湖北省义务教育学籍管理系统用户操作手册(1017修改版v.doc
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1、湖北省义务教育学籍管理系统用户操作手册湖北省教育信息化发展中心2012年10月17日湖北省义务教育学籍管理系统产品文档文档类型 用户操作手册文档版本 V2.4完成时间 2012年10月17日说明: 文档是“湖北省义务教育学籍管理系统”用户操作手册,旨在指导您正确快速地掌握湖北省义务教育学籍管理系统的全部功能。版权声明本单位会根据本系统程序的升级,随时更新本文档的内容,恕不另行通知。由于程序更新较快,本文档中载明的内容若与安装程序不一致,以实际程序为准。除此之外,本使用手册中所涉及到的数据或报表的示例,均是为了尽可能地说明产品功能而虚构的,如与实际单位所使用的名称和报表数据相似,纯属巧合。 版权
2、所有 不得翻印湖北省教育信息化发展中心地址:武昌区洪山路2号科教大厦B座 邮编:430071 服务热线:02787122590网址:Http:/ e-Mail: llin目 录湖北省教育信息化发展中心1第一章 登录与退出5第一节 用户登录51.1 登录界面51.2 登录操作61.3 密码查看及修改61.4 安全退出7第二章 学生管理8第一节小学一年级新生注册81.1 注册流程81.2 新生注册81.3 区县审批10第二节学生学籍信息查看112.1 学籍信息查看112.2 学籍信息修改122.3 学籍信息审核132.4 学籍数据导出132.5 学籍数据查找142.6 全省学籍查询142.7 关键
3、信息修改15第三节身份证信息153.1 说明153.2身份证批量修改163.3 身份证现场认证163.4 身份证凭证上传16第四节班级管理174.1 班级管理174.2 批量分班17第五节批量上报18第六节学号分配18第三章 异动管理19第一节 省内转学191.1 流程191.2 规则说明201.3 操作说明21第二节 省外转学252.1 流程252.2 操作说明26第三节 休复学283.1 流程283.2 操作说明28第四章 择校监测293.1 流程293.2 注意事项313.3 对应关系勾选313.4 对应关系修改333.5 对应关系审核343.6 公办学校初一新生注册区内学生注册343.
4、7初一新生注册跨区学生注册353.8 民办学校初一新生注册363.9 民办学校初一新生注册审批37第五章 数据报表38第六章 学校管理39第一节 学校管理39第二节 学校拆并402.1 流程402.2 操作说明40第七章 相关下载及小秘书41第一章 登录与退出用户通过地址登录系统,并通过对应的用户名及密码进入系统操作。密码为初始密码,未修改密码的用户在第一次登录后,会被要求修改初始密码后才能登录进行相关操作。第一节 用户登录1.1 登录界面进入选择义教新版,进入登录界面。-华丽丽滴分割线-【友情提示】可以使用离线录入软件操作义教学籍吗?不可以 该页面为高中学籍与初中学籍的共同登录页面。义教改版
5、后,产生了新版和老版两个入口。目前统一使用新版入口,所有的学籍操作都在新版中进行。旧版入口仅做查看使用,旧版里的内容仅供参考查看,不能进行操作。下方的“学籍系统离线录入软件下载”“高中毕业证查询”均针对高中学籍使用。义教学籍管理用不上。-华丽丽滴分割线-1.2 登录操作用户登录时,输入用户名、密码、随机码,并选择相关用户类型。学校用户名为:XX(大写X)+ 12位学校编码;区县用户名为:QX(大写)+ 6位区县编码;市州用户名为:SHI(大写)+ 6位市州编码;市直属用户名为:SHI(大写)+ 6位市直属编码zs(小写)。1.3 密码查看及修改各级用户可以修改自己的密码,如果用户忘记密码,学校
6、请咨询上一级主管教育部门。使用初始密码的用户,在登录时,会提示修改初始密码。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为何要改初始密码?因为安全,不要抱怨麻烦,出了问题才麻烦。为何要改初始密码,因为黑客机器人很容易猜出初始密码并对系统进行攻击,而且初始密码人人一样,也容易产生安全和数据泄露问题。为了数据和使用者的安全,系统要求更换初始密码。-华丽丽滴分割线-用户使用初始密码登录后,会弹出窗口提示:操作页面跳转密码修改页面,进行密码修改:1.4 安全退出用户若需要转换用户,或者希望退出系统,可在系统右上角点击“退出登录”进行安全退出操作。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为何隔了段时间就要重新登录?因为操作时间
7、过长。 超过25分钟不操作,系统设置要求重新登录。设想您的账户信息一直不操作,被其他人员看到或进行系统管理员所不知道的操作,容易产生安全问题。-华丽丽滴分割线-第二章 学生管理 在学生管理功能模块中,学校学籍管理员可以对本校内学生学籍进行上传、修改、上报、分班、批量修改身份证,对全省学生查询。区县学籍管理员,可以对本辖区内学生学籍进行查询、修改、审核、上报、分配学号等操作。第一节 小学一年级新生注册1.1 注册流程 2012级的新生注册,小学是统一新生注册的方式,同去年一样。初中一年级的注册是区县通过“择校监控”模块内容操作,详情见“择校监控”操作说明。2012级小学一年级学生可以进行网上注册
8、操作,流程如下。1.2 新生注册点击“学生管理”项,选择左侧“新生注册”,操作一共有4步。第一步,模板下载。2012级注册的模板与去年的不同之处在于增加了“是否寄宿生”(必填)、“家长身份证号”(非必填)、班号和班级类别的字段。班号和班级类别用于初次登记分班使用,相当于注册的同时提供分班,若有变化或者不想分,可注册后在班级管理中进行分班操作。分班很重要,分班才分学号,分班才方便进行小升初选择,请积极支持进行分班操作。必填字段包括:姓名、身份证号、学生类别、独生子女、民族、户口类别(分为农业及非农两类,农业与农业类型关联,非农与非农类型关联,如选择农业则农业类型也必填.如选择非农则非农类型也必填
9、)、国别、是否贫困生、是否寄宿生、家长姓名1、关系1、职业1、手机1、固定电话1。-华丽丽滴分割线-【友情提示】上传不成功,提示是否模板文件?因为excle格式问题,请跟我做。 将要上传的模板文件保存为xls文档(身份证栏已设置成文本格式)。 将xls模板文件在excel里转换成csv格式(不要说找不到,向下拉会看到),保存的过程会一直要求点是或者否,一直点“是”保存并关闭,保存后身份证栏的数据会变成科学计数法,显示成4.20159E+14之类的格式,never mind。 将xls模板文件里的身份证号贴到重新打开的csv格式表格中的身份证栏,复制粘贴即可,不用一个个粘。最后将csv格式文件再
10、存成xls格式文件,并用这个xls文件上传,即可,大功告成。若依然有问题,可以将数据一列列的复制粘贴到模板文件中,国家列,单独拉选,不要粘贴。再不然,有保存上传成功的模板,不停更换下面的内容也成功的案例。-华丽丽滴分割线-【友情提示】上传数据列表中,更改了错误数据,为何还显示有错误? 因为上次上传显示的错误记录并没有随着修改后上传后的数据替换。看到数据有误后,删除未确认的数据,再重新上传修改后的数据,再看结果。-华丽丽滴分割线-1.3 区县审批区县进入系统后,在“学生管理”模块中,点击“学生信息列表”,可以分学校对所有学生进行审核和查看,并可以通过姓名、学号、性别、出生日期等条件搜索学生。-华
11、丽丽滴分割线-【友情提示】如何导出全区学籍数据? 点击学校名称会呈现该校数据,并提供导出。如何导出全区学籍数据呢? 就是在不选择任何学校的这个界面,点击“导出在校学生信息”,可以导出全区的学籍数据,数据排放规则是按所在学校名称排列的。-华丽丽滴分割线-区县审批学籍数据时,点击学生列表上方的“退回学校数据”,可以整校退回学籍。点击单个学生后面的“退回学籍”可以单个退回学籍。鉴于区县需要审核上报,区县可以批量审核或批量待批新生数据。通过的数据可上报到上一级主管部门,待批的数据待审核无误后也可转成“通过”状态,提交到上一级。身份证认证了的学生,才能审核通过。区县级用户,导出可按字段来定制导出,姓名是
12、必选字段。-华丽丽滴分割线-华丽丽滴分割线-第二节 学生学籍信息查看新生数据和历史数据都可以根据左上角的年份切换,进行查看。区县用户还可以点击“义教小学版”和“义教初中版”进行小学和初中之间的切换,方便查看辖区内小学段和初中段的数据。 2.1 学籍信息查看默认是查看“未分班的学生”,点开“班级”的下拉菜单,可以看到这个学校的所有分班情况,包括全校学生情况。点击任何一个班号,会显示该班下的所有学生信息列表,不分页,方便查看。列表中加列了学籍识别码,方便班级管理的分班操作。功能中增设了学校和区县备注功能,因为区县无法删除学生,但是有问题,区县退回了学校可能不注意或者不明了,提供一个简便简单以及简短
13、的小沟通渠道。可以在管辖关系范围内互看。(此功能不接受负面评价)左上显示该班人数,右上进行审批管理。-华丽丽滴分割线-【友情提示】关于删除?原则很简单,分配了学号的学生不能删。 -华丽丽滴分割线-2.2 学籍信息修改点击“修改档案”,可以对该学生的学籍信息进行修改。标(*)的为必填字段。关键字段被修改后,会提交到区县审核,区县审核通过后,关键信息才会被改过来,学校级才看的到。-华丽丽滴分割线-【友情提示】学生照片如何上传?规格(25mm*35mm ) 大小28k以下,格式jpg方式以市州为单位汇总打包,报省统一上传,系统暂不提供用户单独上传通道要求4位市州代码(市编码的前4位)/6位区县代码(
14、无区县的市州直接用6位市代码)/12位学校代码/该学生的入学年份(4位如2007)/所有该学校该年级的学生照片(照片名为学生的学籍识别码);-华丽丽滴分割线-【友情提示】家庭成员二信息修改大多数只填写了家庭成员一信息的学籍,在修改家庭成员二的信息时,可能遇到修改了没反应的情况。因为家庭成员二信息中的家长姓名和关系要对应填写,就是说填写了姓名一定要选关系,否则之后填写的任何信息都是无法被读取的。-华丽丽滴分割线-2.3 学籍信息审核注册后的学籍信息是待审状态,意味着这些学籍信息还需要学校的修改和甄别。分班后,可以点击班级,按班为单位进行批量待审和批量通过的操作,也可以单个的待审核通过,点击待审,
15、就变成通过状态,点击通过就变成待审状态。审核完毕后,可以进行数据上报。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为何有部分学生点击“待审”状态不能变为“通过”身份证未通过验证的学生,不能提交到区县,也不能分配学号。请区县给这类学生提交身份证现场认证或身份证凭证,对身份证进行验证。-华丽丽滴分割线-2.4 学籍数据导出学校级目前有2种导出结果“导出全年级数据”和“导出全年级数据(详细情况)”导出全年级数据只导出几个功能需要的字段,例如班号、学籍识别码及身份证审核结果等。用于结果查看,省去长时间的下载和等待。导出全年级数据导出所有学籍信息的字段数据,用于统计和审查。区县级用户,导出可按字段来定制导出,姓名是必
16、选字段。导出excel文档,可按自己需求排序,例如查看身份证未通过验证情况。2.5 学籍数据查找 通过姓名、学号、性别、出生日期,其中一个或者多个复合查询,都可以查到相关人。同时需要配合班号或者在籍情况。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为什么我搜不到学生? 默认选择搜索范围是在校学生,如果学生在休学、辍学、死亡、退学、其他这类异动中的一种,是要选择“异出学生”这个范围内搜索才能搜到的。因为此类异动后的学生是不在校的。-华丽丽滴分割线-2.6 全省学籍查询为了解决重复建立学籍的问题,设置全省学籍信息查询功能。在此功能中,通过相关字段信息,可查到复合条件的全省的小学及初中学生。学籍系统的每一个用户类
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