会计信息系统操作案例教程 第05章 总账管理系统日常业务处理.ppt

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1、第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理 学习目标学习目标通过本章学习：通过本章学习：u了解总账管理系统日常业务的内容了解总账管理系统日常业务的内容u理解出纳的主要工作内容理解出纳的主要工作内容u掌握记账凭证的填制及修改方法掌握记账凭证的填制及修改方法u掌握记账和账簿查询的方法掌握记账和账簿查询的方法u掌握银行对账的方法掌握银行对账的方法第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理 总账管理系统日常业务处理是通过输入和处理各种记账总账管理系统日常业务处理是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工

2、作、查询和打印输出各种日记账、明细账凭证，完成记账工作、查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账，同时对部门、项目、个人往来和单位往来辅助和总分类账，同时对部门、项目、个人往来和单位往来辅助账进行管理。账进行管理。总账系统日常业务处理主要包括：总账系统日常业务处理主要包括：l 凭证管理凭证管理l 出纳管理出纳管理l 账簿管理账簿管理一、凭证管理一、凭证管理 凭证管理是总账系统的核心功能，主要包括填制凭证、凭证管理是总账系统的核心功能，主要包括填制凭证、修改和删除凭证、查询凭证、出纳签字、审核凭证和记账等。修改和删除凭证、查询凭证、出纳签字、审核凭证和记账等。记账凭证是登记账簿的依据，是总账管

3、理系统的唯一数据源，记账凭证是登记账簿的依据，是总账管理系统的唯一数据源，电子账簿的准确与完整依赖于记账凭证，因而要确保记账凭电子账簿的准确与完整依赖于记账凭证，因而要确保记账凭证输入的准确完整。证输入的准确完整。第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理凭证管理主要任务有：凭证管理主要任务有：填制凭证填制凭证 审核凭证审核凭证 凭证记账凭证记账 修改凭证修改凭证 作废凭证作废凭证 冲销凭证冲销凭证 凭证查询凭证查询 凭证汇总凭证汇总（一）（一）填制凭证填制凭证 1 1、填制凭证的方法、填制凭证的方法l 凭证头部

4、分凭证头部分 凭证类别：满足设置凭证时的限制类型凭证类别：满足设置凭证时的限制类型 凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动顺序编号凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动顺序编号 凭证日期：默认登录系统时的业务日期凭证日期：默认登录系统时的业务日期 附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理l 凭证体部分凭证体部分 摘要：每个记录行都要有摘要摘要：每个记录行都要有摘要 会计科目：必须选择末级科目会计科目：必须选择末级科目 辅助信息：在系统提示下输入科目相应的辅助信息辅助信息：在系统提示下输入科目相

5、应的辅助信息 金额：保持借贷平衡，金额不能为零，红字金额表示负数金额：保持借贷平衡，金额不能为零，红字金额表示负数第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理 2 2、修改凭证、修改凭证（2）“有痕迹有痕迹”修改凭证修改凭证 对象对象已记账凭证已记账凭证 修改修改红字冲销法或补充更正法红字冲销法或补充更正法（1）“无痕迹无痕迹”修改凭证修改凭证 对象对象尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）。证需要取消审核、签字）。修改修改在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改。在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改。第五章第五章 总账

6、管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理3 3、作废和删除凭证、作废和删除凭证 对象对象未审核、未签字的凭证。未审核、未签字的凭证。方法方法执行执行作废作废/恢复恢复命令；命令；对作废凭证进行对作废凭证进行“整理整理”即可删除。即可删除。l 作废凭证不能修改、不能审核作废凭证不能修改、不能审核l 作废凭证应参与记账，否则月末无法结账作废凭证应参与记账，否则月末无法结账注意！注意！4 4、审核凭证、审核凭证出纳签字出纳签字u 在总账系统选项中选择了在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字出纳凭证必须由出纳签字”u 在会计科目设置时指定为现金总账科目和银行总账科目在会计科目设置时指定为现

7、金总账科目和银行总账科目u 出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理审核人签字审核人签字u是必须环节、由具有审核权限的操作员执行操作是必须环节、由具有审核权限的操作员执行操作u制单人与审核人不能为同一人制单人与审核人不能为同一人u可以单张审核也可以成批审核可以单张审核也可以成批审核第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理 5 5、填制凭证的其他功能、填制凭证的其他功能l 生成和调用常用凭证生成和调用常用凭证l 汇总凭证汇总凭证l 查看凭证有关信息查看凭证有关信息 6

8、6、凭证记账、凭证记账 （1）记账）记账 条件条件期初余额试算平衡、凭证已审核、上月已经结账。期初余额试算平衡、凭证已审核、上月已经结账。记账过程记账过程选择记账范围、显示记账报告、自动记账，记账选择记账范围、显示记账报告、自动记账，记账 过程一旦中断系统可自动恢复。过程一旦中断系统可自动恢复。（2）取消记账）取消记账 操作操作执行执行【期末期末】/【对账对账】命令；命令；按按 Ctrl+H 键，激活键，激活【恢复记账前状态恢复记账前状态】功能。功能。（以账套主管的身份进性操作）（以账套主管的身份进性操作）第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理二、出纳管理二、出纳管理

9、总账系统为出纳人总账系统为出纳人员提供了一个集成办公员提供了一个集成办公环境，包括支票登记簿环境，包括支票登记簿功能，用来登记支票的功能，用来登记支票的领用情况；查询现金日领用情况；查询现金日记账、银行存款日记账记账、银行存款日记账及资金日报表；进行银及资金日报表；进行银行对账，并生成银行存行对账，并生成银行存款余额调节表。款余额调节表。第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理主要任务：主要任务：u出纳签字出纳签字u库存现金库存现金/银行日记账查询银行日记账查询u资金日报资金日报u支票登记簿支票登记簿u银行对账银行对账（一）（一）日记账及资金日报表日记账及资金日报表 1

10、1、日记账、日记账 日记账通常包括库存现金日记账和银行存款日日记账通常包括库存现金日记账和银行存款日记账。出纳欲查询日记账，则库存现金和银行存款记账。出纳欲查询日记账，则库存现金和银行存款科目必须在科目必须在“会计科目会计科目”功能下的功能下的“指定科目指定科目”中中预先指定。预先指定。第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理 2 2、资金日报表、资金日报表 资金日报表主要用于查询、输出或打印资金日资金日报表主要用于查询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额及发生额的报表，提供当日借、贷金额合计和余额及发生额的业务量等信息。业务量等信息。（二）（二）支票登记

11、簿管理支票登记簿管理 第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理条件条件设置了银行账；设置了银行账；将结算方式设置为票据管理。将结算方式设置为票据管理。内容内容详细登记支票领用人、领用日期、支详细登记支票领用人、领用日期、支 票用途和是否报销等情况。票用途和是否报销等情况。（三）银行对账（三）银行对账 第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理1、录入银行对账期初数据、录入银行对账期初数据2、录入银行对账单、录入银行对账单3、对账、对账 （1）自动对账）自动对账 （2）手工对账）手工对账4、输出余额调节表、输出余额调节表5、核销已达账项、核销已达账项三、

12、账簿管理三、账簿管理 企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括库存现序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括库存现金和银行存款账簿的查询和输出，基本会计核算账簿的金和银行存款账簿的查询和输出，基本会计核算账簿的查询和输出，以及各种辅助核算账簿的查询和输出。查询和输出，以及各种辅助核算账簿的查询和输出。第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理（一）（一）基本会计核算账簿管理基本会计核算账簿管理基本会计账簿管理主要包括：基本会计账簿管理主要包括：u 总账总账u 发生额余额表（可用发生额余额表代替总账）发生额余额表（可用发生额余额表代替总账）u 明细账明细账u 序时账序时账u 日记账（库存现金日记账和银行日记账在出纳日记账（库存现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询）管理中查询）u 多栏账（先定义，再查询）多栏账（先定义，再查询）第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理（二）（二）辅助核算账簿管理辅助核算账簿管理 第五章第五章 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理辅助核算账簿管理主要包括：辅助核算账簿管理主要包括：u 个人往来辅助账个人往来辅助账u 部门辅助账部门辅助账u 项目辅助账项目辅助账