2023年文件档案管理制度简述7篇.docx
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1、2023年文件档案管理制度简述7篇 为了对文件的管理工作加强规范,因此须要对员工进行制度的管理,那么,什么样的制度才是有效的呢?下面是由我给大家带来的文件档案管理制度简述7篇,让我们一起来看看! 文件档案管理制度简述篇1 一、文书档案归档制度 1、各部门在各项活动中构成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。 2、各部门构成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。 3、归档的文件材料应齐全、完整、精确牢靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。 4、下发文件不仅仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。 5、凡归档的文件务必留原
2、件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不贴合要求的档案员有权退回原部门重新书写。 6、重要文件如部门需用可进行复印,但原件务必归档。 7、机关工作人员外出学习、考察、参与会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。 二、专职档案工作人员岗位职责制 1、仔细学习专业学问,贯彻执行<档案法>、<档案法实施方法>,酷爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。 2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量贴合“规范”要求。 3、负责公司有关
3、部门档案工作监督指导、业务培训工作。 4、负责档案库房各项制度的落实。 5、专心带给档案的利用,充分发挥档案利用效果,仔细总结阅历,为领导决策和机关各项工作带给优质服务。 三、兼职档案工作人员岗位职责制 1、各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。 2、兼职档案人员要酷爱档案工作,熟识业务,工作仔细负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。 3、兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。 4、严格执行各项档案管理制度。 5、理解本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务学问,不断提高业务水平。 四、部门立卷制度 1、凡本部门在各项活动中构成
4、的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。 2、各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。 3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。 五、档案保管制度 1、各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。 2、根据档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找便利。 3、档案员对室藏档案材料要常常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要刚好跟踪追还,防止丢失。 4、库房要持续清洁卫生,温度要常常持续在1424,相对湿度要持续在4560%,防止危害档案的现象发生。
5、 5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。 6、库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危急品,停电时,一律用手电照明,不得运用易燃器具。 7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保平安。 六、档案保密规则 1、档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,仔细执行各项制度。 2、凡到综合档案室查阅档案者,都要仔细遵守平安保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。 3、查阅档案时,不得翻阅与查阅资料无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。 4、本公司工作人员不准将文
6、件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要刚好交给档案管理部门。 5、对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成必需后果者要依据<保密法>的规定,肃穆处理并追究其职责。 七、档案借阅制度 1、借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。 2、凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。 3、借阅人员对档案材料妥当保管,留意保密,不得以任何理由转借他人。 4、借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。 5、档案管理人员对归还的借阅材料要仔细进行检查,确认档案材料完好无损时,方可
7、办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经仔细核对,正确无误时,方能签字盖章。 6、一旦发觉档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要刚好向主管领导汇报,并追究有关人员的职责。 八、其他 说明权归公司行政人事部。 文件档案管理制度简述篇2 1、档案管理在校长、副校长的领导下,由办公室详细抓好档案建设工作。 2、档案管理人员要仔细学习有关档案管理的法律法规,学习并熟识档案管理。 3、档案管理人员要严守有关档案机密,确保档案工作的严密性。 4、档案管理人员要坚守工作岗位,按时登记和整理相关资料归档,确保来件刚好收存、刚好归类。 5、学籍档案、“两基”档案、老师业务档案、行政档案等按习水县教化
8、局关于档案管理的相关要求,制定管理措施,分门别类地完善工作,特殊是加强老师业务档案的完善工作,确保学校档案能真实、客观地记载教职工的工作状况。 6、学校档案分门别类专柜管理,划拨肯定资金添置档案设施,力求各类档案放置有序、查找便利、管理顺当。 7、每学期期末是整理和完善档案的终结时间,各部门、各处、要仔细收集开展工作的相关文字资料、图片、表册等整理,移交办公室存档。 8、档案管理人员必需熟识档案的建设状况,对外调档案做到:“取一件、记一件、还一件、装一件”,并负责追回外调时间较长的档案,保证档案不流失。 文件档案管理制度简述篇3 一、目的 更的的员工人事档案妥当管理,的保守机密;人事档案的完整
9、,防止材料损坏,便于高效、有序的档案资料,特制定本档案管理方法。 二、档案管理内容 1、员工入职档案:个人简历 员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。 2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。 3、绩效管理档案:将员工绩效考核资料按月归类整理。 4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。 三、档案规定 1、基础管理 1.1原则:分类标准、归档、排列有序、层次清晰、整理规范。 1.2员工入职前,人
10、力资源部对人事档案的性、性核查,如有虚假,可不予录用和解聘。 1.3对人事档案按入职分类归档,按在职人员、离职人员整理,并登记于入职员工人事档案登记(见附件一)离职员工人事档案登记(见附件二),并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号,人事档案原则上是永久保存。 1.4当在职员工的资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻状况变动等),应将资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。 1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前,对调入或新的档案都应登记。 1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性,归档的材料鉴别,材料的、
11、文字清晰、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。 1.7员工离职档案每月清查,存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。 1.8人力资源部档案员要留意档案管理环境的清洁、整齐。 1.9档案应分类编号存放,员工编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子书目,以便查阅。 2、档案的查、借阅 2.1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,外借;非保密级档案因工作须要查、借阅,须填写查、借阅人事档案单(附件三),行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。 2.2任何垮查、借阅人事档案,下级员工查、借阅员工的人事档案。 2.3公司级、行政
12、人力资源部可干脆查、借阅员工人事档案。 2.4全部批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特别状况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。 2.5人力资源部查、借阅登记,并在人事档案借阅登记本签字登记(附件三)。 3、查、借阅档案留意 3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。 3.2擅自复印、拍摄档案内容,如有工作须要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。 3.3查、借阅者擅自泄露档案内容,违反者视情节严峻,予以惩处。 4、档案的销毁 4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。 4.2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写公司员
13、工人事档案销毁审批登记(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁。 4.3经批准销毁的.人事档案,人力资源部须核对,将批准的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案登记并归档,登记表永久保存。 四、制定、修订、废除与实施 本管理方法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同。 文件档案管理制度简述篇4 一、目的 为了对人事档案进行妥当保管,能有效地保守机密。维护人事档案材料完整,防止材料损坏,规范人事档案的管理,特制定本制度。 二、范围 本制度适用于对公司人事档案的执行管理。 三、职责 3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统
14、计等工作。 3.2人事档案管理:集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区全部分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。 3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门,负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。 3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行。 四、人事档案管理的内容 4.1员工人事档案归档及管理:新员工入职时将员工应聘申请表及相关证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课,人事管理课依据员工应聘申请表建立员工人事档案(内容包括:该员工的
15、应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并刚好归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别,其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的详细位置并且在书目上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容,最终将新员工的人事档案材料归档。 4.1.1确立两级档案管理制度:一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职状况、培训状况、工资调整状况、学历及职称改变状况、历年考核状况及员工基本状况复印件备查材料等。 4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时,应将该员工人事档案的材料归
16、入公司离职员工人事档案类。 4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时,由各相关部门负责人在员工离职通知单上签字,确认无遗留问题;员工相关档案调入单位时,人力资源部核对档案材料,密封该员工人事档案,连同开具的档案材料转移单及其它有关材料,转至调入单位并归档。相关手续员工入职试工转正辞退作业管理制度。 4.2检查核对:人力资源部人事管理课档案管理员要定期(每月25日)对员工的人事档案进行检查核对并在员工人事档案统计表上签字,确保员工的人事档案的完整、平安。但是下列状况下,也要进行检查核对:突发事务后,如被盗、遗失、或水灾火灾之后;对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失;发觉某些损失之后,
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