笔记2公文写作与处理.ppt

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1、公文写作与处理 2010年6月25日一、公文及其特点 公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务是依法行政和进行公务活动的重要工具。活动的重要工具。公文具有以下特点：公文具有以下特点：1 1、由法定作者制发，具有法定的权威性；、由法定作者制发，具有法定的权威性；2 2、具有法定的现实执行效用；、具有法定的现实执行效用；3 3、具有规范的体式；、具有规范的体式；4 4、必须履行法定的生效程序。、必须履行法定的生效程序。二、公文写作要则 （一）正确选用文种（一）正确选用文种 文种，用于揭示公

2、文的性质，发文机关的职权文种，用于揭示公文的性质，发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系，是范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成部分。公文标题的组成部分。行政机关的公文种类主要有：行政机关的公文种类主要有：1、命令（令）、命令（令）2、决定、决定3、公告、公告4、通告、通告 5、通知、通知6、通报、通报7、议案、议案8、报告、报告9、请示、请示 10、批复、批复11、意见、意见12、函、函13、会议纪要、会议纪要 (二二)行文关系种类行文关系种类上行文：请示、报告、意见（建议性、呈请性）上行文：请示、报告、意见（建议性、呈请性）下行文：通知、通报、批复、意

3、见（指导性）下行文：通知、通报、批复、意见（指导性）平行文：函、意见（商洽性）平行文：函、意见（商洽性）平行文：不相隶属机关之间的行文。平行文：不相隶属机关之间的行文。不相隶属机关是指：不相隶属机关是指：1 1、同一组织系统中的同级机关。、同一组织系统中的同级机关。2 2、非同一组织系统的任何机关。、非同一组织系统的任何机关。（三）介绍（三）介绍常用文件的撰写常用文件的撰写 1.请示2.会议纪要3.通知4.函 1.1.请示请示 1 1）请示的结构：）请示的结构：（1 1）标题：写明发文机关、内容与文种。）标题：写明发文机关、内容与文种。（2 2）主送机关：只报送一个单位，一般情况下不报）主送机

4、关：只报送一个单位，一般情况下不报 送上级机关领导人。送上级机关领导人。（3 3）正文：）正文：行文的依据、理由；行文的依据、理由；请示事项请示事项(拟申请解决的问题与初步方案拟申请解决的问题与初步方案)；结束语。如：结束语。如：“当否，请批复当否，请批复”、“上述要求，请上述要求，请予批准。予批准。”2)2)请示的写作要求：请示的写作要求：（1 1）写前应认真进行调查研究，维护请示内）写前应认真进行调查研究，维护请示内容的合理性与真实性；容的合理性与真实性；（2 2）请示的内容应一文一事，申请属于本机）请示的内容应一文一事，申请属于本机关职责范围内确实无力或无权解决的问题，关职责范围内确实无

5、力或无权解决的问题，并从实际出发提出切实可行的方案；并从实际出发提出切实可行的方案；（3 3）请示的理由应当充分，请示事项明确具）请示的理由应当充分，请示事项明确具体；体；（4 4）文字表述要求简明得体；）文字表述要求简明得体；（5 5）请示与报告分开，不用报告代替请示，）请示与报告分开，不用报告代替请示，不在请示中汇报工作。不在请示中汇报工作。2.2.会议纪要会议纪要 1).1).会议纪要包括会议纪要包括:（1 1）会议基本情况，即召开会议的目的、会议名称、）会议基本情况，即召开会议的目的、会议名称、会议时间、地点、与会范围、主要议题与会议成果等；会议时间、地点、与会范围、主要议题与会议成果

6、等；（2 2）会议讨论与决定事项，即与会者各方共同确认的）会议讨论与决定事项，即与会者各方共同确认的对有关事项的评析与今后工作目标、任务以及各方承担的对有关事项的评析与今后工作目标、任务以及各方承担的责任、义务、权利，或就某个问题发表见解与达成的共识责任、义务、权利，或就某个问题发表见解与达成的共识等；等；（3 3）提出希望、要求或发出号召。）提出希望、要求或发出号召。2).2).会议纪要的写作要求会议纪要的写作要求:（1 1）应纪）应纪“实实”，即真实准确地反映会议情况与，即真实准确地反映会议情况与议定事项，非与会者共同正式确认的就一定不能写成议定事项，非与会者共同正式确认的就一定不能写成议

7、定事项；议定事项；（2 2）要纪）要纪“要要”。纪要应概括整理，突出重点，。纪要应概括整理，突出重点，主次分明，文字表述精炼；主次分明，文字表述精炼；（3 3）结构严谨，层次分明；）结构严谨，层次分明；（4 4）会议纪要也可以简报的格式印发。）会议纪要也可以简报的格式印发。3.3.通知通知 1).1).通知的适用范围通知的适用范围 （1 1）批转下级机关公文；）批转下级机关公文；（2 2）转发上级机关与不相隶属机关公文；）转发上级机关与不相隶属机关公文；（3 3）印发（发布）本机关的公文；）印发（发布）本机关的公文；（4 4）布置工作：传达需要下级机关办理的事项；）布置工作：传达需要下级机关办

8、理的事项；（5 5）任免人员：任免通知；）任免人员：任免通知；（6 6）传达需要有关单位周知和执行事项：知照性（告）传达需要有关单位周知和执行事项：知照性（告知性）通知。知性）通知。2)2)通知的特点通知的特点 （1 1）应用广泛，使用频率高，不受内容繁简轻重）应用广泛，使用频率高，不受内容繁简轻重的制约；的制约；（2 2）作者广泛，不受发文机关级别层次的限制；）作者广泛，不受发文机关级别层次的限制；（3 3）内容单纯、行文简便；）内容单纯、行文简便；（4 4）具有执行性。）具有执行性。3)3)通知的主体要写明制发通知的根据与目的，通知事通知的主体要写明制发通知的根据与目的，通知事项，通常以项

9、，通常以“特此通知特此通知”结尾。结尾。4)4)通知的写作要点通知的写作要点 （1 1）主题集中，一文一事；）主题集中，一文一事；（2 2）中心明确、措施可行，不同通知具有不同的）中心明确、措施可行，不同通知具有不同的写作要求，如传达信息，侧重叙事；布置工作，要明写作要求，如传达信息，侧重叙事；布置工作，要明确交待工作原则与方法；确交待工作原则与方法；（3 3）条理清晰，文字简明；）条理清晰，文字简明；（4 4）讲求时效。）讲求时效。5)5)各类通知的撰写要点各类通知的撰写要点 （1 1）指示性通知）指示性通知 明确写明制发通知的政策依据、法律法规依据、事明确写明制发通知的政策依据、法律法规依

10、据、事实依据与行文目的，具体交待工作任务与执行要求，观实依据与行文目的，具体交待工作任务与执行要求，观点明确，措施可行。点明确，措施可行。（2 2）转发、批转、印发（发布）公文的通知）转发、批转、印发（发布）公文的通知 标题：标题：发文机关发文机关 +转发转发 +原文件标题、文种（的通知）原文件标题、文种（的通知）批转批转 印发（发布）印发（发布）主送机关主送机关 正文：写明所转发、批转、印发公文的标题，正文：写明所转发、批转、印发公文的标题，提出贯彻执行的要求。有的还要表明同意、批准的意提出贯彻执行的要求。有的还要表明同意、批准的意见（如批转通知）或进一步阐明贯彻执行的指示性意见（如批转通知

11、）或进一步阐明贯彻执行的指示性意见（如转发通知）。见（如转发通知）。（3 3）知照性通知。）知照性通知。要求将要说明的事项简要而周密的交代清楚，不必要求将要说明的事项简要而周密的交代清楚，不必议论评价，也无须阐述意义或目的。议论评价，也无须阐述意义或目的。4.4.函函 1)1)函的特点：函的特点：（1 1）灵活简便，不受作者职权范围与级别层次高低）灵活简便，不受作者职权范围与级别层次高低的制约，也不受内容繁简差别的限制，内容单纯，一般为的制约，也不受内容繁简差别的限制，内容单纯，一般为一函一事；一函一事；（2 2）使用频率高，而且类别繁多，广泛应用于各个）使用频率高，而且类别繁多，广泛应用于各

12、个领域；领域；（3 3）具有公文的法定效用。）具有公文的法定效用。2)2)函包括：函包括：（1 1）制发函的根据与理由；）制发函的根据与理由；（2 2）商洽与询问（答复）的以及请求批准的具）商洽与询问（答复）的以及请求批准的具体事项；体事项；（3 3）结尾通常适宜使用表达行文要求或致意性）结尾通常适宜使用表达行文要求或致意性词语，如词语，如“特此函告特此函告”、“烦请函复烦请函复”、“敬请予以敬请予以支持支持”等。等。3)3)函的写作要求：函的写作要求：(1)(1)行文郑重，使用规范格式，结构完整，用语行文郑重，使用规范格式，结构完整，用语庄重、准确；庄重、准确；(2)(2)将要说明的事项交代

13、明确、具体将要说明的事项交代明确、具体;(3)(3)用语谦和，讲究礼节，语气委婉得体，分寸用语谦和，讲究礼节，语气委婉得体，分寸适宜。适宜。4)4)各类函的撰写要点各类函的撰写要点:(1)(1)商洽公务的函商洽公务的函:发函。发函。写明制发函的理由与目的，陈述需要商洽的具体事写明制发函的理由与目的，陈述需要商洽的具体事项，要求观点明确，意见具体可行，词语得体清楚，方项，要求观点明确，意见具体可行，词语得体清楚，方便对方理解与答复，结尾处表达行文的具体要求便对方理解与答复，结尾处表达行文的具体要求(给予给予函复函复););复函。复函。针对来函予以明确答复，明确表明是否同意的意针对来函予以明确答复

14、，明确表明是否同意的意见并说明理由或提出具体的处理办法，要求用语准确，见并说明理由或提出具体的处理办法，要求用语准确，语气肯定。以语气肯定。以“此复此复”或或“特此函复特此函复”结尾。要有明结尾。要有明确的针对性。确的针对性。(2)(2)询问和答复问题的函。询问和答复问题的函。“问函问函”，要求主题集中，只询问一个问题；，要求主题集中，只询问一个问题；“复函复函”，则应对所提问题予以明确回复。与主题无关，则应对所提问题予以明确回复。与主题无关的内容不要涉及。的内容不要涉及。(3)(3)请求批准的函。请求批准的函。用于不相隶属的主管机关。请求批准有关经费、用于不相隶属的主管机关。请求批准有关经费

15、、人员调配、物资调拔、制度建设等有关事项，要求理人员调配、物资调拔、制度建设等有关事项，要求理由充分，请求批准的事项明确，具体合理，一文一事，由充分，请求批准的事项明确，具体合理，一文一事，只主送一个单位。用语简明得体，力求征得对方的支只主送一个单位。用语简明得体，力求征得对方的支持。持。(4)(4)答复审批事项的函。答复审批事项的函。首先写明此答复的来函日期与标题，表明批准的首先写明此答复的来函日期与标题，表明批准的意见意见;如不予批准也应说明理由做出合情合理的交待。如不予批准也应说明理由做出合情合理的交待。用语谦和，绝不用告诫性词语。用语谦和，绝不用告诫性词语。三、规范公文用语三、规范公文

16、用语 （一）、简明，要求：简明，要求：1.对所写对象调查清楚，理解透彻；2.使用概括性词语，善于归纳概括，不罗列具体事物与描述事物的细枝末节；3.开门见山，直述不曲。不说套话，不说空话；4.善于用数字简化文字表述，数字是公文书面语言的组成部分，具有说服力，引用时应当核实、精选并作多方面的比较；5.善于用增加附件的办法，使正件简化；6.对于某些业务性、事务性文件可采用表格化的形式，内容标准化的形式；7.在文字表述上，可适当使用无主句、单音节词和缩略语以增强公文简明性与庄重性；也可引用比喻、成语、格言、公式、诗词以及群众语言，以增强生动性；8.注重修改。（二）单音节（二）单音节词词兹=现在迳=直接

17、 径向对方联系顷=刚才 很短的时间 顷刻经=已经：业经、均经、复经、前经拟=打算：拟请、拟于、拟办即=就是：当时、当地：即日、即席当即、迅即、在即与=参加、和：与会代表予=给予：予以、不予、免予切=千万、务必：切实、切勿查=调查、清点：查复、查收、查核案=记录：备案、记录在案、议案悉=知道：敬悉、收悉、欣悉鉴=考虑、教训、审查：鉴于、鉴戒、鉴定系=是以=用（三）公文专用（三）公文专用语语 1、称谓词：指代称谓：我、本（代第一人称），贵、你(代第二人称),该（代第三人称）2、领叙词：引导文件直接叙述根据、事实或主张的词就是领叙词 依据：根据、按照、依照、遵照（先引标题，后引发文字号）接、顷接、近

18、接、前接(引述原文)悉：收悉、敬悉、谨悉(回复性文件)目的：为，为了 理由：兹因、鉴于 （四）公文专用语（四）公文专用语 3、承转词：据此、故此、为此、鉴此、有鉴于此 基于上述、综上所述、由此所见、总之、总而言之、概而言之 4、时态词：兹、顷、现、将、行将到来、即将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、迅即、当即、如期、先期、逾期、暂、暂作、曾经、日前5、结尾词：用于表示行文目的，结束上文：特此报告（通知、通报、批复、请示、函告、函复、复函、通 告、公告）此复、此令、此据、此致、专此、谨此 用于表示希望与要求 为盼（上行文）为荷（平行文）为此感谢你 劳烦啦，麻烦啦 为要（下行文）应该以为重点 望认真执行、遵照办理、贯彻执行 致意性：敬礼、谢谢合作、谨致谢意 顺致良好祝愿，顺致诚挚问候 符合发文机关职权 符合文体特点 符合行文关系：上行文：尊重（敬而不卑）下行文：明确（严而不酷）平行文：谦和（分寸适宜）（五）得体（五）得体