重建食堂的请示食堂的请示总经办、行政人事部、财务部：总经办、行政人事部、财务部：我生产中心因受地震影响，墙壁出现裂痕，我生产中心因受地震影响，墙壁出现裂痕，经请建筑专家鉴定，已成危房。为确保员工的安经请建筑专家鉴定，已成危房。为确保员工的安全，申请重建我中心食堂。全，申请重建我中心食堂。营销中心（公章）营销中心（公章）二二九年三月一日九年三月一日病文2 规则四：规则四：一个主送机关一个主送机关（

17、特殊情况用（特殊情况用抄送）抄送）四、四、请示的写作格式请示的写作格式 有两种写法有两种写法1 1、是由制发机关、事由、文种三部分组成、是由制发机关、事由、文种三部分组成。如营销中心关于如营销中心关于的请示的请示2 2、是事由和文种构成（一定不能省略、是事由和文种构成（一定不能省略关于关于)。如如关于开展春节聚餐工作的请示关于开展春节聚餐工作的请示 （一）（一）标题标题 关于购买卡车的报告报告总公司：随着外贸的发展，出口的扩大，我公司仅有的一辆卡车已经不能很好的完成任务，为此请求增加两辆卡车。分公司（公章）二九年三月一日错误一：错误一：“请示请示”和和“报告报告”混淆使用混淆使用错误二、标题中

18、不得出现错误二、标题中不得出现“申请、请求申请、请求”之类之类的词语。的词语。如：XX公司关于请求 投资修建公司图书馆的请示 XX行政人事部关于举办年终聚餐活动请求 关于成立XX分公司俱乐部的请示报告请示报告XX总公司：我分公司近年来人员结构发生较大变化，年轻人逐年增多，截止2005年底全局共有35岁以下年轻人201人。按照公司2006 2008年人才储备计划，将利用3年时间从高校毕业生中每年招聘100名本科生或研究生，这样，年轻同志的比例还会有较大提高。为此拟成立XX分公司俱乐部，现将我们的想法汇报如下：一、该俱乐部直属我分公司领导。二、该俱乐部行政编制两名。XX分公司 二六年二月二十八日错

19、误二：错误二：“请示请示”和和“报告报告”并用并用（二）（二）主送机关主送机关（三）正文（三）正文1 1、一个主送机关。（可抄送）、一个主送机关。（可抄送）2 2、一般不得越级请示、一般不得越级请示 。请示缘由请示缘由 请示事项请示事项 请示结语请示结语直属上级机关直属上级机关总公司：总公司：近年来我公司业务发展迅猛，公近年来我公司业务发展迅猛，公司职员不断增加，而办公设施相对滞司职员不断增加，而办公设施相对滞后，尤其是电脑极为紧缺，平均后，尤其是电脑极为紧缺，平均2 2人共人共用一台，致使工作效率低下。为提高用一台，致使工作效率低下。为提高效率，全面实现办公自动化，效率，全面实现办公自动化，

20、现特向总公司申请购买30台惠普笔记本电脑，约需人民币60万元。深圳市大龙贸易第一分公司（公章）二四年十月十三日阐述请示的原因、理阐述请示的原因、理由、依据等，行文要由、依据等，行文要注意简明扼要，抓住注意简明扼要，抓住关键，重在阐述行文关键，重在阐述行文的的必要性、紧迫性必要性、紧迫性。1 1、请示缘由、请示缘由 请示缘由请示缘由是上级机关批是上级机关批复的主要依据，写明导复的主要依据，写明导致提出请示事项的原因、致提出请示事项的原因、背景、理由。这部分要背景、理由。这部分要写得写得充分、恰当、具体。充分、恰当、具体。2 2、请示事项、请示事项 请示最核心、最请示最核心、最重要的部分。重要的部

21、分。请求请求指示指示的请示，主体的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。些方面得到指示。请求请求批准批准的请示，要把的请示，要把要求批准的事项分条列款一一要求批准的事项分条列款一一写明。写明。深深xxxx20042004 XXXX号号 总公司：总公司：近年来我公司业务发展迅猛，公司职员不断增加，而办公设施相对滞后，尤其是电脑极为紧缺，平均2人共用一台，致使工作效率低下。为提高效率，全面实现办公自动化，现特向总公司现特向总公司申请申请购买购买3030台惠普笔台惠普笔记本电脑，约需人民币记本电脑，约需人民币6060万元。万元。当否，请批示。深圳市大龙贸易第一

22、分公司（公章）二OO四年十月十三日 请求批准请求批准XXXXXXXXXXXX：据我公司有关工伤处理的报告，目前对工伤中员工死亡，是否员工家属抚恤的问题，有不同意见。一种意见认为，死亡员工若是有劳动能力的人，并遗有家属要抚养的，给予抚恤。另一种意见认为，只要不是由死亡员工的过失所引起的死亡事故，不管死亡员工有无劳动能力，都应酌情给予抚恤，我们同意后一种意见。几年来的实践经验证明，这样做有利于安抚死者家属。妥否，请批复。XX行政人事部 二四年十月十三日 请求指示请求指示这则请示在表述上有何不妥？公司关于重建办公楼的请示总公司：我分公司所属的区、区、三个营业点因受灾被洪水淹毁。现决定重建三个营业点办

23、公楼三幢。分公司 年月日3 3、请示结语、请示结语 在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可 常见的结语有：“当否，请批示当否，请批示。”“妥否，请批复妥否，请批复。”“以上请示，请予审批以上请示，请予审批。”“特此请示特此请示”常见的结语 学习小结学习小结请示是在下级机关请求指示、批准时使用。请示是在下级机关请求指示、批准时使用。请示和报告是两个不同的文种，注意区分。请示和报告是两个不同的文种，注意区分。在撰写请示时请注意其行文规则。在撰写请示时请注意其行文规则。请示缘由必须充分、具体。请示缘由必须充分、具体。n n第一层为第一层为“一、一、”后面为顿号，第二层为后面为顿号，第二层为“1.”1.”后面为点，第后面为点，第三层为三层为“（1 1）”后面空一格。后面空一格。报告和请示报告和请示WORD中排版、格式注意事项见附件中排版、格式注意事项见附件 公文公文WORD排版模板分析排版模板分析.doc