机关公文写作与(精品).ppt

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1、机关公文写作与机关公文写作与 规范化处理规范化处理2008年11月 一、公文的含义、特征与功能一、公文的含义、特征与功能 二、公文的文体、格式与稿本二、公文的文体、格式与稿本 三、常用公文的文种及其选用三、常用公文的文种及其选用 四、公文写作的基本要求四、公文写作的基本要求 五、公文中常见问题分析五、公文中常见问题分析 讲讲 授授 提提 纲纲 机关公文写作与处理的主要法律法规依据机关公文写作与处理的主要法律法规依据 1 1中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例（1996年年5月月3日发布实施）日发布实施）2 2国家行政机关公文处

2、理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法（2001年年1月月1日起施行）日起施行）3 3关于实施关于实施关于实施关于实施国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法涉涉涉涉及的几个具体问题的处理意见及的几个具体问题的处理意见及的几个具体问题的处理意见及的几个具体问题的处理意见（国办函（国办函（国办函（国办函200120011 1号）号）号）号）4 4中共中央办公厅公文主题词表中共中央办公厅公文主题词表中共中央办公厅公文主题词表中共中央办公厅公文主题词表 5 5国务院公文主题词表国务院公文主题词表国务院公文

3、主题词表国务院公文主题词表 6 6中华人民共和国国家通用语言文字法中华人民共和国国家通用语言文字法中华人民共和国国家通用语言文字法中华人民共和国国家通用语言文字法 一、公文的含义、特点与功能一、公文的含义、特点与功能 （一）公文的含义与分类（一）公文的含义与分类 公文，是公务文书的简称，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文字材料，是传达贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布国家法律、法规及行政规章，颁布行政措施，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验，联系工作的重要工具。公文分类公文分类公文分类公文分类:1.1.按公文的形成与使

4、用范围划分：按公文的形成与使用范围划分：按公文的形成与使用范围划分：按公文的形成与使用范围划分：(1)(1)通用文书通用文书通用文书通用文书 AA、法定公文：如命令、条例、通告、通报、请示、报告、法定公文：如命令、条例、通告、通报、请示、报告、法定公文：如命令、条例、通告、通报、请示、报告、法定公文：如命令、条例、通告、通报、请示、报告、意见等意见等意见等意见等1313种或种或种或种或1414种；种；种；种；BB、事务文书：如计划、总结、调查报告、事务文书：如计划、总结、调查报告、事务文书：如计划、总结、调查报告、事务文书：如计划、总结、调查报告、大事记、简报、开幕词、闭幕词、倡议书、介绍信等

5、等。大事记、简报、开幕词、闭幕词、倡议书、介绍信等等。大事记、简报、开幕词、闭幕词、倡议书、介绍信等等。大事记、简报、开幕词、闭幕词、倡议书、介绍信等等。(2)(2)专用文书专用文书专用文书专用文书 财经文书：经济合同、协议书、意向书等财经文书：经济合同、协议书、意向书等财经文书：经济合同、协议书、意向书等财经文书：经济合同、协议书、意向书等 司法文书：通辑令、起诉书、公诉书、判决书、辩护词等司法文书：通辑令、起诉书、公诉书、判决书、辩护词等司法文书：通辑令、起诉书、公诉书、判决书、辩护词等司法文书：通辑令、起诉书、公诉书、判决书、辩护词等 科技文书：科技合同书、科技项目鉴定书等科技文书：科技

6、合同书、科技项目鉴定书等科技文书：科技合同书、科技项目鉴定书等科技文书：科技合同书、科技项目鉴定书等 军事文书：命令、通令、通告等军事文书：命令、通令、通告等军事文书：命令、通令、通告等军事文书：命令、通令、通告等 外交文书：公报、声明、条约、协定、照会等外交文书：公报、声明、条约、协定、照会等外交文书：公报、声明、条约、协定、照会等外交文书：公报、声明、条约、协定、照会等 2.2.2.2.按公文的作用和行文关系划分按公文的作用和行文关系划分按公文的作用和行文关系划分按公文的作用和行文关系划分:上行文、下行文、平行文。上行文、下行文、平行文。上行文、下行文、平行文。上行文、下行文、平行文。3.

7、3.3.3.按公文涉及国家秘密程度划分：按公文涉及国家秘密程度划分：按公文涉及国家秘密程度划分：按公文涉及国家秘密程度划分：绝密件、机密件、秘密件、内部无秘密件、公开发绝密件、机密件、秘密件、内部无秘密件、公开发绝密件、机密件、秘密件、内部无秘密件、公开发绝密件、机密件、秘密件、内部无秘密件、公开发布件。布件。布件。布件。4.4.4.4.按公文处理时限划分按公文处理时限划分按公文处理时限划分按公文处理时限划分:平件、急件、特急件平件、急件、特急件平件、急件、特急件平件、急件、特急件(电报电报电报电报:特提件特提件特提件特提件)。5.5.5.5.按公文处理方式划分按公文处理方式划分按公文处理方式

8、划分按公文处理方式划分:阅件：即阅知性公文（知道即可）；阅件：即阅知性公文（知道即可）；阅件：即阅知性公文（知道即可）；阅件：即阅知性公文（知道即可）；办件：交有关部门或人员即时办理的公文。办件：交有关部门或人员即时办理的公文。办件：交有关部门或人员即时办理的公文。办件：交有关部门或人员即时办理的公文。6.6.6.6.按公文阅读范围划分按公文阅读范围划分按公文阅读范围划分按公文阅读范围划分:发至省发至省发至省发至省(军、部军、部军、部军、部)级、地（师、司）级、县（团）级级、地（师、司）级、县（团）级级、地（师、司）级、县（团）级级、地（师、司）级、县（团）级以及传达到广大人民群众的普发性公文

9、以及传达到广大人民群众的普发性公文以及传达到广大人民群众的普发性公文以及传达到广大人民群众的普发性公文4 4 4 4类。类。类。类。（二）公文的主要特点（二）公文的主要特点 1 1法定性：公文的制作者具有法定性，是根法定性：公文的制作者具有法定性，是根 据有关法律、法规成立，能以自己的名义据有关法律、法规成立，能以自己的名义 行使法定权力，并承担一定义务的组织和行使法定权力，并承担一定义务的组织和 特定的个人，按照公务管理的需要，在各特定的个人，按照公务管理的需要，在各 自的职责和权力范围内制作并发布公文。自的职责和权力范围内制作并发布公文。2 2政策性：公文是党政机关进行政治及其他政策性：公

10、文是党政机关进行政治及其他 公务活动的工具和载体，是公文制作者意公务活动的工具和载体，是公文制作者意 志、意图的体现；公文往往是一种公权力、志、意图的体现；公文往往是一种公权力、公信力的象征，代表了发文机关的权威。公信力的象征，代表了发文机关的权威。因而具有政治性或政策性。因而具有政治性或政策性。3 3实用性：在实际工作中发挥作用，指导实实用性：在实际工作中发挥作用，指导实 践，推动工作；是实施规范管理，完成公践，推动工作；是实施规范管理，完成公 务活动，实现组织目标的工具。务活动，实现组织目标的工具。4 4时效性：公文具有时限性的要求，尤其是时效性：公文具有时限性的要求，尤其是 重要的办件都

11、规定了办理完结后汇报结果重要的办件都规定了办理完结后汇报结果 的时间。的时间。5 5规范性：公文有着严格、特定的规范化格规范性：公文有着严格、特定的规范化格 式，并以此体现出制发文机关的权威性和式，并以此体现出制发文机关的权威性和 严肃性。严肃性。（三）公文的功能（三）公文的功能 1法规与准则作用法规与准则作用 2领导与指导作用领导与指导作用 3宣传与教育作用宣传与教育作用 4信息沟通作用信息沟通作用 5依据与凭证作用依据与凭证作用 1 1、法规与准则作用、法规与准则作用、法规与准则作用、法规与准则作用 党政管理需要有各种法规规章来调节各党政党政管理需要有各种法规规章来调节各党政党政管理需要有

12、各种法规规章来调节各党政党政管理需要有各种法规规章来调节各党政主体之间的关系，这些法规都是以文件的形式制主体之间的关系，这些法规都是以文件的形式制主体之间的关系，这些法规都是以文件的形式制主体之间的关系，这些法规都是以文件的形式制发的，都要求下级机关和有关人员遵守执行。发的，都要求下级机关和有关人员遵守执行。发的，都要求下级机关和有关人员遵守执行。发的，都要求下级机关和有关人员遵守执行。2 2、领导与指导作用、领导与指导作用、领导与指导作用、领导与指导作用 公文是传达政令政策的工具，各级党政机关公文是传达政令政策的工具，各级党政机关公文是传达政令政策的工具，各级党政机关公文是传达政令政策的工具

13、，各级党政机关通过制发各种公文来传达党和国家的方针政策，通过制发各种公文来传达党和国家的方针政策，通过制发各种公文来传达党和国家的方针政策，通过制发各种公文来传达党和国家的方针政策，贯彻领导的意图，有针对性地解决实际工作中的贯彻领导的意图，有针对性地解决实际工作中的贯彻领导的意图，有针对性地解决实际工作中的贯彻领导的意图，有针对性地解决实际工作中的问题。问题。问题。问题。3 3、宣传教育作用、宣传教育作用、宣传教育作用、宣传教育作用 党政机关公文，尤其是上级机关制发的指挥党政机关公文，尤其是上级机关制发的指挥党政机关公文，尤其是上级机关制发的指挥党政机关公文，尤其是上级机关制发的指挥性公文，重

14、点是阐明党和国家的方针、政策和措性公文，重点是阐明党和国家的方针、政策和措性公文，重点是阐明党和国家的方针、政策和措性公文，重点是阐明党和国家的方针、政策和措施，以作为下级机关和个人规范；有的还直接表施，以作为下级机关和个人规范；有的还直接表施，以作为下级机关和个人规范；有的还直接表施，以作为下级机关和个人规范；有的还直接表彰奖励先进，批评惩处错误。彰奖励先进，批评惩处错误。彰奖励先进，批评惩处错误。彰奖励先进，批评惩处错误。4 4、信息沟通作用、信息沟通作用、信息沟通作用、信息沟通作用 机关与机关之间、部门与部门之间、上下级机关与机关之间、部门与部门之间、上下级机关与机关之间、部门与部门之间

15、、上下级机关与机关之间、部门与部门之间、上下级之间、非隶属的机关之间，因工作关系经常需要之间、非隶属的机关之间，因工作关系经常需要之间、非隶属的机关之间，因工作关系经常需要之间、非隶属的机关之间，因工作关系经常需要交流信息、互通情况、商洽问题、协调步伐等，交流信息、互通情况、商洽问题、协调步伐等，交流信息、互通情况、商洽问题、协调步伐等，交流信息、互通情况、商洽问题、协调步伐等，这些联系沟通主要依靠公文来实现。这些联系沟通主要依靠公文来实现。这些联系沟通主要依靠公文来实现。这些联系沟通主要依靠公文来实现。5 5、依据与凭证作用、依据与凭证作用、依据与凭证作用、依据与凭证作用 机关公文反映制发机

16、关的意图，具有法定的机关公文反映制发机关的意图，具有法定的机关公文反映制发机关的意图，具有法定的机关公文反映制发机关的意图，具有法定的效力，受文机关都要以此作为处理事务、开展工效力，受文机关都要以此作为处理事务、开展工效力，受文机关都要以此作为处理事务、开展工效力，受文机关都要以此作为处理事务、开展工作、解决问题的依据。作、解决问题的依据。作、解决问题的依据。作、解决问题的依据。二、公文的文体、格式与稿本二、公文的文体、格式与稿本（一）公文的文体（一）公文的文体 公文的文体是指公文的表达方式。属应用公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身文体，但它又不同于一

17、般的应用文，具有自身的特殊属性，表现为：的特殊属性，表现为：第一、公文被规定以现代汉语的书面形式第一、公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。（即白话文）作为必须使用的符号系统。第二、公文兼用叙述、说明、议论三种表第二、公文兼用叙述、说明、议论三种表达方式。达方式。1.1.叙述：陈述事物发生、发展和变化过程或人物活动、经叙述：陈述事物发生、发展和变化过程或人物活动、经叙述：陈述事物发生、发展和变化过程或人物活动、经叙述：陈述事物发生、发展和变化过程或人物活动、经历等的表达方法，在公文写作中使用最广泛。基本要求历等的表达方法，在公文写作中使用最广泛。基本要求历等的表达方

18、法，在公文写作中使用最广泛。基本要求历等的表达方法，在公文写作中使用最广泛。基本要求是线索清楚、详略得到、中心突出。时间、地点、人物、是线索清楚、详略得到、中心突出。时间、地点、人物、是线索清楚、详略得到、中心突出。时间、地点、人物、是线索清楚、详略得到、中心突出。时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素均应交待清楚，但力求简炼。事件、原因、结果等要素均应交待清楚，但力求简炼。事件、原因、结果等要素均应交待清楚，但力求简炼。事件、原因、结果等要素均应交待清楚，但力求简炼。2.2.说明说明说明说明:用简要的文字解说事物、阐明事理，即对事物用简要的文字解说事物、阐明事理，即对事物用简要的文字解说事

19、物、阐明事理，即对事物用简要的文字解说事物、阐明事理，即对事物的形态、成因、性质、种类、功能，或对事物的概念、的形态、成因、性质、种类、功能，或对事物的概念、的形态、成因、性质、种类、功能，或对事物的概念、的形态、成因、性质、种类、功能，或对事物的概念、特点、来源、演变等作明白的介绍、解说的表达方法。特点、来源、演变等作明白的介绍、解说的表达方法。特点、来源、演变等作明白的介绍、解说的表达方法。特点、来源、演变等作明白的介绍、解说的表达方法。基本要求要客观、准确（按事物的本来面目作介绍）。基本要求要客观、准确（按事物的本来面目作介绍）。基本要求要客观、准确（按事物的本来面目作介绍）。基本要求要

20、客观、准确（按事物的本来面目作介绍）。3.3.议论议论议论议论:即议事说理，对客观事物或问题进行分析、评即议事说理，对客观事物或问题进行分析、评即议事说理，对客观事物或问题进行分析、评即议事说理，对客观事物或问题进行分析、评论，提出看法和措施，表明观点和态度的表达方法。主论，提出看法和措施，表明观点和态度的表达方法。主论，提出看法和措施，表明观点和态度的表达方法。主论，提出看法和措施，表明观点和态度的表达方法。主要说明要说明要说明要说明“为什么为什么为什么为什么”，阐明立场观点、政策原则和决策主，阐明立场观点、政策原则和决策主，阐明立场观点、政策原则和决策主，阐明立场观点、政策原则和决策主张时

21、使用；配合叙述、说明两种文体使用，从叙到议，张时使用；配合叙述、说明两种文体使用，从叙到议，张时使用；配合叙述、说明两种文体使用，从叙到议，张时使用；配合叙述、说明两种文体使用，从叙到议，要做到从事实中直接作出符合逻辑的结论。要做到从事实中直接作出符合逻辑的结论。要做到从事实中直接作出符合逻辑的结论。要做到从事实中直接作出符合逻辑的结论。（二）公文的格式（二）公文的格式 1 1公文格式的组成公文格式的组成公文格式的组成公文格式的组成 公文格式的组成要素包括：公文格式的组成要素包括：公文格式的组成要素包括：公文格式的组成要素包括：（1 1 1 1）发文机关标识（版头、红头）发文机关标识（版头、红

22、头）发文机关标识（版头、红头）发文机关标识（版头、红头）（2 2 2 2）公文份数序号）公文份数序号）公文份数序号）公文份数序号（3 3 3 3）密级）密级）密级）密级（4 4 4 4）发文字号）发文字号）发文字号）发文字号（5 5 5 5）签发人（主要用于请示）签发人（主要用于请示）签发人（主要用于请示）签发人（主要用于请示）（6 6 6 6）标题）标题）标题）标题（7 7 7 7）主送机关（内发可省略）主送机关（内发可省略）主送机关（内发可省略）主送机关（内发可省略）（8 8 8 8）正文）正文）正文）正文（9 9 9 9）附件）附件）附件）附件（10101010）发文机关署名）发文机关署

23、名）发文机关署名）发文机关署名（11111111）成文日期）成文日期）成文日期）成文日期 （12121212）印章）印章）印章）印章（13131313）附注（此件发至）附注（此件发至）附注（此件发至）附注（此件发至 XXXXXXXX级）级）级）级）（14141414）主题词）主题词）主题词）主题词（15151515）抄送单位）抄送单位）抄送单位）抄送单位（16161616）印刷机关和印刷时间）印刷机关和印刷时间）印刷机关和印刷时间）印刷机关和印刷时间2 2 2 2发文字号发文字号发文字号发文字号 编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。编写发文字

24、号原则：包括机关代字、年份、序号。编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。如：三峡大校如：三峡大校如：三峡大校如：三峡大校200810200810200810200810号、三峡大党号、三峡大党号、三峡大党号、三峡大党20083200832008320083号。号。号。号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚 位，不加第。位，不加第。位，不加第。位，不加第。3 3 3 3公文标题公文标题公文标题公文标题 标准式：标准式：标准式：标准式：发文机关

25、发文机关发文机关发文机关+发文事由发文事由发文事由发文事由+文种文种文种文种 凡是有红色版头的文件，因已标明发文机关名称，故凡是有红色版头的文件，因已标明发文机关名称，故凡是有红色版头的文件，因已标明发文机关名称，故凡是有红色版头的文件，因已标明发文机关名称，故 发文机关名称可省略发文机关名称可省略发文机关名称可省略发文机关名称可省略。特殊形式：特殊形式：特殊形式：特殊形式：（1 1 1 1）发文机关）发文机关）发文机关）发文机关+文种。如：文种。如：文种。如：文种。如：中华人民共和中华人民共和中华人民共和中华人民共和国主席令国主席令国主席令国主席令；（；（；（；（2 2 2 2）发文机关）发

26、文机关）发文机关）发文机关+转发文件名转发文件名转发文件名转发文件名+文种，也文种，也文种，也文种，也称转文式标题，用于转发文件。如：称转文式标题，用于转发文件。如：称转文式标题，用于转发文件。如：称转文式标题，用于转发文件。如：中共三峡大学委中共三峡大学委中共三峡大学委中共三峡大学委员会关于转发员会关于转发员会关于转发员会关于转发的通知的通知的通知的通知 4 4成文日期成文日期成文日期确定原则：成文日期确定原则：（1 1 1 1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准

27、。（2 2 2 2）领导签发的公文，以签发日期为准。）领导签发的公文，以签发日期为准。）领导签发的公文，以签发日期为准。）领导签发的公文，以签发日期为准。（3 3 3 3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4 4 4 4）法规性文件以文件批准日期为准。）法规性文件以文件批准日期为准。）法规性文件以文件批准日期为准。）法规性文件以文件批准日期为准。（5 5 5 5）一般信函、电文以实际发出日期为准。）一般信函、电文以实际发出日期为准。）一般信函、电

28、文以实际发出日期为准。）一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。成文日期必须写年月日，且要用汉字。如：二如：二00八年十一月四日八年十一月四日（不能写成：（不能写成：20082008年年1111月月4 4日）日）5 5用印用印 一般的用印方法是：一般的用印方法是：骑年压月，上大下小骑年压月，上大下小。国标国标国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式规定：单规定：单 一机关制发的公文在落款处不署发文机关一机关制发的公文在落款处不署发文机关 名称，只标成文时间。当印章下弧无文字名称，只标成文时间。当印章下弧无文字 时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下时，仅以下弧压在成文

29、时间上，当印章下 弧有文字时，采用中套方式，即印章中心弧有文字时，采用中套方式，即印章中心 线压在成文时间上。线压在成文时间上。6 6主题词主题词 上报的文件应当按照上级的要求和上报的文件应当按照上级的要求和上报的文件应当按照上级的要求和上报的文件应当按照上级的要求和公文主题词公文主题词公文主题词公文主题词表表表表标注主题词。标注主题词。标注主题词。标注主题词。一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。主题词应用三号黑体字标示。五个。主题词应用三号黑体字标

30、示。五个。主题词应用三号黑体字标示。五个。主题词应用三号黑体字标示。标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。后标反映公文形式的词。如如上海市人民政府关于做好本市农村扶贫上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知工作的通知，先标类别词，先标类别词“农业农业”，再标反映，再标反映公文内容的类属词公文内容的类属词“扶贫扶贫”，最后标反映公文形，最后标反映公文形式的类属词式的类属词“通知通知”。7 7 7 7公文中图文的颜色公文中图文的颜色公文中图文的颜色公文

31、中图文的颜色 图文的颜色均为黑色。图文的颜色均为黑色。图文的颜色均为黑色。图文的颜色均为黑色。8 8 8 8排版规格与印制装订要求排版规格与印制装订要求排版规格与印制装订要求排版规格与印制装订要求 （1 1 1 1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依 次横写横排次横写横排次横写横排次横写横排 。正文用。正文用。正文用。正文用3 3 3 3号仿宋字，一般每面排号仿宋字，一般每面排号仿宋字，一般每面排号仿宋字，一般每面排22222222 行，每行排行，每行排行，每行排行，每行

32、排28282828个字。个字。个字。个字。（2 2 2 2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断 划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm1mm1mm1mm。9.印刷用纸和技术要求：用印刷用纸和技术要求：用印刷用纸和技术要求：用印刷用纸和技术要求：用A4A4A4A4型纸（型纸（型纸（型纸（297X210mm297X210mm297X210mm297X210mm），正），正）

33、，正），正文用文用文用文用3 3 3 3号仿宋体，每页号仿宋体，每页号仿宋体，每页号仿宋体，每页22222222行，每行行，每行行，每行行，每行28282828个字。个字。个字。个字。（三）公文的稿本（三）公文的稿本 文稿与文本合称稿本。文稿即起草文件过程中形成的历次稿子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后顺序分为初稿、二稿、三稿等；按用途分为修改稿、修正稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等。定稿又称正稿、原稿、底稿。它是印刷文件的标准依据，也是日后工作查考凭证。文本可分为正本、副本、存本、暂行本（也叫试行本）、各种文字文本。三、常用公文文种及其选用三、常用公文文种及其选用 公文文种即公文的

34、名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。行政机关的13种主要公文：（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定可以分为：法则性决定、重大事项决定、机构、人事决定、具体工作决定。（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发文机关级别较高（多为省、部级以上机关）。发布的方式一般不张贴，而

35、是通过通讯社、电台、报刊等进行发布。如：中华人民共和国国家发展和改革委员会公告2004年第5号 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通、法院等），事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。（五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印

36、发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。（六）通报（六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，属于限知性公文。属于限知性公文。通报根据其内容性质和写作目的可分三类：通报根据其内容性质和写作目的可分三类：1 1表彰性通报表彰性通报。表扬好人好事的，正文应。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、

37、决定等内容。如：迹、经验、决定等内容。如：XXX省人民政府关省人民政府关于表彰全省村民自治模范县（市、区）的通报。于表彰全省村民自治模范县（市、区）的通报。2批评性通报。批评事故，正文要包括事实经过、原因、责任人的处理、吸取教训及防止办法等。批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般要有附件。如：国务院办公厅关于XX省XX县“311”特大爆炸事故情况的通报；XX大学关于对杨XX等四位同志的批评通报。3情况通报。传达重要情况和要求各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求等。如：XX省人民政府关于人大代表建议政协提案办理情况的通报（包括提案总体情况、已办情况

38、、未办的怎么办等）。（七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。是一种特殊的公文。格式包括标题（发文机关、事是一种特殊的公文。格式包括标题（发文机关、事由、文种都不能省略）、原由、事项、结语（用由、文种都不能省略）、原由、事项、结语（用“提请审议提请审议”字样结尾）。如：国务院关于提请审议字样结尾）。如：国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案。兴建长江三峡工程的议案。（八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复适用于向上级机关汇报工作，反映情况，

39、答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、答复报告。格式包括标题、原由、事项、结语（用报告。格式包括标题、原由、事项、结语（用“特特此报告此报告”、“专此报告专此报告”字样结尾）。如：关于农字样结尾）。如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。村中小学教育收费专项检查情况的报告。（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。写作请示必须符合的规则：一文一事、单头写作请示必须符合的规则：一文一事、单头写作请示必须符合的规则：一文一事、单头写作请示必须符合

40、的规则：一文一事、单头请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级机关、不得用机关、不得用机关、不得用机关、不得用“请示报告请示报告请示报告请示报告”字眼作标题。字眼作标题。字眼作标题。字眼作标题。请示的格式包括标题、原由、事项、要求请示的格式包括标题、原由、事项、要求请示的格式包括标题、原由、事项、要求请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应（结尾）

41、。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上钱、多少人等。结尾应写上钱、多少人等。结尾应写上钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复以上请示，请批复以上请示，请批复以上请示，请批复”、“以上请示，请审批以上请示，请审批以上请示，请审批以上请示，请审批”等专用公文术语。等专用公文术语。等专用公文术语。等专用公文术语。“请示请示请示请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电应当在附注处注明联系人的姓名和电应当在附注处注明

42、联系人的姓名和电应当在附注处注明联系人的姓名和电话。话。话。话。（十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。批复必须适用于答复下级机关的请示事项。批复必须针对请示予以答复。针对请示予以答复。格式要求：格式要求：1 1标题。写成标题。写成“关于关于的批复的批复”或者或者“关于关于的批复的批复”。如：国务院关于同。如：国务院关于同意意XXXX省设立省设立XXXX市市XXXX区的批复（国函区的批复（国函200120011111号）号）2 2原由。类似原由。类似“你省你省关于关于XXXX市设置市设置XXXX区区的请示的请示（粤府（粤府200020003838号）收悉号）收悉”、“你局你局关于上报关于上报

43、XXXX市第三中学扩建项目可行性研究报市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示告的请示（信计字（信计字20032003132132号）收悉号）收悉”作为作为原由。原由。3 3批复事项。表明批复的态度与意见。批复事项。表明批复的态度与意见。（十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，须经上级批转。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。格式要求：1标题。一般采用“发文机关+事由+文种”的模式。如：中共中央国务院关于做好20

44、01年农业和农村工作的意见。2原由。讲明发布意见的背景和根据。3事由。具体对工作指导的办法和措施。4结尾。一般为提出要求。（十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻等。主要格式：1函头。印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。2标题。有两种写法：机关事由复函对象文种，事由文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空

45、一行居中标识。3落款。受函机关或领导人。4正文。“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予通行是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，表明态度，结尾一般用“特此函复”作结束语。（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。会适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要不加盖印章。议纪要不加盖印章。会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下

46、，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。有些重要会议，可以用性公文，也叫会议文件。有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。有些较决议、决定等公文郑重发布议决的问题。有些较为一般的会议，可以采用会议纪要的形式上呈下为一般的会议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。达或公诸报端。四、公文写作的基本要求四、公文写作的基本要求 (一）行文要求一）行文要求一）行文要求一）行文要求 公文是一种特殊的文章，除了必须遵从诸如主题突公文是一种特殊的文章，除了必须遵从诸如主题突公文是一种特殊的文章，除了必须遵从诸如主题突公文是一

47、种特殊的文章，除了必须遵从诸如主题突出、层次分明、结构合理、文字通顺、观点与材料统一出、层次分明、结构合理、文字通顺、观点与材料统一出、层次分明、结构合理、文字通顺、观点与材料统一出、层次分明、结构合理、文字通顺、观点与材料统一等文章写作通则之外，公文写作还应遵循以下一些基本等文章写作通则之外，公文写作还应遵循以下一些基本等文章写作通则之外，公文写作还应遵循以下一些基本等文章写作通则之外，公文写作还应遵循以下一些基本要求：要求：要求：要求：1.1.1.1.合法合法合法合法 要符合党的路线、方针、政策，不得与国家的法律、要符合党的路线、方针、政策，不得与国家的法律、要符合党的路线、方针、政策，不

48、得与国家的法律、要符合党的路线、方针、政策，不得与国家的法律、法规及地方、行业、单位内部的规章制度相违背。法规及地方、行业、单位内部的规章制度相违背。法规及地方、行业、单位内部的规章制度相违背。法规及地方、行业、单位内部的规章制度相违背。2.2.2.2.求实求实求实求实 要在深入调查了解客观实际情况的基础上，力求反要在深入调查了解客观实际情况的基础上，力求反要在深入调查了解客观实际情况的基础上，力求反要在深入调查了解客观实际情况的基础上，力求反映客观现实状况，反映基层干部群众的呼声和期盼。映客观现实状况，反映基层干部群众的呼声和期盼。映客观现实状况，反映基层干部群众的呼声和期盼。映客观现实状况

49、，反映基层干部群众的呼声和期盼。3.3.3.3.合体合体合体合体 所起草的公文要符合相应的规范体例。所起草的公文要符合相应的规范体例。所起草的公文要符合相应的规范体例。所起草的公文要符合相应的规范体例。4.4.4.4.严谨严谨严谨严谨 公文述事说理要做到严密周全，前后连贯，符合公文述事说理要做到严密周全，前后连贯，符合公文述事说理要做到严密周全，前后连贯，符合公文述事说理要做到严密周全，前后连贯，符合逻辑，避免自相矛盾和出现疏漏逻辑，避免自相矛盾和出现疏漏逻辑，避免自相矛盾和出现疏漏逻辑，避免自相矛盾和出现疏漏,力求无懈可击。力求无懈可击。力求无懈可击。力求无懈可击。5.5.5.5.准确准确准

50、确准确 行文语言要准确表达思想内容，遣词造句既要有行文语言要准确表达思想内容，遣词造句既要有行文语言要准确表达思想内容，遣词造句既要有行文语言要准确表达思想内容，遣词造句既要有明确的含义，又要符合语法规范，甚至标点符合都要明确的含义，又要符合语法规范，甚至标点符合都要明确的含义，又要符合语法规范，甚至标点符合都要明确的含义，又要符合语法规范，甚至标点符合都要十分妥贴。十分妥贴。十分妥贴。十分妥贴。6.6.6.6.简明简明简明简明 做到意尽言止，不要写套话空话废话，防止穿靴做到意尽言止，不要写套话空话废话，防止穿靴做到意尽言止，不要写套话空话废话，防止穿靴做到意尽言止，不要写套话空话废话，防止穿