EXCEL机关单位常用知识.ppt

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1、EXCEL机关单位机关单位常用知识常用知识Excel 2003大纲大纲第一章第一章 Excel的有关概念的有关概念第二章第二章 Excel 2003基本操作基本操作第三章第三章 Excel 2003常用函数和公式常用函数和公式第四章第四章 数据图表化数据图表化第五章第五章 数据管理数据管理第一章第一章 EXCEL的有关概念的有关概念EXCEL的概念的概念EXCEL的启动与退出的启动与退出窗口的组成窗口的组成工作簿、工作表、单元格工作簿、工作表、单元格 EXCEL基本概念基本概念 EXCEL是一种电子表格处理软件，它集是一种电子表格处理软件，它集数据采集，数据编辑、数据图表化、数据管数据采集，数

2、据编辑、数据图表化、数据管理和数据分析处理，甚至包括理和数据分析处理，甚至包括VBA编程等功编程等功能于一体。可以创建工作表、图表进行各种能于一体。可以创建工作表、图表进行各种统计计算，如创建财务报表、图形报表、管统计计算，如创建财务报表、图形报表、管理分析数据表和投资决策模拟分析表等，用理分析数据表和投资决策模拟分析表等，用来完成商业和工业任务。来完成商业和工业任务。Excel 2003的窗口组成的窗口组成控制按钮标题栏菜单栏工具栏编辑栏工作表标签状态栏滚动条活动单元格Excel 2003的几个概念的几个概念工作簿：由若干个工作表组成，一个工作簿就是一工作簿：由若干个工作表组成，一个工作簿就

3、是一个个Excel文件。启动文件。启动EXCEL或新建文档时，或新建文档时，EXCEL建立的缺省工作簿文件名为：建立的缺省工作簿文件名为：Book1,Book2,其扩展名为其扩展名为XLS。备注：新版备注：新版Excel2007的扩展名变成了的扩展名变成了xlsx，因此，因此Excel2003是无法打开它的，但是是无法打开它的，但是Excel2007可以可以打开打开Excel2003 的文件。也就是旧版的文件。也就是旧版Excel不支持不支持新版的，但新版向下兼容旧版。新版的，但新版向下兼容旧版。Excel 2003的几个概念的几个概念工作表：也称电子表格，是工作表：也称电子表格，是Excel

4、用来存储和用来存储和处理数据的地方。一个工作簿（处理数据的地方。一个工作簿（Excel文件）文件）最多可以包含最多可以包含255个工作表，缺省值为三个工个工作表，缺省值为三个工作表：作表：sheet1,sheet2,sheet3。两种类型工作表：数据工作表两种类型工作表：数据工作表Sheet和图和图表工作表表工作表Chart。Excel 2003的几个概念的几个概念工作表的行列数最大值分别为：工作表的行列数最大值分别为：行数行数165,536，列数，列数1256（IV列）。列）。超过部分将无法显示。超过部分将无法显示。若工作表内的数据太多，则可以选择用若工作表内的数据太多，则可以选择用EXCE

5、L2007，它最多能支持，它最多能支持1,048,576行，行，列数可扩展到列数可扩展到16,384列。列。Excel 2003的几个概念的几个概念单元格：它是存储数据的基本单位，由行和单元格：它是存储数据的基本单位，由行和列交叉形成。列交叉形成。单元格的地址：列标单元格的地址：列标+行号，例如行号，例如A1,D6。单元格区域：多个连续的单元格组成区域称单元格区域：多个连续的单元格组成区域称为单元格区域。为单元格区域。单元格区域的表示：由单元格区域左上角和单元格区域的表示：由单元格区域左上角和 右下角单元格地址组成右下角单元格地址组成(中间用：分开中间用：分开)。Excel 2003的几个概念

6、的几个概念l单元格的绝对引用单元格的绝对引用 用法：在行号或列号前加上（用法：在行号或列号前加上（$），这样我们），这样我们在拉动公式时就可以控制行或列号的递增。在拉动公式时就可以控制行或列号的递增。例如：例如：=$A1是列为绝对行相对，在向下拖动时，行号是列为绝对行相对，在向下拖动时，行号1将将递增，但向右拖动时，因列递增，但向右拖动时，因列A为绝对地址，所以列为绝对地址，所以列号号A不会改变；不会改变；=A$1,则是行为绝对列相对，在向下拖动时，因行则是行为绝对列相对，在向下拖动时，因行为绝对地址，所以行号（为绝对地址，所以行号（$1)不会改变；但向右拖动不会改变；但向右拖动时，因列为相对

7、地址，列号（时，因列为相对地址，列号（A）将变成（）将变成（B）。）。工作簿中工作表数的设定步骤工作簿中工作表数的设定步骤第一步单击工具下的选项工作簿中工作表数的设定步骤工作簿中工作表数的设定步骤第二步选常规第三步输入工作表数工作表名的改名方法工作表名的改名方法法一：双击需改名的工作表名法一：双击需改名的工作表名 输入输入 新名称，注意：新名称不能为空，字符长度不超过新名称，注意：新名称不能为空，字符长度不超过31个，且不能包含这些符号：个，且不能包含这些符号：/*?:。法二：右击需改名的工作表名法二：右击需改名的工作表名 重命名重命名 输入新名称。输入新名称。第二章第二章 Excel 200

8、3 基本操作基本操作常用快捷键常用快捷键u复制：复制：Ctrl+c；u粘贴：粘贴：Ctrl+v；u剪切：剪切：Ctrl+x；u撤销：撤销：Ctrl+z；u查找：查找：Ctrl+f；u保存：保存：Ctrl+s；u跳到表格最顶端：跳到表格最顶端：Ctrl+Home；u跳到表格最末端：跳到表格最末端：Ctrl+End；u放大页面：放大页面：Ctrl+鼠标滚轮向上滚动；鼠标滚轮向上滚动；u缩小页面：缩小页面：Ctrl+鼠标滚轮向下滚动；鼠标滚轮向下滚动；工作簿的保护工作簿的保护1.设置密码保护文档设置密码保护文档 密码是由密码是由1-15个字符组成的，可由键盘上的个字符组成的，可由键盘上的各个字符所组

9、成。密码可分为两种：各个字符所组成。密码可分为两种：第一种：打开权限密码：用于防止未经授权者打开第一种：打开权限密码：用于防止未经授权者打开文档；文档；第二种：修改权限密码：用于防止未经授权者修改第二种：修改权限密码：用于防止未经授权者修改文档，未被授权者只可以只读方式浏览文档，却不文档，未被授权者只可以只读方式浏览文档，却不能修改文档。能修改文档。注意：密码区分大小写注意：密码区分大小写。打开权限和修改权限密码的步骤打开权限和修改权限密码的步骤：方法一：工具方法一：工具 选项，选择其中的选项，选择其中的“安安全性全性”选项卡，设置选项卡，设置“打开权限密码打开权限密码”或或“修改权限密码修改

10、权限密码”然后单击然后单击“确定确定”，接着会弹出，接着会弹出“确认密码确认密码”窗口，将刚窗口，将刚才输入的密码再次输入，单击才输入的密码再次输入，单击“确定确定”按钮。按钮。方法二：文件方法二：文件-另存为另存为-工具工具-常规选项常规选项-保存选项对话框保存选项对话框小技巧：1、切换选区计算内容：系统默认为：求和，右击“求和”可选择其他显示结果：计数，平均数，最大最小值等。2、换行符 Alt+Enter，对单元格内容强制换行。3、11位以上数字写法 使用转义字符：（注意：必须在英文状态下输入）。先输入“”，然后再输入数字，系统将自动把数字转为文本型，此符号打印时不会显示。第三章第三章 E

11、xcel 2003常用函数和公式常用函数和公式1、数字函数、数字函数 isnumber()在日常在日常Excel报表处理中，我们经常会用软件生成数报表处理中，我们经常会用软件生成数据报表，或者从别的表格复制粘贴，又或者在中文据报表，或者从别的表格复制粘贴，又或者在中文输入法下输入数字，这些操作可能导致数字的单元输入法下输入数字，这些操作可能导致数字的单元格类型变成非数值型，格类型变成非数值型，而而Excel只能正确处理数值只能正确处理数值或货币型的单元格，因此就可能产生数据求和错误或货币型的单元格，因此就可能产生数据求和错误等问题。等问题。针对这种情况我们可以使用函数针对这种情况我们可以使用函

12、数isnumber()，对任，对任何单元格进行是否为数值类型的检查。如果为数值何单元格进行是否为数值类型的检查。如果为数值型，函数返回结果：型，函数返回结果：TRUE,否是返回结果：否是返回结果：FALSE。单元格的选定单元格的选定按条件选定单元格的步骤：按条件选定单元格的步骤：(菜单法菜单法)编辑编辑 定位定位 定位条件定位条件 选定定位条选定定位条 件件 确定确定数据输入数据输入数据类型：文本、数字、逻辑值数据类型：文本、数字、逻辑值文本文本包括字母、数字和其他符号的组合包括字母、数字和其他符号的组合特殊文本：为了区分于数字和逻辑值，有些文本必须加特殊文本：为了区分于数字和逻辑值，有些文本

13、必须加上一个小引号，如上一个小引号，如123，true数字数字数值数值日期或时间格式的数值日期或时间格式的数值数值的缺省对齐格式是：右对齐数值的缺省对齐格式是：右对齐逻辑值：逻辑值：TRUE、FALSE数据输入数据输入数据输入的步骤数据输入的步骤：先定位单元格，再输入数：先定位单元格，再输入数据。据。数据输入数据输入定位单元格的方法定位单元格的方法：法一：鼠标法。单击要选定的单元格。法一：鼠标法。单击要选定的单元格。法二：键盘法。按法二：键盘法。按 方向键。方向键。法三：名称框法。单击名称框法三：名称框法。单击名称框 输入要选定输入要选定 单元格的地址。单元格的地址。法四：菜单法法四：菜单法

14、定位定位 选列表中的要选列表中的要 定位的单元格定位的单元格(在引用位置栏中输入要在引用位置栏中输入要定位单元格的地址定位单元格的地址)确定确定数据输入数据输入数据输入的方法：数据输入的方法：法一：在单元格中直接输入数据。法一：在单元格中直接输入数据。选定单元格选定单元格 输入数据。输入数据。法二：在编辑栏中输入数据。法二：在编辑栏中输入数据。选定单元格选定单元格 定位光标在编辑栏定位光标在编辑栏 输入输入数据。数据。法三：用数据填充工具输入数据。法三：用数据填充工具输入数据。数据输入数据输入1、非数值数字的输入：数字前加单引号。、非数值数字的输入：数字前加单引号。2、分数的输入：、分数的输入

15、：0+空格空格+分子分子+/+分母。分母。3、当前日期的输入：、当前日期的输入：Ctrl+；(分号分号)。4、当前时间的输入：、当前时间的输入：Ctrl+：(冒号冒号)。5、在单元格中换行：、在单元格中换行：Alt+Enter。数字长度超过单元格宽度时，自动用科学计数法表数字长度超过单元格宽度时，自动用科学计数法表示示 负数前加一个减号负数前加一个减号-或用（）括起来或用（）括起来 日期的输入日期的输入键入时间时可使用键入时间时可使用/（斜杠）或（斜杠）或-（连字符）（连字符）来分隔年、月、日。来分隔年、月、日。04-5-12；04/05/12；12-May-04 注意：在编辑栏中格式为：注意

16、：在编辑栏中格式为：2004-5-12修改日期的显示格式：修改日期的显示格式：格式格式-单元格单元格-”数字数字“选项卡选项卡-分类中的分类中的“日期日期”-类型中选择一项类型中选择一项设置单元格格式选定要修改格式的单元格格式-单元格时间的输入时、分、秒之间用：分开，用am或pm表示上午或下午，否则自动使用24小时显示时间如：11:10；13:10:26；1:42PM;13:10:26PM;时间和日期的组合写法：04-05-12 11:10符号的输入：插入 特殊符号 符号对话框数据填充数据填充一一.数字序列填充数字序列填充 数据填充有三种填充方式选择：等差序列、等比序数据填充有三种填充方式选择

17、：等差序列、等比序列、自动填充。自动填充功能的作用是，将所选范列、自动填充。自动填充功能的作用是，将所选范围内的单元全部用初始单元格的数值填充，也就是围内的单元全部用初始单元格的数值填充，也就是用来填充相同的数值。用来填充相同的数值。1.利用鼠标左键利用鼠标左键 在第一、二单元格输入序列的前两个数在第一、二单元格输入序列的前两个数 选定这两个选定这两个单元格单元格 鼠标左键拖动填充柄到序列最后一个单鼠标左键拖动填充柄到序列最后一个单元格（等差序列）元格（等差序列）在第一单元格中输入数据在第一单元格中输入数据 鼠标左键拖动填充柄到序鼠标左键拖动填充柄到序列最后一个单元格（自动填充列最后一个单元格

18、（自动填充）数据填充数据填充2.利用填充序列对话框利用填充序列对话框在起始单元格输入序列初始值在起始单元格输入序列初始值 【编辑编辑】-【填充填充】-【序列序列】选序列产生的位选序列产生的位置置 选序列类型选序列类型 输入步长输入步长（步长值可以是（步长值可以是负值，也可以是小数，并不一定要为整数）负值，也可以是小数，并不一定要为整数）输入终止值输入终止值 【确定确定】数据填充3.利用鼠标右键利用鼠标右键填充数据与方法一同，不过拖动是按住鼠标右填充数据与方法一同，不过拖动是按住鼠标右键键 到终止单元格放手，出现一个菜单，选择到终止单元格放手，出现一个菜单，选择序列类型序列类型数据填充数据填充二

19、二.日期序列填充日期序列填充1.利用填充序列对话框利用填充序列对话框在起始单元格输入序列初始值在起始单元格输入序列初始值 【编辑编辑】-【填充填充】-【序列序列】2.自动填充自动填充无论是日期还是时间都按步长为无论是日期还是时间都按步长为1的等差序列填的等差序列填充。利用鼠标拖动填充结果与充。利用鼠标拖动填充结果与“自动填充自动填充”相同相同数据填充三三.文本填充文本填充1.文本中没有数字文本中没有数字 填充操作都是复制初始单元格内容，填充对话框中填充操作都是复制初始单元格内容，填充对话框中只有自动填充功能有效，其它方式无效。只有自动填充功能有效，其它方式无效。2.文本中全为数字文本中全为数字

20、在文本单元格中，数字作为文本处理的情况下，填充在文本单元格中，数字作为文本处理的情况下，填充时按等差数列。时按等差数列。3.文本中含有数字文本中含有数字无论用那种方式填充，字符部分不变，数字按等差序无论用那种方式填充，字符部分不变，数字按等差序列，步长为列，步长为1，文本中含一个数字，数字按等差数，文本中含一个数字，数字按等差数列变化与位置无关，当文本中有两个或以上数字时，列变化与位置无关，当文本中有两个或以上数字时，只有最后面的数字按等差序列变化，其余数字不变。只有最后面的数字按等差序列变化，其余数字不变。创建自定义序列工具工具-选项选项-自定义序列选项卡自定义序列选项卡在在“输入序列输入序

21、列”编辑列表中开始输入新编辑列表中开始输入新的序列。的序列。键入每个元素后，按回车键，整个序列键入每个元素后，按回车键，整个序列输入完毕后，单击输入完毕后，单击“添加添加”删除与清除单元格删除与清除单元格1、删除单元格、删除单元格 法一：菜单法。选定要删除的单元格法一：菜单法。选定要删除的单元格 【编辑编辑】【删除删除】选删除后周围单元格的移动方向选删除后周围单元格的移动方向 【确确定定】。法二：快捷菜单法。选定要删除的单元格法二：快捷菜单法。选定要删除的单元格 右击右击 【删除删除】选删除后周围单元格的移动方向选删除后周围单元格的移动方向 【确定确定】。2、清除单元格、清除单元格 法一：菜单

22、法。选定要清除的单元格法一：菜单法。选定要清除的单元格 【编辑编辑】【清除清除】选清除项。选清除项。法二：功能键法。选定要清除的单元格法二：功能键法。选定要清除的单元格 按按delete单元格的移动方法单元格的移动方法1、替换移动：、替换移动：选定要移动的单元格选定要移动的单元格 将鼠标指向单元格边框变为将鼠标指向单元格边框变为箭头状箭头状 拖动到目标单元格拖动到目标单元格 【确定确定】(注注:如目如目标单元格无内容不按确定标单元格无内容不按确定)。2、插入移动：、插入移动：选定要移动的单元格选定要移动的单元格 【编辑编辑】【剪切剪切】选目标单元格选目标单元格 【插入插入】【剪切单元格剪切单元

23、格】选插入后周围单元格的移动方向选插入后周围单元格的移动方向 【确定确定】(注注:如目标单元格无内容则后两项无意义如目标单元格无内容则后两项无意义)。单元格的复制方法单元格的复制方法1、替换复制：、替换复制：选定要复制的单元格选定要复制的单元格 将鼠标指向单元格边框将鼠标指向单元格边框 变为箭头状变为箭头状 Ctrl+拖动到目标单元格。拖动到目标单元格。2、插入复制：、插入复制：选定要复制的单元格选定要复制的单元格 【编辑编辑】【复制复制】选目标单元格选目标单元格 【插入插入】【复制单元格复制单元格】选插入后周围单元格的移动方向选插入后周围单元格的移动方向 【确定确定】。3、选择性复制：、选择

24、性复制：选定要复制的单元格选定要复制的单元格 【编辑编辑】【复制复制】选目标单元格选目标单元格 【编辑编辑】【选择性粘贴选择性粘贴】选复制条件选复制条件 【确定确定】。插入单元格、行和列插入单元格、行和列插入单元格插入单元格(菜单法菜单法)：在需插入单元格处选定单元格在需插入单元格处选定单元格(注注:选定单元格数与选定单元格数与插入的单元格数相同插入的单元格数相同)【插入插入】【单元格单元格】选选插入后周围单元格的移动方向插入后周围单元格的移动方向 【确定确定】。插入行插入行(或列或列)(菜单法菜单法)：在需插入行在需插入行(或列或列)处选定行号处选定行号(或列号或列号)(注注:选定行选定行列

25、数与插入的行列数相同列数与插入的行列数相同)【插入插入】【行行】(或或【列列】)。(注：插入的行注：插入的行(或列或列)在选定行在选定行(或列或列)的的上方上方(或或 左边左边)删除行和列删除行和列删除行删除行(或列或列)：选定需删除的行选定需删除的行(或列或列)【编辑编辑】【删除删除】。插入工作表插入工作表插入工作表：插入工作表：法一：右击某工作表标签法一：右击某工作表标签(既插入点的工作表既插入点的工作表标签标签)【插入插入】选常用项的工作表选常用项的工作表 【确确定定】。法二：单击某工作表标签法二：单击某工作表标签(既插入点的工作表既插入点的工作表标签标签)【插入插入】【工作表工作表】。

26、删除工作表删除工作表删除工作表：删除工作表：法一：右击要删除的工作表标签法一：右击要删除的工作表标签 【删除删除】【确定确定】。法二：单击要删除的工作表标签法二：单击要删除的工作表标签 【编辑编辑】【删除工作表删除工作表】【确定确定】。移动、复制工作表移动、复制工作表法一：菜单法。法一：菜单法。选定源工作表选定源工作表 【编辑编辑】【移动或复制工移动或复制工作表作表】在工作簿下拉列表中选目标工作簿在工作簿下拉列表中选目标工作簿 选选【建立副本建立副本】副选框副选框(注注:移动无本项移动无本项 【确定确定】。/右击右击法二：鼠标拖动法。法二：鼠标拖动法。复制工作表：选定源工作表复制工作表：选定源

27、工作表 Ctrl+拖动拖动 移动工作表：选定源工作表移动工作表：选定源工作表 拖动拖动第三章讨论题第三章讨论题1、如何选定不连续的单元格？、如何选定不连续的单元格？2、如何定位要输入数据的单元格？定位单元、如何定位要输入数据的单元格？定位单元格有哪几种常用的方法？格有哪几种常用的方法？3、如何在单元格中出现符号如何在单元格中出现符号“#”表示表示什么意思？如何处理？什么意思？如何处理？4、输入数据序列、输入数据序列 常用的常用的方法有几种常用的常用的方法有几种？各如何操作？各如何操作？第五章第五章 工作表格式设置工作表格式设置数据格式设置数据格式设置1、数据格式设置包括：字体、字号、字形、字体

28、颜色、特殊效果、数据、数据格式设置包括：字体、字号、字形、字体颜色、特殊效果、数据格式及对齐方式等。格式及对齐方式等。2、数据格式设置的方法：、数据格式设置的方法：法一：按钮法。选定要格式化的单元格法一：按钮法。选定要格式化的单元格 按响应的按响应的 格式工具按钮。格式工具按钮。法二：菜单法。法二：菜单法。选定要格式化的单元格选定要格式化的单元格 【格式格式】【单元格单元格】选响应的选项卡选响应的选项卡 进行响应的设置进行响应的设置 【确定确定】。选定要格式化的单元格选定要格式化的单元格 右击右击 【设置单元格格式设置单元格格式】选响应的选项卡选响应的选项卡 进行响应的设置进行响应的设置 【确

29、定确定】。数据格式设置数据格式设置设置条件格式：设置条件格式：选定要格式化的单元格选定要格式化的单元格 【格式格式】【条件条件格式格式】输入格式条件输入格式条件1 单击单击【格式格式】按按钮钮 进行响应的格式设置进行响应的格式设置 【添加添加】输输入格式条件入格式条件2 单击单击【格式格式】按钮按钮 进行响进行响应的格式设置应的格式设置 【确定确定】。注：中括号注：中括号“”内的内容可有可无。内的内容可有可无。单元格格式设置单元格格式设置1、单元格格式设置包括：调整行高和列宽、单元格格式设置包括：调整行高和列宽、设置边框和底纹等。设置边框和底纹等。2、单元格格式设置的常用方法：、单元格格式设置

30、的常用方法：法一：工具按钮法。法一：工具按钮法。法二：菜单法。法二：菜单法。(既用既用【单元格格式单元格格式】对话框设置对话框设置)单元格格式设置单元格格式设置一、设置行高、列宽：一、设置行高、列宽：法一：鼠标拖动法。法一：鼠标拖动法。鼠标指向行号鼠标指向行号(或列号或列号)的边线的边线 拖动。拖动。法二：菜单法。法二：菜单法。选定设置行高选定设置行高(或列宽或列宽)的单元格或行、列的单元格或行、列 【格式格式】【行行】(或或【列列】)【行高行高】(或或【列宽列宽】)输入行高数输入行高数(或列宽数或列宽数)【确定确定】。单元格格式设置单元格格式设置二、设置单元格边框：二、设置单元格边框：法一法

31、一:【边框边框】按钮法按钮法。选要添加边框的单元格或区域选要添加边框的单元格或区域 按按【边框边框】下拉按钮下拉按钮 选要添加的边框样式。选要添加的边框样式。法二法二:【单元格格式单元格格式】对话框法对话框法：选要添加边框的单元格或区域选要添加边框的单元格或区域 【格式格式】【单元格单元格】选边框选项选边框选项 进行边框进行边框设置设置 【确定确定】。单元格格式设置单元格格式设置三、设置单元格底纹：三、设置单元格底纹：法一法一:【填充颜色填充颜色】按钮法按钮法。选要添加边框的单元格或区域选要添加边框的单元格或区域 按按【填充颜填充颜色色】下拉按钮下拉按钮 选要添加的填充颜色。选要添加的填充颜色

32、。法二法二:【单元格格式单元格格式】对话框法对话框法：选要添加底纹的单元格或区域选要添加底纹的单元格或区域 【格式格式】【单元格单元格】选边图案选项选边图案选项 进行底纹的进行底纹的颜色和图案设置颜色和图案设置 【确定确定】。页面设置页面设置1、页面设置包括、页面设置包括：纸张的大小和方向设置、页边距：纸张的大小和方向设置、页边距设置、页眉设置、页眉/页角设置和工作表设置等。页角设置和工作表设置等。2、页面设置的方法、页面设置的方法：用用【页面设置页面设置】对话框进行设置。对话框进行设置。3、页面设置的步骤、页面设置的步骤：选页面设置的工作表选页面设置的工作表 【文件文件】【页面设置页面设置】

33、选页面设置的响应选项选页面设置的响应选项 进行响应的设置进行响应的设置 【确定确定】。设置打印标题设置打印标题1、设置打印标题的作用、设置打印标题的作用：在打印一个超过一：在打印一个超过一页的工作表时，如果需要在每页上都打印出页的工作表时，如果需要在每页上都打印出标题，可设置打印标题。标题，可设置打印标题。2、设置打印标题的步骤、设置打印标题的步骤：选设置打印标题的工作表选设置打印标题的工作表 【文件文件】【页页面设置面设置】选选【工作表工作表】选项选项 按按【折叠折叠对话框对话框】按钮按钮(要按标题行所在位置的按钮要按标题行所在位置的按钮)单击标题行或列所在位置的任一单元格单击标题行或列所在

34、位置的任一单元格 按按【展开对话框展开对话框】按钮按钮 【确定确定】。第六章数据图表化第六章数据图表化知识要点知识要点图表的作用图表的作用 用图表表示工作表的数据。用图表表示用图表表示工作表的数据。用图表表示工作表的数据直观、简捷，更便于数据分析工作表的数据直观、简捷，更便于数据分析及比较数据之间的差异。及比较数据之间的差异。工作表数据变化时。图表也随之变化工作表数据变化时。图表也随之变化(既既图表和工作表自动建立连接关系图表和工作表自动建立连接关系)。图表的组成图表的组成成绩表成绩科目图例数据系列图表区图表标题Y轴标题X轴标号X轴标题创建图表的步骤创建图表的步骤第一步打开建图表的工作表第二步

35、单击插入下的图表创建图表的步骤创建图表的步骤第三步选图表类型和子类型第四步单击下一步创建图表的步骤创建图表的步骤第五步输入图表的数据区域第六步选图表产生的位置第七步单击下一步创建图表的步骤创建图表的步骤第八步输入图表标题、分类轴、数据轴名第九步单击下一步创建图表的步骤创建图表的步骤第十步选图表所在的位置第十一步单击完成图表的编辑方法图表的编辑方法法法一：图表工具栏法：一：图表工具栏法：单击插入的图表单击插入的图表(或单击图表工作表标签或单击图表工作表标签)就就可显示图表工具栏，之后用图表工具对图表可显示图表工具栏，之后用图表工具对图表进行编辑。进行编辑。法二：图表菜单法。法二：图表菜单法。单击

36、插入的图表单击插入的图表(或单击图表工作表标签或单击图表工作表标签)后，后，原菜单原菜单【数据数据】变为变为【图表图表】，之后用图表，之后用图表菜单对图表进行编辑。菜单对图表进行编辑。第六章讨论题第六章讨论题1、简述嵌入式图表与图表工作表的区别？、简述嵌入式图表与图表工作表的区别？2、如何建立图表？、如何建立图表？3、工作表的数据更新后，图表中的数据会随之、工作表的数据更新后，图表中的数据会随之变化吗？为什么？变化吗？为什么？第七章数据管理第七章数据管理知识要点知识要点数据排序数据排序1、数据排序概念数据排序概念：数据排序是数据清单中的记录按：数据排序是数据清单中的记录按关键字关键字(某一字段

37、某一字段)的数值由小到大或由大到小进行的数值由小到大或由大到小进行重新排列。重新排列。2、数据排序的方法数据排序的方法：法一：工具按钮法法一：工具按钮法。单击关键字所在字段的任一单。单击关键字所在字段的任一单元格元格 按响应的排序按钮。按响应的排序按钮。法二；菜单法法二；菜单法。单击排序工作表的任一单元格。单击排序工作表的任一单元格 【数据数据】【排序排序】选排序的主次关键字选排序的主次关键字 选排序方式选排序方式 【确定确定】。数据筛选数据筛选数据筛选的有关概念数据筛选的有关概念：数据筛选数据筛选：是指在工作表上只显示数据清单中符合：是指在工作表上只显示数据清单中符合条件的记录，其他被隐藏起

38、来。条件的记录，其他被隐藏起来。【全部全部】:用于恢复显示数据清单的全部记录。用于恢复显示数据清单的全部记录。【前前10个个】：用于筛选某字段数值最大或最小的：用于筛选某字段数值最大或最小的若干条记录。若干条记录。【自定义自定义】:用于筛选符合用户自定义条件的记录。用于筛选符合用户自定义条件的记录。数据筛选的方法数据筛选的方法法一：用自动筛选功能。法一：用自动筛选功能。单击数据清单中的任一单元格单击数据清单中的任一单元格 【数据数据】【筛选筛选】【自动筛选自动筛选】(每个字段右边出现一个筛选箭头每个字段右边出现一个筛选箭头)单击单击 筛选箭头筛选箭头 选选【全部全部】(则显示全部记录则显示全部

39、记录)。单击数据清单中的任一单元格单击数据清单中的任一单元格 【数据数据】【筛选筛选】【自动筛选自动筛选】(每个字段右边出现一个筛选箭头每个字段右边出现一个筛选箭头)单击单击 筛选箭头筛选箭头 选选【前十个前十个】选最大或最小选最大或最小 输入显输入显示记录条数示记录条数 【确定确定】。单击数据清单中的任一单元格单击数据清单中的任一单元格 【数据数据】【筛选筛选】【自动筛选自动筛选】(每个字段右边出现一个筛选箭头每个字段右边出现一个筛选箭头)单击单击筛选箭头筛选箭头 选选【自定义自定义】输入筛选条件输入筛选条件 【确定确定】。法二：用高级筛选功能。法二：用高级筛选功能。(其步骤如下其步骤如下)

40、高级筛选的步骤高级筛选的步骤第一步打开 须筛选的工作表第二步在清单外某处输入筛选条件高级筛选的步骤高级筛选的步骤第三步单击数据下的筛选下的高级筛选高级筛选的步骤高级筛选的步骤第五步输入数据区域第六步输入条件区域第七步单击确定第四步选筛选结果显示位置第七章讨论题第七章讨论题1、如何用自动筛选选出某字段值最大的前三、如何用自动筛选选出某字段值最大的前三项记录？项记录？2、如何进行高级筛选？、如何进行高级筛选？3、条件区内的、条件区内的“与与”或或“或或”如何填写？如何填写？EXCEL公式和函数l公式的使用和公式的调整公式的使用和公式的调整l函数及函数向导函数及函数向导l常用函数常用函数l工作表的格

41、式化工作表的格式化公式（p197）ExcelExcel表格中不仅可以输入数据，也表格中不仅可以输入数据，也可以使用公式对工作表中的数据进可以使用公式对工作表中的数据进行各种数值计算和统计分析等行各种数值计算和统计分析等ExcelExcel的公式是由运算符号，和参与的公式是由运算符号，和参与计算的运算数组成的表达式计算的运算数组成的表达式公式中的运算符公式中的运算符l算术运算符：算术运算符：+-*/%+-*/%l字符运算符：字符运算符：&连接符连接符l比较运算符：比较运算符：=l逻辑运算符：逻辑运算符：and or not and or not 以函数形式出现以函数形式出现l优先级顺序：优先级顺

42、序：算术运算符算术运算符字符运算符字符运算符比较运算符比较运算符逻辑函数符逻辑函数符 (使用括号可确定运算顺序使用括号可确定运算顺序)公式中的数据类型l输入公式要注意输入公式要注意公式中的运算对象可以包括：数值和字公式中的运算对象可以包括：数值和字符、单元格地址、区域、函数等符、单元格地址、区域、函数等,如：如：=A2+B2+C2=A2+B2+C2不要随意包含空格不要随意包含空格公式中的字符要用半角引号括起来公式中的字符要用半角引号括起来公式中运算符两边的数据类型要相同公式中运算符两边的数据类型要相同 如：如：=ab+25 =ab+25 出错出错#VALUE#VALUE公式的输入l公式的基本特

43、性：公式的基本特性：公式的输入是以公式的输入是以“=”开始开始公式公式计算结果计算结果显示在单元格中显示在单元格中公式本身公式本身显示在编辑栏中显示在编辑栏中公式示例=1+2+6 =1+2+6 （数值计算）（数值计算）=A1+B2 =A1+B2 （引用单元格地址）（引用单元格地址）=SUM(A1:C4)=SUM(A1:C4)（公式计算）（公式计算）=IF(=IF(and(A1A2,B1B2),and(A1A2,B1B2),100*A1/A2,100*B1/B2)100*A1/A2,100*B1/B2)（函数计算）（函数计算）=ABC&XYZ =ABC&XYZ (字符计算，结果字符计算，结果:A

44、BCXYZ):ABCXYZ)公式中常用单元格的引用来代替单元格的具体数据，当公式中公式中常用单元格的引用来代替单元格的具体数据，当公式中被引用单元格的数据变化时，公式的计算结果会随之变化被引用单元格的数据变化时，公式的计算结果会随之变化公式的复制和移动l公式的复制：公式的复制：使用填充柄使用填充柄菜单菜单 编辑编辑 复制复制/粘贴粘贴 复制公式时，公式会作相对调整复制公式时，公式会作相对调整相对引用和绝对引用相对引用是针对当前单元格的引用，是随当前单元格变化而变化的绝对引用是针对起始单元格的引用，是不随当前单元格的变化而变化的公式的调整l相对地址引用相对地址引用:在公式复制时将自动调整在公式复

45、制时将自动调整u调整原则是：调整原则是：新行地址新行地址=原来行地址原来行地址+行偏移量行偏移量 新列地址新列地址=原来列地址原来列地址+列偏移量列偏移量u例如：将例如：将D2D2单元中的公式单元中的公式 =A2+B2+C2=A2+B2+C2u复制到复制到D4D4后，后，D4D4中的公式中的公式 =A4+B4+C4=A4+B4+C4公式的调整l绝对地址引用绝对地址引用 在公式复制时不变。在公式复制时不变。例如：例如：C3C3单元的公式单元的公式=$B$2+$B$3+$B$4=$B$2+$B$3+$B$4复制到复制到D5D5中，中，D5D5单元的公式单元的公式=$B$2+$B$3+$B$4=$B

46、$2+$B$3+$B$4l混合地址混合地址 在公式复制时绝对地址不变，相对地在公式复制时绝对地址不变，相对地址按规则调整。址按规则调整。公式的调整l公式移动公式移动 相对和绝对地址都不调整相对和绝对地址都不调整C3C3单元格的公式单元格的公式=B2+B3+B4=B2+B3+B4移动到移动到D5D5中，中，D3D3单元格的公式单元格的公式=B2+B3+B4=B2+B3+B4l被公式引用的单元格移动，公式跟踪单元格，值不变被公式引用的单元格移动，公式跟踪单元格，值不变选择性粘贴u菜单菜单 编辑编辑复制复制 u菜单菜单 编辑编辑选择性粘贴选择性粘贴 u公式、数值、格式的粘贴公式、数值、格式的粘贴u运

47、算、转置的使用运算、转置的使用Sumif函数根据指定条件对若干单元格求和。根据指定条件对若干单元格求和。SUMIF(range,criteria,sum_range)Range 为用于条件判断的单元格区域。为用于条件判断的单元格区域。Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为例如，条件可以表示为 32、“32”、“32”或或“apples”。Sum_range 为需要求和的实际单元格。只为需要求和的实际单元格。只有当有当 Range 中的相应单元格满足条件时，中的

48、相应单元格满足条件时，才对才对 sum_range 中的单元格求和。如果省中的单元格求和。如果省略略 sum_range。则直接对。则直接对 Range 中的单中的单元格求和元格求和 例如，假设A1:A4单元格中的内容分别为四种产品的属性值：$100,000，$200,000，$300,000，$400,000。B1:B4 的内容为每个属性值所对应的销售佣金；$7,000，$14,000，$21,000，$28,000，那么就可以运行公式：SUMIF(A1:A4,160,000,B1:B4)最后的求和结果将是$63,000。函数COUNT用途：它可以统计数组或单元格区域中用途：它可以统计数组或

49、单元格区域中含有数字的单元格个数。含有数字的单元格个数。语法语法：COUNT(value1，value2，.)。参数参数：value1，value2，.是包含或是包含或引用各种类型数据的参数引用各种类型数据的参数(130个个)，其中，其中只有数字类型的数据才能被统计只有数字类型的数据才能被统计。实例：如果实例：如果A1=90、A2=人数、A3=、A4=54、A5=36，则公式“=COUNT(A1:A5)”返回3 COUNTA用途：返回参数组中非空值的数目。语法：COUNTA(value1，value2，.)说明:参数可以是任何类型，它们包括空格但不包括空白单元格。如果不需要统计逻辑值、文字或错

50、误值，则应该使用COUNT函数。实例：如果A1=6.28、A2=3.74，A3=“我们”其余单元格为空，则公式“=COUNTA(A1:A7)”的计算结果等于3。COUNTBLANK用途：用途：计算某个单元格区域中空白单元格的数目。语法：语法：COUNTBLANK(range)参数：参数：Range为需要计算其中空白单元格数目的区域。实例：实例：如果A1=88、A2=55、A3=、A4=72、A5=，则公式“=COUNTBLANK(A1:A5)”返回2。COUNTIF用途：用途：计算区域中满足给定条件的单元格的个数。语法：语法：COUNTIF(range，criteria)参数：参数：Range