固定资产管理信息系统(实习用new).doc
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1、管理信息系统开发实习资料以固定资产管理子系统为例 摘要 某航空器材公司(简称航材公司)的管理信息系统开发以实际业务为出发点，针对该公司固定资产手工管理的现状，经过详细的系统调查，为航材公司“量体裁衣”开发出的一个实用的单机版固定资产计算机管理系统。本实习资料不仅从业务的角度对固定资产系统进行了详细的分析和设计，而且还对系统的安全性、数据共享性等内容进行了详细的论述。第一章 固定资产系统规划1. 1 本系统开发采用结构化开发方法,该系统系统规划内容(略)12 开发管理信息系统应注意的问题 成功地开发一套会计信息系统，不仅需要具备一定的理论基础，而且还需要对开发过程中所面临的问题有一个充分、清醒的
2、认识，例如：社会因素、文化背景、企业体制、起点环境等。特别是在中国当前IT行业飞速发展的形势下，更要强调这些方面对会计信息系统开发的影响。以下几个方面是需要特别注意的。 1市场经济的客观因素要求：市场经济是一种信息反馈体系，市场调节也离不开信息反馈体系。随着我国改革开放的不断深入，企业要想发展、生存，要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，没有信息和现代化的信息处理技术是办不到的。现代化的计算机企业信息系统是企业提高生产力、竞争力并最终取得经济成功的关键。因此，信息系统的开发是企业掌握现代信息处理技术和信息现代化的必由之路和必要手段。 2领导者的决心和意志是关键性的一环：信息系统是为企业的战略目标
3、服务的，企业领导的支持是系统开发成功的先决条件。实践证明，许多企业计算机系统建设失败的原因主要是企业领导支持不力。因为，信息系统的建设是一项复杂的系统工程，投资大、周期长、涉及面广，而且在系统实施过程中还会遇到大量的工作调整，要求各方协调工作，改变传统的管理模式，甚至于机构的变动等，所有这些都离不开企业领导的支持，所以开发企业计算机信息系统领导者的支持是非常关键的。 3人的因素：计算机管理信息系统是由人、硬件、软件、网络组成。人的因素是信息系统建设过程中需要特别考虑的。在信息系统的建设中，决策者、管理者、开发人员和用户之间的关系以及种种行为特征将直接影响企业信息系统的开发质量和运行效果。 4信
4、息系统开发的起点：当今，计算机技术和网络通讯技术日新月异，而信息系统的开发又是一项复杂的系统工程，协调技术更新期与开发周期的矛盾就显得尤为重要。信息系统的开发一定要避免在低水平上开发，一定要慎重选择软件的应用平台以及软件的开发工具等。第二章 固定资产系统分析21 系统初步调查 开发人员首先实地参观航材公司，与公司的总经理、财务科经理、办公室主任以及一些负责具体工作的员工进行了多次座谈；并向财务科工商成人员详细了解了目前固定资产手工处理的实际情况。从而掌握了有关航材公司的第一手资料。 航材公司坐落于北京航空港。它的主营业务有两个方面：一方面，作为国外大型飞机制造商(例如：波音公司、空中客车公司)
5、的中国地区设备代理商，在首都机场分别建有大型的飞机配件仓库，为国内的各航空公司提供飞机零配件服务；另一方面，也为国内的各航空公司提供航空器材的国内报关和国外送检的服务业务。该公司实行总经理负责制，副总经理、部门经理分别在行政、财务、业务、服务中心等方面实施管理，向总经理负责。公司下设办公室、财务科、报关科、业务科、寄售站、服务中心等职能部门。从公司行政管理和职能分工角度，航材公司的组织机构如图121所示。 航材公司目前各业务部门都有计算机，日常的文件打印、报表输出都使用Microsoft公司的office软件进行处理，但是实际业务处理大部分还是手工进行的。对于国外飞机配件这一部分业务，都配有相
6、应飞机制造商提供的应用软件，与国外公司进行联网，对库存的收、发、存情况进行实时控制。在财务管理部分，账务、报表采用安易公司的DOS版网络软件，工资处理采用用友公司的软件，而对固定资产的管理还是手工进行的。 目前航材公司拥有小到BP机，大到网球场地共近百种固定资产。因为固定资产种类繁多、分布散乱，给管理带来了许多不便，经常是办公室不了解固定资产的使用情况，财务科记账无从下手。更为严重的是，因为企业领导对当前固定资产使用情况不能及时了解，所以每当职工申请购买新的固定资产时就不能果断处理，不仅影响了公司的正常运转，还直接影响了公司的经济效益，有时甚至还打击了职工的积极性。 从以上情况总结分析来看，航
7、材公司在固定资产管理工作中存在的问题有： 1虽然各业务部门都有计算机，但是还没有充分发挥其作用。 2固定资产分布在各个部门被职能人员所使用，管理工作缺乏规范，有关人员对固定资产的使用情况缺乏了解。 3固定资产手工处理，工作量大，出错率高，经常给日常工作带来麻烦。 4公司领导对全公司的固定资产信息掌握不及时、不准确，影响决策的质量。22 系统可行性分析 固定资产代表着企业中大部分的总资产和净资产。有效地管理固定资产是企业财务核算部门的重要工作之一。固定资产的管理信息有助于企业在采购、报废和使用固定资产时最有效地做出正确的决策。固定资产报表可以很清楚地表述出企业中固定资产的状态和使用情况。企业对固
8、定资产的管理，不仅涉及到资产效能的发挥、资金的占用，而且还会直接影响企业生产经营活动能否顺利进行。 面对固定资产管理的现状，航材公司的领导有三种选择： 1不做任何变化，维持固定资产目前的手工管理现状。 2购买市场上的商品化软件，提高固定资产管理水平。 3根据公司的实际情况，自行开发一套固定资产管理软件。 第一种选择显然是要被排除掉的，因为航材公司的领导对固定资产的重要性有正确的认识，迫切希望通过建立固定资产计算机管理信息系统，使企业管理工作更进一步规范化、制度化和程序化，避免资产管理的随意性，提高固定资产信息处理的速度和准确性，以便及时、准确地把握企业固定资产的信息，改变固定资产管理混乱的现状
9、，以提高领导决策的水平。 那么，购买商品化的固定资产软件可行吗?答案是否定的。原因有四个： 1经费问题：目前财务科使用的财务软件是基于MS-DOS平台，用CUPPER 52开发的一套商品化软件，他们已经饱受数据混乱、死机之苦，数据安全无法保证，因此他们希望购买一套基于大型关系数据库的固定资产软件，而这种软件少说也要近万元。 2功能方面：因为航材公司的业务有其特殊性，商品化的通用软件很难适应实际业务的需要。例如：系统的灵活性方面。 3数据共享：通用的商品化软件数据库底层一般都是不开放的，数据共享性差。例如：记账凭证的共享问题，资产报表的格式转换问题。 4可移植性：商品化软件的可移植性一般都比较差
10、，难以适应企业业务发展的需要，企业投资得不到保护。 最后，能让航材公司领导选择的也只有第三种方式了，该公司非常配合开发工作，与开发小组一起明确提出了系统开发的五个目标： 1根据企业发展的需要，结合企业目前的实际情况，采用先进的计算机软件开发技术，为企业“量身定做”一套在微机上运行的单机版固定资产计算机信息系统。 2能实现固定资产系统与账务处理软件记账凭证的自动传递，减轻工商成人员的劳动强度。 3系统要具有高度可移植性、数据共享性，能适应企业来来业务发展的需要。 4通过对固定资产计算机管理信息系统的应用，能够真正帮助企业对固定资产进行卓有成效的管理，能充分发挥固定资产的效能，最大限度地减少对资金
11、的占用，并能充分保证企业生产经营活动的顺利进行。彻底改变目前固定资产管理落后的状况。 5通过固定资产信息系统的使用，让公司领导进一步加深对企业建设管理信息系统重要性和必要性的认识，为企业下一步实现全面电子化信息管理奠定一个良好的基础。争取实现本系统在总公司范围内的推广。 基于以上的开发目标，开发小组确定了系统开发的范围为：本套系统只涉及到航材公司的固定资产管理部分，不涉及其他各部门的业务管理。具体内容包括：固定资产的增减变化、原值的变化、每月提取折旧金额的计算、固定资产明细账和总账、固定资产报表的查询和打印、记账凭证的生成和传递等功能。系统数据的来源由财务人员通过键盘输入原始资产卡片产生。23
12、 系统详细调查 通过实地的详细调查，我逐步搞清了航材公司实际固定资产处理业务的内容和他们对新系统的开发要求： 1从部门的角度来看，航材公司的固定资产主要由办公室和财务科进行管理。它们的职责分工是： .办公室：一方面，负责对固定资产的实物进行管理，定期对固定资产进行相应的维修和保养；另一方面，负责新添固定资产的审批和采购。目前办公室都是手工处理这一部分业务的。 财务科：一方面，负责固定资产的卡片管理；另一方面，每月要对固定资产进行相应的财务处理。目前都是由手工来完成的。 2从实际业务处理的内容来看，主要应该包括：采购管理、日常卡片处理、财务核算和报表查询四个部分。 采购管理：这项工作由办公室完成
13、。当公司职工申请购置新的固定资产时，首先由办公室进行考察并做出是否购置的决定；然后，报请总经理审批；最后，再由办公室去财务科领支票，去购买固定资产；购回后拿原始凭证(发票)向财务科报账。 日常卡片处理：由财务科工商成人员完成。每月要根据固定资产卡片提取本月折旧额；并对固定资产的增加和减少，以及固定资产原值的变化进行相应的卡片处理。 财务核算：主要由财务科工商成人员根据固定资产日常的变动情况和每月的计提折旧额数据，编制固定资产的记账凭证，并汇总出固定资产的明细账和总账。 报表查询：主要是办公室及公司领导使用，根据固定资产数据做出各种报表，以便于公司领导及时对固定资产的使用情况进行管理。 3从系统
14、开发的角度来看，因为目前他们所用的财务软件是基于MSDOS版的，因此经常发生数据丢失、系统崩溃等情况，而且数据库在安全性方面也没有保证。在固定资产系统的开发中，如何保证数据的安全性，也是他们非常关注的问题。我在详细调查的基础上，对航材公司固定资产管理业务的流程进行描述，如图122图125所示。24 新系统逻辑模型 在对航材公司固定资产手工管理方式和业务流程进行认真分析和研究的基础上，经过与该公司几位领导的反复协商、论证，最后确定了航材公司固定资产计算机管理信息系统的逻辑模型。 新系统将主要由财务科使用，具有日常卡片处理、财务核算和报表查询输出功能。对于固定资产采购申请业务，还是沿用以前的处理方
15、式：根据员工或部门的申请，由办公室用Office软件生成固定资产采购申请表，再由总经理审核签字批准，最后由办公室完成资产采购。新系统能够以Word或Excel的格式向办公室以及公司领导提供各种固定资产报表。 除此以外，还对系统的安全性提出了明确的信息需求。241 系统安全性方面 为了增强数据安全性，航材公司要求采用大型数据库，以便保证系统启用以后不会出现数据丢失、死机等现象，并保证数据库的一致性、并发性和可移植性，而且要具有定期备份、数据恢复的功能，不同岗位的人员进入系统后只能调用不同的资源。具体说明如下： 1大型关系数据库本身都具有事务回卷、定期备份等功能。只要在开发中后台选用大型关系数据库
16、，系统数据安全还是有保证的。 2在权限管理方面，根据航材公司的实际情况和从简化系统出发，对后台数据库不用做严格的权限控制，只要通过前台数据库开发工具对用户登录权限进行严格划分和控制就可以了。 3使用固定资产管理信息系统的人员，可以划分成三类： 系统管理组：对系统拥有最高权限，可以修改、设定所有人员的密码和权限，并拥有对系统的查询、修改、删除等权限。这一角色由财务经理担任。 操作组：系统的录人员，主要是指财务科内负责固定资产业务的工商成人员。他们拥有对系统的查询、修改、删除等操作权限。只能修改自己的密码，不能修改别人的密码。 查询组：主要是指公司内使用固定资产的各业务部门人员(包括总经理)。他们
17、只有对相关数据进行查询的权限，不能对数据进行修改和删除操作。根据以上权限的划分，用户登录系统的验证过程如图126所示。24.2 系统功能方面 下面以数据流图和数据词典的方式来描述新系统的逻辑功能。数据流图(简称DFD)(1) 固定资产系统关联图如图127所示。数据词典(简称DD) ， 根据系统的数据流程图，得到数据流、数据存储、加工和外部项的数据词典(DD)，举例说明如下： 外部项财务科 其它数据字典（略）第三章 固定资产系统设计 31 系统功能结构设计航材公司的固定资产管理信息系统从功能上可以划分出如下几个模块，如图131所示。 为了详细描述系统模块功能，我在系统功能模块划分的基础上，运用H
18、IPO技术，对固定资产系统的输入和输出功能，自顶向下进行逐层分解。311 固定资产日常业务处理模块 这一模块是系统的核心。主要完成对固定资产日常业务的处理，内容包括：资产增加、资产减少、资产原值的改变，以及每月的资产计提折旧计算。其HIP0图如132所示。其中，固定资产增加、固定资产减少和原值变动还可以进一步分解，如下图133、图134、图135所示。1固定资产增加：直接购人、捐赠和盘盈都会导致固定资产的增加。当固定资产增加时，一方面要增加资产卡片；另一方面要根据资产卡片增加的金额，生成相应的工商成凭证，并自动转入到财务处理模块内。下面给出不同增加情况下的工商成分录。 2固定资产减少：出售、报
19、废和盘亏都会导致固定资产的减少。当固定资产减少时，一方面要删除资产卡片；另一方面要根据资产卡片减少的金额，生成相应的工商成凭证，并自动转入到财务处理模块内。下面给出不同减少情况下的工商成分录。3资产原值变动：分为原值增加、原值减少两种情况。原值变动时一方面要改动资产卡片；另一方面要生成相应的工商成凭证，转入财务模块内去。下面给出原值变动时的工商成分录。 4计算本月折旧额：对每一张固定资产卡片每月都要进行折旧计算，分别算出月折旧额、累计折旧额和资产净值，并回写到资产卡片中去。 (1)折旧公式：固定资产的折旧方法很多，航材公司采用的是平均年限法，它的折旧公式如下。 年折旧率：(1预计净残值率)规定
20、的折旧年限)x100 月折1日率：年折旧率12 月折旧额：固定资产原值x月折旧率 (2)折旧原则：航材公司的固定资产折旧遵循以下两个原则。 A、当月增加的固定资产，当月不提折旧。 B、当月减少的固定资产，当月照提折旧。 5计算汇总折旧额：将所有卡片的月折旧额、累计折旧额相加求和，并根据这一汇总数，生成一张记账凭证，工商成分录为：312 固定资产报表查询打印模块 这一模块主要完成固定资产报表的查询和统计，为企业领导提供所需的数据。其HIPO图如图336所示。这些报表是航材公司日常所需要的几个主要报表。要求每一个报表都能够根据不同的查询条件(例如：部门、日期或资产类别)，输出相应的汇总数据；每一个
21、报表都能够单独打印输出，并且能够转换成Word、Excel的格式输出。报表的具体格式将在下面给出；31.3 固定资产财务处理模块 这一模块包括凭证修改、明细账和总账查询以及凭证转出功能。主要完成对固定资产的财务处理。其HIPO图如下所示： 1记账凭证修改：接收日常业务处理模块所生成的记账凭证，并可在此基础上对这些凭证进行修改操作。 2资产明细账查询：根据记账凭证生成资产明细账，并可分别根据资产类别和使用部门进行明细账查询。 3资产总账查询：根据资产明细账汇总生成，可分别根据资产类别和使用部门进行总账查询。 4记账凭证转出：将记账凭证转换成文本文件(TXT)输出，以便于和航材公司使用的安易财务软
22、件实现数据共享，将固定资产生成的凭证转人到其记账凭证数据库。3.14 固定资产初始设置模块 这一模块是一切工作的基础。当第一次使用系统时，一定要将固定资产的初始数据完全、准确地录入进去，才能保证以后的正常使用。初始设置的内容包括：部门定义、固定资产的类别定义、生成固定资产凭证所涉及到的工商成科目的定义以及固定资产原始卡片的录人工作。其HIPO图如图138所示。 1使用部门定义：固定资产是由各个部门统一管理和使用的。在使用本系统时，应先将航材公司的各所属部门输入到系统之中。以便于折旧的计算和各种报表的生成。 2资产类别定义：目的是将固定资产根据航材公司的实际使用情况进行合理分类，以便为固定资产的
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