第四章-表.ppt

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1、 第四章第四章 表表1/31/202314.1 4.1 表的结构表的结构 表是最基本的数据对象，用于存储和管理表是最基本的数据对象，用于存储和管理数据，是与特定主题（如教师或学生、产数据，是与特定主题（如教师或学生、产品或供应商）有关的数据的集合。品或供应商）有关的数据的集合。1/31/20232 动手在动手在Access中建立数据库之前，请中建立数据库之前，请先在纸上草拟设计方案，建议按照以下基础先在纸上草拟设计方案，建议按照以下基础步骤设计数据库步骤设计数据库:1/31/20233确定创建数据库的目的确定创建数据库的目的 设计数据库的第一个步骤是确定创建数据库设计数据库的第一个步骤是确定创

2、建数据库的目的以及以后如何使用。可以采取三种方式完的目的以及以后如何使用。可以采取三种方式完成这一步：成这一步：与数据库用户交谈，了解他们的需求。与数据库用户交谈，了解他们的需求。草拟您需要数据库产生的报表。草拟您需要数据库产生的报表。收集目前用来记录数据的单据或文件，这些数据收集目前用来记录数据的单据或文件，这些数据可帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要那些功可帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要那些功能。能。1/31/20234确定该数据库中需要的表确定该数据库中需要的表 是数据库设计过程中最难处理的步骤。是数据库设计过程中最难处理的步骤。先在纸上草拟并润色设计可能是较好的方法。先在纸

3、上草拟并润色设计可能是较好的方法。应按以下设计原则对信息进行分类：应按以下设计原则对信息进行分类：每个表应该只包含关于一个主题的信息。每个表应该只包含关于一个主题的信息。如客户的地址和客户的订单。如客户的地址和客户的订单。请思考？请思考？1、为什么将反映不同主题的信息存放到不同的表中？、为什么将反映不同主题的信息存放到不同的表中？2、如果将所有的信息存放到一张表中，会有什么问题？、如果将所有的信息存放到一张表中，会有什么问题？3、仔细分析下表，会得到答案！仔细分析下表，会得到答案！1/31/20235学院学院系部系部学院代码学院代码学院名称学院名称院长姓名院长姓名电话号码电话号码地址地址学院简

4、介学院简介0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五层科教楼五层0202化学与环境工程学院化学与环境工程学院汪频汪频6890565068905650化工楼三层化工楼三层系部编号系部编号名称名称主任主任电话电话地址地址专业介绍专业介绍01010101经济学经济学01020102贸易经济贸易经济01030103国际经济与贸易国际经济与贸易01040104金融学金融学01050105保险保险01060106财政学财政学1/31/20236合二为一的合二为一的一张表：一张表：数据冗余数据冗余学院学院代码代码学院名称学院名称院长姓名院长姓名电话号码电话号码地址地址学院学

5、院简介简介系部系部编号编号名称名称主任主任电电话话地地址址专业专业介绍介绍0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五层科教楼五层01010101经济学经济学0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五层科教楼五层01020102贸易经济贸易经济0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五层科教楼五层01030103国际经济与贸易国际经济与贸易0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五层科教楼五层01040104金融学金融学0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇689

6、0413068904130科教楼五层科教楼五层01050105保险保险0101经济学院经济学院杨得勇杨得勇6890413068904130科教楼五层科教楼五层01060106财政学财政学0202化学与环境工程学院化学与环境工程学院汪频汪频6890565068905650化工楼三层化工楼三层.1/31/20237确定表中需要的字段确定表中需要的字段 包含所有需要信息；包含所有需要信息；将信息存储到最小逻辑单位。例如将信息存储到最小逻辑单位。例如“员员工名称工名称”一般分成两个字段一般分成两个字段“名字名字”与与“姓氏；姓氏；字段中不要包含多个项目；字段中不要包含多个项目；1/31/20238明确

7、每条记录中有唯一值的字段明确每条记录中有唯一值的字段 为了连接保存在不同表中的信息，数据库中为了连接保存在不同表中的信息，数据库中的每个表必须包含表中唯一确定每个记录的字段的每个表必须包含表中唯一确定每个记录的字段或字段集（主键）。或字段集（主键）。例如将某个客户与该客户的所有订单相连接。例如将某个客户与该客户的所有订单相连接。1/31/20239确定表之间的关系确定表之间的关系 因为已经将信息分配到各个表中，并且已经因为已经将信息分配到各个表中，并且已经定义了主键，所以需要通过某种方式告知定义了主键，所以需要通过某种方式告知Access如何以某种方法将相关信息结合到一起。如何以某种方法将相关

8、信息结合到一起。也就是说，必须定义数据库中表之间的关系。也就是说，必须定义数据库中表之间的关系。参考一个已有的且设计良好的数据库中的关参考一个已有的且设计良好的数据库中的关系是很有帮助的。系是很有帮助的。1/31/202310优化设计优化设计 在设计完需要的表、字段和关系后，在设计完需要的表、字段和关系后，就应该检查该设计并找出任何可能存在的就应该检查该设计并找出任何可能存在的不足之处。因为在现在改变数据库的设计不足之处。因为在现在改变数据库的设计要比更改已经添满数据的表容易得多。要比更改已经添满数据的表容易得多。1/31/202311输入数据并创建其他数据库对象输入数据并创建其他数据库对象

9、如果认为表的结构已达到了设计规则，如果认为表的结构已达到了设计规则，就可以继续进行并且在表中添加所有已有就可以继续进行并且在表中添加所有已有的数据，然后创建所需的查询、窗体、报的数据，然后创建所需的查询、窗体、报表等。表等。1/31/202312使用使用AccessAccess的分析工具的分析工具 “表分析器向导表分析器向导”一次能分析一个表的设计。一次能分析一个表的设计。它在适当的情况下能建立新的表结构和关系，并它在适当的情况下能建立新的表结构和关系，并且在合理的时候在相关的新表中拆分原来的表。且在合理的时候在相关的新表中拆分原来的表。“性能分析器性能分析器”能分析整个数据库，做出推能分析整

10、个数据库，做出推荐荐和建议来改善数据库，并且还能实现这些推荐和和建议来改善数据库，并且还能实现这些推荐和建议。建议。1/31/202313应用实例：应用实例：康富员工管理信息系统康富员工管理信息系统编号编号姓名姓名出生出生日期日期性别性别文化文化程度程度职称职称婚否婚否备注备注照片照片基本情况基本情况编号编号？姓名姓名技能技能工资工资岗位岗位工资工资浮动浮动工资工资其他其他工资工资扣款扣款小计小计？实发实发工资工资工资情况工资情况联系方式联系方式1/31/2023144.2 4.2 表的创建表的创建 在在Access 中，可以采用以下五种中，可以采用以下五种方式在当前数据库的表对象中建立新表：

11、方式在当前数据库的表对象中建立新表：使用使用【设计视图设计视图】使用使用【表向导表向导】使用使用【数据表视图数据表视图】使用使用【导入表导入表】使用使用【链接表链接表】1/31/2023151、命名字段、命名字段 避免过长，最好使用便于理解的名字。命名规则：避免过长，最好使用便于理解的名字。命名规则：字段名最长可达字段名最长可达64个字符（包括空格）；个字符（包括空格）；字段名可以包含字母、数字、空格和其他字符；字段名可以包含字母、数字、空格和其他字符；字段名不能包含（）、！、字段名不能包含（）、！、不能用空格作为字段名的第一个字符不能用空格作为字段名的第一个字符；2、确定数据类型、确定数据类

12、型 为字段命名后，必须决定赋予该字段什么数据类为字段命名后，必须决定赋予该字段什么数据类型，因为数据类型决定了该字段能存储什么样的数型，因为数据类型决定了该字段能存储什么样的数据。据。表表的的创建说明创建说明1/31/202316数据类型数据类型可存储的数据可存储的数据大大 小小文本文本(Text)(Text)文字、数字型字符文字、数字型字符最多存储最多存储255255个字符个字符备注备注(Memo)(Memo)文字、数字型字符文字、数字型字符最多存储最多存储6553665536个字符个字符数字数字(Number)(Number)数值数值字节：字节：1 1个字节个字节 (0255)(0255)

13、整整 型型：2 2个个 字字 节节(-32768-(-32768-32767)32767)长整型：长整型：4 4个字节个字节单精单精(4)(4)双精双精(8)(8)日期日期/时间时间 (Date(DateTime)Time)日期时间值日期时间值8 8字节字节货币货币(Currency)(Currency)货币值货币值8 8字节字节自动编号自动编号(Auto Number)(Auto Number)顺序号或随机数顺序号或随机数4 4字节字节是是/否否(Yes(Yesno)no)逻辑值逻辑值(-1(-1是，是，0 0否否)1 1位位OLEOLE对象对象(OLE Object)(OLE Object

14、)图象、图表、声音等图象、图表、声音等最大为最大为1G1G字节字节超超(级级)链接链接(Hyperlink)(Hyperlink)作为超作为超(级级)链接地址的文本链接地址的文本最大为最大为6553665536个字符个字符查查阅阅向向导导(Lookup(Lookup Wizard)Wizard)从从列列表表框框或或组组合合框框中中选选择择的的文文本或数值本或数值4 4个字节个字节1/31/2023173、字段说明、字段说明 在表的设计视图中，字段输入区域的在表的设计视图中，字段输入区域的【说明说明】列用于帮助用户了解字段的用途、数据的输入方式以列用于帮助用户了解字段的用途、数据的输入方式以及该

15、字段对输入数据格式的要求。及该字段对输入数据格式的要求。4、字段属性的设置、字段属性的设置 在为字段定义了字段名称、数据类型以及说明以在为字段定义了字段名称、数据类型以及说明以后，后，AccessAccess进一步要求用户定义字段属性，即确定字进一步要求用户定义字段属性，即确定字段的属性。每一个字段或多或少都拥有字段属性，而段的属性。每一个字段或多或少都拥有字段属性，而不同的数据类型其所拥有的字段属性是各不相同的。不同的数据类型其所拥有的字段属性是各不相同的。1/31/202318 属属 性性用用 途途字段大小字段大小(Field Size)定义文本、数字或自动编号数据类型字段长度定义文本、数

16、字或自动编号数据类型字段长度格式格式(Format)定义数据的显示格式和打印格式定义数据的显示格式和打印格式输入掩码输入掩码(Input Mask)定义数据的输入格式定义数据的输入格式小数位数小数位数(Decimal Places)定义数值的小数位数定义数值的小数位数标题标题(Caption)在数据表视图，窗体和报表中替换字段名在数据表视图，窗体和报表中替换字段名默认值默认值(Default Value)定义字段的缺省值定义字段的缺省值有有 效效 性性 规规 则则(Validation Rule)定义字段的校验规则定义字段的校验规则有有 效效 性性 文文 本本(Validation Text)

17、当当输输入入或或修修改改的的数数据据没没有有通通过过字字段段的的有有效效性性规规则则时，所要显示的信息时，所要显示的信息必填字段必填字段(Required)确定数据是否必需被输入到字段中确定数据是否必需被输入到字段中允允许许空空字字符符串串(Allow Zero Length)定定义义文文本本、备备注注和和超超(级级)链链接接数数据据类类型型字字段段是是否否允许输入零长度字符串允许输入零长度字符串索引索引(Indexed)定义是否建立单一字段索引定义是否建立单一字段索引新值新值(New Values)定义自动编号数据类型字段的数值递增方式定义自动编号数据类型字段的数值递增方式输入输入法模式法模

18、式(IMEMode)定义定义焦点移至字段时是否开启输入法焦点移至字段时是否开启输入法Unicode压缩压缩(Unicode)定定义义是是否否允允许许对对文文本本、备备注注和和超超(级级)链链接接数数据据类类型字段进行型字段进行Unicode压缩压缩1/31/202319字段属性字段属性定义的技巧定义的技巧1）设置字段的默认值：）设置字段的默认值：如：如：“性别性别”定义为定义为“女女”“日期日期”定义为系统当前日期定义为系统当前日期 2）字段有效性验证）字段有效性验证：控制数据输入的正确性和有效性控制数据输入的正确性和有效性 如：如：“学院代码学院代码”的输入范围在的输入范围在01-99 “0

19、1”and “99”(between“01”and“99”)如：出生日期小于系统当前日期如：出生日期小于系统当前日期date()一旦违反了有效性规则，将显示一个信息告诉用户。一旦违反了有效性规则，将显示一个信息告诉用户。1/31/2023203）格式：）格式：改变数据显示和打印的格式，但并不改变改变数据显示和打印的格式，但并不改变数据的实际存储。数据的实际存储。用于用于“文本文本”和和“备注备注”类型的特殊字符类型的特殊字符 符号符号说说明明格式格式设设置置输输入数据入数据数据数据显显示示 要求文本字符要求文本字符(字符或空字符或空格格)-465043799465043799465-04-37

20、99465-04-3799&不要求文本字符不要求文本字符(&)&(&)&0108765431201087654312(010)87654312(010)87654312 强强制所有字符制所有字符为为小写小写 强强制所有字符制所有字符为为大写大写 davoliodavolioDAVOLIODAVOLIO1/31/2023214）设置输入掩码）设置输入掩码：控制数据输入的格式：控制数据输入的格式 Access Access 允许为除了允许为除了【备注备注】、【OLEOLE对象对象】和和【自动编号自动编号】数据类型之外的任何数据类型数据类型之外的任何数据类型字段定义字段定义【输入掩码输入掩码】属性。

21、属性。输入掩码字符输入掩码字符 1/31/202322 输入掩码字符输入掩码字符说说 明明0数数字字占占位位符符。数数字字(09)必必须须输输入入到到该该位位置置，不不允允许许输输入入+和和-符号符号9数数字字占占位位符符。可可以以将将数数字字(09)或或空空格格输输入入到到该该位位置置，不不允允许许输输入入+和和-符符号号。如如果果在在该该位位置置没没有有输输入入任任何何数数字字或或空空格时，格时，Access 将忽略该占位符将忽略该占位符#数数字字占占位位符符。数数字字、空空格格、+和和-符符号号都都可可以以输输入入到到该该位位置置。如如果果在在该该位位置置没没有有输输入入任任何何数数字字

22、时时，Access 认认为为输输入入的的是空格是空格L字母占位符。字母必须输入到该位置字母占位符。字母必须输入到该位置?字字母母占占位位符符。字字母母能能够够输输入入到到该该位位置置。如如果果在在该该位位置置没没有有输入任何字母时，输入任何字母时，Access 将忽略该占位符将忽略该占位符A字母数字占位符。字母或数字必须输入到该位置字母数字占位符。字母或数字必须输入到该位置a字字母母数数字字占占位位符符。字字母母或或数数字字能能够够输输入入到到该该位位置置。如如果果在在该该位位置置没没有有输输入入任任何何字字母母或或数数字字时时，Access将将忽忽略略该该占占位位符符&字符占位符。字符或空格

23、必须输入到该位置字符占位符。字符或空格必须输入到该位置C字字符符占占位位符符。字字符符或或空空格格能能够够输输入入到到该该位位置置。如如果果在在该该位位置没有输入任何字符时，置没有输入任何字符时，Access将忽略该占位符将忽略该占位符1/31/202323输入掩码字符输入掩码字符说说 明明.小数点占位符小数点占位符,千位分隔符千位分隔符:时间分隔符时间分隔符/日期分隔符日期分隔符将所有字符转换成大写将所有字符转换成大写!使使【输输入入掩掩码码】从从右右到到左左而而不不是是从从左左到到右右显显示示。可可以以在在【输入掩码输入掩码】的任何位置上放置惊叹号的任何位置上放置惊叹号用来显示其后跟随的第

24、一个字符用来显示其后跟随的第一个字符Text可可以以在在【输输入入掩掩码码】属属性性中中任任何何位位置置使使用用双双引引号号括括起起来来的的文本并且原文照印文本并且原文照印如：如：“电话电话”输入格式定义为（输入格式定义为（#）#1/31/202324 如如果果为为同同一一字字段段定定义义了了输输入入掩掩码码，同同时时又又设设置置了了格格式式属属性性，格格式式属属性性将将在在数数据据显显示示时时优优先先于于输输入入掩掩码码。这这意意味味着着即即使使已已经经保保存存了了输输入入掩掩码码，在在数数据据设设置置了了格格式式并并显显示示时时，仍仍将将忽忽略略输输入入掩掩码。码。5 5）必填字段属性）必

25、填字段属性 必填字段属性允许用户规定数据是否必须被输必填字段属性允许用户规定数据是否必须被输入到字段中。入到字段中。1/31/2023255 5、定义和更改主键、定义和更改主键 Access数据库系统的强大功能，在于它可以数据库系统的强大功能，在于它可以使用查询、窗体和报表快速地查找并组合保存在使用查询、窗体和报表快速地查找并组合保存在各个不同表中的信息。要做到这一点，每一个表各个不同表中的信息。要做到这一点，每一个表应该包含这样的一个或一组字段，这些字段是表应该包含这样的一个或一组字段，这些字段是表中所保存的每一条记录的唯一标识，此信息称为中所保存的每一条记录的唯一标识，此信息称为表的表的主

26、键主键，也称为主关键字。，也称为主关键字。1/31/2023261）主键的类型主键的类型（1）自动编号主键）自动编号主键 当向表中添加每一条记录时，可将自动编号字段设当向表中添加每一条记录时，可将自动编号字段设置为自动输入连续数字的编号。置为自动输入连续数字的编号。（2）单字段主键）单字段主键 如果某字段中包含的都是唯一的值，可以将该字段如果某字段中包含的都是唯一的值，可以将该字段指定为主键。指定为主键。（3）多字段主键）多字段主键 在不能保证任何单字段都包含唯一值时，可以将两个或在不能保证任何单字段都包含唯一值时，可以将两个或更多的字段指定为主键。如：更多的字段指定为主键。如：northwi

27、nd中的订单明细中的订单明细2 2）设置或更改主键）设置或更改主键3 3）删除主键）删除主键1/31/2023274.3 4.3 建立表间关系建立表间关系 通过规范化的方法，我们对表进行有效的通过规范化的方法，我们对表进行有效的分割，但是其实我们知道，这些表虽然被分割分割，但是其实我们知道，这些表虽然被分割为数个表，但它们之间彼此关联。如：有订单为数个表，但它们之间彼此关联。如：有订单就必有客户，即客户与订单是有关系的，这种就必有客户，即客户与订单是有关系的，这种关系可描述为关系可描述为“一位客户可拥有多个订单一位客户可拥有多个订单”。因此，所谓的关系式数据库就是将数据加因此，所谓的关系式数据

28、库就是将数据加以分类，通过建立表之间的参照关系，既能维以分类，通过建立表之间的参照关系，既能维持数据之间的联系，又可以避免不需要的数据持数据之间的联系，又可以避免不需要的数据重复。重复。1/31/2023281、常见的关系类型：、常见的关系类型：一对一关系一对一关系:指表中的某一条记录对应到另一表的某一条记录指表中的某一条记录对应到另一表的某一条记录 一对多关系：一对多关系：指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录 多对多关系：多对多关系：指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录，指表中的某一条记录对应到另一表的多条记录，而被对应到的多条记录，也会对应回

29、原表的多条而被对应到的多条记录，也会对应回原表的多条 记录记录1/31/2023292、建立表间关系：、建立表间关系：相关联字段的类型和长度相关联字段的类型和长度(1)创建表之间的关系时，相关联的字段不一定要创建表之间的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须有相同的字段类型（除非有相同的名称，但必须有相同的字段类型（除非主键字段是主键字段是“自动编号自动编号”类型）。类型）。(2)当主键字段是当主键字段是“自动编号自动编号”类型时，只能与类型时，只能与“数字数字”类型并且类型并且“字段大小字段大小”属性相同的字段关属性相同的字段关联。例如，如果一个联。例如，如果一个“自动编号自动编号

30、”字段和一个字段和一个“数字数字”字段的，并且字段的，并且“字段大小字段大小”属性均为属性均为“长长整型整型”，则它们是可以匹配的。，则它们是可以匹配的。(3)如果两个字段都是如果两个字段都是“数字数字”字段，但是字段，但是“字段字段大小大小”属性须相同，两个表才可关联。属性须相同，两个表才可关联。1/31/2023303.3.设置关系选项设置关系选项1)实施参照完整性：实施参照完整性：用来建立表间的引用完整性。如果不选择该选用来建立表间的引用完整性。如果不选择该选项，就可以单独对表进行操作，而不必考虑与之项，就可以单独对表进行操作，而不必考虑与之相关联的另外一个表。相关联的另外一个表。(如删

31、除：先删子表，再删主表如删除：先删子表，再删主表)(如插入：先在主表插入，再在子表插入如插入：先在主表插入，再在子表插入)2)级联更新相关字段：级联更新相关字段：用于确定是否允许用户修改连接字段的内容。如用于确定是否允许用户修改连接字段的内容。如果选择了该选项，当改变主表的主关键字字段的果选择了该选项，当改变主表的主关键字字段的内容时，将随之也改变相关表的主关键字字段的内容时，将随之也改变相关表的主关键字字段的内容。内容。1/31/2023313)级联删除相关字段：级联删除相关字段：用于确定是否允许用户删除与其他表中的记录有用于确定是否允许用户删除与其他表中的记录有关系的记录。如果选择了该选项

32、，允许删除主表关系的记录。如果选择了该选项，允许删除主表中的记录，但在删除主表中的记录之前，首先删中的记录，但在删除主表中的记录之前，首先删除从表中的相关记录。除从表中的相关记录。1/31/2023324.4 4.4 表记录的输入表记录的输入 1、“是是/否否”数据类型的输入数据类型的输入 2、OLE数据类型的输入数据类型的输入 3、查阅向导的设置、查阅向导的设置 固定值的查阅字段固定值的查阅字段 如性别、学历、职称、籍贯如性别、学历、职称、籍贯 关系表的查阅字段关系表的查阅字段 查阅字段的值是从另一个表或查询而来的查阅字段的值是从另一个表或查询而来的1/31/2023334.5 4.5 子数

33、据表子数据表 当当两两个个表表之之间间创创建建了了一一对对多多关关系系后后，将将“一一”端端表表称称为为主主表表，将将“多多”端端表表称为子数据表或子表。称为子数据表或子表。1/31/2023344.6 表的导入导出和链接表的导入导出和链接对于许多应用来说，可能表已经存在了，只需将对于许多应用来说，可能表已经存在了，只需将它导入链接以后进行管理或导出至其他数据库。它导入链接以后进行管理或导出至其他数据库。导入：导入：1、首先打开等待导入的数据库文件、首先打开等待导入的数据库文件2、执行、执行Access的导入功能的导入功能3、选取欲导入的表、选取欲导入的表4、选取欲导入的表名称、选取欲导入的表

34、名称1/31/202335导出：导出：1、首先打开等待导出的数据库文件、首先打开等待导出的数据库文件2、执行、执行Access的导出功能的导出功能3、选取欲导出表所在的数据库文件、选取欲导出表所在的数据库文件4、选取欲导出的表、选取欲导出的表1/31/202336链接链接导导入入是是将将数数据据导导入入到到新新的的Access表表中中，或或者者将将数数据库对象导入到另一个据库对象导入到另一个 Access 数据库中。数据库中。链链接接数数据据则则是是一一种种连连接接到到其其他他应应用用程程序序中中的的数数据据但但不不将将数数据据导导入入的的方方法法，这这样样在在其其他他应应用用程程序序与与数数据据之之间间建建立立起起连连接接，使使用用户户既既可可以以在在原原应应用用程程序序中中，又又可可以以在在 Access 中中查查看看和和编编辑辑数数据。据。导导入入与与链链接接的的数数据据源源可可以以是是Access数数据据库库、Excel 电子表格、文本文件等。电子表格、文本文件等。1/31/202337