《办公管理拷》PPT课件.ppt

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1、公文写作培训公文写作培训公文写作培训公文写作培训公文写作培训办公管理办公管理主讲人：张海英培训提纲培训提纲会议管理会议管理1会议记录会议记录2会议纪要会议纪要3请柬与感谢信请柬与感谢信4公文处理公文处理5会议会议种类种类会议组会议组织程序织程序注意注意事项事项企业日常会议企业日常会议企业日常会议企业日常会议日常会议日常会议种类种类一、行政技术会议一、行政技术会议厂长（经理）办公会厂长（经理）办公会厂务会（党务会）厂务会（党务会）全厂（公司）职工大会（表彰会）全厂（公司）职工大会（表彰会）经营活动分析会经营活动分析会质量分析会质量分析会安全工作会（含治安、消防工作）安全工作会（含治安、消防工作）

2、技术工作会（含生产技术准备会）技术工作会（含生产技术准备会）生产调度会生产调度会科务会科务会车间（作业区）办公会车间（作业区）办公会班组会班组会班组（科室）班前会班组（科室）班前会日常会议种类日常会议种类二、各类代表大会二、各类代表大会职工代表大会职工代表大会党员代表大会党员代表大会团员代表大会团员代表大会三、论文、成果发布会三、论文、成果发布会QCQC成果发布会成果发布会企管成果发布会企管成果发布会科技成果发布会科技成果发布会企业日常会议企业日常会议程序程序会务准备会务准备发出会议通知发出会议通知安排会议议程安排会议议程确定会议议题确定会议议题会议开始会议开始会议结束会议结束1、确定会议议题

3、、确定会议议题议题数量议题数量单独一个多个按重要程度排列议题来源议题来源领导提出部门收集部门提出会议议题会议议题2、安排会议议程、安排会议议程议题顺序议题顺序议题顺序议题顺序发言顺序发言顺序发言顺序发言顺序 有关文件有关文件有关文件有关文件是否保密是否保密是否保密是否保密 把重点及把重点及创造性议题安创造性议题安排在前。排在前。重重要要领领导导的的讲讲话话安安排排在在后后面面。主主持持人人总总结结性性发发言言放放在在最最后后。复复印印足足够够数数量量的的书书面面材材料料，保保证证与与会会人人员人手一份。员人手一份。涉涉密密文文件件及及时收回。时收回。通知内容通知内容通知内容通知内容时间时间时间

4、时间议题议题议题议题地点地点地点地点出席人出席人出席人出席人3 3、发出会议通知、发出会议通知、发出会议通知、发出会议通知议程议程议程议程编组编组编组编组会标、花卉等会标、花卉等会标、花卉等会标、花卉等主席台布置主席台布置主席台布置主席台布置音响、投影、电脑等音响、投影、电脑等音响、投影、电脑等音响、投影、电脑等会场布置会场布置座次安排座次安排会场设备会场设备4 4、会务的准备、会务的准备、会务的准备、会务的准备7 5 3 1 2 4 6单数单数8 6 4 2 1 3 5 7双数双数检查设备检查设备会议签到会议签到资料发放资料发放会议纪律会议纪律会议记录会议记录5 5、会议开始、会议开始、会议

5、开始、会议开始关闭设备关闭设备编制会议编制会议纪要纪要会场清理会场清理6 6、会议结束、会议结束、会议结束、会议结束材料归档材料归档注注意意事事项项掌握会议时间，准时开会是准时结束的前提掌握会议时间，准时开会是准时结束的前提了解参会领导的近期动态了解参会领导的近期动态台签字体要严肃、易于辨认，切忌出现错别字台签字体要严肃、易于辨认，切忌出现错别字涉密会议需制定参会人员遵守的保密注意事项涉密会议需制定参会人员遵守的保密注意事项7 7、会议管理注意事项、会议管理注意事项、会议管理注意事项、会议管理注意事项培训提纲培训提纲会议管理会议管理1会议记录会议记录2会议纪要会议纪要3请柬与感谢信请柬与感谢信

6、4公文处理公文处理5会议记录学习要点会议记录学习要点&会议记录的含义；会议记录的含义；&会议记录的作用和特点；会议记录的作用和特点；&会议记录的格式及写作要求；会议记录的格式及写作要求；&会议记录常见会议记录常见“病例病例”；重点：会议记录的格式及写作要求。重点：会议记录的格式及写作要求。会议记录的会议记录的含义含义 会会议议进进程程中中用用文文字字（或或录录音音、录录像像）等等手手段段将将会会议议基基本本情情况况如如实实记记录录下下来来的的书书面面材材料料（或或音音像像资料）。资料）。会议记录的作用会议记录的作用是传达与贯彻会议精神和决议，形成会议文件的依据。是传达与贯彻会议精神和决议，形成

7、会议文件的依据。是编发会议简报和制作会议纪要的素材。是编发会议简报和制作会议纪要的素材。是一个部门或单位历史的资料。是一个部门或单位历史的资料。依据作用依据作用素材作用素材作用备忘作用备忘作用.原始性原始性完整性完整性真实性真实性会议记录的会议记录的会议记录的会议记录的特点特点特点特点只有记录权没有改造权只有记录权没有改造权记录会议的所有内容记录会议的所有内容记录会议的所有内容记录会议的所有内容未经整理，未经综合未经整理，未经综合另起一行写另起一行写“散会散会”二二字，最后由字，最后由主持人主持人和和记记录人录人分别签上姓名分别签上姓名整体要求：准确，整体要求：准确，真实，清楚，完真实，清楚，

8、完整整写法会议会议内容内容组织组织概况概况新新标题标题会议记录写法会议记录写法会议记录写法会议记录写法新新结尾结尾由会议名称加文种组由会议名称加文种组成成由会议时间，地点，由会议时间，地点，主持人，出席人，列主持人，出席人，列席人，缺席人，记录席人，缺席人，记录人组成人组成用简便的写法代替复杂的用简便的写法代替复杂的使用省略法使用省略法择要而记择要而记记得快记得快四代三省二要一快会议记录写作技巧会议记录写作技巧会议记录写作技巧会议记录写作技巧会议记录常见会议记录常见“病例病例”病例五病例五病例一病例一病例二病例二病例三病例三病例四会议记录常见会议记录常见“病例病例”会议记录本内会议记录本内无目

9、录无目录记录不完整记录不完整会议记录本没会议记录本没有按工作性质有按工作性质分开分开会议记录会议记录本不固定本不固定记录字迹潦草、书写记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求材料不符合归档要求会议记录格式会议记录格式模板模板（一）（一）（）会议记录时 间地 点主持人出席人缺席人列席人记录人会议主题（略）会议内容记录：（略）主持人签名：（XXX）记录人签名：（XXX）要写明年、月、日，上午或下下午，要写明年、月、日，上午或下下午，X时时X分分写明召开会议的现场名称写明召开会议的现场名称写明主持人的职务、姓名写明主持人的职务、姓名将主要人员的职务、姓名一一列出将主要人员的职务、姓名一一列出写明其职务、

10、姓名及缺席原因（中途退席人员也应注明）写明其职务、姓名及缺席原因（中途退席人员也应注明）记录人的姓名和部门记录人的姓名和部门写明姓名，必要时写清其身份；人数多时可以用统称写明姓名，必要时写清其身份；人数多时可以用统称会议记录范文会议记录范文（XX矿区行政办公）会 议 记 录会议名称XX矿区行政办公会议时 间2007年12月28日上午9时地 点矿区办公楼会议室主持人矿区副主任XXX出席人员矿区副主任XXX、劳资科科长XXX、财务科科长XXX缺席人员安全科科长XXX(年休)列席人员XXX、XXX、XXX会议主题（略）会议内容（略）会议决议（略）主持人（签字）：XXX 记录人（签名）：XXX培训提纲

11、培训提纲会议管理会议管理1会议记录会议记录2会议纪要会议纪要3请柬与感谢信请柬与感谢信4公文处理公文处理5会议纪要学习要点会议纪要学习要点&会议纪要的含义；会议纪要的含义；&会议纪要的作用和特点；会议纪要的作用和特点；&会议纪要的格式及写作要求；会议纪要的格式及写作要求；重点：会议记录的格式及写作要求。重点：会议记录的格式及写作要求。会议纪要的会议纪要的含义含义 适适用用于于记记载载、传传达达会会议议情情况况和和议议定定事事项项时时使使用的一种公文。用的一种公文。日常办公日常办公指示型指示型会议纪要的种类会议纪要的种类会议纪要的种类会议纪要的种类讨论型讨论型会议纪要的作用会议纪要的作用上呈上呈

12、 向向上上级级汇汇报报会会议议情情况况和和结结果果，以以便及时得到指导。便及时得到指导。会后会后 在在相相应应的的范范围围内内指指导导工工作作、解解决决问问题题，检检查查贯贯彻彻落落实实会会议议精精神神的的重重要要依依据据。下发下发 传传达达会会议议精精神神和和议议定定事事项项，要要求求与与会会单单位位共共同同执执行行、遵守遵守。内容必须真实内容必须真实概其要、精其髓概其要、精其髓分析总结出规律分析总结出规律条理清楚条理清楚纪实性纪实性概括性概括性理论性理论性条理性条理性会议纪要的会议纪要的特点特点理论上的概括理论上的概括层次分明层次分明会议纪要的结构与写法会议纪要的结构与写法标题标题成文日期

13、成文日期正文正文会议纪要会议纪要1.文字简明精要；文字简明精要；2.2.突出条理性和理论性；突出条理性和理论性；3.3.内容一定要真实内容一定要真实；4.4.用用第三人称第三人称如：会议认为、如：会议认为、指出、强调、号召等。指出、强调、号召等。5 5、不加盖印章不加盖印章1.机关名称机关名称+会议名称会议名称+文种文种2.会议名称会议名称+文种文种3.双标题双标题1.文首文首无主送机关无主送机关标识标识2.先介绍会议概况，再先介绍会议概况，再写出议定事项或讨论写出议定事项或讨论结果。结尾处一要提结果。结尾处一要提出希望、号召；二要出希望、号召；二要交待有关事项。交待有关事项。1.写在标题下方

14、居中写在标题下方居中2.无发文字号无发文字号落款落款无落款和印章无落款和印章全部内容不加全部内容不加取舍。供内部取舍。供内部使用使用一般不公开，一般不公开，无须传达或传无须传达或传阅，只作资料阅，只作资料存档是事务文存档是事务文书书进行加工整理，进行加工整理，择其大要而成择其大要而成之，是对会议之，是对会议情况的综合秘情况的综合秘概括概括通常要在一定通常要在一定范围内传达或范围内传达或传阅，要求贯传阅，要求贯彻执行是法定彻执行是法定公文公文会议记录会议记录会议纪要会议纪要内容方式内容方式目的功用目的功用会议记录与会议纪要的会议记录与会议纪要的会议记录与会议纪要的会议记录与会议纪要的区别区别区别

15、区别一般会议都有会议记录，但未必有会议纪要一般会议都有会议记录，但未必有会议纪要培训提纲培训提纲会议管理会议管理1会议记录会议记录2会议纪要会议纪要3请柬与感谢信请柬与感谢信4公文处理公文处理5请柬请柬请柬请柬概念概念概念概念 请柬也称请帖，是邀请他人出席宴会或参请柬也称请帖，是邀请他人出席宴会或参请柬也称请帖，是邀请他人出席宴会或参请柬也称请帖，是邀请他人出席宴会或参加活动的书面邀请书。请柬是礼仪文书的一种。加活动的书面邀请书。请柬是礼仪文书的一种。加活动的书面邀请书。请柬是礼仪文书的一种。加活动的书面邀请书。请柬是礼仪文书的一种。请柬结构与写作要求请柬结构与写作要求称呼称呼标题标题正文正文

16、结尾结尾日期日期落款落款请柬请柬长辈直接写称谓长辈直接写称谓领导直接写职务领导直接写职务夫妻其姓名并列写夫妻其姓名并列写邀请者姓名或邀请者姓名或邀请者单位的名邀请者单位的名称称活动的名称、内容、活动的名称、内容、时间、地点时间、地点。敬请光临、致以敬礼、敬请光临、致以敬礼、恭候指导恭候指导感谢信感谢信感谢信感谢信概念概念概念概念 对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示感谢的信。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表感谢的信。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表感谢的信。感谢信不仅有感谢的意思

17、，而且有表感谢的信。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的意思扬的意思扬的意思扬的意思。感谢信结构与写作要求感谢信结构与写作要求称呼称呼标题标题正文正文结尾结尾日期日期落款落款感谢信感谢信顶格写对方单位名称顶格写对方单位名称或个人姓名，姓名后或个人姓名，姓名后可加适当的称呼：同可加适当的称呼：同志，先生志，先生单位名称或个人单位名称或个人姓名姓名具具体体事事件件的的时时间、间、地地点、点、内内容容及及向向对对方方学学习习的的态态度度和和决决心心此致，敬礼此致，敬礼返回返回发信日期发信日期会议组织程序会议组织程序感谢信感谢信感谢信感谢信注意事项注意事项3.内容要真实，内容要真实，评誉要恰当。评誉要

18、恰当。4.用语要适度，用语要适度，叙事要精练。叙事要精练。1.把感谢的事件把感谢的事件 写清楚。写清楚。2.信中要洋溢信中要洋溢 感激之情。感激之情。培训提纲培训提纲会议管理会议管理1会议记录会议记录2会议纪要会议纪要3请柬与感谢信请柬与感谢信4公文处理公文处理5主体主体版记版记眉首眉首公文书面格式公文书面格式公文书面格式公文书面格式 公文用纸及版面公文用纸及版面公文用纸及版面公文用纸及版面pp公文用纸采用公文用纸采用公文用纸采用公文用纸采用GB/T148GB/T148GB/T148GB/T148中规定中规定中规定中规定的的的的A4A4A4A4型纸，其成品幅面尺寸：型纸，其成品幅面尺寸：型纸，

19、其成品幅面尺寸：型纸，其成品幅面尺寸：210mm297mm210mm297mm210mm297mm210mm297mm；pp公文用纸天头（上白边）为：公文用纸天头（上白边）为：公文用纸天头（上白边）为：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm37mm1mm37mm1mm37mm1mm；pp公文用纸订口（左白边）为：公文用纸订口（左白边）为：公文用纸订口（左白边）为：公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm28mm1mm28mm1mm28mm1mm；pp版心尺寸为：版心尺寸为：版心尺寸为：版心尺寸为：156mm225mm156mm225mm156mm225mm156mm225mm（不含页码）。（

20、不含页码）。（不含页码）。（不含页码）。公文书面格式公文书面格式公文书面格式公文书面格式 排版及装订排版及装订排版及装订排版及装订pp正文用正文用正文用正文用3#3#3#3#仿宋体字，一般每面仿宋体字，一般每面仿宋体字，一般每面仿宋体字，一般每面排排排排22222222行，每行排行，每行排行，每行排行，每行排28282828个字；个字；个字；个字；pp公文应左侧装订，不掉页。两公文应左侧装订，不掉页。两公文应左侧装订，不掉页。两公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过页页码之间误差不超过页页码之间误差不超过页页码之间误差不超过4mm4mm4mm4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉骑马订或平

21、订的订位为两钉钉骑马订或平订的订位为两钉钉骑马订或平订的订位为两钉钉锯外眼距书芯上下各锯外眼距书芯上下各锯外眼距书芯上下各锯外眼距书芯上下各1/41/41/41/4处，处，处，处，允许误差允许误差允许误差允许误差4mm4mm4mm4mm。公文书面格式公文书面格式公文书面格式公文书面格式公文份数序号公文份数序号公文份数序号公文份数序号密级和保密期限密级和保密期限密级和保密期限密级和保密期限 如需标识秘密等级，用如需标识秘密等级，用如需标识秘密等级，用如需标识秘密等级，用3 3 3 3号黑体字，顶格标识号黑体字，顶格标识号黑体字，顶格标识号黑体字，顶格标识在版心右上角第在版心右上角第在版心右上角第

22、在版心右上角第1 1 1 1行，行，行，行，两字之间空两字之间空两字之间空两字之间空1 1 1 1字；如需字；如需字；如需字；如需同时标识秘密等级和保同时标识秘密等级和保同时标识秘密等级和保同时标识秘密等级和保密期限，用密期限，用密期限，用密期限，用3 3 3 3号黑体字，号黑体字，号黑体字，号黑体字，顶格标识在版心右上角顶格标识在版心右上角顶格标识在版心右上角顶格标识在版心右上角第第第第1 1 1 1行，秘密等级和保行，秘密等级和保行，秘密等级和保行，秘密等级和保密期限之间用密期限之间用密期限之间用密期限之间用“”“”“”“”隔隔隔隔开。开。开。开。紧急程度紧急程度紧急程度紧急程度如需标识紧

23、急程度，用如需标识紧急程度，用如需标识紧急程度，用如需标识紧急程度，用3 3 3 3号黑体字，顶格标识在版号黑体字，顶格标识在版号黑体字，顶格标识在版号黑体字，顶格标识在版心右上角第心右上角第心右上角第心右上角第1 1 1 1行，两字之行，两字之行，两字之行，两字之间空间空间空间空1 1 1 1字，如需同时标识字，如需同时标识字，如需同时标识字，如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘秘密等级与紧急程度，秘秘密等级与紧急程度，秘秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右密等级顶格标识在版心右密等级顶格标识在版心右密等级顶格标识在版心右上角第上角第上角第上角第1 1 1 1行，紧急程度顶行，紧急程度

24、顶行，紧急程度顶行，紧急程度顶格标识在版心右上角第格标识在版心右上角第格标识在版心右上角第格标识在版心右上角第2 2 2 2行。紧急公文应当根据紧行。紧急公文应当根据紧行。紧急公文应当根据紧行。紧急公文应当根据紧急程度分别标明急程度分别标明急程度分别标明急程度分别标明“特急特急特急特急”.“.“.“.“急件急件急件急件”。其中电报。其中电报。其中电报。其中电报应当分别标明应当分别标明应当分别标明应当分别标明“特提特提特提特提”.“.“.“.“特急特急特急特急”.“.“.“.“加急加急加急加急”.“.“.“.“平急平急平急平急”。发文机关标识发文机关标识发文机关标识发文机关标识上边缘至版心上上边

25、缘至版心上上边缘至版心上上边缘至版心上边缘为边缘为边缘为边缘为25mm25mm25mm25mm发文字号在发文机关下发文字号在发文机关下发文字号在发文机关下发文字号在发文机关下空空空空2 2 2 2行（机关代字行（机关代字行（机关代字行（机关代字+年份年份年份年份+序号）序号）序号）序号）公文书面格式公文书面格式公文书面格式公文书面格式签发人（全角冒号、签发人（全角冒号、签发人（全角冒号、签发人（全角冒号、姓名用姓名用姓名用姓名用3#3#3#3#楷体字）楷体字）楷体字）楷体字）对于上报的公文，发对于上报的公文，发对于上报的公文，发对于上报的公文，发文机关标识上边缘至文机关标识上边缘至文机关标识上

26、边缘至文机关标识上边缘至版心上边缘为版心上边缘为版心上边缘为版心上边缘为80mm.80mm.80mm.80mm.发文机关标识推荐发文机关标识推荐发文机关标识推荐发文机关标识推荐使用小标宋体字，使用小标宋体字，使用小标宋体字，使用小标宋体字，用红色标识。字号用红色标识。字号用红色标识。字号用红色标识。字号由发文机关以醒目由发文机关以醒目由发文机关以醒目由发文机关以醒目美观为原则酌定，美观为原则酌定，美观为原则酌定，美观为原则酌定，但一般应小于但一般应小于但一般应小于但一般应小于22mm15mm22mm15mm22mm15mm22mm15mm。公文标题公文标题公文标题公文标题(在红色反在红色反在红

27、色反在红色反线下空线下空线下空线下空2 2 2 2行，用行，用行，用行，用2#2#2#2#小小小小标宋体字。除法规、标宋体字。除法规、标宋体字。除法规、标宋体字。除法规、规章名称加书名号，规章名称加书名号，规章名称加书名号，规章名称加书名号，一般不用标点符号一般不用标点符号一般不用标点符号一般不用标点符号)主送机关（标题下空主送机关（标题下空主送机关（标题下空主送机关（标题下空1 1 1 1行）行）行）行）正文（数字和年份正文（数字和年份正文（数字和年份正文（数字和年份不能回行）不能回行）不能回行）不能回行）公文书面格式公文书面格式公文书面格式公文书面格式发文字号与红色反线之发文字号与红色反线

28、之发文字号与红色反线之发文字号与红色反线之间为间为间为间为4mm.4mm.4mm.4mm.附件（正文下附件（正文下附件（正文下附件（正文下1 1 1 1行左行左行左行左空空空空2 2 2 2字）字）字）字）成成成成文文文文时时时时间间间间（右右右右空空空空4 4 4 4字字字字，以以以以签发日期为准）签发日期为准）签发日期为准）签发日期为准）发文印章（居中下压发文印章（居中下压发文印章（居中下压发文印章（居中下压成文时间）成文时间）成文时间）成文时间）附注（居左空附注（居左空附注（居左空附注（居左空2 2 2 2字字字字加圆括号标识在成加圆括号标识在成加圆括号标识在成加圆括号标识在成文时间下文

29、时间下文时间下文时间下1 1 1 1行）行）行）行）主题词（主题词（主题词（主题词（3#3#3#3#黑体黑体黑体黑体字，词目用字，词目用字，词目用字，词目用3#3#3#3#小小小小标宋体字，词目标宋体字，词目标宋体字，词目标宋体字，词目之间空之间空之间空之间空1 1 1 1字）字）字）字）抄送机关（左空抄送机关（左空抄送机关（左空抄送机关（左空1 1 1 1字）字）字）字）印发机关和时间印发机关和时间印发机关和时间印发机关和时间 公文书面格式公文书面格式公文书面格式公文书面格式页码（数码左右各放页码（数码左右各放页码（数码左右各放页码（数码左右各放一条一条一条一条4#4#4#4#一字线）一字线

30、）一字线）一字线）公文书面格式公文书面格式公文书面格式公文书面格式相距不超过相距不超过相距不超过相距不超过3mm3mm3mm3mm 最多最多最多最多3 3 3 3个章，不得超出版心个章，不得超出版心个章，不得超出版心个章，不得超出版心成文日期距右空成文日期距右空成文日期距右空成文日期距右空2 2 2 2个字个字个字个字 成文日期左右各空成文日期左右各空成文日期左右各空成文日期左右各空7 7 7 7个字个字个字个字 草稿草稿定稿定稿 正本正本 试行本试行本 电子本电子本行政公文的稿本行政公文的稿本行政公文的稿本行政公文的稿本暂行本暂行本副本副本 修订本修订本不具备正式公文的效用。不具备正式公文的

31、效用。具备正式公文的效用，是制作公文正本的依据。具备正式公文的效用，是制作公文正本的依据。供主送机关使用，具备正式公文的效用（有签发人、印章）。供主送机关使用，具备正式公文的效用（有签发人、印章）。正本同时印刷的副本供抄送机关使用或本单位留存，具备法定效用；正本同时印刷的副本供抄送机关使用或本单位留存，具备法定效用；作为复制件的副本不具备法定效用。作为复制件的副本不具备法定效用。不同文字稿本：应指明在理解上产生纠纷不同文字稿本：应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的文本为准。汉文在国际上时以何种文字的文本为准。汉文在国际上是一种正式语文，用其制作的公文在国际是一种正式语文，用其制作的公文在国际上

32、具有法律效力。上具有法律效力。公文处理公文处理公文处理公文处理 公文处理通常指公文的拟制、办理和管理等，公文处理通常指公文的拟制、办理和管理等，公文处理通常指公文的拟制、办理和管理等，公文处理通常指公文的拟制、办理和管理等，即在公文从形成运转、办理、传递、保存到转化即在公文从形成运转、办理、传递、保存到转化即在公文从形成运转、办理、传递、保存到转化即在公文从形成运转、办理、传递、保存到转化为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和原为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和原为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和原为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善

33、并则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得的行为或过程。各级行政机关的获得的行为或过程。各级行政机关的获得的行为或过程。各级行政机关的获得的行为或过程。各级行政机关的办公厅（室）办公厅（室）办公厅（室）办公厅（室）是公文处理的是公文处理的是公文处理的是公文处理的管理管理管理管理机构。机构。机构。机构。政治性政治性时限性时限性机要性机要性公文处理的特点公文处理的特点公文处理的特点公文处理的特点规范性规范性凡进入文书部门的公文，都要及时迅速进行凡进入文书部门的公文，都要及时迅速进行处理，不能延误。处理，不能延

34、误。有的文书的处理要讲究适时。有的文书的处理要讲究适时。公文各个环节都要注意时间上的衔接。公文各个环节都要注意时间上的衔接。收文收文归档归档公公公公务务务务文文文文书书书书处处处处理理理理立卷立卷发文发文公文处理环节公文处理环节公文处理环节公文处理环节（一）收文（一）收文（一）收文（一）收文签收签收签收签收外部公文经传递到达本机关或单位之后外部公文经传递到达本机关或单位之后的接收的接收活动。活动。登记登记登记登记管理人员对收进、运转、处理的公文的管理人员对收进、运转、处理的公文的完整数据进行登录，以便查找和统计完整数据进行登录，以便查找和统计。审核审核审核审核公文登记后，进行的审核是决定公文是

35、公文登记后，进行的审核是决定公文是否被收文机关接受办理的关键环节。否被收文机关接受办理的关键环节。收收收收文文文文管管管管理理理理分发分发分发分发传阅传阅传阅传阅根据公文的内容根据公文的内容分清急件与平件、阅件与分清急件与平件、阅件与办件办件，并按部门、职权及时发放来文。，并按部门、职权及时发放来文。审核的部门是文秘部门、审核的对象是下级机关上报的需审核的部门是文秘部门、审核的对象是下级机关上报的需办件。办件。审核内容：审核内容：是否应由本机关办理。是否应由本机关办理。是否符合行文规则。是否符合行文规则。是否符合国家法律、法规及其他有关规定。是否符合国家法律、法规及其他有关规定。涉及其他部门或

36、地区职权的事项是否已协商、涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签。会签。文种使用、公文格式是否规范。文种使用、公文格式是否规范。审核内容审核内容审核内容审核内容收文办理收文办理收文办理收文办理拟办拟办拟办拟办对部分收文的办理提出对部分收文的办理提出初步初步意见意见，供有关领，供有关领导者批办时导者批办时的的参考参考。批办批办批办批办领导人或部门负责人对公文领导人或部门负责人对公文阅读后，阅读后，提出提出处处置意见。置意见。承办承办承办承办有关工作按批办意见具体承接处置公文所针对有关工作按批办意见具体承接处置公文所针对的事务和问题。的事务和问题。催办催办催办催办根据承办时限和内容要求对部分

37、公文的承办根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行检查情况进行检查。是文秘部门的职责。是文秘部门的职责。注办注办注办注办公文办理完毕之后，简要签注承办经过和结公文办理完毕之后，简要签注承办经过和结果以备查考果以备查考。收收收收文文文文办办办办理理理理1.1.承办的工作范围承办的工作范围(1)(1)上级组织针对本单位的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本单位上级组织针对本单位的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本单位内部执行；内部执行；(2)(2)上级领导交代的事项或需要办复的公文；上级领导交代的事项或需要办复的公文；(3)(3)来自下级组织的请示及重要的报告；来自下级组织的请示及重要的报告；

38、(4)(4)平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电、合同等；平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电、合同等；(5)(5)人大代表的建议、议案和政协委员的提案。人大代表的建议、议案和政协委员的提案。2.2.承办的方式承办的方式(1)(1)领导明确批示要本单位综合办公室（秘书部门）自办的公文，由办领导明确批示要本单位综合办公室（秘书部门）自办的公文，由办公室（秘书部门）直接承担办理。公室（秘书部门）直接承担办理。(2)(2)领导批示不再办理的公文，由秘书注明办结情况，作为办毕文书处领导批示不再办理的公文，由秘书注明办结情况，作为办毕文书处置。置。(3)(3)需要转交有关部门办理的公文，要及时登

39、记转出，即转办。需要转交有关部门办理的公文，要及时登记转出，即转办。转办分转办分三种方式三种方式：原文转办、面告转办、电话转办。：原文转办、面告转办、电话转办。承办承办承办承办-中心环节和核心部分中心环节和核心部分中心环节和核心部分中心环节和核心部分(1)1)上级机关发来需要机关、本部门贯彻执行或办理的文件；上级机关发来需要机关、本部门贯彻执行或办理的文件；(2)(2)同级、不相隶属机关要求答复与办理的事项；同级、不相隶属机关要求答复与办理的事项；(3)(3)下级机关下级机关(部门部门)报送的请示；报送的请示；(4)(4)重要事故、事件、人物等专案的处理；重要事故、事件、人物等专案的处理；(5

40、)(5)人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项；人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项；(6)(6)各种需要传阅的文件；各种需要传阅的文件；(7)(7)会议决议中需要办理落实的重要事项。会议决议中需要办理落实的重要事项。催办检查的文件范围催办检查的文件范围催办检查的文件范围催办检查的文件范围催办催办的的方式方式文件文件登门登门新新电话电话催办催办催办催办新新会议会议（二）发文（二）发文（二）发文（二）发文拟稿拟稿拟稿拟稿撰写文稿的活动。拟稿是发文工作的第一个撰写文稿的活动。拟稿是发文工作的第一个环节环节。会商会商会商会商当文书内容涉及其他不相隶属（含同级）组织或当文书内容涉及其他不相隶属（

41、含同级）组织或部门的职权范围时，发文机关应同其协商，征得部门的职权范围时，发文机关应同其协商，征得同意后发文，若协商未果，则不能行文。同意后发文，若协商未果，则不能行文。审核审核审核审核公文草稿在签发之前由公文草稿在签发之前由办公（厅）室办公（厅）室进行全面进行全面核查与修正的活动核查与修正的活动。签发签发签发签发对公务文书负有法定责任的领导人对经审核对公务文书负有法定责任的领导人对经审核后的文稿进行终审的活动后的文稿进行终审的活动。发发发发文文文文办理结构层次序数，依次为结构层次序数，依次为“一、（一）、一、（一）、1.1.、（1 1）”(1)1)符合国家的法律、法规及其他有关规定；符合国家

42、的法律、法规及其他有关规定；(2)(2)文内应使用非规范化简称，应先用全称并注明简称；文内应使用非规范化简称，应先用全称并注明简称；(3)(3)公文的文种应当正确；结构层次要运用准确；公文的文种应当正确；结构层次要运用准确；(4)(4)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并确定紧急程度；拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并确定紧急程度；(5)(5)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后 引发文字号，引用外文应注明中文含义。日期应写明年、引发文字号，引用外文应注明中文含义。日期应写明年、月、日；月、日；(6)(6)使用国际组织外文名称或

43、其缩写应在第一次出现时注明使用国际组织外文名称或其缩写应在第一次出现时注明 准确译名；准确译名；(7)(7)使用国家法定计量单位。使用国家法定计量单位。草拟公文注意事项草拟公文注意事项草拟公文注意事项草拟公文注意事项签发的类型签发的类型核签核签代签代签新新正签正签签发签发签发签发新新会签会签 签发的权限签发的权限（1)1)以机关名义发出的文件由机关领导人签发；以机关名义发出的文件由机关领导人签发；(2)(2)重大问题须要会议通过或经机关领导人集体讨重大问题须要会议通过或经机关领导人集体讨 论后由机关主要领导人签发；论后由机关主要领导人签发；(3)(3)一般业务的文件由负责该项工作的领导人签发一

44、般业务的文件由负责该项工作的领导人签发 或授权办公部门负责人签发；或授权办公部门负责人签发；(4)(4)以机关内某个部门名言的发文由部门负责人签以机关内某个部门名言的发文由部门负责人签 发；发；（5 5）联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。）联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。签发原则签发原则签发原则签发原则-先核后签先核后签先核后签先核后签，签发后即为，签发后即为，签发后即为，签发后即为定稿定稿定稿定稿发文管理发文管理发文管理发文管理复核复核复核复核公文正式印制前，机关文秘部门进行的审核公文正式印制前，机关文秘部门进行的审核工作。工作。缮印缮印缮印缮印就是缮写、印刷的简称。就是缮写、

45、印刷的简称。用印用印用印用印在公务文书上加盖发文机关印章证实其法定在公务文书上加盖发文机关印章证实其法定效力效力。签署签署签署签署由签发公文的正职领导人在正本落款处签署由签发公文的正职领导人在正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力其职务、姓名以证实其法定效力。发发发发文文文文管管管管理理理理分装分装分装分装按照有关规定和要求，拣配和分装文书，进按照有关规定和要求，拣配和分装文书，进行发文行发文登记登记和装封，准备对外发出和装封，准备对外发出公文。公文。传递传递传递传递将分装后的文件，交给外收发人员，要求接收将分装后的文件，交给外收发人员，要求接收时清点数量，检查封装质量、办理签收手续。时清

46、点数量，检查封装质量、办理签收手续。根据国家质量技术监督局根据国家质量技术监督局国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式有关公有关公务文书的排版字号与字体的要求如下：务文书的排版字号与字体的要求如下：(1)(1)发文机关标识。推荐使用小标宋字体，字号以美观醒目为原则酌发文机关标识。推荐使用小标宋字体，字号以美观醒目为原则酌定，但应小于定，但应小于22mm15mm22mm15mm。(2)(2)密级。秘密等级、保密期限用密级。秘密等级、保密期限用3 3号黑体字。号黑体字。(3)(3)发文字号。用发文字号。用3 3号仿宋体字。号仿宋体字。(4)(4)正文。一律用正文。一律用3 3号仿宋体字，一般每面

47、号仿宋体字，一般每面2222行，每行行，每行2828个字。个字。(5)(5)文书的印刷。一般份数较少的文件，采用复印和轻印刷，多者采文书的印刷。一般份数较少的文件，采用复印和轻印刷，多者采用胶印或铅印方式。用胶印或铅印方式。(6)(6)纸张。一律使用国际标准纸张。一律使用国际标准A4A4型号。型号。缮印的要求缮印的要求缮印的要求缮印的要求用印的要求用印的要求用印的要求用印的要求(1)(1)原则上印章应与发文名义相符；原则上印章应与发文名义相符；(2)(2)用印前后应履行一定手续，未办手续的不得用印；用印前后应履行一定手续，未办手续的不得用印；(3)(3)印章及供拼装在印版上使用的印模须保管在文

48、书工作机印章及供拼装在印版上使用的印模须保管在文书工作机 构专人手中，用毕应尽快退回文书工作机构；构专人手中，用毕应尽快退回文书工作机构；(4)(4)印章应盖在成文日期上，上不压正文，下要骑年盖月；印章应盖在成文日期上，上不压正文，下要骑年盖月；(5)(5)公文用印要核实份数公文用印要核实份数,超过份数的不能盖印。超过份数的不能盖印。立卷立卷立卷立卷将将办理完毕办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成案卷按照它们在形成过程中的联系组成案卷。归档归档归档归档将组成的案卷定期向机关档案室移交将组成的案卷定期向机关档案室移交。清退清退清退

49、清退将部分办毕文书经清理后退还原发文机关或指定部将部分办毕文书经清理后退还原发文机关或指定部门。门。销毁销毁销毁销毁对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性的处对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性的处理。理。（三）立卷和归档是文书办毕后的工作（三）立卷和归档是文书办毕后的工作（三）立卷和归档是文书办毕后的工作（三）立卷和归档是文书办毕后的工作平时归卷：指机关的公文立卷人员根据已平时归卷：指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已处理完毕的文件，经编好的立卷类目，将已处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内随时按类目上的有关条款归入卷内概其要、其髓概其要、其髓条理楚条理楚年度年度组织

50、机构组织机构问题问题保管期限保管期限文书分类的方法文书分类的方法文书组卷方法文书组卷方法文书组卷方法文书组卷方法按作者特征组卷：将同一作者制发的文件组合成案卷。按作者特征组卷：将同一作者制发的文件组合成案卷。按作者特征组卷：将同一作者制发的文件组合成案卷。按作者特征组卷：将同一作者制发的文件组合成案卷。按问题特征组卷：将反映同一事件和同一工作性质的文件集中组卷按问题特征组卷：将反映同一事件和同一工作性质的文件集中组卷按问题特征组卷：将反映同一事件和同一工作性质的文件集中组卷按问题特征组卷：将反映同一事件和同一工作性质的文件集中组卷按时间特征组卷：将属于同一年度或同一时期的文件组卷。按时间特征组