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1、制作制作PPT汇报文件的主要技巧汇报文件的主要技巧20056月北京北京0PPT汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色文字沟通文字沟通语言沟通语言沟通多媒体沟通多媒体沟通1制作制作PPT汇报文件的一般步骤汇报文件的一般步骤梳理结构，建立论证梳理结构，建立论证（先展示什么，后展（先展示什么，后展示什么？）示什么？）绘制绘制PPT（如何展示最生动（如何展示最生动？最吸引人？）？最吸引人？）明确中心思想明确中心思想（要展示什么？要达（要展示什么？要达到什么样的目的？）到什么样的目的？）2第一步：明确中心思想第一步：明确中心思想3传达的中心思想应符合一定标准传达的中心思想应

2、符合一定标准具体的，而具体的，而不是笼统的不是笼统的统领的，而统领的，而不是局部的不是局部的具有冲击力具有冲击力的，而不是的，而不是平淡的平淡的以事实和科学分以事实和科学分析为基础的，而析为基础的，而不是不是“拍脑袋拍脑袋”的的4第二步：梳理结构，建立论证第二步：梳理结构，建立论证画“豆腐块”是构思PPT的好工具5组织组织PPT汇报内容的结构汇报内容的结构并列式并列式串行式串行式适用条件：汇报的工作不是单一的，而是多项工作，相当于多个模块中心论点由若干个分论点组成，需要一一展开阐述适用条件：只汇报一项工作/围绕一个主题/阐述一个观点汇报内容具有清晰的主线，逻辑性强（如因果关系、对比关系、顺序关

3、系、包含关系，等等）6选择合适的切入点选择合适的切入点.从解决方案入手从解决方案入手.从成功案例从成功案例/同行业其他成功经验入手同行业其他成功经验入手.从理论入手从理论入手从问题入手从问题入手 7第三步：绘制第三步：绘制PPTLOGO本页标题本页标题内容素材内容素材（如图表、（如图表、文本、标注）文本、标注）说明：项目组分析其他说明其他说明8PPT的一般绘制方法的一般绘制方法I.确定模板II.拟好标题III.选择并绘制素材IV.修改润色确定汇报文件的风格 背景 LOGO 页码根据切割的“豆腐块”，撰写每页PPT的题目 正文 目录页选择合适的素材，进行绘制和构图 图表 文本 动画对PPT中的各

4、个组成部分，如颜色、图形的位置、标题内容等进行修改，以达到最佳的表现效果9 母版和模板的使用技巧母版和模板的使用技巧I.通常，在每页PPT的母版中放入公司的名称和LOGO形成的模板会比较吸引人。对于使用PPT的新手或者还不熟练的人来说，可以使用PPT软件自带的模板。这些自带模板往往提供比较好的背景色彩和画面。10如何创建自己设计的模板如何创建自己设计的模板（1）选择已有的PPT文件（2）在“文件”菜单中选择“另存为”（3）在“另存为”对话框中，设置保存类型为演示文档设计模板11你将得到你将得到下一次，在制作一份PPT汇报文件时，你可以直接利用自己设计的模板（如test模板），方法如下：在“文件

5、”菜单中选择“新建”在弹出的对话框中选择模板的名称12如何修改母版（如何修改母版（1/3）（1）在“视图”菜单中的“母版”选项下选择“幻灯片母版”幻灯片母版视图13如何修改母版（如何修改母版（2/3）（2）修改母版的背景配色方案 在“格式”菜单中选择“幻灯片配色方案”选项选择“全部应用”，则改变所有PPT的配色；选择“应用”，则改变当前PPT的配色在出现的“配色方案”对话框中，选择文本和背景颜色的搭配方案，可选标准式或自定义式或者在当前PPT上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”选项14如何修改母版（如何修改母版（3/3）（3）修改母版的前景样式 增加/删除图片（如公司LO

6、GO）、日期、页码等 修改模板中文本框的字体、字号等15你将得到你将得到当母版达到令你满意的修改效果后，你可以退出母版修改界面，返回到普通PPT页面状态，方法如下：在“视图”菜单中选择“普通”选项16 拟写标题的主要技巧拟写标题的主要技巧II.目录页常用标题：目录 主要议题 汇报内容 正文标题的要求：阐述当页PPT的中心论点 （简明、具体）起承转合，连缀成文示例17 绘制绘制PPT的主要技巧的主要技巧III.绘制绘制PPT的主要素材的主要素材The title slide often differs slightly from the other slides in a presentatio

7、n in terms of font size,location of the title slide elements,and so on.图表图表文字文字组合组合123&（45*9&（#￥（&（18图表的作用图表的作用迅速传达信息直接专注重点更明确地显示其相互关系使信息的表达鲜明生动19成功的图表都具备以下几项关键要素成功的图表都具备以下几项关键要素每张图表都传达一个明确的信息销售额正稳步上升销售额正稳步上升2000年销售额年销售额百万美元图表与标题相辅相成清晰易读格式简单明了并且前后连贯1月2月3月4月5月6月7月8月少而精201991年预测法19941.01.21.41.61.82.0

8、2.22.42.62.83.019911992199319941995199619971998199910亿美元19921993实际情况示例：预测流程需要改进示例：预测流程需要改进21如何设计成功的图表如何设计成功的图表数据类图表数据类图表概念类图表22陈述信息陈述信息文字内容文字内容文字内容内容内容文字内容饼形图条形图柱形图线形图散点图表格销售额销售额东部中部西部总计(-$000)$1.25.712.3$19.2数据类图表数据类图表数值数值?数据类图表类型数据类图表类型23制作以数据为基础的图表分三个步骤制作以数据为基础的图表分三个步骤数据数据确定要表达的信息确定要表达的信息确定比较类型确定

9、比较类型选择图表类型选择图表类型241、分析图表并确定要表达的信息、分析图表并确定要表达的信息数据数据信息信息比较比较图表类型图表类型1993年年-1998年年销售额销售额1993年4,2441994年4,3681995年6,2911996年6,9891997年8,4121998年9,213信息信息销售额在1993年至1998年间增长迅猛252、确定比较类型、确定比较类型数据数据信息信息比较比较图表类型图表类型成分排序频率分布时间序列关联性26五种基本比较类型五种基本比较类型比较类型比较类型成分成分各个部分占整体百分比的大小举例举例5月份，甲产品占销售总量的最大份额排序排序不同元素的排序（并列

10、、高于/低于其它元素）5月份，甲产品的销售超出乙产品和丙产品时间序列时间序列一定时间内的变化（在几周、几个月或几年间的变化趋势；上升、下降或保持稳定）销量自1月份以来稳步上升频率分布频率分布在渐进数列中的数量分布5月份，大多数销售集中在1,000元和2,000元之间关联性关联性两种可变因素之间的关系5月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没有联系273、选择图表类型、选择图表类型数据数据信息信息比较比较图表类型图表类型饼形图饼形图条形图条形图线形图线形图柱形图柱形图散点图散点图28通过不同的图表表达特定的比较通过不同的图表表达特定的比较图图表表类类型型比较类型比较类型成分成分排序排序时间序列

11、时间序列频率分布频率分布关联性关联性饼形图饼形图条形图条形图柱形图柱形图线形图线形图散点图散点图29制作图表可以遵循标准的格式制作图表可以遵循标准的格式19936109*1416零售商批发商1994199519961997对甲产品的需求在过去对甲产品的需求在过去5 5年已经增长了年已经增长了2 2倍多倍多甲产品的市场需求甲产品的市场需求百万元初步*1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质资料来源:甲公司；调研公司陈述对所列数据的理解对图表中的某一元素进行评述介绍图表的主题资料来源资料来源(Source)赋于数据可信度，使我们可以用来作为参考标签标签 (Sticker)对图表内容进行评述(随

12、选项)图例图例(Legend)阴影部份进行说明(随选项)30如何设计成功的图表如何设计成功的图表数据类图表概念类图表概念类图表31陈述信息陈述信息文字内容文字内容文字内容内容内容文字内容文字内容文字内容地图Gantt流程图概念矩阵图组织架构非数据类图表非数据类图表地点地点?人员人员?时间时间?方式方式?CBA时间时间1月12月概念类图表类型概念类图表类型32根据以下信息分别绘制概念草图根据以下信息分别绘制概念草图影响企业发展的作用力包括系统组合的不断老化业务变化不断加速技术上的机会层出不穷这就需要管理层要以远景发展目标为推动力高绩效的组织应该以明确的目标作为推动力从员工中不断获得动力建立以业绩

13、和客户为核心的组织架构通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合以开放的沟通作为支持由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同，我们的培训方案也必须因人而异项目通常经历五个阶段：1)初次接触 2)项目启动 3)制定解决方案 4)提出建议 5)实施改革123433 影响企业发展的影响企业发展的作用力作用力技术机会层出不穷业务变化不断加速系统组合不断老化技术机会层出不穷系统组合不断老化以目标以目标为推力为推力的管理的管理业务变化不断加速公司34 高绩效组织（高绩效组织（HPO）团队团队目的目的人员人员核心核心流程流程结构结构沟通沟通HPO明确的明确的目的目的富有活力富有活力的员工的员工以客户为以客户为

14、中心的组中心的组织架构织架构以业绩为以业绩为驱动的流驱动的流程程团队团队开放的沟开放的沟通通35 培训方案培训方案行行业业经经验验职能经验职能经验强化培训强化培训重要技能的重要技能的介绍介绍简单介绍，简单介绍，温故知新温故知新行业介绍行业介绍36 项目的五个阶段项目的五个阶段I.初次接触II.项目启动III.制定解决方案IV.提出建议V.实施改革1.初次接触2.项目启动3.制定解决方案4.提出建议5.实施改革I.初次接触II.项目启动III.制定解决方案IV.提出建议V.实施改革37常用的绘图工具常用的绘图工具4.提出建议q PPT软件的绘图工具栏绘图工具栏在“工具”菜单中选择“自定义”选项，

15、在弹出的对话框里选中“绘图”工具38q 图片/动画库不断积累和丰富自己的图片库，可以提高工作效率，并使绘制的PPT更加专业，达到事半功倍的效果39文字的表现形式简单，关键是语句的精练、准确文字的表现形式简单，关键是语句的精练、准确文本框文字要少而精；逻辑关系难以用概念图展示时，可以直接用文字进行描述40运用一些小技巧，可以使运用一些小技巧，可以使PPT文件生动、美观文件生动、美观技巧1：如何使对象发生旋转？技巧4：如何添加备注？技巧4：添加备注技巧2：如何使几个图形对齐？技巧3：如何把多个元素组合成1个整体？技巧5：如何把PPT、Acrobat的内容添加到某页PPT中41技巧技巧1：如何使对象

16、发生旋转？：如何使对象发生旋转？用途在绘制概念图或“标签”中，往往需要其中某些对象有一定角度倾斜操作方法1选中要旋转的对象（箭头、文本框等）2在绘图工具栏中，选中“旋转”按钮，则原选定的对象各顶点呈现绿色圆点状，然后用鼠标对准某个顶点，进行旋转即可示例绘图工具栏的旋转键文本框顶点变成绿色圆点状42技巧技巧2：如何使几个对象对齐？：如何使几个对象对齐？用途把无规则放置的文本框、箭头、图形等对齐排列，从而排列整齐操作方法1选中要组合的多个元素2在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“对齐或分布”“左对齐”选项姓名学号系别年龄43技巧技巧3：如何把多个元素组合成一个整体？：如何把多个元素组合成一个整体？

17、用途把零散的元素组合成一个整体（或称为“对象”），从而进行统一的操作，以便于移动、修改、删除等。在制作PPT动画效果时，也常常要把多个图素组合成一个对象来设置动画操作方法1选中要组合的多个元素2在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“组合”选项44技巧技巧4：如何添加备注？：如何添加备注？用途把PPT的内容要点或说明加在备注中，以便翻看、理解。常常用于制作领导发言材料：在制作好PPT文件后，将对应的讲话稿添加在备注页中，然后打印PPT与备注页，供领导翻看，可以取得很好的演讲效果操作方法1、选中要添加备注的PPT2、拉动PPT显示区域的下边框，出现备注区域，单击后即可进行编辑。下边框备注区域45技巧

18、技巧5：如何把：如何把PPT、Acrobat的内容添加到某页的内容添加到某页PPT中？中？用途用于在某页PPT中引用其他PPT、Acrobat文件中的内容46操作方法1、打开PPT或Acrobat文件，选取要添加的PPT或Acrobat图形内容，并在“编辑”菜单中选择“复制”选项（或用功能键CtrlC）2、转换到选定的PPT页，在“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”选项3、出现“选择性粘贴”对话框，选择“图片”或“图片（增强型文件）”，然后确定即可47 如何修改和润色如何修改和润色IV.制作PPT动画呈现效果1选定PPT选中某个对象对象，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”选项出现“自定

19、义动画”对话框。你可以对PPT中的所有对象定制化动画效果48示例：示例：PPTPPT动画效果演示动画效果演示营销方案有效性指标说明营销方案有效性指标说明客户需求客户需求理解客户理解客户与市场与市场针对性针对性产产品与定价品与定价促销方案促销方案渠道渠道销售销售市场渗透市场渗透率率营销方案制定、执行过程营销方案制定、执行过程 营销过程涉及市场细分、产品与定价、促销方式与手段、销售渠道管理与应用等多项工作；这些工作中任何一个环节出了问题，都会影响营销策划的最终效果；在所有的环节选取指标，进行分析，将提高营销能力起到积极的作用；但在本指标体系中，不可能采用过多的细项指标，因此只关注营销活动的最终输出既市场渗透率。营销能力营销方案有效性营销方案渗透率营销方案成功客户数量/营销方案目标客户数量100营销方案有效性渗透率大于20的营销方案数量/全部营销方案数量100营销策划与执行能力49制作PPT的切换效果2以平铺方式浏览PPT在切换模式工具栏中选择切换类型50成功制作成功制作PPT的的“秘诀秘诀”创意创意 技技巧巧 创意的源泉创意的源泉多看、多思多看、多思技巧的根基技巧的根基多做多做熟能生巧！熟能生巧！51谢谢！谢谢！52