第7章档案管理课件.ppt
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1、 管管 理理 秘秘 书书 实实 务务 （第二版）赵锁龙 编著管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 第第7章：档案管理章：档案管理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.1档案概述档案概述7.1.17.1.1档案的概念和特点档案的概念和特点 1.1.档案的概念档案的概念 所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的，保存备查的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管
2、理系列教材世纪公共管理系列教材2.2.档案的特点档案的特点 （1）社会性 即档案是在社会实践活动中直接形成的原始记录。（2）历史性 即档案是过去已经形成的信息，而不是正在形成或尚未形成的文件。（3）原始记录性 档案的本质属性。（4）确定性 即档案内容的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.1.27.1.2档案的作用档案的作用 第一，档案是工作查考的依据。第二，档案可为经济建设提供丰富的经验。第三，档案是科学研究的基础和条件。第四，档案是宣传教育的生动素材。7.1档案概述档案概述
3、管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.1.37.1.3档案的种类档案的种类 1.1.文书档案、科学技术档案和专门档案文书档案、科学技术档案和专门档案 所谓文书档案，是反映党务、行政管理等活动的档案。所谓科学技术档案，是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。工业生产技术档案、农业科学技术档案、基本建设档案、设备仪器档案和科学技术研究档案等是科学技术档案的重要属类。所谓专门档案，是在某项专门业务活动中形成的档案材料，例如，人事档案、会计档案都是重要的专门档案。2.2.公务档案与私人档案公务档案与私人档案 3.3.历史档案与现行档案
4、历史档案与现行档案7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 7.1.4 7.1.4档案管理工作的内容档案管理工作的内容 1.档案收集工作 2.档案整理工作 3.档案检索工作 4.档案鉴定工作 5.档案统计工作 6.档案保管工作 7.档案提供利用7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.1.57.1.5档案管理工作的性质和意义档案管理工作的性质和意义 1.1.档案管理工作的性质档案管理工作的性质 档案工作是一项管理性工作。这一方面因为档案工作是
5、管理档案的专门工作，另一方面因为一个单位的档案工作又是其管理工作的具体环节，如对科学技术档案的管理，就是生产管理、技术管理的重要组成部分。2.2.档案管理工作的意义档案管理工作的意义 档案工作，在社会的历史发展过程中，在社会的政治、经济、科学、文化活动中，占有一定的重要位置。7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.1.67.1.6档案管理工作基本原则档案管理工作基本原则1.1.统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。第一，国家全部档案由各级、各类档案机构分别集中保存。
6、第二，全国档案工作，在各级党委和人民政府领导下，由各级档案事业管理机构统一地分层次、分专业负责指导和监督。第三，实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。2.2.维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求。维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求。3.3.便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.2档案收集档案收集7.2.17.2.1归档制度归档制度 1.1.归档范围归档范围 一个单位应归档的文件材料，主要有以下几个部分：（1）重要的会
7、议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、录音带、照片等。（2）上级单位发来的与本单位主管业务有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。（3）代上级单位拟制并被采用的重要文件的定稿。（4）单位对外的正式发文，包括命令、决定、决议、指示、条例、规定、通报、通知等文件。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.2档案收集档案收集（5）本单位的请示与上级单位的批复、下级单位的请示与本单位的批复。（6）本单位反映主要职能活动的报告、总结。（7）本单位与有关单位协商工作的来往文书。（8
8、）本单位的各种工作计划、统计报表。（9）本单位党委、团委、工会的工作计划、报告、请示、批复、会议记录、重要的统计材料及简报。（10）信访工作材料。（11）本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（12）本单位干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材（13）本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料。（14）本单位及下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料。（15）本单位的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等。（16）本单位财产、物资、档案等的
9、交接凭证。（17）本单位编辑的出版物。（18）本单位外事活动中形成的材料。（19）同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件。（20）下级单位报送的各种报告及统计报表。7.2档案收集档案收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材2.2.归档时间归档时间 一般来说，办理完毕的文件应该由文书部门或业务部门立卷后，在次年的6月底之前向档案部门移交。3.3.归档手续归档手续 单位文书部门或业务部门将立好的案卷向档案部门移交时，交接双方要履行签字手续，以作凭证。7.2档案收集档案收集管理秘书实务（第二版）管理
10、秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材4.4.归档案卷的质量要求归档案卷的质量要求 （1）归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷，以全面地、真实地反映本单位的历史面貌。（2）案卷封面的各个项目应填写清楚；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐页编号，填写卷内文件目录和卷末备考表。（3）案卷要按照一定的次序进行系统排列；案卷目录按规定格式编制一式三份，其中一份经档案部门核对签收后退回移交单位。7.2档案收集档案收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（
11、第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.2.27.2.2做好档案收集工作应注意的事项做好档案收集工作应注意的事项 1.严格执行文件的立卷归档制度及收发文登记制度。2.加强对零散文件的收集。3.平时收集工作要落实到人。7.2档案收集档案收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.2.37.2.3档案装订档案装订 1.1.整理归档文件整理归档文件 归档文件以“件”为整理单位。2.2.修整归档文件修整归档文件 （1）修裱破损文件 （2）复制字迹模糊或易退变的文件 （3）超大纸张折叠 3.3.装订归档文件装订归档文件 （1
12、）线装式 （2）变形材料 （3）粘接式 7.2档案收集档案收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材7.3档案整理档案整理 档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等。7.3.17.3.1区分全宗区分全宗7.3.27.3.2全宗内档案分类工作全宗内档案分类工作 1.1.常用档案分类法常用档案分类法 第一，年度分类法 第二，组织机构分类法 第三，问题分类法 管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）21 21世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材 2.2.现实分类中常采用复式结构分类法现实分类中常采
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