公司文件资料归档管理制度.pdf

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1、K1+478K1+478K1+5888K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第段左侧片石混凝土挡土墙第 1 1 部分部分公司文件资料归档管理制度为了更进一步规范公司的文件资料管理为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档完善公司文件资料的归档,实现实现公司全方位规范化管理的需要公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。特制定本制度。一、文件、资料的来源和范围文件、资料的来源有两种：接收和发放。文件、资料的来源有两种：接收和发放。1 1、接受到文件时填写文件接收登记表和文件移交登记表、接受到文件时填写文件接收登记表和文件移交登记表。2 2、发放的文件填写文件发放登记表和文件移交登

2、记表、发放的文件填写文件发放登记表和文件移交登记表。文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。二、公司文件、资料归档的范围和归档分类本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:1 1、行政类、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。2 2、经营业务类、经营业务类:公司规划、年度计划、经营

3、情况、委托书、协议书、合公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。同、项目方案等。3 3、人事类、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。劳动人事档案、劳动工资档案等。4 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。、政府类：政府下发至公司的各类文件。5 5、财务类、财务类:各种财务票证、票据各种财务票证、票据,财务审计档案财务审计档案,会计档案会计档案,统计资料等。统计资料等。6 6、音像类、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。三、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合公司

4、文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、统一归类、清晰明了、轻重有别、轻重有别、“一案一号”“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。确定其主要类别进行编号。1 1、本公司所有应归档的文件、本公司所有应归档的文件、资料资料,一律为文件的来源、一律为文件的来源、文件的范围和部文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为号首为 FNB;FNB;总公司财务部发来的文件编号为总公司财务部发来

5、的文件编号为 SZC;SZC;燃气协会人事部发来文件为燃气协会人事部发来文件为SWRSWR。2 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为代码为:1:1 行政行政1 1页脚内容页脚内容K1+478K1+478K1+5888K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第段左侧片石混凝土挡土墙第 1 1 部分部分类类;2;2 经营业务类经营业务类;3 3 人事关类人事关类;4 4 政府类；政府类；5 5 财务类财务类;6 6 音像类。音像类。3 3、公司文件、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月

6、日加十位进行以年月日加十位进行归编。归编。4 4、公司文件、公司文件、资料的归档资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“重要级”“机密级”“机密级”。以“。以“A A”代表一”代表一般级般级,“B B”代表重要级代表重要级,“C C”代表机密级。代表机密级。“A A”一般级文档包含”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。方针、各类通知和通

7、告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B B”重要级文档包含”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、合同、公司经营情况、公司经营情况、重要项目资料、重要项目资料、项目合同协议等项目合同协议等,人事档案薪资性档案、人事档案薪资性档案、劳动合同劳动合同,技术资料技术资料,财务资料等。财务资料等。“C C”机密级文档”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。5 5、综上公司文

8、件、综上公司文件、资料归档的编制及编号为资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的来源、文件的范围和文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别类别+发布年月日发布年月日+归档序号归档序号+（受密（受密级）级）。例如例如:将总公司办公室公开发布的通知归档为将总公司办公室公开发布的通知归档为 20132013 年年 5 5 月月 3 3 日第一份档日第一份档案，其编号为案，其编号为:JZB12013050301(A):JZB12013050301(A)。四、档案的保管、调阅与归还1 1、巳归档的公司文件、资料、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成文

9、件档案由办公室统一编号后形成文件档案,并并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。2 2、巳归档的公司文件、资料、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记表由专管员负责填写文档管理登记表,并并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。失。3 3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请表表。一般级公司文档一般级公司文档,须填写须填写文档调阅申请表文档调阅申请

10、表方可调阅。方可调阅。重要级以上文档重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档,须经公司经理批准后方可须经公司经理批准后方可调阅。调阅。4 4、公司文件、公司文件、资料档案跨公司调阅资料档案跨公司调阅,须经公司经理批准后方可调阅须经公司经理批准后方可调阅,并仅并仅限于文档的查阅限于文档的查阅，不得复制或带走。，不得复制或带走。2 2页脚内容页脚内容K1+478K1+478K1+5888K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第段左侧片石混凝土挡土墙第 1 1 部分部分5 5、档案归还时间为文档调阅申请表上填写的时间内，归还时必须填、档案归

11、还时间为文档调阅申请表上填写的时间内，归还时必须填写文档归还登记表写文档归还登记表。五、归档保存期限1 1、永久保存、永久保存:本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。及资料、其它核定须永久保存的文档。2 2、五年保存、五年保存:根据需要

12、须保存的文档。财务审计档案根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案会计档案,统计资统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。3 3、三年保存三年保存:期满或巳解除的合同协议、期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、完结后的项目方案、其它经核定其它经核定须三年保存的文档。须三年保存的文档。4 4、一年保存一年保存:部门工作计划及其工作总结、部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、完结后的部门请示报告、经核经核定己完结且无必要保存的文档。定己完结且无必要保存的文档。六、档案的销毁1 1、原则上原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值

13、的文档进行清理并销应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。毁。2 2、待销毁的文档由专管员填报待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请表文档销毁申请表,并经相应批准人批准并经相应批准人批准后后,方可进行销毁。重要级以上文档方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档文档,须经公司经理批准后方可销毁。须经公司经理批准后方可销毁。3 3、销毁文档须由两人以上共同完成、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表并填写文档销毁登记表。七、附表的管理本制度暂定本制度暂定 8 8 个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管

14、理每个附个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日附表的编号为：启用时的年月日+十位。十位。八、其它本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。员必须严格遵照执行。本制度自签发人签字日起生效执行。本制度自签发人签字日起生效执行。另附：附表另附：附表 1 1文件接收登记表文件接收登记表3 3页脚

15、内容页脚内容K1+478K1+478K1+5888K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第段左侧片石混凝土挡土墙第 1 1 部分部分附表附表 2 2文件移交登记表文件移交登记表附表附表 3 3文件发放登记表文件发放登记表附表附表 4 4文档管理登记表文档管理登记表附表附表 5 5文档调阅申请表文档调阅申请表附表附表 6 6文档归还登记表文档归还登记表附表附表 7 7文档销毁申请表文档销毁申请表附表附表 8 8文档销毁登记表文档销毁登记表湖南长燃清洁能源有限公司湖南长燃清洁能源有限公司20132013 年年 7 7 月月 1 1 日日即使生活费尽心思为难你，你也要竭尽全力熬过去；即使别人想方设法刁难你，你也要坚强勇敢挺过去。做人当自强。自己强，比什么都强！不求事事顺利，但求事事尽心；不求控制他人，但求掌握自己。记住，没有伞的孩子，必须努力奔跑。靠自己的人，命最好！4 4页脚内容页脚内容