《全宗卷整理规则》PPT课件.ppt

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1、新疆维吾尔自治区档案馆新疆维吾尔自治区档案馆（室）全宗卷规范（室）全宗卷规范一、概念全宗卷：是指档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。二、适用范围：本规范适用各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下称档案室）。三、全宗卷编制原则1、档案馆（室）对其所管的每一个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。2、全宗卷的各种文件材料，包括凭证、清册、报表，应做到准确、齐全、规范。3、全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持稳健间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。四、全宗卷的主要内容四、全宗卷的主要内容1、档案收集：收发文登

2、记本、档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明等；2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、案卷目录说明；3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁清册4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档案抢救与修复情况报告；5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、档案基本情况统计；6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典型事例等；7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的说明材料等。五、全宗卷的整理五、全宗卷的整理全宗卷内的文件一般按件装订全

3、、以盒为保管单位进行整理。全宗卷一般以盒为保管单位，具体整理步骤是：(1)、按件装订。一般情况下，一份文件材料、一本登记簿为一件，如一个分类方案、一个全宗介绍、一次销毁手续与清册均可视为一件，每年形成的交接文据可作为一件装订在一起。(2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度，可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序排列。(3)、盖章与编号。排列完毕后，应在每份文件首页的右上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页编写页号。(4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录，格式如图。全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步骤进行整理。全宗卷卷内目录全宗卷卷内目录 全宗号全宗号 序号序号目录号目录号文文 件件 题题 名名保管期限保管期限 年度年度备注备注 全宗卷盒格式卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗名称、案卷题名、编制日期。再 见