《企业文秘写作》PPT课件.ppt

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1、o引入引入o针对下面材料选择文种，讨论写作。针对下面材料选择文种，讨论写作。(任务驱动任务驱动)o某公司青年工人同志，自2003年入厂以来，虚心向老师傅学习，刻苦钻研技术，积极提合理化建议，2006年在工程技术人员和老师傅的帮助下，实现了三项技术革新项目，被评为局系统的技术革新能手。今年以来，在公司原有产品滞销，企业经营出现极大的困难的。在此情况下，同志积极进行市场情况调查，根据用户需要，大胆研制新产品TS2型测温仪表。在全厂上下大力支持下，这项新产品已于6月份投放市场，深受用户欢迎。为此公司决定奖励同志对工厂的贡献，拟将同志的工资级别由二级晋升为四级。需得到上级批准。o问题：此事应选用哪个文

2、种写作？广州市公司关于给技术革新能手同志晋升两级工资的请示o局：o我公司青年工人同志，自2003年入厂以来，虚心向老师傅学习，刻苦钻研技术，积极提合理化建议，2006年在工程技术人员和老师傅的帮助下，实现了三项技术革新项目，被评为局系统的技术革新能手。今年以来，我厂原有产品滞销，如不迅速开发新产品，企业经营将出现极大的困难。在此情况下，同志积极进行市场情况调查，根据用户需要，大胆研制新产品TS2型测温仪表。在全厂上下大力支持下，这项新产品已于6月份投放市场，深受用户欢迎。o为了奖励同志对工厂的贡献和调动全厂职工的积极性，拟将同志的工资级别由二级晋升为四级。o以上意见当否，请批复。o二七年X月X

3、日已考写作题分析已考写作题分析o一、一、2004年年11月月四级四级备忘录备忘录o发自：行政经理苏明发自：行政经理苏明o发给：秘书钟苗发给：秘书钟苗o日期：日期：XX年年X月月X日日o主题：修改初秘书草拟的文稿主题：修改初秘书草拟的文稿o根据总经理的知识，初秘书为我公司改造总装车间之事草拟了一份给总公根据总经理的知识，初秘书为我公司改造总装车间之事草拟了一份给总公司的文件。我初阅后发现存在不少问题。请你在此基础上，重新改写一份公文，司的文件。我初阅后发现存在不少问题。请你在此基础上，重新改写一份公文，并列出原公文存在的三个主要错误，以便明天我和初秘书交流。（注：原文见并列出原公文存在的三个主要

4、错误，以便明天我和初秘书交流。（注：原文见附件）附件）o请示报告请示报告o 我公司总装车间自建成至今已有我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产。鉴于目前总装车间面积的过但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产。鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须小和设备的陈旧，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造。经测算，此项工程共需经费立即对总装车间进行扩建和改造。经测算，此项工程共需经费200万元。目万

5、元。目前，我公司已自筹前，我公司已自筹120万元，还差万元，还差80万元。希望总公司拨给专项经费万元。希望总公司拨给专项经费80万元，万元，请阅知。请阅知。o另外，我公司离休干部的交通费问题也亟待解决，请一并批准。另外，我公司离休干部的交通费问题也亟待解决，请一并批准。o 分公司（公章）分公司（公章）o 年年月月日日o（修改意见）（修改意见）o此文存在三个主要问题：o1.标题拟写不对。o请示的标题起码应由“事由+文种”组成。分析正文内容，标题应拟为关于扩建改造总装车间所需经费的请示o2内容上错误o（1）不应一文多事，违背请示的规则。o（2）量词应用阿拉伯数字，“二十五年”应为“25年”。o（3

6、）文中存在着多处病句。o句子“但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产”中动词“满足”与宾语“生产”搭配不当，应改为“但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产之需”；句子“鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧”缺少宾语，应改为“鉴于目前总装车间面积过小、设备陈旧的现状”；另外，“还差80万元”过于口语化，应改为“尚有80万元缺口”。o3.结束语错误o“请阅知”不能显示出请示求复性，应改为“妥否，请批复。”o二、二、2007年年5月月四级四级o根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。o某某省对外贸易办公室(甲方)与深圳XXX贸易有限公司(乙方)，经双方协商同意，确定技术经济合作关系。主要

7、合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合利用，外贸出口技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。合作程序为由双方商定在适当的时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。o甲、乙双方的义务是，甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。o双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。此意向书一式四份，各执两份

8、。o参考答案：参考答案：o意意向向书书o某某省对外贸易办公室(甲方)与深圳XXX贸易有限公司(乙方)，经双方协商同意，确定如下技术经济合作关系：o一、双方就以下范围进行长期的技术经济合作。o1.高科技产品开发；o2.农副产品深加工与综合利用；o3.外贸出口；o4.技术咨询；o5.高新技术以及资金等方面的引进合作。o二、合作方式o双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。o三、合作程序o由双方商定在适当的时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。o四、甲、乙双方的义务o1.甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。o2.乙方负责提

9、供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。o3.双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。o五、此意向书一式四份，各执两份。o甲方：某某省对外贸易办公室乙方：深圳XXX贸易有限公司o法人代表：赵XX法人代表：李XXo时间：2006年11月21日时间：2006年11月21日o甲方联系人：黄XX乙方联系人：刘XXo电话：（0771）60356545电话：（0755）56568989o电挂：2083电挂：3809o传真：（0771）60352222传真：（0755）5656888

10、8o邮编：530022邮编：618031o联系地址：XX省XX市XX路135号联系地址：深圳市XX路XX大厦208室o三、三、2009年年11月月四级（四级（2008年年5月四级也曾出现）月四级也曾出现）o阅读下文，并按要求完成试题。o（1）下文有多处错误，请至少找出六处。o（2）另写一份格式规范的公文。oXX分公司关于更换办公设备的请示报告o（2006）年X字第20号o我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展做出了重要的贡献。但近年来由于办公设备陈旧，即影响了工作效率，也影响了公司的形象。所以我公司申请更换办公设备。妥否，请务必批准

11、。o此致oXX总公司oXX分公司o2006年7月8日o参考答案o1.标题错（文中使用混乱）o2.字号错（机关代字、年份、序号均错）o3.主送单位位置错o4.所申请更换的设备不具体o5.请示的结语不符合要求o6.发文日期书写错误，应该用汉字书写。o7.语气不当（如请务必批准）oXX分公司关于更换办公设备的请示oXX发200620号签发人：XXXoXX总公司：o我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展做出了重要的贡献。但近年来由于办公设备陈旧，即影响了工作效率，也影响了公司的形象。所以我公司申请更换办公设备。o妥否，请批准。o附件：更换设

12、备清单oXX分公司o二六年七月八日o四、四、2008年年11月月三级三级o根据下文提供的材料，拟写一份公文。o要求：文种使用正确，格式规范。o中共中央、国务院决定各省自治区、直辖市人民政府：今年初，湖北省枝江县董镇信用社职工XX同志为保卫国家财产，面对凶恶歹徒，顽强搏斗，最后擒获歹徒。为此决定：授予XX同志先进工作者称号。国务院希望各条战线的群众、工人、农民、知识分子认真贯彻十三届四中、五中、六中全会精神，胸怀全局，艰苦奋斗，努力工作，为社会主义现代化建设做出更大贡献。中共中央、国务院。04年4月24日。参考答案参考答案中共中央、国务院关于授予XX同志先进工作者的决定各省自治区、直辖市人民政府

13、：2004年初，湖北省枝江县董镇信用社职工XX同志为保卫国家财产，面对凶恶歹徒，顽强搏斗，最后擒获歹徒。中共中央、国务院为此决定：授予XX同志先进工作者称号。国务院希望各条战线的工人、农民、知识分子认真贯彻十三届四中、五中、六中全会精神，胸怀全局，艰苦奋斗，努力工作，为社会主义现代化建设做出更大贡献。中共中央国务院二四年四月二十四日o五、五、2009年年11月月三级三级o背景材料：o2006年劳动和社会保障部向国家物价局、财政部发了关于申请调整工人收费标准的函（劳培字xxxx1号），要求将现在每本收费标准由原定的1.30元调整为2.50元，物价局、财政部复文表示同意，并对收费单位提出加强财务管

14、理，专款专用等要求。o请你以物价局、财政部的语气写一份复文。o要求：o（1）标题要素齐全，文种使用准确；o（2）内容结构完整，语言合乎要求。公文基础知识与应用文书写作公文基础知识与应用文书写作 郑州牧专人文系郑州牧专人文系 李喜民李喜民 教授教授 联系方式：联系方式：037103718617626886176268一、公文基本知识一、公文基本知识（一）行政公文的概念（一）行政公文的概念o公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的文书。在实际应用中，这个概念有狭义与广义之分。狭义的公文指行狭义的公文指行政公文。广义的公文泛指党政机关、企事业政公文。广义的公文泛指党政机关、企事业单位

15、、社会团体处理公务的文书。单位、社会团体处理公务的文书。它既包括办法中的13种公文，也包括各种专用文书，如经济文书、科技文书、司法文书、社交礼仪文书、外交文书等。（二）行政公文的特点（二）行政公文的特点o1.公文的制发者须是法定作者o2.公文的制发具有严格的程序性o3.公文具有法定的权威性和约束力o4.公文具有规范的体式（三）行政公文的种类（三）行政公文的种类o1.按照公文的功能来划分共有13种：命令（令）、决定决定、公告、通告、通知、通报通知、通报、议案、报告、请报告、请示、批复示、批复、意见、函和会议纪要函和会议纪要。o2.按照行文方向行文方向来划分可分为：上行文、平行文、下行文o3.按照

16、缓急程度缓急程度来划分可分为：特急、急件、一般文件o4.按照保密级别保密级别来划分可分为：绝密、机密、秘密（四）行政公文的作用（四）行政公文的作用o1.领导和指导作用o2.行为规范作用o3.宣传和教育作用o4.联系知照作用o5.依据和凭证作用（五）行政公文的基本行文规则（五）行政公文的基本行文规则o办法第13条至第23条详细说明了行政公文行文时应遵守的行文规则行文规则。它们是：o1.行文应当确有必要，注重效用。o2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。o3.政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项

17、外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。o4.同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。o5.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。o6.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。o7.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应

18、当责令纠正或撤销。o8.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。o9.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。o10.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。o11.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。案例评析案例评析o案例：案例：“请示请示”多头主送不应该多头主送不应该某市粮食局打算建立一个大型粮食开放交易市场，按道理此“请示”应当主送市

19、人民政府，抄送省粮食厅即可，而该市粮食局却把市政府、省粮食厅一并列入主送机关上报“请示”。市政府收文后，考虑到已请示省粮食厅，很想听一听省里的意见再作决定，结果未及时批复；省粮食厅接到“请示”后，也有类似想法，觉得先看看当地政府的意见再作批复；结果使本来可以在短时间内解决的问题被拖了下来。评析：评析：o下级机关就有关要钱、要物、要编制、要机构、要人员、要政策、要办法等内容写给上级机关的“请示”，原则上主送机关只能是一个，如果此事也需另一个上级知晓，应当用“抄送”形式，而不得同时“主送”行文。o这个案例中问题最终没有得到解决，是由于多头主送的结果。幸亏这份“请示”两家谁也没批，如果市政府批了“抓

20、紧办理”，省厅回复“暂缓进行”，相互顶牛、撞车，那又如何是好。如受双重领导，也要分清有主有从(指在所请示的这件事情上)。假若报请之事需要几个上级单位共同认可怎么办?可按先后次序，先报请一家，然后把这家的批复意见附上再报另一上级，同样不可一并主送。（六）公文的格式（六）公文的格式本节课教学方案本节课教学方案o教学目的教学目的：通过学习使学生熟练掌握公文格式的规：通过学习使学生熟练掌握公文格式的规范和要求，能够制作标准的公文。范和要求，能够制作标准的公文。o学习重点学习重点：公文格式常规要素的字体、字号、位置：公文格式常规要素的字体、字号、位置及其他写作要求及其他写作要求o学习难点学习难点：发文字

21、号、红色反线、标题、成文日期、：发文字号、红色反线、标题、成文日期、主题词的写作和制作；例文评析、病例评改。主题词的写作和制作；例文评析、病例评改。o教学时数教学时数：1学时学时o教学方法教学方法：讲述法、讨论法、案例法：讲述法、讨论法、案例法o左侧是一份课前测试左侧是一份课前测试题，根据以往的感性题，根据以往的感性认识，看能发现多少认识，看能发现多少处公文格式方面的错处公文格式方面的错误。误。测试题o国家质量技术监督局国家质量技术监督局1999年年12月月27日发日发布、布、2000年年1月月1日实施的日实施的国家行政机关国家行政机关公文格式公文格式（GB/T9704-1999，以下简，以下

22、简称标准）和称标准）和国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法对公文的格式要求作出了明确的规定，任何对公文的格式要求作出了明确的规定，任何单位制作公文都必须执行标准的公文格式。单位制作公文都必须执行标准的公文格式。o标准把公文的各要素划分为眉首、主体、标准把公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。版记三个部分。（一）眉首部分（一）眉首部分o1公文份数序号。指将同一文稿印制若干份时每公文份数序号。指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。份公文的顺序编号。“绝密绝密”、“机密机密”级公文级公文还应当标明份数序号。还应当标明份数序号。目的目的：加强保密。：加强保密。位置位置：顶格标识

23、在版心左上角第顶格标识在版心左上角第1行。行。字体字体：阿拉伯数码。：阿拉伯数码。o2秘密等级。秘密等级。目的目的：加强保密。：加强保密。位置位置：顶格标识：顶格标识在版心右上角第在版心右上角第1行，两字之间空行，两字之间空1字。字。字号字体字号字体：3号黑体字。号黑体字。保密期限保密期限：3号黑体字顶格标识在版号黑体字顶格标识在版心右上角第心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。隔开。o3紧急程度紧急程度。紧急公文应当根据紧急程。紧急公文应当根据紧急程度分别标明度分别标明“特急特急”、“急件急件”。其中电。其中电报应当分别标明报应当分别标明“特提特提”、

24、“特急特急”、“加急加急”、“平急平急”。位置位置：顶格标识在版：顶格标识在版心右上角第心右上角第1行，两字之间空行，两字之间空1字。字。字号字号字体字体：3号黑体字。号黑体字。注意事项注意事项。o4发文机关标识。发文机关标识。组成组成：发文机关全称或：发文机关全称或规范化简称后加规范化简称后加“文件文件”；对一些特定的；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。公文可只标识发文机关全称或规范化简称。位置位置：发文机关标识上边缘至版心上边缘为：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（天头）。若上报公文应为（天头）。若上报公文应为80mm。字号字体字号字体：推荐使用小标宋体字，字号以醒

25、：推荐使用小标宋体字，字号以醒目、美观为原则酌情而定，用目、美观为原则酌情而定，用红色红色标识。标识。o5发文字号。发文字号。组成组成：发文机关代字、年份：发文机关代字、年份和序号。和序号。位置位置：发文机关标识下空：发文机关标识下空2行（平行（平行文和下行文时居中，上行文时居左空字）行文和下行文时居中，上行文时居左空字）。字号字体字号字体：发文机关代字为：发文机关代字为3号仿宋，后号仿宋，后不加不加“字字”字，年份、序号为阿拉伯数码。字，年份、序号为阿拉伯数码。年份标全称，用年份标全称，用“”括入；序号不编括入；序号不编虚位，前不加虚位，前不加“第第”字。字。o错误例子评析：错误例子评析：商

26、校字（）第号商校字（）第号（）商校号（）商校号o右侧是一份发文字号右侧是一份发文字号有问题的文件有问题的文件豫职鉴20074号o6.签发人。签发人。位置位置：平行排列于发文字号右侧。：平行排列于发文字号右侧。签发人（会签人）姓名居右空签发人（会签人）姓名居右空1字。字。字号字体字号字体：签发人（会签人）用签发人（会签人）用3号仿宋体字，签发人号仿宋体字，签发人（会签人）后标全角冒号，冒号后用（会签人）后标全角冒号，冒号后用3号楷体号楷体字标识签发人（会签人）姓名。字标识签发人（会签人）姓名。o7红色反线。红色反线。位置位置：发文字号之下：发文字号之下4mm处。处。与版心等宽与版心等宽。o课堂演

27、示课堂演示：红色反线在：红色反线在Word中的中的画法画法。（二）主体部分（二）主体部分o1 1公文标题。公文标题。组成组成：一般由发文机关名称、事由、：一般由发文机关名称、事由、文种三部分组成。文种三部分组成。位置位置：红色反线下空：红色反线下空2 2行，可分一行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。列对称，间距恰当。字号字体字号字体：2 2号小标宋体字。号小标宋体字。o除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。o标题一般要写完整，有时也可省略。标题一般要写完整，有时也可

28、省略。o错误评析错误评析：关于前程实业总公司加强职工培关于前程实业总公司加强职工培 训工作的通知训工作的通知 山水股份有限公司关于文件立卷归档山水股份有限公司关于文件立卷归档 的通知的通知o这份公文的标题这份公文的标题有问题有问题o2.主送机关。主送机关。含义含义：主送机关指公文的主：主送机关指公文的主要受理机关。要受理机关。位置位置：标题下空：标题下空1行，左侧行，左侧顶格。顶格。字号字体字号字体：3号仿宋体字。号仿宋体字。注意注意：回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。标全角冒号。注意：主送机关较复杂，应据事而定注意：主送机关较复杂，应据事而定

29、o所有所有上行文上行文都必须有主送机关。都必须有主送机关。o下行文下行文的主送机关有两种情况：的主送机关有两种情况：一是一是针对性强针对性强的下行文，都应当有主送机关；的下行文，都应当有主送机关；二是二是收文对象收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关。无法限定或无须限定时，可省去主送机关。o平行文平行文一般都有主送机关。一般都有主送机关。o除领导人除领导人特别交办特别交办的事项，公文一般不主送领导的事项，公文一般不主送领导者个人。者个人。o当下行文主送机关不只一个时，其排列当下行文主送机关不只一个时，其排列顺序顺序应据关应据关系密切程度、级别高低及有关规定排列系密切程度、级别高低及有关规

30、定排列。o3.公文正文。公文正文即公文的主体，是公公文正文。公文正文即公文的主体，是公文的核心部分。文的核心部分。位置位置：主送机关名称下：主送机关名称下1行，行，每自然段左空每自然段左空2字，回行顶格。字，回行顶格。字号字体字号字体：3号仿宋。号仿宋。o注意注意：数字、年份不能回行。：数字、年份不能回行。o除综合性内容的公文主体外，一般公文要求除综合性内容的公文主体外，一般公文要求一文一事一文一事，便于分送和处理。，便于分送和处理。o4.附件。是指那些用来说明、补充、佐证正附件。是指那些用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其它文件的图表、统计数字、情况说明以及其它文字材料。

31、字材料。位置位置：正文下空：正文下空1行，左空行，左空2字。字。字体字号字体字号：3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“附件附件”二字二字及其名称，及其名称，“附件附件”二字后标全角冒号。附二字后标全角冒号。附件件如有序号如有序号使用阿拉伯数码。使用阿拉伯数码。o公文的附件是正文内容的组成部分，与公文公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。正文一样具有同等效力。o特别注意特别注意：一些批转、转发、发布类的通知，：一些批转、转发、发布类的通知，无需在文尾写上无需在文尾写上“附件附件”二字。这类被批转、二字。这类被批转、转发、发布的公文，与前面的通知不能分开转发、发布的公文，与前面的

32、通知不能分开装订，且页码应连贯。装订，且页码应连贯。o看这份公文看这份公文“附件附件”部部分存在的问题分存在的问题指导技术方法的典型运作；（3）试论学校职业指导工作的开展与推动。附件：1、2007年国家职业资格全国统一鉴定时间安排表 2、职业技能鉴定人员名册 3、河南省职业技能鉴定登记表 4、河南省国家职业资格全国统一鉴定报名点申请表o5.成文日期。成文日期。含义含义：指公文生效的时间，以：指公文生效的时间，以负责人签发的日期为准。负责人签发的日期为准。位置位置：（：（1）文尾）文尾标注。（标注。（2）题下标注。）题下标注。o书写方式书写方式：行政机关公文行政机关公文的成文日期一定要的成文日期

33、一定要用汉字书写，用汉字书写，“零零”要写作要写作“”，不能将，不能将阿拉伯数字与汉字混用，年、月、日要写全。阿拉伯数字与汉字混用，年、月、日要写全。应注意的是，应注意的是，党委机关公文党委机关公文成文日期按规定成文日期按规定用阿拉伯数字书写。用阿拉伯数字书写。o6.印章。印章。含义含义：印章是公文的生效标志。：印章是公文的生效标志。作作用用：证实公文效力、证实公文信用、表示对：证实公文效力、证实公文信用、表示对公文的负责。公文的负责。o公文除公文除“会议纪要会议纪要”和以电报形式发出的以和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。外，应当加盖印章。o加盖印章要做到：（加盖印章要做到：（1）正确；（

34、）正确；（2）端正；）端正；（3）清晰。）清晰。加盖印章有学问加盖印章有学问o单一机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，后空名称，只标识成文日期，后空4字。字。加盖印加盖印章应上距正文章应上距正文2mm4mm，端正、，端正、居中下压成文时间，印章用红色。居中下压成文时间，印章用红色。o当当联合行文联合行文需加盖印章时，怎样办？需加盖印章时，怎样办？2 2个个、3 3个以上。个以上。o当印章下弧无文字时，采用下套方式；当印当印章下弧无文字时，采用下套方式；当印章下弧有文字时，采用中套方式。章下弧有文字时，采用中套方式。o7.附注。附注。含义

35、含义：一般是对公文的发放范围、：一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如使用时需注意的事项加以说明，如“此件发此件发至县团级至县团级”、“此件可见报此件可见报”等。等。注意注意：附：附注不是对公文的内容作出解释或注释。注不是对公文的内容作出解释或注释。位置位置：成文日期下成文日期下1行，居左空行，居左空2字加圆括号标识。字加圆括号标识。字号字体字号字体：3号仿宋体字。号仿宋体字。辨析辨析o附件与附注的区别：附件与附注的区别：附件附件是指用来说明、补是指用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其它文字材料。以及其它文字材料。附注附

36、注是对是对公文的发放范公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。围、使用时需注意的事项加以说明。（三）版记部分（三）版记部分o1主题词。主题词。含义含义：指公文中代表其内容特征的、：指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的、规范化的词或词最能说明问题的、起关键作用的、规范化的词或词组，其功能是便于制作公文索引和利用电子计算机组，其功能是便于制作公文索引和利用电子计算机检索。检索。位置位置：居左顶格标识。：居左顶格标识。字号字体字号字体：“主题词主题词”三字用三字用3号黑体字，后标全角冒号；词目用号黑体字，后标全角冒号；词目用3号小号小标宋体字；词目之间空标宋体字；词目之间空1字

37、。字。o方法和步骤方法和步骤：审读文稿，了解主题；审读文稿，了解主题；分析主题，分析主题，确定主题概念；确定主题概念；查阅主题词表，转换主题概念；查阅主题词表，转换主题概念；著录标引。著录标引。o确定确定排列顺序排列顺序的原则：先标类别词，再标类属词。的原则：先标类别词，再标类属词。o主题词主题词数量数量：一般：一般35个。个。o2.抄送机关。抄送机关。含义含义：指除主送机关外需要执：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。行或知晓公文的其他机关。位置位置：主题词下：主题词下1行；左右各空行；左右各空1字。字。字号字体字号字体：3号仿宋体号仿宋体字标识字标识“抄送抄送”，后标全角冒号；抄送

38、机关，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。对齐；在最后一个抄送机关后标句号。o如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。送机关。o抄送原则抄送原则：只抄送给有关机关。只抄送给有关机关。本机关的本机关的重要下行文，可抄送直接上级机关。本机关的重要下行文，可抄送直接上级机关。本机关的请示，不得同时抄送平级和下级机关。请示，不得同时抄送平级和下级机关。受双受双重领导的机关，在向其中一个领导机关行文时，重领导的机关，在向其中一个领导机关行文时，应根据公文内容抄送另一

39、领导机关；上级机关应根据公文内容抄送另一领导机关；上级机关在向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄在向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。送另一上级机关。越级行文应抄送越过的机越级行文应抄送越过的机关。关。如同一份公文既要抄送上级机关，又要如同一份公文既要抄送上级机关，又要抄送平级和下级机关，应分段书写，上级机关抄送平级和下级机关，应分段书写，上级机关在前，平级和下级机关在后。在前，平级和下级机关在后。o3.印发机关和印发日期。印发机关和印发日期。o印发机关：印发机关：位置位置：抄送机关下：抄送机关下1行，行，印发机关左空印发机关左空1字。字。字号字体字号字体：3号仿号仿宋体字

40、。宋体字。o印发日期：以公文付印的日期为准。印发日期：以公文付印的日期为准。位置位置：与印发机关同处一行，右空：与印发机关同处一行，右空1字。字。字体字体：阿拉伯数码。：阿拉伯数码。公文的特定格式公文的特定格式o信函式格式信函式格式o发文机关名称上边缘距上页边的距离为发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一处为一条武文线（上粗下细），距下页边条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为为170mm。

41、每行距中排。每行距中排28个字。发文机个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。标识方法从本标准相应要素说明。o命令格式命令格式o命令标识由发文机关名称加命令标识由发文机关名称加“命令命令”或或“令令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空，下边缘空2行居中标识令号；令号行居中标识令号；令号下空下空2行标识正文；正文下一行右空行标识正文；正文下一行右空4字标字标识签发人名章，签名章左空识签发人名章，签

42、名章左空2字标识签发人字标识签发人职务。职务。o会议纪要格式会议纪要格式o会议纪要标识由会议纪要标识由“会议纪要会议纪要”组成。组成。其标识位置同一般通用公文，用红色小标宋其标识位置同一般通用公文，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。盖印章。其他要素从本标准规定。公公文文首首页页版版式式上上报报公公文文首首页页版版式式公公文文末末页页版版式式联联合合行行文文公公文文末末页页版版式式1联联合合行行文文公公文文末末页页版版式式2七、公文的用纸与印装七、公文的用纸与印装o（一）（一）公文用纸公文用纸。公文用纸为。公文用

43、纸为A4型，其成型，其成品幅面尺寸为：品幅面尺寸为：210mm297mm。o公文用纸天头为公文用纸天头为37mm1mm，订口为订口为28mm1mm，版心尺寸为版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。（不含页码）。o（二）（二）公文印装公文印装o公文排版公文排版正文正文用用3号仿宋体字，文中如有号仿宋体字，文中如有小小标题标题可用可用3号小标宋体字或黑体字，一般号小标宋体字或黑体字，一般每每面面排排22行，行，每行每行排排28个字。公文应个字。公文应双面印双面印刷刷。o公文文字从左至右公文文字从左至右横写横排横写横排。o公文应公文应左侧装订左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸，不掉页。张贴的公文

44、用纸大小根据实际需要确定。要保证公文的封面大小根据实际需要确定。要保证公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。与书芯不脱落，后背平整、不空。o了解了公文格式的基了解了公文格式的基本知识后，现在试着本知识后，现在试着找出右侧学生作业中找出右侧学生作业中的问题。的问题。作业：o1.按照国家标准要求，画出公文格式示意图，按照国家标准要求，画出公文格式示意图，要标出每一要素的制作要求。要标出每一要素的制作要求。o2.课余时间到档案实训室翻阅文件，以获得课余时间到档案实训室翻阅文件，以获得公文格式的感性认识。学习时注意发现是否公文格式的感性认识。学习时注意发现是否存在格式方面的问题。存在格式方面的问题。

45、再见！再见！秘书五级秘书五级写作技能补充资料写作技能补充资料o一、事项性通知一、事项性通知o1.事项性通知的概念事项性通知的概念o事项性通知是指传达要求下级机关和有关单位需要周知或者执行的事项的通知。o事项性通知的应用范围很广，凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、设置机构、召开会议等，均可使用事项性通知。o2.事项性通知的类型事项性通知的类型o事务通知事务通知o向下级机关和有关单位传达要求周知或者执行事项的通知。o金石公司关于编制金石公司关于编制2005年度财务决算报表的通知年度财务决算报表的通知o各核算单位：o根据市财政局关于上报2005年度财务决算报表的通知（财发2005142号）精神，

46、公司要求各核算单位认真编制2005年度核算报表，现将有关事项通知如下：o一、各核算单位编制报表时间：2006年1月5日至2006年1月31日。o二、各核算单位上报本部门决算报表时间：2006年2月1日。o三、各核算单位上报部门：公司资金管理中心。o四、编制办法及报表格式：见附件。o希望各核算单位本着实事求是、精细准确的原则，认真做好编制2005年度决算报表的工作。oo附件：1.2005年度决算报表编制办法o2.2005年度决算报表格式o金石公司o二五年十二月二十七日o会议通知会议通知o会议通知是向下级机关和有关单位传达召开会议的通知，可分为复杂会议通知与单一会议通知。天地公司关于召开安全生产工

47、作会议的通知天地公司关于召开安全生产工作会议的通知o各分公司：o根据上级要求，定于2006年4月29日至30日在北京召开天地公司安全生产工作会议，传达有关会议精神，研究今后一个时期的相关工作。现将有关事项通知如下：o一、参加会议的人员：公司各股东，各分公司主管经理及相关工作人员。o二、会议地址、时间：请与会人员于4月29日至金山饭店报到。需接站者，请提前告知天地公司总经理室。o三、联系办法：o联系人：武小燕；联系电话：。oo天地公司总经理室o二六年一月二十三日o关于召开业务检查工作会议的通知关于召开业务检查工作会议的通知o各分公司、中心、部：o兹定于2006年1月25日9时在公司第一会议室召开

48、业务检查工作会议，请各分公司、中心、部主管经理（主任）或相关责任人按时出席。oo汇江公司总经理室o二六年一月二十三日o3.事务性通知的写法事务性通知的写法o正文：先写发文缘由（下发通知的目的、意义、根据等），用过渡句过渡到通知事项，最后写执行要求。4.会议通知的写法会议通知的写法写好会议通知的关键，是要把与会议有关的事项一次性地交待清楚，这样既可避免一次又一次地发补充通知，又免得与会人员反复询问。会议通知应开门见山，直述其事，把会议通知的有关要素写清楚。把召开会议的根据、原因写清楚，是急需解决工作中的某一问题，还是上级布置了一个新的工作任务。把会议名称写清楚，是代表会、座谈会，还是协商会、工作

49、例会。o把会议的主持单位（主持人）写清楚，是领导机关主持，还是办公部门主持，还是主管部门主持。要把会议的内容或主要目的写清楚。把会议的起止时间写清楚，如果会议结束的时间难以确定，也一定要把会议开始的时间写清楚。把与会人员写清楚，会议通知中的与会人员有两种：一种是直接点出具体与会人员的姓名，一种是给与会人员划定一个范围和界限，如果是干部会，可写“召开副科级以上干部会议”，如果是党员干部会，可写成：“召开党员干部会议”。o把会议地点、报到日期及具体报到地点写清楚。会议地点与报到地点有时不尽一致，比如，假定会议地点在郑州市黄河饭店，报到地点可能是会议主持单位的办公所在地或是黄河饭店的某一个房间。o把

50、对与会人员的具体要求写清楚。常见的有这样一些内容：与会人员需要准备哪些公文、材料、证件、生活票证及有关日用品。如果与会人员在外地，还要请与会人员提出返程时需要乘坐飞机、火车、轮船的班次等等。o把联系单位（联系人）、联系电话写清楚。会议通知发出后，收到通知的单位或个人在准备赴会的过程中，由于各方面的原因，可能还会遇到一些不太清楚的问题，这就需要通过电报、电传、电话、书信或当面询问等形式向会议主持单位打听。向谁打听，如何联系，要把具体负责这一工作的部门或个人写清楚。o主办会议单位落款、时间。o上述九个方面的内容，并不要求每次会议的通知都具备，其排列顺序也可以有所变化。但不管怎么写，都要做到简洁、清