会计常用EXCEL技巧.ppt

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1、Excel表格一些常用操作文本输入的几种解决方法文本输入的几种解决方法n n1 1、在、在A1A1单元输入号码时，在前面先输入单元输入号码时，在前面先输入 号，就是：号，就是：123456789012345,123456789012345,这样单元格会默认为该单元为文这样单元格会默认为该单元为文本方式，会完整显示出本方式，会完整显示出1515个号码来，而不会显示那令个号码来，而不会显示那令人讨厌的科学计数方式来了。人讨厌的科学计数方式来了。n n2 2、如果已经输入了大量的号码，全部以科学计数显、如果已经输入了大量的号码，全部以科学计数显示的话，而又懒的按照上面的方法一个一个的重新输示的话，而

2、又懒的按照上面的方法一个一个的重新输入的话，也有这个好方法哦，比如已在单元入的话，也有这个好方法哦，比如已在单元A1A1：A100A100输入了号码，按以下步骤做：输入了号码，按以下步骤做：选择单元选择单元A1A1：A100A100单击鼠标右键，设置单元格式单击鼠标右键，设置单元格式选择自定义，选择自定义，在在 类型类型 中输入中输入 00即可，轻松搞定，呵呵！即可，轻松搞定，呵呵！举例说明n n实际讲课中实际操作说明一下，便于理解几个工作表生成一个打印文件一次打印n n解答：先按Ctrl键+其它要一起打印的工作表就会成为一个群组,打印的页数可延续到下一个Sheet几个工作表生成一个打印文件一

3、次打印n n如果要全部打印，可以用右键单击，选中全部报表，就可以全部打印了。举例说明n n实际讲课中实际操作说明一下，便于理解round函数函数n n 取小数位数：不要用工具条上的显示小数位数来控取小数位数：不要用工具条上的显示小数位数来控制小数位数，它只是显示这几位，实际还是按原来的制小数位数，它只是显示这几位，实际还是按原来的数计算。如：数计算。如：1.23451.2345，你显示两位，为，你显示两位，为1.231.23，而实际，而实际他是按他是按1.23451.2345去计算的，要用去计算的，要用roundround函数，函数，round(round(数数据据,2),2)即可。就是无论用

4、什么函数都要在最外面加上即可。就是无论用什么函数都要在最外面加上 round(),round(),不然的话因为那一两分钱会造成报表不平。不然的话因为那一两分钱会造成报表不平。n n如果怕繁的话，可在选项里设置按显示计算。如果怕繁的话，可在选项里设置按显示计算。n n再有两条经验再有两条经验 n n1 1、如果准备作大一些的表格，尽量不要使用、如果准备作大一些的表格，尽量不要使用“合并合并单元格单元格”以免以后使用函数麻烦；以免以后使用函数麻烦；n n2 2、要分清你作的表格主要是使用来存储数据，还是、要分清你作的表格主要是使用来存储数据，还是用来打印输出，如果想两者兼顾，小一点的表格还可用来打

5、印输出，如果想两者兼顾，小一点的表格还可以，大了就不好办了。以，大了就不好办了。冻结窗格第1行中的列标题。n n向下滚动一两行之后将看不见列标题 在在“窗口窗口”菜单上单击菜单上单击“冻结窗格冻结窗格”。通过一条水平线将标题与其余部分分开。通过一条水平线将标题与其余部分分开。n n若要使标题随时可见，可以使标题原若要使标题随时可见，可以使标题原地冻结在窗格中，从而将工作表分成地冻结在窗格中，从而将工作表分成两部分。这样，当滚动工作表的其余两部分。这样，当滚动工作表的其余部分时，标题窗格会固定在原来的位部分时，标题窗格会固定在原来的位置。置。n n若要冻结工作表窗格，可以在工作表若要冻结工作表窗

6、格，可以在工作表中选中这部分窗格，再单击中选中这部分窗格，再单击“窗口窗口”菜单上的菜单上的“冻结窗格冻结窗格”。n n下图是冻结后的结果。标题与工作表下图是冻结后的结果。标题与工作表数据由一条水平线分开，标题显示在数据由一条水平线分开，标题显示在第第 1010行的上面。行的上面。冻结窗格图表n n示例同时比较两个工作簿。n n假如有两个工作簿，一个是销售部门假如有两个工作簿，一个是销售部门的预算，另一个是市场部门的预算。的预算，另一个是市场部门的预算。您希望比较这两个工作簿以便发现两您希望比较这两个工作簿以便发现两个部门之间计划费用的区别。个部门之间计划费用的区别。n n如图所示，如图所示，

7、“窗口窗口”菜单中显示两个菜单中显示两个工作簿已经打开。由于工作簿已经打开。由于“Marketing”Marketing”在视图中，所以第二个工作簿的名称在视图中，所以第二个工作簿的名称“Sales”Sales”列在列在“并排比较并排比较”命令中。命令中。若要同时看到这两个工作簿，可以单若要同时看到这两个工作簿，可以单击击“与与 Sales.xlsSales.xls 并排比较并排比较”。同时比较两个工作簿图表n n示例同时比较两个工作簿技巧n n将同时打开两个工作簿中的工作表，一个在窗口的上部，将同时打开两个工作簿中的工作表，一个在窗口的上部，另一个在窗口的下部。在另一个在窗口的下部。在 Ex

8、celExcel中，并排就是水平并排，中，并排就是水平并排，但只要您愿意，可以将它们的位置从水平并排更改为垂直但只要您愿意，可以将它们的位置从水平并排更改为垂直并排。并排。n n当滚动第一个工作表时，第二个工作表也在一起滚动，并当滚动第一个工作表时，第二个工作表也在一起滚动，并且与之同步，这样就能轻松比较这两个部门的预算存在的且与之同步，这样就能轻松比较这两个部门的预算存在的区别。区别。n n技巧技巧技巧技巧n n窗口上部的工作表是单击窗口上部的工作表是单击“并排比较并排比较”命令时已在视图中命令时已在视图中的工作表。的工作表。n n可以从工作表的上部或下部开始导航。只需要在希望导航可以从工作

9、表的上部或下部开始导航。只需要在希望导航的工作表中单击，将该工作表的滚动条激活。的工作表中单击，将该工作表的滚动条激活。n n单击单击“视图视图”窗口上的窗口上的“显示比例显示比例”，可以同时放大这两，可以同时放大这两个工作表，以便更清楚地查看数据。个工作表，以便更清楚地查看数据。n n拓展：这个技巧同时适用于拓展：这个技巧同时适用于WORDWORD文档。有兴趣可体验一文档。有兴趣可体验一下。下。求和1n n选中的数字。n n窗口底端状态栏中的总和求和2n n您不用考虑如何计算所选数字的总和，您不用考虑如何计算所选数字的总和，因为结果已自动显示在窗口底端的状因为结果已自动显示在窗口底端的状态栏

10、中：求和态栏中：求和=￥235.35235.35。n n选择数字时，选择数字时，ExcelExcel会对数字自动求会对数字自动求和，并将结果显示在状态栏中。和，并将结果显示在状态栏中。n n提示提示提示提示所选数字不必排列在一起，也所选数字不必排列在一起，也不必处于同一行或同一列中。按下不必处于同一行或同一列中。按下 CtrlCtrl键再选中每个数字，就可以对工键再选中每个数字，就可以对工作表中任意位置的数字进行求和。作表中任意位置的数字进行求和。其他自动计算功能n n单击快捷菜单上的“平均值”。n n在状态栏上求和将更改为求平均值。各种自动计算功能n n需要平均值吗？请选中数字，然后用需要平

11、均值吗？请选中数字，然后用鼠标右键单击状态栏，再单击快捷菜鼠标右键单击状态栏，再单击快捷菜单上的单上的“平均值平均值”，这样将得到算术，这样将得到算术平均值。执行该操作后，状态栏中的平均值。执行该操作后，状态栏中的答案从求和变为答案从求和变为“平均值平均值=￥39.23”39.23”。n n如果希望执行其他操作，只要单击快如果希望执行其他操作，只要单击快捷菜单上其他选项之一，如捷菜单上其他选项之一，如“最大值最大值”或或“最小值最小值”，就可以计算出此范，就可以计算出此范围内的最大值或最小值。围内的最大值或最小值。一次键入，自动填充n n一次键入，自动填充n n如果需要很多次重复键入一年中的前

12、六个月，则可轻松完如果需要很多次重复键入一年中的前六个月，则可轻松完成这项操作。成这项操作。n n键入键入“一月一月”，这样，这样 ExcelExcel就知道您要做什么了。就知道您要做什么了。n n选中选中“一月一月”单元格，再将鼠标指针放在单元格的右下角，单元格，再将鼠标指针放在单元格的右下角，直至出现黑色十字形直至出现黑色十字形(+)(+)。n n在填充范围内拖住填充柄在填充范围内拖住填充柄。当您拖动时，屏幕提示会显示。当您拖动时，屏幕提示会显示将填写的内容。将填写的内容。n n释放鼠标按钮，将提示的内容填充到列表中。释放鼠标按钮，将提示的内容填充到列表中。n n技巧技巧技巧技巧n n对于

13、有些序列，需要键入两个条目才能建立填充模式。例对于有些序列，需要键入两个条目才能建立填充模式。例如，若要填入如，若要填入 3 3，6 6，99这样的序列，请选中两个单元，再这样的序列，请选中两个单元，再拖动填充柄。拖动填充柄。n n也可以向上或向左拖动，还可以向下或向右拖动。也可以向上或向左拖动，还可以向下或向右拖动。n n您是否有过多次键入相同单词的经历（比如，需要在连续您是否有过多次键入相同单词的经历（比如，需要在连续 1010行内键入行内键入 完成）？现在，只需将单词键入一次，然后，完成）？现在，只需将单词键入一次，然后，将填充柄拖过需要填充的行或列，就可以自动输入相同的将填充柄拖过需要

14、填充的行或列，就可以自动输入相同的文本。文本。自定义自动填充内容n n使用填充柄可以填写各种类型的使用填充柄可以填写各种类型的 ExcelExcel列表：列表：1 1、2 2、3 3；星期一、星期二；星期一、星期二；9:009:00、10:0010:00；第；第 11季度、第季度、第 22季度或者季度或者 11月月 1515日、日、22月月 1515日。日。n n但是但是 ExcelExcel也可以填写您自己创建的自定义列表，如也可以填写您自己创建的自定义列表，如公司的雇员列表。公司的雇员列表。n n第一次手动输入所有雇员的姓名，然后选中全部姓名，第一次手动输入所有雇员的姓名，然后选中全部姓名

15、，再打开再打开“选项选项”对话框中的对话框中的“自定义序列自定义序列”（“工具工具”/“/“选项选项”），然后单击），然后单击“导入导入”。n n当下次需要输入该列表时，请键入第一个姓名，然后当下次需要输入该列表时，请键入第一个姓名，然后使用填充柄来填写该列表。在练习单元中您将会看到使用填充柄来填写该列表。在练习单元中您将会看到如何创建并填充一个自定义列表。如何创建并填充一个自定义列表。n n提示提示提示提示如果没有可用的导入列表，则可以直接在如果没有可用的导入列表，则可以直接在“自自定义序列定义序列”对话框中键入该列表。如果执行这样的操对话框中键入该列表。如果执行这样的操作，请记住在填写每个

16、条目后按下作，请记住在填写每个条目后按下 EnterEnter，或者在一，或者在一行内键入所有条目，但要用逗号将它们分隔开。行内键入所有条目，但要用逗号将它们分隔开。自定义自动填充内容n n示例条件格式”对话框。n n示例条件格式”对话框n n“条件格式条件格式”对话框很大，其中有很多框和对话框很大，其中有很多框和按钮，因为该对话框专门用于接受很多可能按钮，因为该对话框专门用于接受很多可能的条件。一旦您知道如何使用它们，事情就的条件。一旦您知道如何使用它们，事情就变得非常简单。变得非常简单。n n首先选择用来触发条件格式的单元格值的条首先选择用来触发条件格式的单元格值的条件，在这里请选择件，在

17、这里请选择“小于小于”，并键入，并键入 1515。n n然后单击然后单击“格式格式”按钮，选择红色加粗格式按钮，选择红色加粗格式来显示所有小于来显示所有小于 1515的数值。的数值。n n现在，现在，ExcelExcel已经知道：触发红色加粗格式已经知道：触发红色加粗格式的条件是只要的条件是只要 CC列的值小于列的值小于 1515。这很简单，。这很简单，是不是？是不是？n n注意注意注意注意对于一个单元格或某一指定区域的单对于一个单元格或某一指定区域的单元格来说，最多可以添加三个条件。元格来说，最多可以添加三个条件。用Excel的一些注意事项n n1、尽量不要合并单元格n n2、不在在第一行写标题名称。而有学会用页眉面脚n n3、用了公式以后尽量不要更改公式，否则容易忘记从而引起数据计算的不准确