文秘管理与写作.pptx

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1、教学目的教学目的 ：系统掌握办公室管理的基本工作程序、要求和操作规范；掌握常用应用文种的理论知识和写作方法，增强应用文写作能力。基本要求基本要求 ：本课程的教学既要传授教材所讲文秘管理与文秘写作两方面的基本概念和基本知识，又要让学生了解主要的管理实务和常见应用文种写法，引导学生把学到的知识运用于实践。 第一章 文秘管理引论教学目的与要求：教学目的与要求： 了解文秘管理的涵义、特点和了解文秘管理的涵义、特点和作用；理解文秘管理的内容和原则；作用；理解文秘管理的内容和原则；掌握文秘管理机构设置的现状、设掌握文秘管理机构设置的现状、设置原则以及文秘管理人员的素养。置原则以及文秘管理人员的素养。 第一

2、节 文秘管理的涵义和作用一、文秘管理的涵义一、文秘管理的涵义 文秘管理，即事务管理。它是指文秘管理，即事务管理。它是指各类组织内部的综合办事机构，对本各类组织内部的综合办事机构，对本组织综合性的日常事务、办公环境、组织综合性的日常事务、办公环境、工作秩序、规章制度、物资财产等所工作秩序、规章制度、物资财产等所进行的管理。进行的管理。第一节 文秘管理的涵义和作用二、文秘管理的特点二、文秘管理的特点 服务性服务性 复杂性复杂性 政策性政策性 时间性时间性三、文秘管理的作用三、文秘管理的作用 保障作用保障作用 助手作用助手作用 纽带作用纽带作用 垂范作用垂范作用第二节 文秘管理的内容和原则一、文秘管

3、理的主要内容一、文秘管理的主要内容行政事务管理行政事务管理包括规章管理、办公包括规章管理、办公环境管理、会议管理、信息管理、内部环境管理、会议管理、信息管理、内部监察以及企业股份管理等内容。监察以及企业股份管理等内容。办公事务管理办公事务管理包括日常办公事务管包括日常办公事务管理、公关事务管理、办公物品管理、文理、公关事务管理、办公物品管理、文书资料管理、财产管理、生活福利管理书资料管理、财产管理、生活福利管理以及安全卫生管理等内容。以及安全卫生管理等内容。第二节 文秘管理的内容和原则二、文秘管理的基本原则二、文秘管理的基本原则从实际出发，按客观规律办事的原则从实际出发，按客观规律办事的原则分

4、工协作，统一指挥的原则分工协作，统一指挥的原则依法管理的原则依法管理的原则注重效率的原则注重效率的原则公私分离原则公私分离原则技能转移原则技能转移原则弹性例外原则弹性例外原则前提：符合党和国家的路线、方针、政策，符前提：符合党和国家的路线、方针、政策，符合有关的法律、法规。合有关的法律、法规。第三节 文秘管理机构的设置一、文秘管理机构设置现状一、文秘管理机构设置现状党政机关、民主党派和人民团体党政机关、民主党派和人民团体企事业单位和其他经济组织企事业单位和其他经济组织二、文秘管理机构的设置原则二、文秘管理机构的设置原则（一）精简高效的原则（一）精简高效的原则（二）科学合理的原则（二）科学合理的

5、原则组织结构要科学合理组织结构要科学合理职责确定要科学合理职责确定要科学合理人员配备要科学合理人员配备要科学合理第四节 文秘管理人员的素养一、职业道德修养一、职业道德修养忠于职守，忠诚可靠忠于职守，忠诚可靠埋头苦干，默默奉献埋头苦干，默默奉献服从领导，贯彻意图服从领导，贯彻意图实事求是，廉洁奉公实事求是，廉洁奉公 谦虚谨慎，平等待人谦虚谨慎，平等待人 严格保密，守口如瓶严格保密，守口如瓶严谨细致，迅速敏捷严谨细致，迅速敏捷 第四节 文秘管理人员的素养二、文化知识修养二、文化知识修养基础知识和基本理论基础知识和基本理论社会科学社会科学 自然科学自然科学专业知识和业务知识专业知识和业务知识有关文秘

6、管理的知识有关文秘管理的知识有关行业的知识有关行业的知识外语。外语。相关学科知识和新兴学科知识相关学科知识和新兴学科知识第四节 文秘管理人员的素养三、能力才干修养三、能力才干修养观察分析和创新能力观察分析和创新能力表达能力和办事能力表达能力和办事能力沟通和协调能力沟通和协调能力 适应能力和自控能力适应能力和自控能力办公自动化设备的操作能力办公自动化设备的操作能力第二章 办公环境和人员管理 学习目的与要求学习目的与要求 了解办公环境管理的含义和作用了解办公环境管理的含义和作用 了解文秘人员招聘与培训的基本要了解文秘人员招聘与培训的基本要求求 理解文秘人员管理的基本要求理解文秘人员管理的基本要求

7、掌握办公环境布置和管理的基本内掌握办公环境布置和管理的基本内容和方法。容和方法。 第一节 办公环境管理的含义和作用一、办公环境管理的含义一、办公环境管理的含义广义：组织机构所有成员所处的大环境的广义：组织机构所有成员所处的大环境的管理管理狭义：文秘部门所处环境的管理狭义：文秘部门所处环境的管理人文环境人文环境自然环境自然环境第一节 办公环境管理的含义和作用二、办公环境管理的作用二、办公环境管理的作用有助于树立组织的良好形象，有有助于树立组织的良好形象，有助于组织工作的开拓和发展助于组织工作的开拓和发展良好的环境有利于领导提高工作良好的环境有利于领导提高工作质量和效率质量和效率良好的环境有助于文

8、秘人员开展良好的环境有助于文秘人员开展各项活动。各项活动。第二节 办公室环境的布置和管理一、办公室环境布置和管理的总体要求一、办公室环境布置和管理的总体要求整洁整洁 ：桌椅整齐：桌椅整齐 桌面简洁桌面简洁 保持清洁保持清洁安静安静 ：选择地点：选择地点 良好习惯良好习惯 光度适度，空气清新，温度适宜光度适度，空气清新，温度适宜自然光自然光 灯光灯光 空气流通空气流通 温度调节（温度调节（20-25）色调柔和，环境美化色调柔和，环境美化天花板：白色天花板：白色 四面墙：浅四面墙：浅 地面：深地面：深适当美化：与单位性质和企业文化适应适当美化：与单位性质和企业文化适应第二节 办公室环境的布置和管理

9、二、办公室环境布置的内容与要求二、办公室环境布置的内容与要求（一）（一） 办公室的布局设计办公室的布局设计封闭式办公室封闭式办公室第二节 办公室环境的布置和管理二、办公室环境布置的内容与要求二、办公室环境布置的内容与要求（一）（一） 办公室的布局设计办公室的布局设计开放式办公室开放式办公室第二节 办公室环境的布置和管理二、办公室环境布置的内容与要求二、办公室环境布置的内容与要求（一）（一） 办公室的布局设计办公室的布局设计公寓式办公室公寓式办公室第二节 办公室环境的布置和管理二、办公室环境布置的内容与要求二、办公室环境布置的内容与要求（二）办公室环境布置（二）办公室环境布置 照明照明 尽可能采

10、用自然光照明尽可能采用自然光照明 色彩色彩 一般天花板用白色，墙壁用淡色，一般天花板用白色，墙壁用淡色，地板可以深一些。地板可以深一些。 隔音隔音 必要的隔音必要的隔音 空气调节空气调节 美化美化 可用盆景、挂画等进行美化。可用盆景、挂画等进行美化。 第二节 办公室环境的布置和管理三、办公室的整理三、办公室的整理（一）上司办公室和接待室的整理（一）上司办公室和接待室的整理第二节 办公室环境的布置和管理三、办公室的整理三、办公室的整理（二）文秘人员办公室的整理（二）文秘人员办公室的整理 简单简单 实用实用 庄重庄重 第二节 办公室环境的布置和管理三、办公室的整三、办公室的整理理（三）办公室的（三

11、）办公室的日常维护日常维护第三节 文秘人员的管理一、男性文秘人员一、男性文秘人员的着装要求的着装要求（一）职业服饰装（一）职业服饰装备备（二）领带与服装（二）领带与服装的搭配的搭配（三）鞋袜的选择（三）鞋袜的选择 第三节 文秘人员的管理二、女性文秘人员二、女性文秘人员的着装要求的着装要求（一）职业服饰装（一）职业服饰装备备（二）鞋袜的配备（二）鞋袜的配备第三节 文秘人员的管理三、文秘人员的自三、文秘人员的自我管理我管理工作管理工作管理行为管理行为管理时间管理时间管理办公环境管理办公环境管理案例 年轻的张秘书刚从大学毕业，干工作充满活力，加上他好年轻的张秘书刚从大学毕业，干工作充满活力，加上他好

12、学上进，多次受到领导的表扬。有一天上午，公司的王经理学上进，多次受到领导的表扬。有一天上午，公司的王经理急着外出开会，但需要的材料却一直未拿到手，急得团团转。急着外出开会，但需要的材料却一直未拿到手，急得团团转。有人说，材料是张秘书整理的，而张秘书刚好去了业务部。有人说，材料是张秘书整理的，而张秘书刚好去了业务部。性急的王经理大声地吼叫起来，命人找回了张秘书。张秘书性急的王经理大声地吼叫起来，命人找回了张秘书。张秘书后脚跟还未进门，就听到王经理劈头盖脸的吼声：后脚跟还未进门，就听到王经理劈头盖脸的吼声：“你干什你干什么去了？要的材料为什么不按时拿出来？叫我拿什么去开会？么去了？要的材料为什么不

13、按时拿出来？叫我拿什么去开会？你这个秘书是怎么当的？你这个秘书是怎么当的？” 面对无辜的责骂，张秘书立即涨红了脸，三步并做两步，面对无辜的责骂，张秘书立即涨红了脸，三步并做两步，在王经理办公桌下的文件堆里翻出一份材料，甩在了他的面在王经理办公桌下的文件堆里翻出一份材料，甩在了他的面前：前：“材料是徐秘书整理的，昨天下午就给了你，你这当领材料是徐秘书整理的，昨天下午就给了你，你这当领导的记性哪里去了？导的记性哪里去了？”这时，办公室主任赶紧催王经理上车。这时，办公室主任赶紧催王经理上车。可是，王经理出门时回过头来说：可是，王经理出门时回过头来说：“等我开完会回来，再和等我开完会回来，再和你算帐！你算帐！” 本案例中，张秘书的行为有无不妥，请从文秘人员自我本案例中，张秘书的行为有无不妥，请从文秘人员自我管理的角度加以分析。管理的角度加以分析。 第四节 文秘人员的招聘与培训一、文秘人员的一、文秘人员的招聘招聘发布招聘信息发布招聘信息求职申请求职申请面试面试测试选测试选拔拔录用决定录用决定二、文秘人员的二、文秘人员的培训培训入门培训方式入门培训方式 管理培训和进修管理培训和进修