嘉宾接待流程.pdf

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1、 809 809 大会嘉宾的接待流程大会嘉宾的接待流程嘉宾姓名：嘉宾姓名：公司人员：司机：公司人员：司机：全程助理：全程助理：接机前准备：（一）助理工作1.自行确认订票情况记录飞机航班号，起飞时间，机票张数2.熟悉嘉宾资料，发言主题，并阅读相关资料3.查找嘉宾大致体态相貌，兴趣爱好情况4.预算飞机降落时间，和自己到达机场时间5.到酒店实地熟悉环境，了解大堂休息方位。7 和酒店方面确认嘉宾房间号码，房间内的设施是否可以正常使用等信息6.提前一天联系接机司机，确定共同前往机场时间。（预留时间以防止堵车的情况发生）7.提前一天向酒店订餐并告知用餐时间及人数，并进行菜色的选择8.提前预定花束及采购会议

2、期间嘉宾的水果。9.提前将赠与嘉宾的礼物准备好并附有卡片。10.提前一天打电话向嘉宾确认票务信息：飞机航班号，起飞时间，随行人员人数，成都联系电话；告诉嘉宾自己接机等待的标牌颜色与嘉宾进行电话确认的标准用语：XXX先生/女士您好,我是xx会议接待员XXX.能够邀请您来参加本次大会我们深感荣幸.为了确保明天的接待工作更加完善,现在我想向您确认一下行程信息,请问,您乘坐的是从 XX 飞往 XX 的 XXXXXXX 航班么起飞时间是否是XXXX 您的随行人员是 XX 么好的，我们会有接待人员手持 X 色标牌为您接机并前往酒店，祝您旅程顺利。111.接到嘉宾当天，要提前通知相关人员将水果放置嘉宾的所在

3、房间，并检查房间内的设施。（二）司机工作1.检查车车内的卫生及车况2.在车内准备饮品（两种）3.检查个人的卫生状况。4.提前将饮品及花束放置车中，可以在车内准备一些CD。5.接机时注意礼节，对其称呼和握手等细节需要特别准备。6.一定要记好在机场的停车位置。接到嘉宾：接到嘉宾：1.助理接到嘉宾后：X 先生：您好！我是 xx 的工作人员，此次作为您的助理负责您全程的活动，我叫 XX。请问您接下来是否有特殊安排（如果没有）请这边走，我们将乘车前往xx酒店。2.告诉司机将车停至出口最近位置方便嘉宾上车。3.司机主动拿过行李，带领乘车前往酒店（注意：乘车时接待人员应坐在副驾驶位置，为嘉宾打开右后方车门，

4、并安顿嘉宾坐到车内右后座，下车后先为嘉宾打开车门，然后帮嘉宾提行李）4.上车向嘉宾提供饮料，视情况播放音乐。5.路中告知嘉宾的行车时间，视嘉宾情况待其休息或适当交流。可以和嘉宾简略介绍我们的企业及活动内容。6.进入酒店，请嘉宾在大厅稍作等待休息，协助办理好门卡等入住手续。7.礼貌的请问是否能耽误其几分钟，简略介绍其发言主题、所在板块及发言时间等会务内容。并将会议安排表（上面配备手写贴士）交给嘉宾。同时提供一份企业介绍手册或卡片。8.带领嘉宾去房间，帮助嘉宾提行李。9.向嘉宾提供自己的名片，并将自己手机号码发送到对方手机，告诉嘉宾有任何问题可以随时联系自己。10.告诉嘉宾晚宴时间。并告诉他自己会

5、电话提醒，会在酒店什么位置等他，带领他用晚餐。接待期间若出现事故立即联系自己，电话 XXX，确保全程安全无误。211.会议期间若有其他安排，一定要提前通知地点，起止时间及参加的人员。（如宴会或参观）12.会议期间要保证嘉宾房间内的水果供应充足。13.在会议期间的用餐，工作人员要事先了解用餐的形式（中餐、自助或是其他）酒水的安排（尽量了解嘉宾的喜好）14.嘉宾的用餐可以有二种形式，（在酒店预订或是在附近的酒店用餐、同样尽量事先了解嘉宾的口味。）一次达到接待的最佳效果。15.活动进行中，要保证嘉宾上台、下台有人引领。16.若嘉宾与嘉宾之间不是很熟悉，要引领其进行友好的沟通。活动结束活动结束1.在活

6、动结束，及时提醒嘉宾。并主动询问是否需要出游工作人员主动询问是否需要出行游玩，如果不需要请工作人员尽快退出让嘉宾自己休息。（如果嘉宾到达比较早又无其他形成可放在活动开始之前。）若是需要，须向其推荐路线并询问是否需要陪同，准备好出行的手册或是相关出行物品。和机场方面最好提前确认返程航班是否正常起飞，有无其他特殊的情况。2.提前和嘉宾确定返程的航班号，时间。3.助理提前通知司机送嘉宾返程的时间，并且和接机时一样准备好饮品和相关的物品。4.在返程之前，将公司的礼品送给嘉宾。并对其此次出席活动表示感谢。5.在返程过程当中视情况可以此次的活动有所交流。如嘉宾在路程中休息，要在到达机场前20 分钟左右叫醒

7、嘉宾。保证其登记前的状态。6.到达机场后，要帮助嘉宾办理登机手续，并祝福其返程顺利。特别提示特别提示1 1 在会议期间注意给予嘉宾私人空间，没有需要的情况下不要随时跟从，也不要电话太多，在会议期间注意给予嘉宾私人空间，没有需要的情况下不要随时跟从，也不要电话太多，争取用最简单的方法告知和获得嘉宾需要的信息和其意愿。争取用最简单的方法告知和获得嘉宾需要的信息和其意愿。2 2 如有特殊变动，和会务组沟通确认之后，一定要及时的提醒并做好解释工作。如有特殊变动，和会务组沟通确认之后，一定要及时的提醒并做好解释工作。33.3.确定嘉宾出席的准确时间后，要预算好提醒嘉宾的时间，以免太早到场或是迟到。确定嘉宾出席的准确时间后，要预算好提醒嘉宾的时间，以免太早到场或是迟到。4