公关广告客户推广活动事件策划与执行参考模板.pptx

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1、客户推广活动-事件策划与执行Page 2选择要求选择要求场地情况场地情况目的和程序目的和程序预算预算构思构思团队组成团队组成项目推进表项目推进表工作说明书工作说明书前期准备前期准备活动场地活动场地团队组成和时间表团队组成和时间表车辆安排车辆安排核心内核心内容容说在前面的话说在前面的话来宾接待（记者）来宾接待（记者）现场布置现场布置后勤工作后勤工作停车场停车场接待用车接待用车特殊嘉宾特殊嘉宾媒体接待基础文件媒体接待基础文件Page 3说在前面的话说在前面的话策划策划321321法则法则1个目的个目的p 满足客户要求满足客户要求3个前提：个前提：2个关键点个关键点o产品同质化传播策划o媒体资源有限

2、化议题策划o传播手段重复化主题策划o符合定位支持品牌/产品定位o结果导向方案的可行性符合客户要求Page 4前期准备目的前期准备目的确定你的目标-意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判断一：采取何种方式判断四：不做无法改变事实的努力判断二：在活动中体现什么内容判断三：抛弃一切非目标必须的华丽想法Page 5前期准备确立目标的程序前期准备确立目标的程序定位准定位准确确与客户共同陈述项目的目的与客户反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论定义清定义清楚楚如何衡量项目效果?怎样使项目效果可量化评估?公布项目的评估标准确定资确定资源源列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源Page 6前期准备预算前期准

3、备预算先确定预算，再确定计划是稳妥的方法确定必须成本 来宾交通及接待 场地施工和装饰 工作人员费用纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等其他Page 7前期准备构思前期准备构思n摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：便获得补充：n每个环节可能出现问题的地方每个环节可能出现问题的地方n每个环节所需用到的物料每个环节所需用到的物料n每个环节是否可以再优化每个环节是否可以再优化n每个环节是否给人惊喜每个环节

4、是否给人惊喜n在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？n在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？Page 8前期准备预算前期准备预算先确定预算，再确定计划是稳妥的方法确定必须成本 来宾交通及接待 场地施工和装饰 工作人员费用纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等其他Page 9前期准备构思前期准备构思n摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团

5、队，以便获得补充：便获得补充：n每个环节可能出现问题的地方每个环节可能出现问题的地方n每个环节所需用到的物料每个环节所需用到的物料n每个环节是否可以再优化每个环节是否可以再优化n每个环节是否给人惊喜每个环节是否给人惊喜n在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？n在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？Page 10团队构成和时间表团队团队构成和时间表团队项目负责人项目负责人参与部门参与部门项目所必须的人员配备项目所必须的人员配备供应商列表和对应联系人：供应商列表和对应联系人：场地场地 设计师设计师 搭建搭建 租车租

6、车/礼仪礼仪 摄影摄像摄影摄像 其他其他确定你的工作团队确定你的工作团队确定你的供应商确定你的供应商Page 11团队构成和时间表项目推进表团队构成和时间表项目推进表n项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）n项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容n物料清单：列举已有物料及需要准备的物料物料清单：列举已有物料及需要准备的物料n人员分工：列出每个子项目负责人人员分工：列出每个子项目负责人n必须首先确定不可控因素：必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？n场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地

7、场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地n重要来宾：他们的时间、行程是不确定的重要来宾：他们的时间、行程是不确定的n其他不可控因素其他不可控因素n预定的检查时间通报预定的检查时间通报:n向所有成员报告每日工作的完成情况向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐分享你的完成快乐,也分享别人的完也分享别人的完成快乐成快乐n使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?n应付意外情况、赢得补救机会应付意外情况、赢得补救机会Page 12可能出错的就一定会出错！可能出错的就一定会出错！Page 13团队构成和时间表工作说明书团队构成和时间表工作说明书n活

8、动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）n活动物料汇总活动物料汇总n部门工作（接待）流程和要求部门工作（接待）流程和要求n活动现场具体分工（人员位置和要求）活动现场具体分工（人员位置和要求）n文案准备文案准备n新闻稿新闻稿n主持人台本主持人台本n领导讲话稿领导讲话稿n重要领导的现场文件夹内容资料重要领导的现场文件夹内容资料n通讯录通讯录Page 14工作说明书的主要目的确定活动基本要素工作说明书的主要目的确定活动基本要素 相互关系及检查点相互关系及检查点n明确活动基本要素利于活动掌控明确活动基本要素利于活动掌控n参与人员的工作指导，提升工作

9、效率参与人员的工作指导，提升工作效率n新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）n相互关系的确认相互关系的确认n部门之间的配合和各自负责人；部门之间的配合和各自负责人；n哪些事情可以同时进行；哪些事情可以同时进行；n完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；的方法；n检查点可为我们提供补救的机会检查点可为我们提供补救的机会n定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展，定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展，并对意外情况作出补救。

10、并对意外情况作出补救。Page 15场地选择列出要求场地选择列出要求n需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求n来宾人数：测算最小面积要求来宾人数：测算最小面积要求n活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？要求？是否有破坏可能？n周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿n气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间n费用限制：能够用于场地租赁的最高限额费用限制：能够用于场地租赁的最高限额Page 16场

11、地选择询问场地选择询问n是否有档期？是否有档期？n是否有足够的布展时间？是否有足够的布展时间？n场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？n场地清扫需要特别安排吗？场地清扫需要特别安排吗？n场地可容纳多少人？场地可容纳多少人？n使用该场地是否需要办理特别手续？使用该场地是否需要办理特别手续？n是否有噪音及安全、清洁方面的要求？是否有噪音及安全、清洁方面的要求？n场地能够提供什么设施？它们是否收费？场地能够提供什么设施？它们是否收费？n现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？n场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？场地有多少

12、卫生间？条件怎样？需要装饰吗？n是否有供贵宾和工作人员休息的地方？是否有供贵宾和工作人员休息的地方？n场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？n场地是否有存放杂物或资料的地方？场地是否有存放杂物或资料的地方？Page 17车辆安排停车场车辆安排停车场n停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？些线路？n停车场的开放和关闭时间？停车场的开放和关闭时间？n停车场需要什么凭证？停车场需要什么凭证？n是否可以专辟停车场？是否可以专辟停车场？n是否有是否有VI

13、P专用停车场？专用停车场？n是否有是否有“停车已满停车已满”标志牌？标志牌？n停车场是否有保安管理？停车场是否有保安管理？n工作用车停在哪里？是否需付费？工作用车停在哪里？是否需付费？Page 18车辆安排活动班车车辆安排活动班车n来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？n以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数的间隔时间、发车辆数n班车品牌？新旧程度？班车品牌？新旧程度？n司机素质如何？会否迷路？联系方式？司机素质如何？会否迷路？联系方式？n班车途经路线是否有拥堵可

14、能？班车途经路线是否有拥堵可能？n预留至少一辆机动车辆预留至少一辆机动车辆Page 19车辆安排特殊来宾接待车辆安排特殊来宾接待n特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？n特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？n特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？

15、前是否观看场地并参加彩排？n由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）n特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒Page 20来宾接待来宾接待n当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：n来宾是否拿到了正确的机票？来宾是否拿到了正确的机票？n来宾是否方便抵达机场？来宾是否方便抵达机场？n当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？n来宾是否知道下飞机后应该如何做？来宾是否知道下飞机后应该如何做？n突发情况

16、处理：突发情况处理：n航班延误航班延误n个别来宾迟到个别来宾迟到Page 21来宾接待来宾接待n当来宾走下飞机后：当来宾走下飞机后：n确保第一时间知道接站人位置确保第一时间知道接站人位置n在班车等候时间不能超过在班车等候时间不能超过30分钟分钟n在班车行程中为来宾播放轻松音乐在班车行程中为来宾播放轻松音乐n突发情况处理：突发情况处理：n班车损坏班车损坏n部分来宾延误部分来宾延误n班车迷路班车迷路Page 22来宾接待来宾接待n当来宾抵达接待区时：当来宾抵达接待区时：n确保第一时间看到接待人员和接待指示牌确保第一时间看到接待人员和接待指示牌n预估每批来宾人数，保障足够的接待人力预估每批来宾人数，

17、保障足够的接待人力n如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台n在接待区预备休息区在接待区预备休息区n如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌人管理，预备存衣牌n突发情况处理：突发情况处理：n因交通原因突然导致来宾人数剧增因交通原因突然导致来宾人数剧增Page 23来宾接待来宾接待n来宾登记时应了解什么？来宾登记时应了解什么？n活动的日程安排活动的日程安排n活动所需佩戴证件及使

18、用要求活动所需佩戴证件及使用要求n活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置n何时可以离开？离开机票领取的时间和方式何时可以离开？离开机票领取的时间和方式n来程时的费用报销时间、地点、方式来程时的费用报销时间、地点、方式n离开时是否有班车接送？离开时是否有班车接送？n用餐时间、地点？用餐凭证？用餐时间、地点？用餐凭证？Page 24现场布置现场布置n来宾行走线路现场勘察：来宾行走线路现场勘察：n场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？n来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？来宾人数有多少？是否能够及

19、时顺畅地通过入口？n入口是否需要铺设红地毯？入口是否需要铺设红地毯？n在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？n来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？n不同类别的来宾是否需要分别设定入口？不同类别的来宾是否需要分别设定入口？n是否有来宾需要特别休息室？是否有来宾需要特别休息室？Page 25现场布置现场布置n搭建施工搭建施工n保证施工期间的用电及保安保证施工期间的用电及保安n保证施工用料的摆放位置保证施工用料的摆放位置n检查施工单位用料摆放是否合理检查施工单位用料摆放是否合理n搭建完

20、成时间应保障至少搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间小时的彩排时间n务必进行最大负荷电量测试务必进行最大负荷电量测试n施工完毕后应清理一切施工痕迹施工完毕后应清理一切施工痕迹n确保用电线路安全隐秘确保用电线路安全隐秘Page 26现场布置现场布置n舞台布置舞台布置n保障上场及下场通道畅通保障上场及下场通道畅通n后台有方便快捷且安全的物品存放处后台有方便快捷且安全的物品存放处n来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能n舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线n确保来宾无法进入后台确保来宾无法进入后台Page 27现场

21、布置现场布置n来宾区域来宾区域n贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？n为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位n来宾的通道是否畅通？来宾的通道是否畅通？n是否要准备同传？规格？现场翻译？是否要准备同传？规格？现场翻译？n预留摄影摄像位置，是否需要架高？预留摄影摄像位置，是否需要架高？n来宾取用饮料位置是否方便？来宾取用饮料位置是否方便？n当来宾退场时是否可能发生拥挤？当来宾退场时是否可能发生拥挤？Page 28后勤安排后勤安排n安排专门工作人员负责用餐预订及送达安排专门工作人员负责用餐预订及

22、送达n指定工作人员用车和司机指定工作人员用车和司机n文件打印文件打印n资料装袋、运输和存放资料装袋、运输和存放n物品领取登记物品领取登记n视频、图片资料视频、图片资料Page 29媒体接待基础文件媒体接待基础文件n媒体接待基础文件媒体接待基础文件n邀请媒体名单邀请媒体名单n新闻夹内容新闻夹内容n航班时刻表（接、送车辆安排）航班时刻表（接、送车辆安排）n住房登记表住房登记表n媒介分工（活动现场位置）媒介分工（活动现场位置）n接待物料接待物料n专访安排（名单、专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）、陪同媒介、速录）Page 30其他事项其他事项n活动付款明细表活动付款明细表n供应商、额度、日期、

23、付款形式、尾款结算日期供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期n现场指挥文件现场指挥文件-根据确定流程根据确定流程nAV、音响（上场音乐、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合出车音乐）、灯光配合n摄影摄像预定位置和要求摄影摄像预定位置和要求n重要环节时的前后衔接、人员补位重要环节时的前后衔接、人员补位n现场提问时的媒介人员位置现场提问时的媒介人员位置n主持人台本主持人台本n活动（专访）结束后活动（专访）结束后n汇集活动摄影摄像资料（速录文字？）汇集活动摄影摄像资料（速录文字？）n挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络n统计媒体对视频资料的数量统计

24、媒体对视频资料的数量Page 31活动后期总结与报销活动后期总结与报销n 报销资料准备及报销报销资料准备及报销1）报销资料）报销资料n 合同：包括项目费用报价合同：包括项目费用报价 发票，发票复印件发票，发票复印件 场地合同复印件场地合同复印件n 活动照片活动照片 每场活动需要需要至少每场活动需要需要至少5张活动现场多角度的全景照片；张活动现场多角度的全景照片；活动制作物照片：每项制作物均需提供活动制作物照片：每项制作物均需提供2张近景照片，张近景照片，要求无任何遮挡物要求无任何遮挡物,清楚完整的显示出客户清楚完整的显示出客户logo（见附件（见附件 十二和十三）十二和十三）n项目总结项目总结