(精品)access报表的概念和作用 (2).ppt

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1、第六章第六章 报表的概念和作用报表的概念和作用 报表简介报表简介.1报表的创建报表的创建.2报表中的计算报表中的计算.3报表的美化报表的美化.6.1 6.1 报表简介报表简介报表是报表是Access数据库中的一个对象，数据库中的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息。报表的功能包括呈现格式化的数据；信息。报表的功能包括呈现格式化的数据；分组组织数据，进行数据汇总；报表之中分组组织数据，进行数据汇总；报表之中包含子报表及图表；打印输出标签、发票、包含子报表及图表；打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式；可以进行计数、订单和信封等多种样式；可以进行

2、计数、求平均、求和等统计计算；在报表中嵌入求平均、求和等统计计算；在报表中嵌入图像或图片来丰富数据显示的内容。图像或图片来丰富数据显示的内容。6.报表的视图报表的视图设计视图设计视图：报表的工作视图，在设计视图下创建：报表的工作视图，在设计视图下创建和编辑报表的内容和结构如和编辑报表的内容和结构如打印预览视图打印预览视图：不仅可以观察打印效果，还可以：不仅可以观察打印效果，还可以检查打印输出的全部数据检查打印输出的全部数据版面预览视图版面预览视图：可以查看报表版面的设置及打印：可以查看报表版面的设置及打印的效果的效果6.报表的组成报表的组成同窗体同窗体类似，每个似，每个报表包含一个主体表包含一

3、个主体节用用来来显示数据，示数据，还可以增加其他的可以增加其他的节来放置其他来放置其他信息。信息。页眉和眉和页脚出脚出现在打印的每在打印的每页报表上。表上。页眉中一般放置眉中一般放置标签控件控件显示描述性的文字，示描述性的文字，或用或用图像控件像控件显示示图像，像，页脚通常用于脚通常用于显示日示日期和期和页数。在数。在报表中也可以添加表中也可以添加报表表页眉和眉和报表表页脚，脚，报表表页眉只出眉只出现在在报表的第一表的第一页上，上，报表表页脚只出脚只出现在在报表的最后一表的最后一页。区区别于窗体的于窗体的组成，成，报表表结构构还可以有可以有组页眉眉/组页脚。脚。报表中的节报表中的节6.3报表的

4、类型报表的类型n表格式报表 n纵栏式报表 n图表报表 n标签报表 6.6.报表的创建报表的创建创建建报表表与与创建建窗窗体体非非常常类似似。报表表和和窗窗体体都都是是使使用用控控件件来来组织和和显示示数数据据的的，因因此此，在在第第5章章中中介介绍过的的创建建窗窗体体的的许多多技技巧巧也也适适用用于于创建建报表表。一一旦旦创建建了了一一个个报表表，就就能能够在在报表表中中添添加加控控件件（包包括括创建建计算型控件）、修改算型控件）、修改报表的表的样式等。式等。6.2.1自动创建报表自动创建报表方法一方法一：在数据库窗口的表对象下，选定作为数据源的表，单击数据库工具栏上的“新对象”按纽 环境右侧

5、的向下三角形按钮，在下拉菜单中选择“自动报表”自动生成报表；或选择“报表”选项启动“新建报表”对话框。方法二方法二：在数据库窗口的报表对象下，单击“新建”676767按钮，在弹出的“新建报表”对话框中选择“自动创建报表”。6.2.2使用向导创建报表使用向导创建报表 使用“报表向导”创建报表时，向导会提示用户选择数据源、字段、版面及所需的格式，根据用户的选择来创建报表。在向导提示的步骤中，用户可以从多个数据源中选择字段，可以设置数据的排序和分组，产生各种汇总数据，还可以生成带子报表的报表。使用向导创建报表的步骤使用向导创建报表的步骤（1）在）在“数据库数据库”窗口的窗口的“报表报表”对象下，单对

6、象下，单击击“新建新建”按钮，在弹出的按钮，在弹出的“新建报表新建报表”对话框对话框中，双击中，双击“报表向导报表向导”选项，进入选项，进入“报表向导报表向导”对话框对话框（2）选择数据源）选择数据源（3）确定查看数据的方式）确定查看数据的方式（4）确定是否添加分组字段）确定是否添加分组字段（5）确定数据的排序方式）确定数据的排序方式（6）确定报表的布局方式）确定报表的布局方式（7）确定所用样式）确定所用样式（8）为报表指定标题）为报表指定标题6.2.3创建图表报表创建图表报表 图表表报表是表是Access特有的一种特有的一种图表格式的表格式的报表，它用表，它用图表的形式表表的形式表现数据数据

7、库中的数据，相中的数据，相对普通普通报表来表来说数据表数据表现的形式更直的形式更直观。用用Access提供的提供的“图表向表向导”可以可以创建建图表表报表。表。“图表向表向导”的功能十分的功能十分强大，它提供了多大，它提供了多达达20种的种的图表形式供用表形式供用户选择。应用用“图表向表向导”只能只能处理理单一数据源的数一数据源的数据，如果需要从多个数据源中据，如果需要从多个数据源中获取数据，取数据，须先先创建一个基于多个数据源的建一个基于多个数据源的查询，再在，再在“图表向表向导”中中选择此此查询作作为数据源数据源创建建图表表报表。表。创建图表报表的步骤创建图表报表的步骤（1）在）在“数据库

8、数据库”窗口的窗口的“报表报表”对象下，启对象下，启动动“新建报表新建报表”对话框，选中对话框，选中“图表向导图表向导”选项，选项，在数据源的下拉列表中选择数据源在数据源的下拉列表中选择数据源（2）选定用于图表的字段）选定用于图表的字段（3）选择图表类型）选择图表类型（4）指定图表的布局方式）指定图表的布局方式（5）指定图表标题）指定图表标题6.2.4创建标签报表创建标签报表 标签是是Access提提供供的的一一个个非非常常实用用的的功功能能，利利用用它它可可将将数数据据库中中的的数数据据加加载到到控控件件上上，按按照照定定义好好的的标签的的格格式式打打印印标签。创建建标签使使用用“标签向向导

9、”。“标签向向导”的的功功能能十十分分强大大，不不但但支支持持标准准型型号号的的标签，也也可可以以自自定定义尺寸制作尺寸制作标签。制作标签的步骤制作标签的步骤（1）在）在“数据库数据库”窗口的窗口的“报表报表”对象下，启动对象下，启动“新建报表新建报表”对话框，选中对话框，选中“标签向导标签向导”选项，在选项，在数据源的下拉列表中选定输据源数据源的下拉列表中选定输据源（2）选择标签型号）选择标签型号（3）选择标签字体和大小）选择标签字体和大小（4）设计原型标签）设计原型标签（5）选择排序字段）选择排序字段（6）指定标签名称）指定标签名称（7）切换到报表设计视图，编辑内容和调整格式）切换到报表设

10、计视图，编辑内容和调整格式（8）切换到打印预览视图，可见到修改后的标签）切换到打印预览视图，可见到修改后的标签打印预览效果打印预览效果6.36.3报表中的计算报表中的计算在在报表表的的实际应用用中中，除除了了显示示和和打打印印原原始始数数据据，还经常常需需要要包包含含各各种种计算算用用做做数数据据分分析析，得得出出某某些些结论性性的的结果果。报表表的的高高级应用用包包括括对在在报表表中中使使用用计算算型型控控件件，对报表表进行行排排序序、分分组、统计汇总等。等。6.3.1使用计算型控件使用计算型控件报表中也能加入表中也能加入计算型控件用来算型控件用来计算算包含在包含在报表中的数据。与窗体一表中

11、的数据。与窗体一样，通，通过向未向未绑定的文本框中定的文本框中输入表达式，可以在入表达式，可以在报表中表中创建建计算型控件。表达式的格式与算型控件。表达式的格式与窗体中使用的表达式格式相同。窗体中使用的表达式格式相同。6.3.2报表中的统计计算报表中的统计计算在在报表中表中应用用统计运算是通运算是通过在在报表表中添加中添加计算型控件算型控件实现的。的。统计运算包括运算包括求求总计、计数、求平均数、求平均值等。一般把等。一般把这种种计算型控件放在算型控件放在组页脚或脚或报表表页脚脚节，以，以便便对每个分每个分组或整个或整个报表的表的记录进行行统计汇总。6.3.3报表的排序和分组报表的排序和分组以

12、以记录的某个或多个特征（字段）分的某个或多个特征（字段）分组，可，可使具有共同特征的相关使具有共同特征的相关记录组成一个集合，在成一个集合，在显示或打印示或打印报表表时，它，它们将集中在一起。将集中在一起。对分分组产生的每个集合，可以生的每个集合，可以设置置计算算汇总等信息，一个等信息，一个报表最多可以表最多可以对10个字段或表达式个字段或表达式进行分行分组。分分组后的后的报表表设计视图下，增加了下，增加了“组页眉眉”和和“组页脚脚”节。一般在。一般在组页眉中眉中显示和示和输出用于出用于分分组的字段的的字段的值；组页脚用于添加脚用于添加计算型控件，算型控件，实现对同同组记录的数据的数据汇总、计

13、算和算和显示示输出。出。不同不同组的数据可以的数据可以显示或打印在同一示或打印在同一页上，也可上，也可以通以通过设置，使之置，使之显示或打印在不同示或打印在不同页上。上。分组与排序对话框分组与排序对话框6.46.4报表的美化报表的美化6.4.1自动套用格式自动套用格式操作步操作步骤如下：如下：（1）在数据）在数据库的的报表表对象下，打开要更改格式的象下，打开要更改格式的报表，切表，切换到到报表表设计视图。（2）选择要更改格式的部分，可以是整个要更改格式的部分，可以是整个报表，也可以是表，也可以是某个某个节或控件。可以或控件。可以单击“报表表选择器器”或或“节选择器器”来来选择要更改格式的部分。

14、要更改格式的部分。（3）单击报表工具表工具栏上的上的“自自动套用格式套用格式”按按钮，出，出现“自自动套用格式套用格式”对话框。框。（4）在）在“报表自表自动套用格式套用格式”列表框中列表框中选定希望的格式。如定希望的格式。如果要指定字体、果要指定字体、颜色或色或边框的属性，可框的属性，可单击“选项”按按钮；选择“自定自定义”按按钮，可把当前，可把当前报表的格式添加到系表的格式添加到系统的的预定定义格式中，并命名格式中，并命名该格式。格式。自动套用格式对话框自动套用格式对话框6.4.2添加背景图案添加背景图案操作步操作步骤如下：如下：（1）在数据）在数据库的的报表表对象下，打开要添加背景象下，

15、打开要添加背景图案的案的报表，切表，切换到到报表表设计视图。（2）打开属性窗口（）打开属性窗口（单击报表工具表工具栏上的上的“属性属性”按按钮），），单击“报表表选择器器”，可，可见到属性窗口中的到属性窗口中的对象窗口象窗口显示示“报表表”。（3）在属性窗口中）在属性窗口中选择“格式格式”选项卡，卡，设置置报表表对象的格式属性象的格式属性。（4）切）切换到到报表的打印表的打印预览视图显示示报表，表，显示示效果效果。添加背景图案的属性设置添加背景图案的属性设置为报表页眉节添加徽标为报表页眉节添加徽标 通常企业或公司都有自己的特定徽标作为标通常企业或公司都有自己的特定徽标作为标志。在报表中经常需要

16、在报表页眉节的左侧添加志。在报表中经常需要在报表页眉节的左侧添加一个徽标图案。一个徽标图案。如果在使用数据库向导创建数据库时，在如果在使用数据库向导创建数据库时，在“输入数据库标题输入数据库标题”对话框中指定图片选项，则在对话框中指定图片选项，则在该数据库的所有报表的左上角都会出现所指定的该数据库的所有报表的左上角都会出现所指定的图片；还可以在报表设计视图下，通过工具箱中图片；还可以在报表设计视图下，通过工具箱中的的“图像图像”控件，将图片添加到报表的任何位置。控件，将图片添加到报表的任何位置。6.4.3使用分页符强制分页使用分页符强制分页操作步操作步骤如下：如下：（1）在）在报表表设计视图下

17、，下，单击工具箱中的工具箱中的“分分页符符”按按钮。（2）在）在报表中需要表中需要设置分置分页符的水平位置符的水平位置单击鼠鼠标左左键。注意，将分。注意，将分页符符设置在某个控件之上或之置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。下，以免拆分了控件中的数据。Access将分将分页符以符以短虚短虚线标志在志在报表的左表的左边界上界上。如果要将如果要将报表中的每个表中的每个记录或分或分组记录均另起均另起一一页，可以通，可以通过设置主体置主体节或或组页眉、眉、组页脚的脚的强制分制分页属性属性实现。6.4.添加日期和时间添加日期和时间操作步操作步骤如下：如下：（1）在）在报表的表的设计视图下，下，

18、选择“插入插入”“日期日期和和时间”命令，命令，弹出出“日期和日期和时间”对话框框。（2）在）在对话框中，框中，选择是否是否显示示“日期日期”或或“时间”及其及其显示的格式，示的格式，单击“确定确定”按按钮。除了通除了通过从上述的从上述的对话框中添加日期和框中添加日期和时间，还可以在可以在报表中添加一个文本框，将其控件来源表中添加一个文本框，将其控件来源属性属性设置置为日期或日期或时间的表达式。如的表达式。如设置置为：=Date()或或=Time()等。等。显示日期或示日期或时间的文本的文本框控件可以放置在框控件可以放置在报表的任意位置，一般表的任意位置，一般习惯放放置在置在报表表页脚脚节。添

19、加日期和时间对话框添加日期和时间对话框6.4.添加页码添加页码操作步操作步骤如下：如下：（1）在）在报表的表的设计视图下，下，选择“插入插入”“页码”命令，命令，弹出出“页码”对话框框。（2）在）在“页码”对话框中框中选择页码格式、位置格式、位置和和对齐方式。如果打算在方式。如果打算在报表的首表的首页只只显示示标题，无，无报表内容的表内容的话，则取消取消选中中“首首页显示示页码”复复选框。框。添加页码对话框添加页码对话框“对齐方式对齐方式”选项及含义选项及含义 选选项项名名含含义义左左在左页边距显示页码在左页边距显示页码中中在左右页边距的正中显示页码在左右页边距的正中显示页码内内在左右页边距的之间显示页码，奇数页显示在左右页边距的之间显示页码，奇数页显示在左侧，偶数页显示在右侧在左侧，偶数页显示在右侧外外在左右页边距的之间显示页码，奇数页显示在左右页边距的之间显示页码，奇数页显示在右侧，偶数页显示在左侧在右侧，偶数页显示在左侧