OA协同办公系统用户手册533_标准版.pdf

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1、 金蝶金蝶金蝶金蝶OAOAOAOA协同办公协同办公协同办公协同办公管理管理管理管理系统系统系统系统 用户操作用户操作用户操作用户操作手册手册手册手册 金蝶软件金蝶软件金蝶软件金蝶软件（中国中国中国中国）有限公司有限公司有限公司有限公司 前前前前 言言言言 感谢您使用OA 协同办公系统用户手册。本手册包含的内容可以帮助您进行有效的办公管理，主要包括以下内容：?系统总述?操作建议?详细的操作流程?系统的功能和特点?系统设置 编写约定编写约定编写约定编写约定?通用格式约定通用格式约定通用格式约定通用格式约定 格式格式格式格式 意义意义意义意义 宋体 正文。下划线 输入信息。斜体 提示信息。?图形界面

2、格式约定图形界面格式约定图形界面格式约定图形界面格式约定 格式格式格式格式 意义意义意义意义“”窗口名称。普通菜单项或树状结构菜单项。【】窗口中的按钮。窗体中的选项。连续选择菜单及其子菜单或树状结构。?键盘操作约定键盘操作约定键盘操作约定键盘操作约定 格式格式格式格式 意义意义意义意义 键 1 键盘上的键名。键 1+键 2 在键盘上同时按下两个键。?鼠标操作约定鼠标操作约定鼠标操作约定鼠标操作约定 格式格式格式格式 意义意义意义意义 单击 按下鼠标左键单击某一对象。双击 连续两次鼠标左键打开某一对象。右击 选中某一对象按下鼠标右键。拖放 按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠标键。?特别标

3、志特别标志特别标志特别标志 格式格式格式格式 意义意义意义意义 温馨提醒：提醒某些事项 注意：提供一些应用关键的描述。举例：列举实例以便用户加深理解。操作前提：进行某一操作之前,必须先完成的操作.定义：定义内容中出现的财务或计算机术语。协同办公系统用户手册 目目目目 录录录录 第第第第 1 章章章章 系统概述系统概述系统概述系统概述.1 第第第第 2 章章章章 如何登陆系统如何登陆系统如何登陆系统如何登陆系统.2 2.1 登陆系统.2 2.1.1 用户登陆认证的信息输入.2 2.1.2 数据项说明.3 2.1.3 参数合法性检查.3 2.2 首页.4 2.2.1 首次登陆的首页.4 2.2.2

4、 数据项说明.4 第第第第 3 章章章章 个性化设置个性化设置个性化设置个性化设置.6 3.1 模块概述.6 3.1 角色说明.6 3.2 个人资料.6 3.2.1 操作步骤.6 3.2.2 数据项说明.7 3.3 修改密码.8 3.3.1 操作步骤.8 3.3.2 数据项说明.8 3.4 签名设置.9 3.4.1 操作步骤.9 3.4.2 数据项说明.9 3.5 常用意见.10 3.5.1 操作步骤.10 3.5.2 数据项说明.10 3.6 消息设置.10 3.7 快捷菜单.11 第第第第 4 章章章章 日程安排日程安排日程安排日程安排.12 4.1 模块概述.12 4.2 角色说明.13

5、 4.3 查看日程安排.13 4.3.1 从办公桌面查看当月及当天安排.13 4.3.2 按日历查看当天安排.13 4.3.3 按周查看.14 协同办公系统用户手册 4.3.4 按月查看.14 4.3.5 按年查看.15 4.3.6 历史日程.16 4.4 应答他人安排的日程.17 4.5 安排日程.17 4.5.1 操作步骤.17 4.5.2 数据项说明.18 第第第第 5 章章章章 协同审批协同审批协同审批协同审批（工作流工作流工作流工作流）.19 5.1 模块概述.19 5.2 角色说明.20 5.3 与其他模块应用说明.21 5.3.1 转传阅.21 5.3.2 归档到知识中心.23

6、5.4 设置常用工作流.23 5.5 草拟文件.24 5.6 审批文件.28 5.6.1 如何查询待审批的文件.28 5.6.2 签署审批意见.30 5.6.3 上传附件.33 5.6.4 加载签名.35 5.6.5 批阅正文.37 5.6.6 用印（电子签章）.39 5.7 查看文件.40 5.8 操作按钮说明.41 5.8.1 发送.41 5.8.2 暂存.42 5.8.3 退回.42 5.8.4 页面打印.44 5.8.5 WORD套打.45 5.8.6 跟踪.47 5.8.7 催办.48 5.8.8 督办.50 5.8.9 协办.51 5.8.10 缓办.53 5.8.11 收藏.53

7、 5.8.12 转换.55 5.8.13 新起.58 5.9 表单特殊字段操作说明.59 5.9.1 文件编号.59 协同办公系统用户手册 5.9.2 清稿.61 5.9.3 主送抄送.62 5.9.4 提交人.64 5.9.5 提交日期.64 5.9.6 拟稿部门.64 5.9.7 主题词.64 5.10 套红头.64 5.10.1 简单套红头.64 5.10.2 模板套红头.65 5.11 文件监控.66 5.11.1 重定位.67 5.11.2 导出流程文件.67 5.12 文件观察.68 5.13 事务委托.69 5.13.1 流程委托.69 5.13.2 撤消委托.70 5.13.3

8、 查看受委托的流程.70 5.13.4 查看委托人处理的文件.71 5.14 查询报表.71 5.14.1 操作步骤.71 5.14.2 数据项说明.72 5.15 报表统计.73 5.15.1 具体流程统计.73 5.15.2 所有流程统计.74 5.15.3 综合流程统计.75 5.16 公文统计.76 5.16.1 操作步骤.76 5.16.2 数据项说明.77 5.17 流程归档.77 5.17.1 操作步骤.77 5.17.2 数据项说明.78 第第第第 6 章章章章 知识中心知识中心知识中心知识中心.80 6.1 模块概述.80 6.2 知识中心首页.81 6.3 角色说明.82

9、6.4 知识维度管理.82 6.4.1 操作步骤.82 6.4.2 数据项说明.83 6.5 知识分类管理.83 协同办公系统用户手册 6.5.1 创建一级分类.83 6.5.2 创建子目录.85 6.6 查阅权限管理.87 6.6.1 设置查看规则.88 6.6.2 按组织架构及下属单位进行信息隔离.91 6.6.3 按领导角色、管理职能对信息进行交替授权.91 6.6.4 按不同功能操作进行权限控制.91 6.7 知识地图导航.91 6.7.1 知识属性导航.91 6.7.2 知识栏目导航.92 6.8 信息分类订阅.93 6.8.1 知识分类个性收藏.94 6.8.2 知识栏目个性收藏.

10、95 6.9 信息发布.96 6.9.1 操作步骤.97 6.9.2 数据项说明.97 6.10 审核处理.98 6.10.1 审核文章.98 6.10.2 信息借阅与处理借阅申请.98 6.11 与其他模块应用说明.100 6.11.1 文章转发邮件.100 6.11.2 文章转入工作流.101 6.11.3 文章传阅.102 6.12 信息收藏与推荐.104 6.13 文章转移或复制.105 6.14 批量导入.106 6.14.1 操作步骤.106 6.14.2 数据项说明.108 第第第第 7 章章章章 文件传阅文件传阅文件传阅文件传阅.110 7.1 模块概述.110 7.2 角色说

11、明.111 7.3 新建传阅.111 7.3.1 操作步骤.111 7.3.2 数据项说明.112 7.4 传阅转流程.113 7.4.1 操作步骤.113 7.4.2 数据项说明.114 7.5 删除传阅文件.115 7.6 转发传阅件.116 协同办公系统用户手册 7.7 反馈意见.117 7.7.1 操作步骤.117 7.7.2 数据项说明.118 7.8 新增收件人.119 7.9 标签管理.119 7.9.1 操作步骤.120 7.9.2 数据项说明.120 7.10 取回传阅件.120 7.10.1 操作步骤.120 7.10.2 数据项说明.121 第第第第 8 章章章章 通知公

12、告通知公告通知公告通知公告.121 8.1 模块概述.121 8.2 角色说明.122 8.3 管理我发布的公告.122 8.4 发布公告.123 8.4.1 操作步骤.123 8.4.2 数据项说明.124 8.5 审核公告.125 第第第第 9 章章章章 新新新新闻中心闻中心闻中心闻中心.126 9.1 模块概述.126 9.2 角色说明.127 9.3 新闻栏目管理.127 9.3.1 操作步骤.127 9.3.2 数据项说明.128 9.4 新闻发布.128 9.4.1 操作步骤.128 9.4.2 数据项说明.129 9.5 审核新闻.129 9.5.1 操作步骤.129 9.5.2

13、 数据项说明.130 9.6 查看新闻.131 9.6.1 操作步骤.131 9.6.2 数据项说明.131 第第第第 10 章章章章 会议管理会议管理会议管理会议管理.133 10.1 模块概述.133 10.2 角色说明.134 10.3 设置会议室.134 协同办公系统用户手册 10.3.1 操作步骤.134 10.3.2 数据项说明.135 10.4 设置会议服务.135 10.4.1 操作步骤.135 10.4.2 数据项说明.136 10.5 会议室预约.136 10.5.1 操作步骤.136 10.5.2 步骤说明.137 10.6 查看我召集的会议.138 10.6.1 操作步

14、骤.138 10.6.2 数据项说明.139 10.7 审核的会议.140 10.7.1 操作步骤.140 10.7.2 数据项说明.140 10.8 发送与会通知.141 10.8.1 操作步骤.141 10.8.2 数据项说明.141 10.9 查看待参加会议.142 10.9.1 操作步骤.142 10.9.2 数据项说明.143 10.10 记录会议纪要.144 10.10.1 操作步骤.144 10.10.2 数据项说明.145 第第第第 11 章章章章 登陆日志登陆日志登陆日志登陆日志.145 11.1 模块概述.145 11.2 角色说明.146 11.3 上下班时间设置.146

15、 11.3.1 操作步骤.146 11.3.2 数据项说明.147 11.4 给在线用户发消息.147 11.4.1 操作步骤.147 11.4.2 数据项说明.148 11.5 查看我的登陆日志.148 11.5.1 操作步骤.148 11.5.2 数据项说明.149 11.6 导出日志报表.149 11.6.1 操作步骤.149 11.6.2 数据项说明.150 协同办公系统用户手册 第第第第 12 章章章章 图书管理图书管理图书管理图书管理.150 12.1 模块概述.150 12.2 角色说明.151 12.3 设置图书室.152 12.3.1 操作步骤.152 12.3.2 数据项说

16、明.153 12.4 设置图书分类.153 12.4.1 操作步骤.153 12.4.2 数据项说明.154 12.5 图书入库登记.154 12.5.1 手动入库.154 12.5.2 批量导入.155 12.5.3 批量导出图书资料.156 12.6 新书推荐.157 12.6.1 操作步骤.157 12.6.2 数据项说明.158 12.7 借阅排行.159 12.7.1 操作说明.159 12.7.2 数据项说明.160 12.8 借阅登记.161 12.8.1 操作步骤.161 12.8.2 数据项说明.162 12.9 归还登记.163 12.9.1 操作步骤.163 12.9.2

17、 数据项说明.164 12.10 遗失登记.164 12.10.1 操作步骤.164 12.10.2 数据项说明.166 12.11 历史记录.166 12.11.1 操作步骤.166 12.11.2 数据项说明.167 12.12 查看我的借阅.168 12.13 图书催还.168 第第第第 13 章章章章 车辆管理车辆管理车辆管理车辆管理.1 13.1 模块概述.1 13.2 角色说明.2 13.3 车队信息.3 13.3.1 操作步骤.3 协同办公系统用户手册 13.3.2 数据项说明.4 13.4 车辆分类.4 13.4.1 操作步骤.4 13.4.2 数据项说明.5 13.5 车辆档

18、案.5 13.5.1 操作步骤.5 13.5.2 数据项说明.6 13.6 司机管理.7 13.6.1 操作步骤.7 13.6.2 数据项说明.8 13.7 维修保养单位.9 13.7.1 操作步骤.9 13.7.2 数据项说明.9 13.8 维修保养.10 13.8.1 操作步骤.10 13.8.2 数据项说明.11 13.9 事故登记.11 13.9.1 操作步骤.11 13.9.2 数据项说明.12 13.10 违章处理.12 13.10.1 操作步骤.12 13.10.2 数据项说明.13 13.11 车辆报废.13 13.11.1 操作步骤.13 13.11.2 数据项说明.14 1

19、3.12 车辆调拨.14 13.12.1 操作步骤.14 13.12.2 数据项说明.15 13.13 车辆年审.15 13.13.1 操作步骤.15 13.13.2 数据项说明.16 13.14 车辆申请.16 13.14.1 查看我的申请.17 13.14.2 查看我的出车单.19 13.14.3 出车申请.22 13.15 部门审批.23 13.15.1 操作步骤.24 13.15.2 数据项说明.25 13.16 车管处理.26 13.16.1 审核出车.26 协同办公系统用户手册 13.16.2 开出车单.28 13.16.3 车辆使用一览.31 13.16.4 回车登记.32 13

20、.17 车辆费用管理.34 13.17.1 费用登记.35 13.17.2 费用类别管理.36 13.18 统计查询管理.37 13.18.1 车辆信息查询.37 13.18.2 费用报表.39 第第第第 14 章章章章 办公用品管理办公用品管理办公用品管理办公用品管理.41 14.1 模块概要.41 14.2 角色说明.42 14.3 库房管理.42 14.3.1 操作步骤.42 14.3.2 数据项说明.43 14.4 分类管理.44 14.4.1 操作步骤.44 14.4.2 数据项说明.44 14.5 物品管理.44 14.5.1 操作步骤.45 14.5.2 数据项说明.45 14.

21、6 入库管理.46 14.6.1 批量入库操作步骤.46 14.6.2 单个物品入库操作步骤.46 14.6.3 数据项说明.47 14.7 申请物品.47 14.7.1 操作步骤.48 14.7.2 数据项说明.48 14.8 审核管理.49 14.8.1 操作步骤.49 14.8.2 数据项说明.49 14.9 采购计划.50 14.9.1 操作步骤.50 14.9.2 数据项说明.50 14.10 出库管理.51 14.10.1 操作步骤.51 14.10.2 数据项说明.52 14.11 归还物品.52 14.11.1 操作步骤.52 协同办公系统用户手册 14.11.2 数据项说明.

22、53 14.12 库管员领用借用物品.53 14.12.1 领用操作步骤.53 14.12.2 借用操作步骤.54 14.12.3 数据项说明.54 14.13 盘点管理.55 14.13.1 操作步骤.55 14.13.2 数据项说明.55 14.14 报表管理.56 14.14.1 操作步骤.56 14.14.2 数据项说明.56 第第第第 15 章章章章 互动沟通平台互动沟通平台互动沟通平台互动沟通平台.57 15.1 问卷调查.57 15.1.1 模块概述.57 15.1.2 角色说明.58 15.1.3 问卷分类管理.58 15.1.4 发布问卷调查.59 15.1.5 参与问卷调查

23、.61 15.2 消息中心.63 15.2.1 模块概述.63 15.2.2 角色说明.64 15.2.3 与其他模块应用说明.64 15.2.4 查看新消息.65 15.2.5 发送消息.66 15.2.6 回复消息.69 15.2.7 发送手机短信.70 15.2.8 已发手机短信.71 15.3 电子邮件.72 15.3.1 模块概述.72 15.3.2 角色说明.74 15.3.3 邮箱总览.74 15.3.4 外部邮件设置.76 15.3.5 写邮件.77 15.3.6 收邮件.78 15.3.7 阅读邮件.80 15.3.8 回复邮件.81 15.3.9 转发邮件.83 15.3.

24、10 删除邮件.84 15.3.11 移动邮件.84 协同办公系统用户手册 15.4 企业论坛 BBS.85 15.4.1 模块概述.85 15.4.2 角色说明.86 15.4.3 论坛分类管理.87 15.4.4 论坛权限管理.88 15.4.5 发表新话题.90 15.4.6 编辑话题.91 15.4.7 查看话题.92 15.4.8 回复话题.93 15.4.9 引用话题.95 15.5 通讯簿.96 15.5.1 模块概要.96 15.5.2 角色说明.97 15.5.3 发消息.97 15.5.4 导出通讯录.98 15.5.5 录入公共通讯录.99 15.5.6 录入个人通讯簿.

25、100 15.5.7 自定义好友组.102 15.5.8 自定义系统好友组.103 15.5.9 与其他模块应用说明.105 第第第第 16 章章章章 我的便签我的便签我的便签我的便签.105 16.1 模块概要.105 16.2 录入便签内容.106 16.2.1 操作步骤.106 16.2.2 数据项说明.106 16.3 设置提示浮动框.107 16.3.1 操作步骤.107 16.3.2 数据项说明.107 16.4 使用浮动提示框.107 16.4.1 操作步骤.107 第第第第 17 章章章章 工作日志工作日志工作日志工作日志.108 17.1 模块概要.108 17.2 角色说明

26、.109 17.3 录入工作日志.109 17.3.1 操作步骤.109 17.3.2 数据项说明.109 17.4 加入任务.110 17.4.1 操作步骤.110 协同办公系统用户手册 17.4.2 数据项说明.110 17.5 日志补记.111 17.6 设置我关注的人员.111 17.6.1 操作步骤.111 17.6.2 数据项说明.112 17.7 日志查询.112 17.7.1 普通用户日志.112 17.7.2 领导用户日志.113 17.8 领导批示下属日志.113 17.8.1 操作步骤.113 17.8.2 数据项说明.114 17.9 传阅日志.114 17.9.1 操

27、作步骤.114 17.9.2 数据项说明.115 17.10 查看阅读记录.115 第第第第 18 章章章章 计划总结计划总结计划总结计划总结.116 18.1 模块概要.116 18.2 角色说明.117 18.3 计划设置.117 18.3.1 操作步骤.117 18.3.2 操作按钮说明.117 18.4 录入计划.118 18.4.1 操作步骤.118 18.4.2 数据项说明.119 18.5 审核计划.120 18.5.1 操作步骤.120 18.5.2 操作按钮说明.120 18.6 计划查询.121 18.6.1 提交督办意见.121 18.6.2 传阅计划.122 18.6.

28、3 查看阅读记录.123 18.6.4 导出报表.123 第第第第 19 章章章章 任务管理任务管理任务管理任务管理.124 19.1 模块概要.124 19.2 角色说明.125 19.3 创建任务.125 19.3.1 操作步骤.125 19.3.2 数据项说明.126 协同办公系统用户手册 19.4 执行任务.127 19.4.1 操作步骤.127 19.4.2 数据项说明.128 19.5 我布置的任务.128 19.5.1 重新发布任务.128 19.5.2 中止任务.129 19.5.3 提交督办意见.130 19.5.4 查看汇报明细.131 19.6 已完成的任务.131 19

29、.7 异常的任务.132 19.8 所有任务.132 第第第第 20 章章章章 我的日历我的日历我的日历我的日历.132 20.1 模块概要.132 20.2 角色说明.133 20.3 查看我的日历.133 20.4 查看下属日历.134 20.5 快速创建任务.134 20.6 快速新建计划.134 协同办公系统用户手册 1 第第第第1章章章章 系统概述系统概述系统概述系统概述 OA 协同办公系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，可以解决您对办文、办事、沟通、协作以及共享方面的需求，同时支持跨地域、跨部门进行协同工作。?建立协同审批的平台。实现企业内部公文、请示、汇报等各种审

30、批事项的流转自动化，解决协同工作的问题。实现网上督办的管理机制，提高办公效率、节约大量的办公资源。?建立知识共享的平台。在保障信息的安全与使用权限基础上，构建一个信息资源的共享平台，使企业规章制度、收发文件、新闻报导、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。?建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结合，保障企业内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变了以往人机不在一起时拖后处理工作的现象。?实现辅助办公管理。包括会议通知、活动安排、行政公告等。?建立资源管理平台。实现易耗品、车辆、图书、会议室等公共资源进行管理及利用。协

31、同办公系统用户手册 2 第第第第2章章章章 如何登陆系统如何登陆系统如何登陆系统如何登陆系统 2.1 登陆系统登陆系统登陆系统登陆系统 2.1.1 用户登陆认证的信息输入用户登陆认证的信息输入用户登陆认证的信息输入用户登陆认证的信息输入 打开 IE 浏览器，输入协同系统的访问主路径，在提示的用户登陆接口中，用户输入登陆信息，只有通过用户认证，才可以进入系统，使用系统功能。在登陆界面的右上方，标注了“客户端环境要求说明”，用户可以从这里了解到正常使用OA 对客户端的要求。如图：客户端环境说明 协同办公系统用户手册 3 2.1.2 数据项说明数据项说明数据项说明数据项说明 编号编号编号编号 数据项

32、数据项数据项数据项 类型类型类型类型 说明及约束说明及约束说明及约束说明及约束 是否必填是否必填是否必填是否必填 1.用户名称 字符 必须是已经注册的用户名，必须是唯一的。是 2.用户密码 字符 目前可以设置为空，但实际中不建议为空。否 3.附加码 数字 如组织单位采用了附加码技术，则必须输入。是 2.1.3 参数合法性检查参数合法性检查参数合法性检查参数合法性检查 在用户登陆时会进行合法性检查,包括：?检查所有必填数据是否已经填写/选择?输入的用户名/密码是否真实有效。当用户忘记输入用户名时或者输错用户名时，将会出现以下提示：当通过合法性检查时（即通过用户认证），用户就登陆成功了。协同办公系

33、统用户手册 4 操作前提：用户必须在协同办公系统中已经有注册，并且用户状态是有效状态。2.2 首页首页首页首页 2.2.1 首次登陆的首页首次登陆的首页首次登陆的首页首次登陆的首页 首次登陆时，系统界面如下图：不同的用户，首页显示的版面都是相同的，但显示的业务功能模块个数不一定相同，因为每个用户能够使用的功能范围不尽相同。此外，首页中显示的待办公文、公告通知等内容与当前用户的权限相关。此首页内容说明：2.2.2 数据项说明数据项说明数据项说明数据项说明 编号编号编号编号 属性属性属性属性 类型类型类型类型 说明及约束说明及约束说明及约束说明及约束 用户是否可用户是否可用户是否可用户是否可 自定

34、义自定义自定义自定义 1.页面头 LOGO 显示产品的 LOGO 标识。否 2.业务模块 根据当前用户的角色或权限而显示。否 3.业务应用 我的日历 显示当月每天的待办事项。否 页面头，包括 LOGO，功能模块，欢迎信息 业务应用，重要的待办或待查阅的信息提示 协同办公系统用户手册 5 4.快捷流程 显示工作流中当前用户自已收藏的流程名称。否 5.待办公文 显示待审批处理的流程文件 否 6.我的日程 显示当天的日程安排 否 7.知 识 库 显示用户订阅的分类信息 否 8.通知公告 显示待查阅的重要通知 否 9.新闻中心 显示最新新闻信息 否 10.在线论坛 显示最新讨论话题 否 温馨提示：此界

35、面不能自行定制，因此用户查看到的界面与上图排版一致。协同办公系统用户手册 6 第第第第3章章章章 个性化设置个性化设置个性化设置个性化设置 3.1 模块概述模块概述模块概述模块概述 用户可根据自己不同的使用习惯，对系统进行初始设置，对自己的个人资料信息、登陆密码、设置公文处理中使用的签名设置、常用意见、设置系统消息提示方式、对常用的功能进行快捷菜单的设置。温馨提示：当用户第一次使用系统时，建议您首先进行个性化的初始设置。3.1 角色说明角色说明角色说明角色说明 编号编号编号编号 角角角角色名色名色名色名 拥有权限说明拥有权限说明拥有权限说明拥有权限说明 1.用户基本设置 用户可以设置自己的基本

36、信息。3.2 个人资料个人资料个人资料个人资料 3.2.1 操作步骤操作步骤操作步骤操作步骤 第第第第1步步步步 点击设置中心 协同办公系统用户手册 7 第第第第2步步步步 修改自己的联系信息，点击【更新】按钮。3.2.2 数据项说明数据项说明数据项说明数据项说明 温馨提示：基础信息基础信息基础信息基础信息：包括用户姓名、性别、所属部门、职务，这些信息都属于管理员填写，普通编号编号编号编号 数据项数据项数据项数据项 类型类型类型类型 说明及约束说明及约束说明及约束说明及约束 是否是否是否是否必填必填必填必填 1.内部邮件 字符 用户在 OA 内部使用的邮件地址。否 2.外部邮件 字符 用户使用

37、的外部邮件地址。否 3.移动电话 数字 手机号码。否 4.家庭电话 数字 用户家庭中的电话。否 5.办公地址 字符 用户的办公地址信息。否 6.房间号 字符 用户住所房间号。否 7.办公电话 数字 用户的办公室电话号码。是 8.传真号码 数字 用户的传真号码。否 9.分机号码 数字 用户使用的分机号码。否 10.传真分机 数字 用户使用的传真分机号码。否 11.集群短号 数字 用户使用的集群电话号码。否 12.备用手机 数字 用户使用的备用手机号码。否 13.QQ 数字 用户的 QQ 号码。否 14.MSN 数字 用户的 MSN 号码。否 15.生日 数字 用户的生日号码。否 16.个人主页

38、字符 用户的个人主页地址。否 17.通讯地址 字符 用户的个人通讯地址信息。否 协同办公系统用户手册 8 用户只能查看无权修改。联系信息联系信息联系信息联系信息：联系信息中的信息是用户本人的联系信息，用户可自行进行设置，每一项联系信息都可以由用户自定义是否公开，选择公开后其他组织成员可查看到该条公开的信息，否则不能查看到，以此满足组织单位不同岗位人员对信息保密的管理需求。3.3 修改密码修改密码修改密码修改密码 3.3.1 操作步骤操作步骤操作步骤操作步骤 第第第第1步步步步 点击设置中心?修改密码 第第第第2步步步步 输入原密码后，再输入新密码，重新再输入一次新密码，点击【更新】按钮。3.3

39、.2 数据项说明数据项说明数据项说明数据项说明 当用户输入的原密码，或新密码校验有错误时，将会出现以下提示：注意：更改密码必须正确输入旧密码，才能有效地更改密码。如果您忘记了密码，建议与系统管理员取得联系，由管理员将密码清空为初始密码。编号编号编号编号 数据项数据项数据项数据项 类型类型类型类型 说明及约束说明及约束说明及约束说明及约束 是否是否是否是否必填必填必填必填 1.原密码 字符 用户设置的原有登陆密码。是 2.新密码 字符 输入新的登陆密码。是 3.重新输入 字符 再输入一遍新的登陆密码。是 协同办公系统用户手册 9 3.4 签名签名签名签名设置设置设置设置 在公文处理中，当您审批或

40、处理文件时，往往需要用户签署签名。3.4.1 操作步骤操作步骤操作步骤操作步骤 第第第第1步步步步 点击设置中心?签名设置 第第第第2步步步步 点击【增加】按钮，在增加页面中，输入签名名称、密码、加载上签名或签章图片，点击【确定】按钮。3.4.2 数据项说明数据项说明数据项说明数据项说明 编号编号编号编号 数据项数据项数据项数据项 类型类型类型类型 说明及约束说明及约束说明及约束说明及约束 是否是否是否是否必填必填必填必填 1.签名签章名称 字符 签名签章的名称。是 2.签名签章密码 字符 签名签章的密码。是 3.重复确认密码 字符 再输入一次签名签章的密码。是 4.签名签章图片 文档 上传签

41、名签章图片。是 协同办公系统用户手册 10 3.5 常用意见常用意见常用意见常用意见 在公文处理中，当您审批或处理文件时，往往需要用户签署个人的办理意见。对于常用的审批意见、习惯用语，可以通过常用意见的设置，有效减轻在文件办理的文字输入工作。3.5.1 操作步骤操作步骤操作步骤操作步骤 第第第第1步步步步 点击设置中心?常用意见 第第第第2步步步步 点击【增加】按钮，在增加页面中，输入常用意见，点击【确定】按钮。3.5.2 数据项说明数据项说明数据项说明数据项说明 3.6 消息设置消息设置消息设置消息设置 消息中心是用户得到重要待办提示的重要业务模块，如待办公文、会议通知、新邮件通知、日程提醒

42、等等，都可以通过消息得到最新的通知。由于用户所在岗位或关注的待办事宜各有不同，在消息设置中，可以根据不同的业务模块，个性设置提示方式。编号编号编号编号 数据项数据项数据项数据项 类型类型类型类型 说明及约束说明及约束说明及约束说明及约束 是否是否是否是否必填必填必填必填 1.常用意见名称 字符 用户所使用的常用意见。是 协同办公系统用户手册 11 提示模式说明：?铃声提醒：当选中的业务模块中有新消息到达时，系统将会以声音进行提醒。?冒泡提醒：当选的中业务模块中有新消息到达时，系统将会在浏览器的页面右下角浮出小窗口，提示您待办的事宜标题。?手机提醒：在用户管理中输入手机号码，有消息时会发送手机短

43、消息到你的手机上。?电子邮件提醒：在用户信息中输入电子邮箱帐号，系统会自动发送邮件到你的邮箱。温馨提示：当开通了手机短信功能后，还可以根据不同的业务模块，设置是否通过手机接收消息。3.7 快捷菜单快捷菜单快捷菜单快捷菜单 用户可以设置自己使用频率比较高的功能模块加到快捷菜单中，如下图。协同办公系统用户手册 12 第第第第4章章章章 日程安排日程安排日程安排日程安排 4.1 模块概述模块概述模块概述模块概述 每一个人或多或少地需要对个人的日程安排进行管理。组织单位应用协同办公系统之后，员工之间更加强调协同作业，包括管理自己的每天工作备忘、给下属或同事安排工作任务等。因此，通过日程安排功能，员工每

44、天的工作安排、工作内容可以进行清晰地管理。特性说明特性说明特性说明特性说明?可按年/月/周/日来查看日程安排?为自己或他人安排日程?浏览未阅读的日程和提醒?设置日程的优先级?灵活自定义提醒时间、提醒方式 此模块的主要业务流程图如下：给他人安排日程 给自己安排日程 协同办公系统用户手册 13 4.2 角色说明角色说明角色说明角色说明 编号编号编号编号 角色名角色名角色名角色名 拥有权限说明拥有权限说明拥有权限说明拥有权限说明 1.日程安排 给自己安排日程，给他人安排日程。4.3 查看日程安排查看日程安排查看日程安排查看日程安排 员工登陆系统后，从办公桌面（首页）便可以清晰地了解到个人当月及当天的

45、工作安排。4.3.1 从办公桌面查看当月及当天安排从办公桌面查看当月及当天安排从办公桌面查看当月及当天安排从办公桌面查看当月及当天安排 4.3.2 按日历查看当天安排按日历查看当天安排按日历查看当天安排按日历查看当天安排 进入“日程安排”业务模块时，默认显示当天的工作安排内容。单击【按天查看】按钮，也可以查看当天的工作安排情况，单击【前一天】或【后一天】可以查看其它时间的日程安排。当天日程，可直接查看工作内容 协同办公系统用户手册 14 4.3.3 按周查看按周查看按周查看按周查看 单击【按周查看】按钮或“按周查看日程”菜单，可以查看本周每天的工作安排情况，单击【上一周】或【下一周】可以查看其

46、它时间段的日程安排。4.3.4 按月查看按月查看按月查看按月查看 单击【按月查看】按钮或“按月查看日程”菜单，可以查看本月每天的工作安排情况，单击【上一月】或【下一月】可以查看其它时间段的日程安排。切换不同的查看方式 协同办公系统用户手册 15 4.3.5 按年查看按年查看按年查看按年查看 按年查看是指以月历的显示方式，将一年 12 个月所有的日程进行显示 协同办公系统用户手册 16 4.3.6 历史日程历史日程历史日程历史日程 点击历史日程的菜单，进入历史日程列表，如图：单击日程主题查看历史日程的具体信息，在日程详情页可点【修改】、【删除】及【返回】按钮进行修改、删除和返回操作。当月日程，以

47、 标识 表示有待办的事项 协同办公系统用户手册 17 4.4 应答他人安排的日程应答他人安排的日程应答他人安排的日程应答他人安排的日程 第第第第1步步步步 点击日程安排，查看需要有哪些未确认的日程需要确认。第第第第2步步步步 点击日程主题，查看日程内容及进行应答，点击【确定参加】按钮或【无法参加】按钮，确认带参加日程或取消待参加的日程。4.5 安排日程安排日程安排日程安排日程 4.5.1 操作步骤操作步骤操作步骤操作步骤 第第第第1步步步步 点击日程安排?我安排的日程 直接单击日程主题即可进入日程详细页面 协同办公系统用户手册 18 第第第第2步步步步 在我安排的日程中点击【新增】按钮，增加日

48、程安排。第第第第3步步步步 输入主题、开始时间和结束时间、选择提醒时间、输入日程内容、备注内容、增加好相关附件，点击【确定】按钮保存日程安排。4.5.2 数据项说明数据项说明数据项说明数据项说明 编号编号编号编号 数据项数据项数据项数据项 类型类型类型类型 说明及约束说明及约束说明及约束说明及约束 是否是否是否是否必填必填必填必填 1.主题 字符 日程安排内容的主题信息。是 2.时间 日期 包括开始时间和结束时间；如果是全天安排，可以勾选“全天日程”的选项。否 3.优先级 字符 日程的优先级。是 4.提醒时间 日期 按指定的时间和日期提醒。否 5.人员安排 字符 如果是给其它用户安排日程，双击

49、文本框，从弹出的组织架构导航窗口中选择人员，如果是个人否 协同办公系统用户手册 19 注意：用户只能删除由本人发布的日程信息，不能修改和删除他人安排的日程。第第第第5章章章章 协同审批协同审批协同审批协同审批（工作流工作流工作流工作流）5.1 模块概述模块概述模块概述模块概述 工作流的目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业生产经营管理水平和企业竞争力的目标。通过本企业的系统管理员灵活的定制，用户即可通过此平实现文件的流转、审批、归档、统计、催办督办等应用。特性说明特性说明特性说明特性说明?灵灵灵灵

50、活性活性活性活性：提供基于 WEB 浏览器的窗体及流程自定义功能，可以满足组织单位对业务进行重构，满足流程优化及自定义配置的管理需求。?监监监监控性控性控性控性：能实时监控正在运行的所有流程的信息、图形化的展示，便于管理人员及时跟日程，选择自己即可。6.日程内容 字符 输入日程安排的详细内容。否 7.备注 字符 输入日程安排的备注信息。否 8.附件 文档 上传附件文件信息。否 协同办公系统用户手册 20 踪处理重点业务。管理人员还可以随时控制流程的流转、中止挂起流程、重新制定任务的执行人。?协同协同协同协同性性性性：支持多人同步处理业务，处理人协同跟踪办理进度，支持远程和分布式办公，或委托代理