公文写作技巧提升.ppt

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1、什么是应用文？什么是应用文？应用文是指日常生活和工作中经常使用的，应用文是指日常生活和工作中经常使用的，应用文是指日常生活和工作中经常使用的，应用文是指日常生活和工作中经常使用的，为某种具体的实用目的而写的文体。为某种具体的实用目的而写的文体。为某种具体的实用目的而写的文体。为某种具体的实用目的而写的文体。大到国家，小到单位、个人，要进行正常的大到国家，小到单位、个人，要进行正常的大到国家，小到单位、个人，要进行正常的大到国家，小到单位、个人，要进行正常的活动，都离不开应用文，也就离不开应用写作。活动，都离不开应用文，也就离不开应用写作。活动，都离不开应用文，也就离不开应用写作。活动，都离不开

2、应用文，也就离不开应用写作。应用写作成为一个有教养的现代公民必备的应用写作成为一个有教养的现代公民必备的应用写作成为一个有教养的现代公民必备的应用写作成为一个有教养的现代公民必备的素质之一。素质之一。素质之一。素质之一。应应用用文文分分类类一一般性应用文：般性应用文：书信、启事、会议记录、读书信、启事、会议记录、读书笔记、说明书等。书笔记、说明书等。公文性应用公文性应用文：文：以党和国家机关、社会团体、以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出的文件企事业单位的名义发出的文件类应用文。类应用文。通知、请示、报告、通知、请示、报告、函函事务性应用文：事务性应用文：请柬、计划、总结、规章制请柬

3、、计划、总结、规章制度、调查报告及鉴定等。度、调查报告及鉴定等。公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。公文文种有公文文种有13种：令、决定、公告、通告、种：令、决定、公告、通告、通知通知、通报通报、议案、议案、报告报告、请示、请示、批复、批复、意见、意见、函函、会议、会议纪要纪要。（一）公文格式（一）公文格式 公文格式，指的是公文的外部组织形式。公文格式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸幅面及版面尺寸、公文的书写它包括公文用纸幅面及版面尺

4、寸、公文的书写与排版规格、公文的图文颜色、公文的印刷装与排版规格、公文的图文颜色、公文的印刷装订要求、公文的文面结构等。订要求、公文的文面结构等。0000001机密机密一年一年特特急急文件文件20001号号关于关于通知通知：。1.公文首页版式28mm1mm订口订口37mm1mm天头天头217mm225mm156mm210mm297mmA4型型公公文文用用纸纸页页边边及及版版心心尺尺寸寸正文用正文用3 3号仿宋体字；号仿宋体字；文中小标题用文中小标题用3 3号小标宋体字或黑体字；号小标宋体字或黑体字；一般每面排一般每面排2222行，每行排行，每行排2828个字。个字。2.公文的排版规格公文的排版

5、规格3.公公文文文文面面结结构构眉首（文头）眉首（文头）眉首（文头）眉首（文头）主体（主文）主体（主文）主体（主文）主体（主文）版记（文尾）版记（文尾）版记（文尾）版记（文尾）份号份号秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限紧急程度紧急程度发文机关名称发文机关名称发文字号发文字号签发人签发人标题标题主送机关主送机关正文正文附件说明附件说明成文日期成文日期印章印章附注附注附件内容附件内容主题词主题词抄送机关抄送机关印发机关印发机关印发日期印发日期0000001机密机密一年一年特特急急文件文件20001号号关于关于通知通知：。附件：1.2.（）主题词：主题词：抄送：2000年月日印发4.发文机关名称发

6、文机关名称撰写、发布公文的撰写、发布公文的单位名称，应为全称或规范简称。单位名称，应为全称或规范简称。广州市公用事业高级技师学院广州市公用事业高级技师学院广州公用高级技院广州公用高级技院上海吊车厂上海吊车厂上吊厂上吊厂湘潭师范学院湘潭师范学院相思院相思院哈尔滨佛教学院哈尔滨佛教学院哈佛哈佛剑南春桥梁建筑学院剑南春桥梁建筑学院剑桥剑桥武汉测绘大学武汉测绘大学WC5.发文字号发文字号发文机关同一年度公文排列发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是公文特定的标志，正式公文均应标注发的顺序号。它是公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序发文字号由发文机

7、关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位括入；序号不编虚位(即即l不编为不编为001)，不加，不加“第第”字。字。发文字号编写不当发文字号编写不当（1）机关代字混淆）机关代字混淆机关代字是发文机关全称的简缩语，要选用最能反映发文机关本质属性的字词作为机关代字是发文机关全称的简缩语，要选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，并只有一个代字。本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，并只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为如国务院制发公文，其代字为“国发国发”，四川省人

8、事厅发文，其发文字号为，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人川人”。但若简缩不当则易造成混淆，起不到代字作用。但若简缩不当则易造成混淆，起不到代字作用。如如“华东师范大学华东师范大学”，其代字不能为，其代字不能为“华师大华师大”，因为另外还有，因为另外还有“华中师范大学华中师范大学”、“华南师范大学华南师范大学”，而应写为，而应写为“华东师大华东师大”。同样，。同样，“南京大学南京大学”的机关代字不能写成的机关代字不能写成“南大南大”，因为另外还有，因为另外还有“南开大学南开大学”。“河南大学河南大学”的机关代字不能写成的机关代字不能写成“河大河大”，因为另外还有因为另外还有“河北大学河北大学

9、”。又如粤职技研。又如粤职技研200943号、穗职教函号、穗职教函200919号等。号等。（2）年份不全。乱用括号。例如：）年份不全。乱用括号。例如：金计生(96)第15号夹民政(2003)16号夹府发200247号例例：年份不全，应写为：年份不全，应写为“1996”，应用六角括号，应用六角括号“”，“第第”字多余，应删去；字多余，应删去；例例、：年份应置于六角括号：年份应置于六角括号“”内。内。（3）机关代字、年份、序号次序颠倒。例：）机关代字、年份、序号次序颠倒。例：成保96劳人字第51号2000外经贸发展审函字第2691号机关代字的结构形式是机关代字的结构形式是“发文机关代字发文机关代字

10、+年份年份+序号序号”。例：机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，正确的应该是“成保劳人199651号”；例：年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函20002691号”。6.标题标题公公文文标标题题，是是公公文文内内容容和和作作用用的的高高度度概概括括。位位于于红红色色间间隔隔线线下下空空2行行位位置置上上（“信信函函式式”公公文文标标题题位位于于发发文文字字号号下下空空1行行），公公文文标标题题的的字字体体要要稍稍大大于正文，用于正文，用2号小标宋体字分一行或多行居中排布，以显突出。号小标宋体字分一行或多行居中排布，以显突出。*关于关于*的的*发文机

11、关发文机关事事由由文文种种全称或规范简称全称或规范简称（动宾词组）动宾词组）（13种之一）种之一）（有时可省）有时可省）（1）公文标题应选准文种，）公文标题应选准文种，表述准确，表述准确，不产生歧义不产生歧义。（2）公文标题应做到简明，不拖沓冗长）公文标题应做到简明，不拖沓冗长可从实际可从实际出发，省略其中的某些成分；对事由部分的文字表述要反复提出发，省略其中的某些成分；对事由部分的文字表述要反复提炼，力避转弯抹角，罗嗦冗长。炼，力避转弯抹角，罗嗦冗长。关于申请拨款维修省府机关办公室的请示关于申请拨款维修省府机关办公室的请示关于申请拨款维修省府机关办公室的请示关于申请拨款维修省府机关办公室的请

12、示？（3）公文标题的排列和标点符号要求）公文标题的排列和标点符号要求第一、在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列。第一、在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列。人民政府关于加强交人民政府关于加强交通安全管理的通告通安全管理的通告人民政府关人民政府关于加强交通安全管理的通告于加强交通安全管理的通告人民政府人民政府关于加强交通安全管理的通知关于加强交通安全管理的通知第第二二、要要保保持持标标题题的的适适中中、对对称称和和醒醒目目。简简短短的的标标题题，通通常是常是“一一”字式排列。字式排列。长标题采用两行或多行的方式排列。如：长标题采用两行或多行的方式排列。如：第三、公文标题中除法规、

13、规章名称用书号外，第三、公文标题中除法规、规章名称用书号外，一般不用标点符号。一般不用标点符号。国务院批转财政部国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见关于加强国有企业财务监督的意见)的通知的通知中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知文件的通知XX县工商局、税务局关于发布县工商局、税务局关于发布“XX县农村集贸市场管理暂行办法县农村集贸市场管理暂行办法”的的通知通知例例：被批转对象：被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件

14、，应删去书名号；法规性文件，应删去书名号；例例被转发的对象被转发的对象“中小学教师职务试行条例中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加属法规性文件，故应加上书名号；上书名号；例例发布对象发布对象“XX县农村集贸市场管理暂行办法县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。空一格办法解决。标题使用错误标题使用错误(1)文种错用文种错用文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。文种文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。文种的选择应

15、当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文的选择应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。关系来确定，不得混淆使用。(2)事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。公文标题中的公文标题中的事由事由部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。例如：求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。例如：公司关于申请增加超计划出口指标的请示公司关于申请增加超计划出口指标的请示（词义重复）（词义重复）县人民政府关于表扬营业员县人民政府关于表扬营业员同

16、志的通报同志的通报（要表扬的事迹未写出，（要表扬的事迹未写出，显得空洞）显得空洞）县税务局重建税务所办公楼的请示报告县税务局重建税务所办公楼的请示报告(应为应为“请示请示”，少了介词，少了介词“关于关于”。应为应为县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示)市财政局关于转发市财政局关于转发省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知出差补助标准的通知的通知的通知（层层转发时，可省掉转发的中间环节，（层层转发时，可省掉转发的中间环节，应为应为市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的

17、通知的市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知通知）7.主送机关主送机关主送机关，又称抬头或上款，相当于书信中的主送机关，又称抬头或上款，相当于书信中的“收收信人信人”，是指负责处理、执行公文的机关。，是指负责处理、执行公文的机关。位于位于标题之下空行，左侧顶格用号仿宋体字标标题之下空行，左侧顶格用号仿宋体字标识，一般只写一个主送机关名称。识，一般只写一个主送机关名称。8.正文正文正文是公文的核心部分，主送机关下行第格写起，每正文是公文的核心部分，主送机关下行第格写起，每自然段左空二字，回行顶格写起，数字、年份（用阿拉伯数码标自然段左空二字，回行顶格写起，数字、年份（用阿

18、拉伯数码标识的），均不能回行。识的），均不能回行。是是正正文文的的收收束束。因因文文种种和和行行文文关关系系不不同同，其其结结语语也也有有所所区别。有的公文事项说完即结束，没有独立的结尾部分区别。有的公文事项说完即结束，没有独立的结尾部分主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文的目的、依据等的目的、依据等围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、说明做法、提出要求说明做法、提出要求缘由部分缘由部分事项部分事项部分结尾部分结尾部分结构层次序数标注要求：公文写作要标注序数，分条列项，以显得

19、眉目清楚，易于阅读、理公文写作要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。其结构层次序数，第一层为解和执行。其结构层次序数，第一层为一一，第二层为，第二层为(一一)，第三，第三层为层为1，第四层为，第四层为(1)。”只有一个结构层次时，就用只有一个结构层次时，就用“一一”，而，而不用其它序数。不用其它序数。“第一第一”、“第二第二”后面，后面，“首先首先”、“其次其次”后面用逗号。后面用逗号。“一一”、“二二”、“三三”后面，用顿号。后面，用顿号。“”、“”“3”和和“”、“”“C”后面用齐线墨点后面用齐线墨点“”。序号如加括号，如序号如加括号，如，后面不加逗号、顿号或齐线墨点

20、。，后面不加逗号、顿号或齐线墨点。9.成文日期成文日期是是指指公公文文生生效效的的法法定定时时间间。一一律律用用汉汉字字小小写写数数字字，写写全全称称，如如“二二00二二年年八八月月十十八八日日”。书书写写体体例例要要一一致致，不不能与阿拉伯数字交错使用。能与阿拉伯数字交错使用。注：注：本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；会议通过的公文，以通过的日期为准；会议通过的公文，以通过的日期为准；几个机关的联合行文，以最后一个机关的签发日期为准；几个机关的联合行文，以最后一个机关的签发日期为准；电报以发出日期为准。电报以发出日期为准。

21、10.10.印章或签署人姓名印章或签署人姓名公文用印有以下两种情况：公文用印有以下两种情况：一种是单一发文机关的用印情况一种是单一发文机关的用印情况 一种是联合行文机关的用印情况一种是联合行文机关的用印情况。附件：1.2.（）主题词：主题词：抄送：2000年月日印发。附件：1.2.主题词：主题词：抄送：2000年月日印发二000年一月一日11.主题词不是标题的缩写主题词不是标题的缩写上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级

22、机除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。用自身的主题词表。（1）主题词的定义和作用）主题词的定义和作用公文主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、公文主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词，是指用于揭示公文主要内最能说明问题的、起关键作用的词，是指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组，用于为按主题检索公文提供检容并经规范化处理的词与词组，用于为按主题检索公文提供检索标识。索标识。（2 2）主题词的标识方式）主题词的标识方式“主题

23、词主题词”用用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用词目用3号小标宋体字；词目之间空号小标宋体字；词目之间空1字，不能用顿号。字，不能用顿号。词表共由词表共由15类类1049个主题词组成，分为主表和附表两个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有大部分，主表有13类类751个主题词，附表有个主题词，附表有2类类298个主题词。个主题词。词表分为三个层次。词表分为三个层次。第一第一层是对层是对主题词区域主题词区域的分类，如的分类，如“综合经济综合经济”、“财政、财政、金融金融”类等。类等。第二层是第二层是类别词类别词，即对主题词的具体分类，如，即对

24、主题词的具体分类，如“工交、能工交、能源、邮电源、邮电”类中的类中的“工业工业”、“交通交通”、“能源能源”和和“邮电邮电”等。等。第三层是第三层是类属词类属词。如。如“体制体制”、“职能职能”、“编制编制”等。等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。国务院公文主题词表国务院公文主题词表体系结构体系结构主题词的标引方法主题词的标引方法（）标引顺序是：先标类别词，再标类属词，最后标文种。（）标引顺序是：先标类别词，再标类属词，最后标文种。要标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式要标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式

25、的词。的词。如如广东省人民政府关于加强防火责任制问题的通知广东省人民政府关于加强防火责任制问题的通知，先标类别词先标类别词“公安公安”，再标类属词，再标类属词“防火防火”、“责任制责任制”，最，最后标文种后标文种“通知通知”。（）一份文件的标引，除类别词外最多不超过个主题词。（）一份文件的标引，除类别词外最多不超过个主题词。主题词标在文件的抄送栏上，顶格写。主题词标在文件的抄送栏上，顶格写。（）一一份份文文件件如如有有两两个个以以上上的的主主题题内内容容，先先集集中中对对一一个个主主题题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如如国国务务院院关关于于

26、在在若若干干城城市市试试行行国国有有企企业业兼兼并并破破产产和和职职工工再再就就业业有有关关问问题题的的通通知知，先先标标反反映映第第一一个个主主题题内内容容的的类类别别词词“经经济济管管理理”，再再标标类类属属词词“企企业业”、“破破产产”，然然后后标标反反映映第第二二个个主主题题内内容容的的类类别别词词“劳劳动动”，再再标标类类属属词词“就就业业”；最最后标后标“通知通知”。（）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。（）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如如国务院关于进一步深化对外贸易体制改革的决定国务院关于进一步深化对外贸易体制改革的决定，可标可标“外贸、体制、改革、决定外贸

27、、体制、改革、决定”。如：如：共产主义青年团湖南省委员会撰拟一份通报，要注共产主义青年团湖南省委员会撰拟一份通报，要注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综综合党团合党团”（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的下面），然后再在下面找到第二层所在的“党派团体党派团体”。这。这就就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在接着我们在“党派团体党派团体”下找出与公文主题相符的下找出与

28、公文主题相符的“青年团青年团员员”、“少年儿童少年儿童”，这就是，这就是“类属词类属词”，也是我们在这份公文中，也是我们在这份公文中要标要标注的第二、第三个主题词。注的第二、第三个主题词。如如湖南省政府办公厅关于发布湖南省行政湖南省政府办公厅关于发布湖南省行政机关公文处理办法的通知机关公文处理办法的通知，其主题词的类别词，其主题词的类别词是是“文秘工作文秘工作”，它的第一层分类是，它的第一层分类是“秘书、行政秘书、行政”；“类属词类属词”是是“文秘工作文秘工作”下的下的“公文公文”。类属词。类属词一般就一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文

29、主题概念的词。题概念的词。当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面。也可以自己增加新的类属词，但一般要在新类面。也可以自己增加新的类属词，但一般要在新类属词前加符合属词前加符合“口口”，以示作者，以示作者“创新创新”。一般情况下不要一般情况下不要“创新创新”。当今社会上的机关单位大致可分为三大类型：当今社会上的机关单位大致可分为三大类型：一是国家政权机关，包括

30、立法机关、行政机关、司法机关、军一是国家政权机关，包括立法机关、行政机关、司法机关、军事机关等；事机关等；二是政党、团体和各种社会组织的机关，如共产党、共青团、二是政党、团体和各种社会组织的机关，如共产党、共青团、工会、妇联等社会组织所设立的机关；工会、妇联等社会组织所设立的机关；三是企业、事业实体单位所设立的机关，如厂矿、公司和文化三是企业、事业实体单位所设立的机关，如厂矿、公司和文化卫生教育等。卫生教育等。行文关系行文关系上下级关系上下级关系平平级级关关系系隶属关系隶属关系领导和被领导关系领导和被领导关系如我国行政管理系统的国务院和省政府、市政府、如我国行政管理系统的国务院和省政府、市政府

31、、县（区）政府、乡（镇）政府之间；省政府和各个县（区）政府、乡（镇）政府之间；省政府和各个厅之间，厅和处、科之间，都是领导和被领导关系。厅之间，厅和处、科之间，都是领导和被领导关系。同同等等级级别别的的关关系系如如省省政政府府与与省省政政府府之之间间、市市政政府府与与市市政政府府之之间间、县县政政府府与与县县政政府府之之间间；省省政政府府下下属属的的各各个个厅厅之之间间，厅厅所所属属的的各各处处之之间间，处处所所属属的的各各个个科科之之间间。非非隶隶属属关关系系不不是是同同一一垂垂直直组组织织系系统统不不发发生生直直接接职职能能往往来来的的机机关关之之间间的的关关系系。这这些些机机关关包包括括

32、平平级级机机关关或或不不同同级级别别的的机机关关。如如省省水水利利厅厅人人事事处处与与省省交交通通厅厅人人事事处处之之间间，广广东东水水利利电电力力职职业业技技术术学学院院计计算算机机系系与与广广东东轻轻工工职职业业技技术术学学院院计计算算机机系系之之间间，虽虽同同是是处处级级，但但不不在在同同一一垂垂直直组组织织系系统统如如省省政政府府和和它它管管辖辖范范围围内内的的市市政政府府、县县（区区）政政府府、乡乡（镇镇）政政府府之之间间；省省政政府府与与其其属属下下的的厅厅之之间间、厅厅与与其其属属下的直属单位之间的关系。下的直属单位之间的关系。同同一一垂垂直直组组织织系系统统中中存存在在直直接接

33、职职能往来的上下级机关之间的关系能往来的上下级机关之间的关系 公文的行文方向公文的行文方向公文的行文方向公文的行文方向一般有一般有一般有一般有上行文、平行文、下行文三上行文、平行文、下行文三上行文、平行文、下行文三上行文、平行文、下行文三种。种。种。种。上行文和下行文的格式上行文和下行文的格式上行文和下行文的格式上行文和下行文的格式又称为又称为又称为又称为“文件式文件式文件式文件式”，平行文，平行文，平行文，平行文的格式称为的格式称为的格式称为的格式称为“信函式信函式信函式信函式”。通知是批转下级机关公文、转发上级机关通知是批转下级机关公文、转发上级机关或不相隶属机关公文、发布规章、传达要求下

34、或不相隶属机关公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项和任免和聘用干部所用的公文。项和任免和聘用干部所用的公文。会会议议或或活活动动通通知知（告告知知性性）指指组组织织召召开开会会议议的的机机关关向向参参加加会会议议的的机机关关单单位位行行文文，告告知知会会议议内内容容、时时间间、地点和会议要求的公文地点和会议要求的公文。重要的事项可用正式文件印发，而一般事项如单位内部的重要的事项可用正式文件印发，而一般事项如单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知等，可用大字书写会议通知、政治学习通知、简单的工作通知等，可用大字书写

35、张贴或写在小黑板上，放在显眼的地方，让大家都能看到。张贴或写在小黑板上，放在显眼的地方，让大家都能看到。这类通知被称为这类通知被称为“白头通知白头通知”，即只写主文部分，不写标，即只写主文部分，不写标题、主送机关，但必须写明发文单位名称、日期和印章（写在题、主送机关，但必须写明发文单位名称、日期和印章（写在黑板的不用）。黑板的不用）。1.标题标题省省略略式式完完全全式式发文机关、事由、文种齐全的标题发文机关、事由、文种齐全的标题*关于组织公文知识培训的通知关于组织公文知识培训的通知根据需要省去其中的一项或两项根据需要省去其中的一项或两项（省略发文机关（省略发文机关）（省略发文机关和事由）（省略

36、发文机关和事由）2.上款：上款：受文对象一般不要是个受文对象一般不要是个人，可写为人，可写为“各各”（发文（发文机关管辖的、与本通知有关的机关管辖的、与本通知有关的部门名称）。部门名称）。关于组织关于组织关于组织关于组织“三八三八三八三八”活动的通知活动的通知活动的通知活动的通知各位妇女姐妹们：各位妇女姐妹们：各位妇女姐妹们：各位妇女姐妹们：。*3 3正文正文要求要求（分条列项，逻辑排列，具体可行，谨防缺漏。）缘由缘由（根据，为了，拟举办（召开）活动（会议），现将有关事宜通知如下：）*关于举办关于举办*活动的通知活动的通知（召开）（召开）（会议）（会议）各各*：为了为了，根据，根据，拟将举办（

37、组织）一次，拟将举办（组织）一次*活动活动（会（会议），现将有关事项通知如下：议），现将有关事项通知如下：一、一、二、二、三、三、特此通知。特此通知。*（章）（章）*年年*月月*日日堂上练习：堂上练习：1.本公司拟举办一次本公司拟举办一次*比赛；比赛；2.本部门拟组织一次本部门拟组织一次*活动。活动。小结一下：小结一下：格式正确格式正确+换位思考换位思考=成功成功何时写何时写何时写何时写事先事先事先事先谁写给谁谁写给谁谁写给谁谁写给谁上行文（勿越级）上行文（勿越级）上行文（勿越级）上行文（勿越级）为何而写为何而写为何而写为何而写请求上级的指示、帮助请求上级的指示、帮助请求上级的指示、帮助请求上

38、级的指示、帮助写完之后写完之后写完之后写完之后等待批复等待批复等待批复等待批复写多少写多少写多少写多少一文一事一文一事一文一事一文一事1.标题：标题：关于关于*的请示的请示（动词（动词（动词（动词+名词）名词）名词）名词）关于增配干部编制的请示关于增配干部编制的请示关于增配干部编制的请示关于增配干部编制的请示关于实施自来水抄表到户方案的请示关于实施自来水抄表到户方案的请示关于实施自来水抄表到户方案的请示关于实施自来水抄表到户方案的请示2.上款：上款：一个一个直接直接上级业务主管部门上级业务主管部门3.正文：正文：第一段：请示事项（明确具体）第一段：请示事项（明确具体）第二段：阐述理由（合理充分

39、）第二段：阐述理由（合理充分）第三段：结束语（第三段：结束语（“妥否，请批复妥否，请批复”）可可调调换换.落款：落款：发文机关全称（章）发文机关全称（章）成文时间（二成文时间（二八年十一月二十五日）八年十一月二十五日）关于的请示关于的请示：。妥否，请批示。妥否，请批示。妥否，请批示。妥否，请批示。（章）（章）（章）（章）年月日年月日年月日年月日关于举办关于举办“洽谈会洽谈会”的请示的请示市经贸委：市经贸委：市经贸委：市经贸委：为了扩大我商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，为了扩大我商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，为了扩大我商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，为了扩大我商品的知名度，向全国推

40、广，繁荣市场，满足消费者需求，拟于今年年月日至月日在市满足消费者需求，拟于今年年月日至月日在市满足消费者需求，拟于今年年月日至月日在市满足消费者需求，拟于今年年月日至月日在市举办举办举办举办“洽谈会洽谈会洽谈会洽谈会”。洽谈会摊位共平方米，展团由我。洽谈会摊位共平方米，展团由我。洽谈会摊位共平方米，展团由我。洽谈会摊位共平方米，展团由我公司及生产厂家派人组成，经费自理。公司及生产厂家派人组成，经费自理。公司及生产厂家派人组成，经费自理。公司及生产厂家派人组成，经费自理。妥否，请批示。妥否，请批示。妥否，请批示。妥否，请批示。公司（章）公司（章）公司（章）公司（章）年月日年月日年月日年月日 堂上

41、练习：堂上练习：1.拟外出旅游；拟外出旅游；2.拟购置空调；拟购置空调；3.拟调整作息时间；拟调整作息时间；4.拟调配人员。拟调配人员。小结一下：小结一下：1.标题事由概括不当（动宾搭配）；标题事由概括不当（动宾搭配）；2.受文对象不准确；受文对象不准确；3.理由不够充分（局部利益）；理由不够充分（局部利益）；4.请示事项不明确；请示事项不明确；5.结束语不规范。结束语不规范。区别概念：区别概念：以下以下都不是行政公文都不是行政公文调查报告调查报告报告（迟到）报告（迟到）实验报告实验报告 英模报告英模报告 分析报告分析报告辞职报告辞职报告何时写何时写何时写何时写事中或事后事中或事后事中或事后事

42、中或事后写给谁写给谁写给谁写给谁上行文（勿越级）上行文（勿越级）上行文（勿越级）上行文（勿越级）为何写为何写为何写为何写答复询问、汇报、建议答复询问、汇报、建议答复询问、汇报、建议答复询问、汇报、建议写多少写多少写多少写多少不限，不含请求事项不限，不含请求事项不限，不含请求事项不限，不含请求事项写完后写完后写完后写完后无须等待什么无须等待什么无须等待什么无须等待什么报报告告的的分分类类工作报告工作报告工作报告工作报告：汇报某一阶段的正常工作。：汇报某一阶段的正常工作。：汇报某一阶段的正常工作。：汇报某一阶段的正常工作。情况报告情况报告情况报告情况报告：反映重大的问题或带有突发性：反映重大的问题

43、或带有突发性：反映重大的问题或带有突发性：反映重大的问题或带有突发性 或偶然性的情况。时效性强。或偶然性的情况。时效性强。或偶然性的情况。时效性强。或偶然性的情况。时效性强。建议报告建议报告建议报告建议报告：提出工作建议，一般要求上级：提出工作建议，一般要求上级：提出工作建议，一般要求上级：提出工作建议，一般要求上级 用通知批转给下级机关执行。用通知批转给下级机关执行。用通知批转给下级机关执行。用通知批转给下级机关执行。答复报送报告答复报送报告答复报送报告答复报送报告：答复上级查询：答复上级查询：答复上级查询：答复上级查询.报告报告=总结？总结？1.标题：标题：关于关于*的报告的报告（动词（动

44、词（动词（动词+名词）名词）名词）名词）关于实施自来水抄表到户方案的报告关于实施自来水抄表到户方案的报告2.前言：前言：概述所汇报、建议、答复概述所汇报、建议、答复概述所汇报、建议、答复概述所汇报、建议、答复的内容的内容的内容的内容3.正文：正文：一、事由：一、事由：一、事由：一、事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。二、事项：二、事项：二、事项：二、事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意 见、建议或应注意的问题。三、结尾：三、结尾：三、结尾：三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何 标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各 地、各部门执行”等。注意：注意：概述事实，

45、重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。4.落款：落款：关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 国务院：国务院：国务院：国务院：脊髓灰质炎脊髓灰质炎脊髓灰质炎脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹俗称小儿麻痹俗称小儿麻痹俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗是一种不能有效治疗，却可用疫苗是一种不能有效治疗，却可用疫苗是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。彻底预防的急性传染病。彻底预防的急性传染病。彻底预防的急性传染病。为实现为实现为实现为实现九十年代中国儿童发展规划纲

46、要九十年代中国儿童发展规划纲要九十年代中国儿童发展规划纲要九十年代中国儿童发展规划纲要规定的一九九五年规定的一九九五年规定的一九九五年规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：况报告如下：况报告如下：况报告如下：一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率一、自我国开展

47、计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对现在起至一九九五年一

48、月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。卫生部（章）卫生部（章）卫生部（章）卫生部（章）*年年年年*月月月月*日日日日 函函 商洽性商洽性告知性告知性适用于适用于不相隶属单位之间的相互商洽工作不相隶属单位之间的相互商洽工作、询问和答复询问和答复;询询问有关主管部门、请求批准等问有关主管部门、请求批

49、准等。1 1.XXXX省省XXXX厅请汇报落实知识分子政等情况的函厅请汇报落实知识分子政等情况的函2.2.XXXX省厅省厅XXXX公司关于公司关于XX FC164SAXX FC164SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函3.*学校关于请求在西新路兴建教职工宿舍的函学校关于请求在西新路兴建教职工宿舍的函 函函是平级或不相隶属单位之间相互商洽是平级或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问或答复问题、向有关主管部门请工作、询问或答复问题、向有关主管部门请求批准的公文。求批准的公文。函也叫信函，作为公文的函是指机关使用函也叫信函，作为公文的函是指机关使用的公函，的

50、公函，不是个人信函不是个人信函。函的特点函的特点 短小精悍，简便灵活。有些函是很短小的，内短小精悍，简便灵活。有些函是很短小的，内容单一，语言简洁，有的便函只有三言两语，因此，容单一，语言简洁，有的便函只有三言两语，因此，函有公文函有公文“轻骑兵轻骑兵”之称誉。之称誉。适用范围广泛，既可用于相互融洽工作，询问答适用范围广泛，既可用于相互融洽工作，询问答复问题，又可以用于向主管部门请示批准事项；复问题，又可以用于向主管部门请示批准事项；市交通局市交通局关于立即畅通南北交通干线的通知关于立即畅通南北交通干线的通知市公用局：市公用局：贵贵局局维维修修下下水水道道，未未经经与与我我局局请请示示，便便自