基础 02 办公软件应用技能.ppt

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1、RestExercise第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能q在各种计算机应用中，最常用的是文字编辑、数据表统计分析、在各种计算机应用中，最常用的是文字编辑、数据表统计分析、演示文稿制作事务，这可使用演示文稿制作事务，这可使用Microsoft Office套装软件中的套装软件中的Word、Excel及及PowerPoint软件来完成软件来完成qOffice是在是在Windows平台上运行的一套办公软件，它将几个互补平台上运行的一套办公软件，它将几个互补的常用桌面应用程序捆绑成软件包，每种软件各有不同的功能，的常用桌面应用程序捆绑成软件包，每种软件各有不同的功能，但每种软件都可以调

2、用由其他软件制作而成的文档的内容，从而但每种软件都可以调用由其他软件制作而成的文档的内容，从而完成较为复杂的任务完成较为复杂的任务qOffice软件中的多种以内功用程序具有大致相同的用户界面，用软件中的多种以内功用程序具有大致相同的用户界面，用户可以采用基本一致的操作方式来创建和编辑各种不同种类的文户可以采用基本一致的操作方式来创建和编辑各种不同种类的文档。同时，套件中还提供了一整套快速创建各种不同种类文档的档。同时，套件中还提供了一整套快速创建各种不同种类文档的模板和向导，帮助用户更快更好地完成任务模板和向导，帮助用户更快更好地完成任务1/23/20231第第 2 章章 办公软件应用技能办公

3、软件应用技能 -He-MingruiRestExercise教学要求教学要求 掌握掌握Word的基本编辑、文字编排、图文混排、表格处理、的基本编辑、文字编排、图文混排、表格处理、长文档的编排、邮件合并长文档的编排、邮件合并掌握掌握Excel的基本操作和数据格式化方法，掌握常用函数的基本操作和数据格式化方法，掌握常用函数的使用的使用:数学函数数学函数sum、sumif；统计函数；统计函数average、count、countif、max、min、rank、frequency；财；财务函数务函数pmt；逻辑函数；逻辑函数if；日期和时间函数；日期和时间函数year、month、day，掌握图表的使

4、用和数据排序与自动筛选、高级筛选，掌握图表的使用和数据排序与自动筛选、高级筛选了解了解PowerPoint的相关基本概念，能利用的相关基本概念，能利用PowerPoint进行演示文稿的制作进行演示文稿的制作1/23/20232第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise本章重点本章重点 借助借助Word实现论文制作实现论文制作公式和函数的使用、数据排序、数据筛公式和函数的使用、数据排序、数据筛选、图表的基本操作、分类汇总选、图表的基本操作、分类汇总 本章难点本章难点利用电子表格进行统计处理，比如成利用电子表格进行统计处理，比如成绩统计、财务统

5、计绩统计、财务统计 1/23/20233第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise第第 1 节节 Office软件的基本操作软件的基本操作q套装软件套装软件是将流行的若干软件集成起来形成一套软是将流行的若干软件集成起来形成一套软件，件，Microsfot Office就是目前使用最广泛、功能就是目前使用最广泛、功能最强大的办公软件，最强大的办公软件，Office套装软件中的各种组件套装软件中的各种组件具有相似的界面和操作方式，它们之间可以进行信具有相似的界面和操作方式，它们之间可以进行信息共享。本节介绍息共享。本节介绍Office软件的启动

6、与关闭、主窗软件的启动与关闭、主窗口、文档操作口、文档操作1/23/20234第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 一、一、Office软件概述软件概述q 1.Office功能列表功能列表Office办公软件中的基本组件包括几个核心应用程序：办公软件中的基本组件包括几个核心应用程序：Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access应用程序应用程序支持的文件类型支持的文件类型编辑的文档类型编辑的文档类型WordWord文档、文档、Web页、文档模板、页、文档模板、RTF、纯、纯文本等文本等公函、学术论文、简

7、历、公函、学术论文、简历、新闻简报、报告、表格新闻简报、报告、表格ExcelExcel工作簿、工作簿、Web页、模板、文本文件等页、模板、文本文件等数据表格数据表格(账单、收据、账单、收据、地址簿、人事通讯录等地址簿、人事通讯录等)、图表、简单数据库、图表、简单数据库PowerPoint演示文稿、演示文稿、Web页、演示文稿设计模板、页、演示文稿设计模板、PowerPoint放映、大纲放映、大纲/RTF文件等文件等商业和学术演示文稿、幻商业和学术演示文稿、幻灯片放映灯片放映FrontPageWeb页、页、FrontPage模板、超文本模板等模板、超文本模板等Internet网页网页Access

8、Access数据库、数据库、Web页、数据库中内容可页、数据库中内容可导出为多种文档格式，如导出为多种文档格式，如doc、xls等等桌面型数据库、桌面型数据库、Internet上的数据库上的数据库1/23/20235第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseOffice软件概述q 2.主窗口与文档窗口主窗口与文档窗口Office软件中各组件的用户界面都由软件中各组件的用户界面都由主窗口和文档窗口主窗口和文档窗口组成组成主窗口的形式基本相同，都由菜单栏、工具栏、状态栏，主窗口的形式基本相同，都由菜单栏、工具栏、状态栏，以及边框等几部分组成，文

9、档窗口则因组件的不同而有以及边框等几部分组成，文档窗口则因组件的不同而有较大的差异较大的差异所谓文档所谓文档所谓文档所谓文档是指由某种应用程序所创建的文件。在调用某种是指由某种应用程序所创建的文件。在调用某种应用程序创建了一个文档之后，这个文档就自动和这个程应用程序创建了一个文档之后，这个文档就自动和这个程序相互关联起来。例如，由序相互关联起来。例如，由Word所创建的扩展名为所创建的扩展名为.doc的文件成为的文件成为Word文档，文档，Word文档和文档和Word软件自动建立软件自动建立关联。可以手动创建关联或改变已有的关联关联。可以手动创建关联或改变已有的关联1/23/20236第第 2

10、 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 二、二、Office软件的启动和关闭软件的启动和关闭q 1.Office软件的启动软件的启动以以以以WordWord为例为例为例为例 (winword.exewinword.exe)通过通过开始开始按钮，在其子菜单中选择按钮，在其子菜单中选择Microsoft Word命令命令 双击桌面上创建的双击桌面上创建的Word快捷方式快捷方式双击一个双击一个Word文档，则文档，则Windows首首先打开先打开Word窗口，再在窗口，再在Word窗口中窗口中打开该文档打开该文档找到找到Word的的应用程序文件应

11、用程序文件，双击该，双击该文件的图标，打开文件的图标，打开Word窗口窗口OfficeOffice软件的图标软件的图标软件的图标软件的图标1/23/20237第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseOffice软件的启动和关闭q 2.Office软件的关闭软件的关闭关闭某个关闭某个Office软件之前，先要关闭其中正在编辑的文档，然软件之前，先要关闭其中正在编辑的文档，然后再关闭该软件。仍以后再关闭该软件。仍以Word为例为例u方法一方法一:单击窗口右上角的单击窗口右上角的关闭关闭按钮按钮 u方法二方法二:执行执行文件文件|退出退出命令命

12、令u方法三方法三:使用快捷键使用快捷键 Alt+F4u方法四方法四:双击控制按钮或单击窗口左上角，在双击控制按钮或单击窗口左上角，在打开的控制菜单中单击打开的控制菜单中单击关闭关闭命令命令1/23/20238第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 三、文档文件三、文档文件不同的应用软件产生不同类型的文件，通过其扩不同的应用软件产生不同类型的文件，通过其扩展名来体现展名来体现nWord 文档文档:扩展名为扩展名为 docnExcel 文档文档:称为工作薄，扩展名为称为工作薄，扩展名为 xlsnPowerPoint 文档文档:称为演示文稿

13、，扩展称为演示文稿，扩展名为名为 pptnFrontPage 文档文档:扩展名为扩展名为 htm/htmlnAccess 数据库数据库:扩展名为扩展名为 mdb1/23/20239第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 四、文档操作四、文档操作(文件菜单文件菜单)1.新建新建建立新的文档建立新的文档2.打开打开打开已创建的文档打开已创建的文档3.关闭关闭关闭文档窗口关闭文档窗口4.保存保存保存正编辑的文档保存正编辑的文档5.另存为另存为改变位置或名称后保存改变位置或名称后保存1/23/202310第第 2 章章 办公软件应用技能办公软

14、件应用技能 -He-MingruiRestExercise第第 2 节节 文字处理软件文字处理软件Wordq文字处理软件文字处理软件Word是套装软件是套装软件Office中使用最频繁的组件，中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用都要使用WordqWord的主要功能的主要功能:文字编辑、版面设计、表格处理、图形文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作处理、制作Web页、文件管理页、文件管理q本节以本节以Office 2003中文版为蓝本介绍中文版为蓝本介绍Word基本概念、基基本概念、基本操作和使用本

15、操作和使用1/23/202311第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 一、基本文字编辑操作一、基本文字编辑操作q 1.Word主窗口主窗口标题栏标题栏菜单栏菜单栏常用工具栏常用工具栏格式工具栏格式工具栏标尺标尺状态栏状态栏绘图工具栏绘图工具栏水平滚动条水平滚动条垂直滚动条垂直滚动条客户区客户区视图方式切换按钮视图方式切换按钮文文本本选选定定区区1/23/202312第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise基本文字编辑操作-视图方式q 2.视图方式视图方式为了方便用户进行文字编辑

16、及格式编排，为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word提供提供了多种显示模式，也称为了多种显示模式，也称为 视图视图 u1.普通视图普通视图 u2.Web版式视图版式视图u3.页面视图页面视图u4.大纲视图大纲视图u5.阅读版式视图阅读版式视图u6.全屏视图全屏视图:视图视图|全屏显示全屏显示1/23/202313第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise基本文字编辑操作-输入文本q 3.输入文本输入文本Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法，按组合键汉字输入法，按组合键

17、 Ctrl+Shift 进行切换进行切换1.汉字输入汉字输入2.中英文切换中英文切换:Ctrl+Space3.中英文标点符号切换中英文标点符号切换4.其他字符其他字符:软键盘软键盘5.符号符号:插入插入|符号符号6.特殊字符特殊字符:插入插入|特殊符号特殊符号 缺省设置缺省设置 中中/英文输入法英文输入法Crtl+Space输入方式输入方式Crtl+Shift 全全/半角字符半角字符Shift+Space 中中/英文标点英文标点Crtl+.1/23/202314第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise基本文字编辑操作-输入文本常用符号输入

18、方法的说明常用符号输入方法的说明(1)符号栏符号栏工具栏工具栏(2)特殊符号特殊符号对话框对话框(3)符号符号对话框对话框Webdings,WingdingsWingdings 2,Wingdings 3(4)软键盘软键盘 13种软键种软键盘盘1/23/202315第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise基本文字编辑操作-输入文本输入文本注意事项输入文本注意事项l输空行输空行 或或 输完一个自然段按输完一个自然段按Enter键键l对齐文本不要用空格，用缩进等对齐方式对齐文本不要用空格，用缩进等对齐方式l文本定位文本定位:滚动鼠标滚动鼠标

19、PgUp PgDn Home End Ctrl+Home Ctrl+Endl文本的删除文本的删除：Del Backspacel插入插入状态状态 和和 改写改写状态状态 的切换的切换按按 Ins(Insert)键键双击状态栏上的双击状态栏上的改写改写二字二字1/23/202316第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise基本文字编辑操作-文档内容的保存q 4.文档内容的保存文档内容的保存文件文件|保存、文件保存、文件|另存为、另存为、Ctrl+S、常用常用工具栏上的工具栏上的保存保存按钮按钮其他常见的保存文件格式其他常见的保存文件格式其他常见

20、的保存文件格式其他常见的保存文件格式l 纯文件纯文件 *.txtl RTF文件文件 *.rtfl 文档模板文档模板*.dotl 网页网页*.htm *.html自动保存文档自动保存文档自动保存文档自动保存文档l工具工具|选项选项:保存保存选项卡选项卡l另存为另存为对话框中的对话框中的工具工具|保保存选项存选项加密保存文档加密保存文档加密保存文档加密保存文档l工具工具|选项选项:安全性安全性选项卡选项卡l另存为另存为对话框中的对话框中的工具工具|安安全措施选项全措施选项1/23/202317第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise基本文字编

21、辑操作-选择文本q 5.选择文本选择文本在在Word中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这些内容，成为些内容，成为选定选定，被选定的内容反像，被选定的内容反像(或反向或反向)显示显示选定区选择对象选择对象操作方法操作方法一行一行单击该行前面的选定区单击该行前面的选定区多行多行在选取区拖动在选取区拖动一段一段双击指定段左侧的选定区双击指定段左侧的选定区在该段落中的任意位置三击在该段落中的任意位置三击一块一块从起点拖动到终点从起点拖动到终点一大块文本一大块文本单击要选定内容的起始处，在按住单击要选定内容的起始处，在按住Shift键同键同时单击结

22、尾处时单击结尾处不连续文本不连续文本按按Ctrl键后进行选择键后进行选择整个文档整个文档按按Ctrl键后单击选定区键后单击选定区/三击选定区三击选定区/Ctrl+A一块垂直文本一块垂直文本 按住按住Alt键，然后将鼠标拖过要选定的文本键，然后将鼠标拖过要选定的文本1/23/202318第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise基本文字编辑操作-编辑文本q 6.编辑文本编辑文本 移动移动用剪贴板用剪贴板选定选定-剪切剪切-粘贴粘贴用鼠标拖动用鼠标拖动 复制复制用剪贴板用剪贴板选定选定-复制复制-粘贴粘贴用鼠标用鼠标:按住按住Ctrl后拖后拖动

23、动 删除删除选择后，按选择后，按 Del 键键 撤消、恢复和重复撤消、恢复和重复撤消撤消:撤消前面的操作撤消前面的操作恢复恢复:恢复撤消前的状态恢复撤消前的状态 查找与替换查找与替换要对整篇文档中的某一相同要对整篇文档中的某一相同内容进行修改，比如将内容进行修改，比如将电电脑脑修改为修改为计算机计算机操作内容操作内容:文本、格式、特文本、格式、特殊字符殊字符编辑编辑|查找查找编辑编辑|替换替换1/23/202319第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 二、格式编排二、格式编排q 1.字符的格式化字符的格式化 字符格式字符格式就是字符

24、的外观，如字体、字号、粗体、斜体、就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等下划线、颜色等设置字符格式要按照设置字符格式要按照 先选定后操作先选定后操作 的原则的原则 设置方法设置方法1)格式格式工具栏工具栏2)字体字体命令命令:格式格式|字体字体-字体对话框字体对话框3)中文版式中文版式:格式格式|中文版式中文版式 4)用格式刷复制格式用格式刷复制格式 (复制一次或多次复制一次或多次)5)边框和底纹边框和底纹:格式格式|边框和底纹边框和底纹1/23/202320第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise格式编排-字符的格式化

25、q(1)格式格式工具栏工具栏视图视图|工具栏工具栏|格式格式样式样式下拉列表框下拉列表框:各级标题各级标题和正文的样式和正文的样式字号字号下拉列表框下拉列表框:中文字号中文字号初号初号八号八号英文磅值英文磅值5 72，有效范围，有效范围 11638Ctrl+Shift+:10磅磅 递增递增Ctrl+Shift+=01)打开打开绘图绘图工具栏工具栏2)选自图形工具选自图形工具3)拖动绘制拖动绘制4)添加文字添加文字5)设置格式设置格式1/23/202338第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise图形和公式-插入图形对象q 2.插入图形对象插

26、入图形对象1)插入插入|图片图片2)选对象选对象l剪贴画剪贴画Office中有一个名为中有一个名为Microsoft Clip Gallery(剪辑库剪辑库)的共的共用部件用部件:剪贴画、图片、声音和影片剪贴画、图片、声音和影片C:Program FilesMicrosoft OfficeCLIPARTPUB60CORC:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIAOFFICE11AUTOSHAPC:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIACAGCAT10l来自文件来自文件:jpg,gif,emf,wmf,emf,bmp,png,tiff,e

27、ps 等等 l艺术字艺术字1/23/202339第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise图形和公式-编辑和设置图形格式q 3.编辑和设置图形格式编辑和设置图形格式1)改变图片的颜色、亮度和对比度改变图片的颜色、亮度和对比度颜色颜色:自动自动、灰度、黑白、冲蚀、灰度、黑白、冲蚀 2)环绕方式环绕方式(图文混排图文混排)图形对象存在的方式图形对象存在的方式:嵌入型嵌入型、浮动式、浮动式嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方3)剪裁图片剪裁图片在不改变原图片比例的情况下，去除其部分区

28、域在不改变原图片比例的情况下，去除其部分区域4)改变大小、移动改变大小、移动5)图片旋转图片旋转1/23/202340第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise图形和公式-艺术字q 4.艺术字艺术字l用文字建立图形的效果用文字建立图形的效果l利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置l插入方法插入方法:插入插入|图片图片|艺术字艺术字1/23/202341第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-

29、MingruiRestExercise图形和公式-公式q 5.公式公式双击则编辑双击则编辑lWord提供了专门公式编排的应用程序提供了专门公式编排的应用程序Microsoft 公式公式编辑器编辑器3.0，通过对象嵌入法利用，通过对象嵌入法利用公式编辑器公式编辑器公式编辑器公式编辑器可以非常可以非常方便地编排包含各种符号的复杂公式方便地编排包含各种符号的复杂公式l插入方法插入方法:插入插入|对象对象1/23/202342第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise图形和公式-文本框q 6.文本框文本框文本框使用的场所文本框使用的场所:当将文字、

30、图片、表格放置到特别的当将文字、图片、表格放置到特别的位置，如表格或图片放在版面中央、文字从旁饶过、文字列位置，如表格或图片放在版面中央、文字从旁饶过、文字列在页边距上等在页边距上等 文本框文字的排列格式文本框文字的排列格式 横排横排 和和 竖排竖排两种格式两种格式文本框横排文本框横排 文文本本框框中中文文字字的的排排列列有横排和竖排两种格式。有横排和竖排两种格式。文本框的建立文本框的建立l插入插入|文本框文本框|横排横排 或或 插入插入|文本框文本框|竖排竖排 l绘图绘图工具栏的工具栏的文本框文本框按钮按钮 或或 竖排文本框竖排文本框按钮按钮文文本本框框竖竖排排 文文本本框框中中文文字字的的

31、排排列列有有横横排排和和竖竖排排两两种种格格式式。1/23/202343第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise图形和公式-水印制作q 7.水印制作水印制作l水印是显示在文档文本后面的文字或图片，水印是显示在文档文本后面的文字或图片，它可以增加趣味或标识文档的状态。水印它可以增加趣味或标识文档的状态。水印是透明的，因此任何打印在水印上方的文是透明的，因此任何打印在水印上方的文字或插入的对象都能清晰可见字或插入的对象都能清晰可见l只在只在页面视图页面视图和和打印预览打印预览中显示水印中显示水印l具有添加文字和图片两种类型水印的功能具有添加文

32、字和图片两种类型水印的功能l格式格式格式格式|背景背景背景背景|水印水印水印水印 更改水印位置更改水印位置更改水印位置更改水印位置 :视图视图|页眉和页脚页眉和页脚文字水印文字水印:艺术字艺术字工具栏设置工具栏设置 /图片水印图片水印:图片图片工具栏设工具栏设置置 取消水印取消水印取消水印取消水印 :选择选择无水印无水印 打印水印打印水印打印水印打印水印:工具工具|选项选项对话框中的对话框中的打印打印选项卡中选项卡中如果是对象如果是对象:如水印如水印(文字、图片文字、图片)，选上，选上图形对象图形对象图形对象图形对象复选框复选框背景色和以图像为填充效果的背景色和以图像为填充效果的:选上选上背景

33、色和图像背景色和图像背景色和图像背景色和图像复选框复选框1/23/202344第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 五、分页和分节五、分页和分节分页和分节是编辑、排版时经常用到的操作，操作时插分页和分节是编辑、排版时经常用到的操作，操作时插入的分页符和分节符的含义各不相同。入的分页符和分节符的含义各不相同。分页符分页符分页符分页符是上一页是上一页结束和下一页开始的位置标记，结束和下一页开始的位置标记，分节符分节符分节符分节符是节的结尾标记是节的结尾标记l插入插入|分隔符分隔符l分隔符的类型分隔符的类型l分节符的类型分节符的类型1/2

34、3/202345第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise分页和分节-插入分页符q 1.插入分页符插入分页符分页符是上一页结束和下一页开始的位置标记，包括分页符是上一页结束和下一页开始的位置标记，包括自动分页自动分页符符 和和 手动分页符手动分页符当文字或图形填满一页时，当文字或图形填满一页时，Word会插入一个自动分页符并会插入一个自动分页符并开始新的一页；要在特定位置分页，可插入手动分页符开始新的一页；要在特定位置分页，可插入手动分页符手动分页的好处在于分页符前面无论增加、减少多少行文本，手动分页的好处在于分页符前面无论增加、减少多少行

35、文本，手动分页的好处在于分页符前面无论增加、减少多少行文本，手动分页的好处在于分页符前面无论增加、减少多少行文本，均不会影响到分页符后面文本的位置均不会影响到分页符后面文本的位置均不会影响到分页符后面文本的位置均不会影响到分页符后面文本的位置l将插入点定位到需要分页处将插入点定位到需要分页处l插入插入|分隔符分隔符:弹出弹出分分隔符隔符对话框对话框l选择选择分隔符类型分隔符类型中的中的分分页符页符u插入手动分隔符插入手动分隔符Ctrl+Enteru删除手动分隔符的方法删除手动分隔符的方法将光标定位到分页符前将光标定位到分页符前面，按面，按Delete键键1/23/202346第第 2 章章 办

36、公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise分页和分节-插入分节符q 2.插入分节符插入分节符分节符是节的结尾标记，它包含了节的格式设置元素，如页分节符是节的结尾标记，它包含了节的格式设置元素，如页边距、页面的方向、页眉和页脚，以及页码的顺序等边距、页面的方向、页眉和页脚，以及页码的顺序等u插入分节符的目的是为了将文档分成几节，然后根据需要插入分节符的目的是为了将文档分成几节，然后根据需要设置每节不同的格式设置每节不同的格式u分节符有分节符有:下一页下一页、连续连续、偶数页偶数页和和奇数页奇数页插入分节符的步骤为：插入分节符的步骤为：将插入点定位到需要分节处将

37、插入点定位到需要分节处 选择选择插入插入|分隔符分隔符命令，弹出命令，弹出分隔符分隔符对话框对话框 选择选择分节符类型分节符类型中的某分节符确定即可中的某分节符确定即可删删除除分分节节符符的的方方法法:将将光光标标定定位位到到分分节节符符的的前前面面，敲敲Del(Delete)键键。删删除除某某个个分分节节符符，其其前前面面的的文文字字将将合合并并到到后后面面的的节中，并且采用后者的格式设置节中，并且采用后者的格式设置1/23/202347第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 六、页眉和页脚的设置六、页眉和页脚的设置页眉和页脚是在文

38、档页的顶部和底部重复出现的文字或图片等页眉和页脚是在文档页的顶部和底部重复出现的文字或图片等信息。在普通视图中无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到信息。在普通视图中无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到的页眉和页脚会变淡的页眉和页脚会变淡q 1.创建相同的页眉和页脚创建相同的页眉和页脚l单击单击视图视图|页眉和页脚页眉和页脚，或双击页眉和页脚位置即可进入，或双击页眉和页脚位置即可进入编辑状态，可以像在正文中一样输入和进行格式设置编辑状态，可以像在正文中一样输入和进行格式设置l单击单击 按钮，可在页眉和页脚间切换按钮，可在页眉和页脚间切换1/23/202348第第 2 章章 办公软件应用技能办公软

39、件应用技能 -He-MingruiRestExercise页眉和页脚的设置-首页不同的页眉和页脚q 2.首页不同的页眉和页脚首页不同的页眉和页脚文档的首页常常是比较特殊的，如文章的封面或图片简介等，一文档的首页常常是比较特殊的，如文章的封面或图片简介等，一般不需要加页眉和页脚，通过般不需要加页眉和页脚，通过页面设置页面设置中的中的版式版式选项卡实现选项卡实现l选中选中首页不同首页不同复选框复选框l选中选中奇偶页不同奇偶页不同复选框，可以在复选框，可以在奇偶页创建不同的页眉和页脚，比奇偶页创建不同的页眉和页脚，比如，偶数页的页眉中输入书名，奇如，偶数页的页眉中输入书名，奇数页的页眉中输入章节名；

40、奇数页数页的页眉中输入章节名；奇数页的页码在纸的右下角，偶数页的页的页码在纸的右下角，偶数页的页码在纸的左下角码在纸的左下角l要为部分文档创建不同的页眉或页要为部分文档创建不同的页眉或页脚，必须给文档分节，即在要使用脚，必须给文档分节，即在要使用不同页眉或页脚的新节起始处插入不同页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符一个分节符下一页下一页1/23/202349第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise页眉和页脚的设置-首页不同的页眉和页脚设置情况设置情况:1/23/202350第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-Ming

41、ruiRestExerciseq 七、样式的应用和修改七、样式的应用和修改l样式是一组已命名的字符和段落格式的集合。例如，样式是一组已命名的字符和段落格式的集合。例如，Word中的样式名标题中的样式名标题1、标题、标题2和标题和标题3等，它们定义等，它们定义了标题的字体大小和段落间距等，可用于格式化文档的了标题的字体大小和段落间距等，可用于格式化文档的各级标题各级标题l样式类型包括字符样式和段落样式。字符样式是字符格样式类型包括字符样式和段落样式。字符样式是字符格式的组合，包括字符的字体、字号、字形、颜色、字符式的组合，包括字符的字体、字号、字形、颜色、字符间距和特殊效果等，字符样式用于格式化

42、选定的字符；间距和特殊效果等，字符样式用于格式化选定的字符；段落样式是一套字符样式和段落样式的组合，包括多种段落样式是一套字符样式和段落样式的组合，包括多种字符格式、行间距、段间距等字符格式、行间距、段间距等使用样式的好处使用样式的好处1/23/202351第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise样式的应用和修改-样式的应用q 1.样式的应用样式的应用Word自带了许多样式，称为内置样式，它存储了一些用户自自带了许多样式，称为内置样式，它存储了一些用户自定义样式，直接应用这些样式就能格式化文本定义样式，直接应用这些样式就能格式化文本格式格

43、式工具栏上的工具栏上的样式样式下拉框下拉框格式和样式格式和样式任务窗格任务窗格:格式格式|样式和格式样式和格式1/23/202352第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise样式的应用和修改-样式的修改q 2.样式的修改样式的修改右击样式名，在菜单中选择右击样式名，在菜单中选择修改修改命令命令1/23/202353第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 八、抽取目录八、抽取目录l在一篇文档中，如果各级标题都指定了恰当的标题样式，在一篇文档中，如果各级标题都指定了恰当的标题样式，Wo

44、rd就会识别相应的标题样式，从而自动完成目录的制作就会识别相应的标题样式，从而自动完成目录的制作l插入插入插入插入|引用引用引用引用|索引和目录索引和目录索引和目录索引和目录1/23/202354第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise抽取目录q 抽取的目录如下抽取的目录如下:l当当抽取目录完成后，目录与正文就有了链接的关系。将鼠标移抽取目录完成后，目录与正文就有了链接的关系。将鼠标移动目录中，光标会变成小手形状，单击后马上跳转到当前单击动目录中，光标会变成小手形状，单击后马上跳转到当前单击处所对应的标题位置处所对应的标题位置l如果标题发

45、生变化，可以重新抽取或更新目录如果标题发生变化，可以重新抽取或更新目录(大纲工具栏上大纲工具栏上)1/23/202355第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 九、浏览长文档九、浏览长文档q 1.设置标题样式设置标题样式在文档中应用了内置的标题样式，单击在文档中应用了内置的标题样式，单击视图视图|文档结构图文档结构图，即可在一个单独的窗格中显示文档标题即可在一个单独的窗格中显示文档标题q 2.改变文档显示比例改变文档显示比例改变文档的显示比例，就是对显示区进行放大或缩小改变文档的显示比例，就是对显示区进行放大或缩小常用常用工具栏上的工

46、具栏上的显示比例显示比例下拉框下拉框q 3.拆分文档窗口拆分文档窗口Word 提供拆分文档窗口的功能，可以把文档分到两个窗口中提供拆分文档窗口的功能，可以把文档分到两个窗口中编辑，第一个窗口编辑一部分，第二个窗口编辑另一部分编辑，第一个窗口编辑一部分，第二个窗口编辑另一部分窗口窗口窗口窗口|拆分拆分拆分拆分、窗口窗口窗口窗口|取消拆分取消拆分取消拆分取消拆分1/23/202356第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExerciseq 十、邮件合并十、邮件合并l在实际工作中，常遇到需要处理大量日常报表和信件的情在实际工作中，常遇到需要处理大量日常报表和

47、信件的情况。这些报表和信件的主要内容基本相同，只是具体数据况。这些报表和信件的主要内容基本相同，只是具体数据有变化。为此有变化。为此Word 提供了非常有用的邮件合并功能提供了非常有用的邮件合并功能q 1.邮件合并的基本思想邮件合并的基本思想如果要打印参加多媒体课程培训人员的通知书，通知书的形式如果要打印参加多媒体课程培训人员的通知书，通知书的形式相同，只是其中有些内容不同。邮件合并中，只要制作一份作相同，只是其中有些内容不同。邮件合并中，只要制作一份作为通知书内容的为通知书内容的主文档主文档，它包括通知书上的共有的信息，它包括通知书上的共有的信息，另一份是培训人员的名单称为另一份是培训人员的

48、名单称为数据源数据源，里面可存放若干个各，里面可存放若干个各不相同的培训人员的信息；然后在主文档中加入变化的信息称不相同的培训人员的信息；然后在主文档中加入变化的信息称为为合并域合并域的特殊命令，通过邮件合并功能，可以生成若干份的特殊命令，通过邮件合并功能，可以生成若干份培训人员通知书培训人员通知书1/23/202357第第 2 章章 办公软件应用技能办公软件应用技能 -He-MingruiRestExercise邮件合并-邮件合并的基本思想数据源数据源姓名姓名学院学院专业专业日期日期赵一赵一外国语外国语英语英语9月月1日日钱二钱二建筑建筑建筑学建筑学9月月1日日孙三孙三工商管理工商管理财务管

49、理财务管理9月月4日日李四李四工商管理工商管理市场营销市场营销9月月4日日主文档主文档(原始原始)录取通知书录取通知书 同学：同学：你已被录取于我校你已被录取于我校 学院学院 专业，请你于专业，请你于20072007年年 带好本通知书及有关材料报到注册。带好本通知书及有关材料报到注册。报到地址：体育馆报到地址：体育馆 四川师范大学四川师范大学20072007年年8 8月月2020日日主文档主文档(合并域合并域)录取通知书录取通知书姓名姓名同学：同学：你已被录取于我校你已被录取于我校学院学院学院学院专业专业专业，请你于专业，请你于20072007年年日期日期带好本通知书及带好本通知书及有关材料报

50、到注册。有关材料报到注册。报到地址：体育馆报到地址：体育馆 四川师范大学四川师范大学20072007年年8 8月月2020日日合并到新文档合并到新文档录取通知书录取通知书赵一赵一 同学：同学：你已被录取于我校你已被录取于我校 外国语外国语 学院学院 英语英语 专业，请你于专业，请你于20072007年年 9月月1日日 带好带好本通知书及有关材料报到注册。本通知书及有关材料报到注册。报到地址：体育馆报到地址：体育馆 四川师范大学四川师范大学20072007年年8 8月月2020日日录取通知书录取通知书钱二钱二 同学：同学：你已被录取于我校你已被录取于我校 建筑建筑 学院学院 建筑学建筑学 专业，