基于知识管理的人力资源管理信息系统分析和模型设计.pdf

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1、基于知识管理的人力资源 人才信息化 管理信息系统分析和模型设计 马正友 内容提 要：本文 以人 力资源管理 的实际 要 求出发，结合 目前人力资源管理信息系统的 应用现状，从知识管理的角度对人力资源管理 信 息系统的构建进行 了深入的分析与研 究，在 知识管理的大环境下，构建了一套基于知识管 理的人力资源管理信息 系统，利用信息技术在 人力资源管理信息 系统 中实现知识管理。人力资源管理信息系统是在企业人力资源管理理 论基础上发展起来的信息处理工具，它能够获取、存 储、分析、提取以及发布与企业有关信息的系统。基于 知识管理的人力资源管理信息系统是在传统的人力资 源管理信息系统基础上整合进知识管

2、理功能的新的人 力资源管理信息系统模式，它通过分布式的知识信息 库、自动处理信息、员工自助服务、报表功能、数据分 析功能、决策支持功能、外协以及知识服务共享，不仅 能够完成传统信息系统的事务处理功能，更为重要的 是利用数据仓库、群件技术等先进的信息技术，将知 识管理、决策支持功能有效的整合到了系统当中，达 到降低成本、提高效率、共享知识、辅助决策。一、基于知识管理的人力资源管理信 息系统构建原则 知识环境下的人力资源管理信息系统本身就是一 个比较复杂的系统。要将知识管理集成于人力资源管 理信息系统中，或者说在企业人力资源工作中实现知 识管理，不是能一触而就的事情，应将其视作一项具 有长远规划的

3、建设工程，遵循统一规划、分步实施、先 易后难、实效发展的原则来实施。1)统一规划的原则 现阶段人力资源管理信息系统的实施涉及面广而 杂，一个完整的人力资源系统应该具有若干个子系统 构成，而且往往要与企业E R P 中其它业务系统相关联，并从各业务系统中提取相关的信息，可以说系统是建 立在各种业务子系统基础之上的，因此，建立人力资 源管理信息系统应该从企业的整体和全局出发，根据 企业的实际情况进行统一规划，制定出系统的整体 目 标，在设计、实施过程中都要为这一目标服务。2)分步实施，先易后难的原则 不同的企业或机构，其组织性质、规模、结构、运 作方式、管理环境及经营方式等各有不同，实施的信 息化

4、程度不 同，对于大型企业，其规模庞大，机构众 多，运作方式复杂，要实施知识管理为核心的人力资 源管理信息系统，不可能一步到位，应在统一规划的 基础上，区分主次，分步实施。本着从基础系统人手(如档案管理系统、考勤管理系统等)，由点及面，再 向广度和深度扩展(如绩效考核、培训发展、专家系统 等)，然后逐步深入，扩大实施范围。通过员工自助系 统让员工在使用过程中体会到利用人力资源管理信息 系统进行知识管理的优势，这样有利于整体系统的下 一步实施与进行。从实现技术的角度来看，最关键的是要把握住以 下四个方面：(1)首先要构建起合适的企业内部I n t r a n e t 网络系 统。(2)确定系统的体

5、系结构。这是选定应用平台及 开发工具的前提，是纯 B S 结构，还是采用 C S和B S 相结合的体系结构，这要由企业的需求而定。(3)选择合适的人力资源应用平台。根据系统的 体系结构，选择最能适合企业具体应用的人力资源管 一1 3 人才信息化 理实现平台，可以采用群件平台或者B S 加关系数据 库方式。(4)选定或开发适合自身情况的应用系统。基于知识管理的人力资源管理信息系统的体系结 构既要符合知识经济环境下企业的生产经营的管理体 制，又要符合计算机软件本身的特点。因此以下几个 方面要进行综合考虑：1)综合考虑企业现行管理制度下各职能部门的要 求，把关系紧密 数据采集、交换、加工分析路径最短

6、，业务相对独立的一些职能划归为一个子系统。2)充分考虑企业管理部门的业务分工，尽可能地 今后各子系统的管理和维护。3)有利于子系统的开发、设计和维护，各子系统 之间应相对地独立和相对稳定。二、基于知识管理的人力资源管理信 息系统模型设计 基于知识管理的人力资源管理信息系统，不仅要 改变系统自身的设计理念、技术参数，还要尽可能多的 与企业外部环境、内部系统进行整合，这样才能更理想 的获得有价值的知识、信息。基于知识管理的人力资源 使一个功能子系统属于一个职能的管辖范围，以便于 管理信息系统的总体模型可以按图 1 所示来建立。外部网站F=外 部 用 户 企 业 内 部 网 ：i 内 部 用 户 1

7、 招 融 普 硼 I 自 助 管 理 H ，l 净 陶 i I i 谢 辩 潍 接 藤 酱 慊 辩 书 鞫 游 壁 糖 0 苷-口 喀 啐 礴 蹿 喀 藩 嗣 荨 糟 舞 啕 崩 啕 淄 I I l l|U 辩 嵩 H 盎 滩 姗 齐 H H 嚣 薯 抽 妇 琳 星 i i U l 方 法 库 模 型 库 l 子 功 能 数 据 集 l 文 档 库 l 蔫 L一 一 J L J J 酱 箔 碲 盛 j 蓟。：匿 。薄 图 1 基于知识管理的人力资源管理信息系统的总体模型 该人力资源系统整体构架共分为四层，首先底层 是企业的基本信息支撑环境，它包括企业 E R P、O A系 统等内部管理的信息化

8、支撑，以及通过I n t e me t 对企业 外部的信息获取。将人力资源管理信息系统模块连接 着生产管理模块、质量管理模块、财务管理模块、计-1 4-划管理模块与销售管理模块等各大模块，才能全方位 地进行人力资源管理绩效评估，同时为产品的成本提 供人工费用(员工的报酬)。企业通过人力资源管理模 块的实施可以提高人力资源管理的信息共享程度，对 高层领导来说，入力资源信息的提取与统计将更方便、快捷，同时人力资源管理信息系统还可以为决策支持 系统(D D S)提供输入。另一方面，在实施过程中通过 对实施顾问、咨询专家的咨询可以在一定程度上提高 企业人力资源管理水平。一般说来人力资源管理受企 业文化

9、、市场环境影响很大，各企业对人力资源管理 信息系统的要求各不相同。这些系统的互相作用构建 了企业 I n t r a n e t 的思想，通过 I n t e me t 可以有效地利用 外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务，帮 助企业更好的把握来 自外部环境的机遇与挑战。第二层应该是企业的多维知识库，存在于底层信 息支撑环境中的企业信息资源是繁杂和海量的，需要 在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有价 值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持基 于知识管理的人力资源管理信息系统实现的有力依据。第三层是提供各种0 L A P 服务的工具，比如商务智 能系统、HR专家系统、HR决

10、策支持系统、甚至报表系 统等。这些系统位于企业知识库系统之上，为组织战略 目标的实现，提供必要的人员供需预测和人员储备支 持是战略性人力资源管理的重点，因此它的立足点是 一个相对较长的时间，而且是对基础事务处理级信息 系统和战术性信息系统的综合与提升，但它的众多分 析与结论都是建立在前期的战术实施与评估基础上的。最上面的一层就是用户经常使用的业务处理层 了，包括了众多的业务层面，完成了全部的O L T P功能。根据上面的整体构架图，整个信息系统，从功能 上划分为四个层面：(一)核心功能 1)人事管理包括人员管理和员工信息管理的所 有基本处理。2)组织结构管理一对组织结构及政策信息进行管 理 交

11、流。3)时间管理一简化有效的时间管理策略，提供方 便的跟踪、记录和评估。4)记录工作时间。5)工资核算一对工资核算的全过程进行 自动化、流水型的处理。6)薪资计算的流程管理。7)差旅管理。(二)战略功能 当企业由于业务的发展，需要调整组织结构时，通过组织管理系统，可以制订多种版本的企业组织计 划。并针对每一计划中的版本，进行专业分析(如人事 人才信息化 成本分析、资历和技能分析、人员编制分析等)，从而 为企业人力资源政策提供决策支持。1)招聘一管理招聘合适人选的工作流程；协调设 计部门问候选者的分配选择工作。2)薪资福利管理一运用企业内外部数据，对薪资 结构进行对 比分析。3)员工 自助一员工

12、 自助服务组件的集成应用使员 工可以及时访问个人数据，并在人力资源方面拥有更 多的 自主权，科技把决策权和员工个人信息(静态信 息、动态信息)、相关知识档案传送到知识库。4)人事成本分析计划一该组件功能强大，提供了 支持人事决策的各种信息。5)培训和发展模块一维护员工的个人技能描述；培训登记管理，确定职业发展目标并即兴发展跟踪。6)职业规划及接替计划一该模块是一个制订计划 的工具。7)个人发展计划一人力资源管理信息系统还需要 提供员工个人发展模块，用来创立并管理员工个人发 展计划。可以为员工设计适合其个人要求的详细长、短期发展计划。8)绩效管理一基于知识管理的人力资源管理信息 系统中的绩效管理

13、模块不仅能够为企业建立一个开放 式的绩效体系，同时还应该在系统内部提供多种方式 考核员工的方法、案例是绩效考核更加理性，同时还 能为企业员工培训、薪资的发放甚至企业人力资源规 划提供请有力的数据支持。9)通过互联网提供查询信息和登记一网络功能为 员工在公司甚至全球范围内制订活动 目录提供了崭新 的渠道。(三)分析功能 为了方便高层的决策，方便数据的输出，系统设 计了多种灵活的报表功能，提高了可视性和操作过程 的透明度。综合报表功能可以使高层更容易访问更大 范围的信息库，以借此通晓全局，制定战略决策。强大 而灵活的工具允许用户定义特定小组的报告，尤其是 满足特定需求的报告，或采用不同格式和图形方

14、式的 跨应用程序的报告。该组件提供实现定义好的需求报 告案例，用来评估和分析人力资源数据。在特定菜单 中进入后，系统就会显示直观且容易使用的报告。系 统有多个候选选项供根据自己的需求修改报告(比如 限制数据显示)。可以确定存储那些重复使用的报告。另外，还可以将报告转换成 H T ML格式，以方便 网络 一l 5 一 人才信息化 贺邮件的访问。(四)知识协同功能 1)人力资源专业人士自助门户一通过该模块可以 快速得到人力资源专业信息和相应服务，以作出与工 作相关的决定；广泛使用的人力资源场景，比如联合 薪金调查和统一的行业规范等。2)经理自助一管理者桌面，部门主管可以查看并 更新其下属员工信息。

15、3)员工自助服务一该组件可以让员工有更多的学 习机会，并自主管理其个人的工作与生活。4)知识管理支撑和工具系统：这个系统提供数据 传送的手段，提供信息、知识查询和知识发现的工具。主要采用组件的方式融人系统，嵌入到具体的应用系 统中去，随时准备为应用系统提供知识传递、知识发 现的服务。知识管理支撑和工具系统主要包含L D A P 目录服务、知识发现子系统、电子邮件系统、电子社区 系统(B B S)及时消息传递系统及网络会议系统等。5)数据库和规则库管理等系统一这一系统提供应 用系统、知识管理支撑和工具系统与各种数据存储之 间的通信(数据存、取控制、问题求解机制等)和协调(数据格式转换等)功能，又

16、负责文本库、关系数据库、对象数据库、规则库的数据、规则的数据备份、数据规 则库的维护等日常管理工作。6)安全解决方案一安全是电子政务必须着重建设 的内容，系统提供从硬件到应用软件的各级层的安全 解决方案。其中结合用户管理的L D A P目录服务时安 全解决方案的重要一项技术。7)决策支持系统一利用数据流程和数据之间的关 系和规则，组织就可以将 产生的大量人力资源信息进 行分类、统计和分析，作出简洁明了的人力资源管理 报告。这不仅可以提高人力资源的管理效率，而且便 于高层从总体把握人力资源的管理状况，从而作出正 确的决策。三、基于知识管理的人力资源管理信 息系统的先进性 基于知识管理的人力资源管

17、理信息系统可以给企 业的人力资源管理带来几个方面的转变：1)知识分享：通过提供多样的知识管理信息体系 及电子刊物、虚拟社区等系统的来满足员工多元化的 需求，包括企业内部信息、知识、经验的积累。一l 6 2)人力资本增值：通过系统达到知识管理的目的，并通过培训发展模块、E L e a r n i n g 系统，提供可持续的 人力资源开发、培训，提升员工的人力资本价值。3)授权赋能：通过工作流技术与员工自助功能让 员工参与管理，授权员工 自主服务和工作，并承担更 多的责任。4)效能提升：采用本系统，借助先进的流程管理 设计和数据库技术，强大灵活的综合报表分析，事半 功倍，提高工作效率。5)职能转变

18、：赋予员工自助服务功能，及相应的 直线经理管理在人力资源方面的管理职责，人力资源 部从繁杂的 日常性工作中解放出来，着重人力资源战 略性工作。使得人力资源在组织中的战略地位上升，管理责任下移。6)决策支持功能：通过集成商业智能系统及数据 仓库技术，可以方便的进行数据挖掘，为企业决策提 供强有力的数据支持。本文提出一个从管理和知识转化的角度去分析和 实践人力资源管理信息系统的新思路，当标准化的人 力资源管理信息系统业务流程在一个公司实施时，公 司应该基于信息技术和流程管理，引入知识管理理念，以“促进知识分享和创新，加快知识转化”为原则，进 行系统实施和应用过程中相关知识的管理，进而有效 支持人力

19、资源管理信息系统系统实施和应用。在 目前 较为成型的人力资源管理系统中整合进知识管理的思 想和方法，使得现有的人力资源管理系统效率得以提 升，建立的基于知识管理的人力资源管理信息系统模 型能够帮助企业更好的进行人力资源管理，最大限度 地发挥企业员工的主观能动性。参考文献：1 李清黎、徐慧娟 人力资源管理系统的现状及不 足 当代经济，2 0 0 9 2 温平川、肖 来运 基于精益思想的企业人力资源管 理研究 公共行政与人力资源，2 0 0 9 3 刘武、朱明富 构建知识管理系统的探讨 计算机 应用研究，2 0 0 2 4 李华伟等 知识管理的理论与实践 M 华艺出版 社，2 0 0 2 5 王虎、李晶晶 分布式人力资源管理系统的实现 武 汉理工大学学报 信息与管理工程版，2 0 0 3 (作者单位：四川建筑职业技术学院教务处)