2023年文件档案管理制度7篇.docx

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1、2023年文件档案管理制度7篇 为了文件的保管工作,须要对工作人员的工作加强管理,因此须要设立规章制度。那么,大家知道制度的格式吗?下面是由我给大家带来的文件档案管理制度7篇，让我们一起来看看！ 文件档案管理制度篇1 一、为规范公司档案管理，增加公司档案的好用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 公司的规划、年度安排、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录、确定、托付书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、平安保密和运用便利

2、。 五、资料的收集与整理 1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门经理应主动协作与支持。 3.凡应当刚好归档的资料，由档案管理员负责刚好归档。 4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。 5.档案管理员依据公司的文书立卷归档管理制度实施档案归档整理。 六、资料的分类与归档 1.公司档案资料的分类依据文书立卷归档管理制度的有关规定执行。 2.公司档案资料的归档每年一次，属于平常

3、立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案的借阅 1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可干脆通过档案管理员办理借阅手续。 2.因工作须要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室主任核批。 3.公司档案密级分为绝密、机密、隐私三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；隐私级档案经审批可以借阅，但借阅时 文件档案管理制度篇2 第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 其次条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合

4、管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的运用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，仔细细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 第三条归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必需

5、是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要刚好归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。 6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特别状况只有一份原件时，由综合部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门须要运用的

6、可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的特地库房，各部门应依据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等平安条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档书目。 3、档案管理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类书目;依据须要编制专题书目，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、库存档案必需图物相符，帐物相符。 6、档案管理人员要熟识所管理的档案资料，了解利用者的需求，驾驭利用规律。 7、依据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 8、

7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 9、严格遵守档案平安保密制度，做好档案流失的防护工作。 10、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可办理调动手续。 第五条档案借阅制度 1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在办公室指定的地方，不得携带外出。须要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必需履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。须要

8、长期借出的，须经分管副总经理批准。 5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 6、借阅档案资料者必需妥当保管档案资料，不得随意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要刚好追查，并报告主管部门刚好处理。 8、重要档案、机密档案不得借阅，必需借阅的要经分管副总经理同意，必需外借的，由总经理审批。 第六条二级档案应依据资料的性质和部门须要，每三年移交一次，必需保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。 文件档案管理制度篇3 一、严格执行党和国家的保

9、密、平安制度，确保档案和案卷机密平安。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由

10、信息中心实行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必需符合下列要求： 文件材料齐全完整; 依据档案内容合并整理、立卷; 依据档案内容的历史关系，区分保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明准确，便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并依据有关规定的酌情处置。 十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、

11、防高温工作，定期检查档案保管工作。 文件档案管理制度篇4 一.制度内容 为做到客户服务部与客户的良好沟通，驾驭客户的人员构成、公司性质、物业费交纳状况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以帮助客户服务部以最便捷的方式供应以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度 二.管理目标 客户档案资料全面、精确、有效。 三.适用范围 客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及运用四个环节。 一般客户档案包括以下的资料： 1.收集客户单位资料 2.客户缴费记录包括各样应付之押金 3.客户装修工程文件 4.客户迁入时填具之资料 5.客户资料补充 6.客户联络资料 7.紧急事

12、故联络人的资料 8.客户与管理处往来文件 9.客户违规事项与欠费记录 10.客户修理记录 11.客户投诉记录 12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序 四.留意事项 1.刚好上行下达客户与管理之间的学问、报告、通知、通报，传送文件应刚好、精确，仔细地登记并制作各种表格。 2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通; 3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进; 4.接听客户投诉，解决客户投诉; 5.接听客户工程报修电话，刚好联系修复。 文件档案管理制度篇5 一、档案的建立。 1.1档案的建立按下列流程建立：收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入

13、柜-利用-检查 1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。 1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等; 1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、运用说明书、购入运用时间、运用许可证、年检合格证、修理保养合同及修理保养记录等; 1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。 1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业

14、进行管理的各项规章制度等; 1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等; 1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金运用的预算、安排、业委会批准运用的文件等。 1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。 二、档案管理 2.1为避开档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又便利常常运用，对运用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。 2.2档案管理要求： 2.2.1进行标准化的档案管理。 2.2.2采纳多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采纳适

15、当的保存方法。 2.2.3加强保密意识培育，确保档案在运用过程中的平安、不丢失、不泄密。 2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。 2.2.5坚持档案资料收集的系统化。 2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑书目，按工作部门分柜保存。 2.2.7实行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。 文件档案管理制度篇6 一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地爱护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以

16、及其他各项活动干脆形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后刚好归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理批阅后归档。 3、一项工作由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报

17、告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件

18、与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区分不怜悯况进行排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清楚。 五、档案管理人员职责 1、根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、根据归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪遵守法律、忠于职守

19、，努力维护公司档案的完整与平安。 六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发觉损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、必需严格保密，不准泄露档案材料内容，如发觉遗失必需刚好汇报，追求责任。 4、不准拆卷及随意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得随意摘抄或复制案卷内容，如确有须要，必需经领导批准才能摘抄或复制。 5、必需爱惜档案，保持整齐，不准在档案材料中写字、划线或作记

20、号等。 6、不准转借，必需专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案管理人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起起先执行。 文件档案管理制度篇7 一、文书档案归档制度 1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。 2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。 3.归档的文件材料应齐全、完整、精确牢靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。 4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。 5.凡归档的文件必需留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合

21、要求的档案员有权退回原部门重新书写。 6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必需归档。 7.机关工作人员外出学习、考察、参与会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。 二、专职档案工作人员岗位责任制 1.仔细学习专业学问，贯彻执行档案法、档案法实施方法，酷爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。 2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。 3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。 4.负责档案库房各项制度的落实。 5.主动供应档案的利

22、用，充分发挥档案利用效果，仔细总结阅历，为领导决策和机关各项工作供应优质服务。 三、兼职档案工作人员岗位责任制 1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。 2.兼职档案人员要酷爱档案工作，熟识业务，工作仔细负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。 3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。 4.严格执行各项档案管理制度。 5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务学问，不断提高业务水平。 四、部门立卷制度 1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。 2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件

23、资料进行收集、审定、整理、立卷。 3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。 五、档案保管制度 1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。 2.根据档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找便利。 3.档案员对室藏档案材料要常常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要刚好跟踪追还，防止丢失。 4.库房要保持清洁卫生，温度要常常保持在1424，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。 5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

24、6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危急品，停电时，一律用手电照明，不得运用易燃器具。 7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保平安。 六、档案保密规则 1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，仔细执行各项制度。 2.凡到综合档案室查阅档案者，都要仔细遵守平安保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。 3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。 4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要刚好交给档案管理部门。 5.对于违反保密规定

25、，泄露国家公司机密或造成肯定后果者要依据保密法的规定，肃穆处理并追究其责任。 七、档案借阅制度 1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。 2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。 3.借阅人员对档案材料妥当保管，留意保密，不得以任何理由转借他人。 4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。 5.档案管理人员对归还的借阅材料要仔细进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经仔细核对，正确无误时，方能签字盖章。 6.一旦发觉档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要刚好向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。 八、其他 说明权归公司行政人事部。 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第18页 共18页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页