第三章 职务分析与职务描述2.ppt

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1、第三章第三章 职务分析与职务描述职务分析与职务描述o第一节第一节 职务分析的概念职务分析的概念o第二节第二节 职务分析的方法职务分析的方法o第三节第三节 职务分析的基本程序职务分析的基本程序o第四节第四节 职务描述书的编写职务描述书的编写第一节第一节 职务分析的概念职务分析的概念o一、职务分析的含义一、职务分析的含义 o职务即工作，是指同类职位或岗位的总称。职务即工作，是指同类职位或岗位的总称。o职务分析又称工作分析，是全面了解一项职职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究过程，和职务规

2、范（任职资格）的描述和研究过程，即制定职务描述书的系统过程。即制定职务描述书的系统过程。工作分析工作分析 n对对象象:职位职位n以以系统系统化的方式化的方式来归集来归集分析特定分析特定职位职位的工作內容的工作內容、工作、工作方法及方法及职责职责等等相关信息相关信息n界定完成工作所須界定完成工作所須具备的知识、具备的知识、技能及人格技能及人格特质等特质等 o二、职务分析的意义二、职务分析的意义o职务分析是企业人力资源管理五大基本功能职务分析是企业人力资源管理五大基本功能中起核心作用的要素，是人力资源管理工作中起核心作用的要素，是人力资源管理工作的基础。的基础。工作分析是人力资源管理的基本工具工作

3、分析是人力资源管理的基本工具组组 织织 目目 标标工工 作作 分分 析析工作内容工作内容任职资格任职资格 薪薪 酬酬 体体 系系绩绩 效效管管 理理培培 训训员工发展员工发展人员计划人员计划招聘选拔招聘选拔工作分析与其他人力资源管理职能的关系工作分析与其他人力资源管理职能的关系三、职务分析的基本术语三、职务分析的基本术语o（一）工作要素（一）工作要素 Job Elements 指工作中不能再分解的最小动作单位。指工作中不能再分解的最小动作单位。o（二）工作任务（二）工作任务 Job Task 为了达到某种目的所从事的一系列活动。为了达到某种目的所从事的一系列活动。o（三）工作责任（三）工作责任

4、 Job Responsibility 个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。分任务。o（四）职位（四）职位 Position是指承担一系列工作责任的某一任职者所对应的组织位是指承担一系列工作责任的某一任职者所对应的组织位置，它是组织的基本构成单位，职位与任职者一一对应。置，它是组织的基本构成单位，职位与任职者一一对应。o（五）职务（五）职务 Job组织中承担相同或相似责任的若干职位的总和。组织中承担相同或相似责任的若干职位的总和。o（六）职位分类（六）职位分类将所有的工作职位，按其业务性质分为若干职组、职系将所有的工作职位，按其业务性质分为若

5、干职组、职系（从横向上讲），然后按责任的大小、工作难易等分为（从横向上讲），然后按责任的大小、工作难易等分为若干职级、职等（从纵向上讲）。若干职级、职等（从纵向上讲）。o（七）其他相关术语（七）其他相关术语、职权指依法赋予职位的某种权力，以保障履职权指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。行职责，完成工作任务。、职业是在不同组织、不同时间，从事相似工职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。作活动的一系列工作的总称。o四、职务分析所需资料四、职务分析所需资料背景资料背景资料 工作活动工作活动 工作行为工作行为工作设备有形和无形物质绩效标准工作设备有形和无形

6、物质绩效标准工作条件人员条件工作条件人员条件o五、职务分析的战略性决定五、职务分析的战略性决定o（一）明确职务分析的目的（一）明确职务分析的目的o（二）界定职务分析的范围（二）界定职务分析的范围o（三）选择进行职务分析的人（三）选择进行职务分析的人o（四）确定职务分析的时间（四）确定职务分析的时间第二节职务分析的方法第二节职务分析的方法o一、访谈法一、访谈法由职务分析专家与被分析职务的任职者就该项由职务分析专家与被分析职务的任职者就该项职务进行面对面的谈话。职务进行面对面的谈话。o（一）访谈（一）访谈内容：内容：工作目标；工作目标；工作内容；工作内容；工作的性质和范围；工作的性质和范围；所负责

7、任；所负责任；所需知识与技能；所需知识与技能；其他内容其他内容o（二）访谈时应注意以下几点：（二）访谈时应注意以下几点：、尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当；尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当；、营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉、营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快；快；、应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发、应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法；表自己个人的观点和看法；、访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。、访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。二、观察法二、观察法运用感觉器官或其他工具观察员工的工作运用感觉器官或其他工具观察员工的工

8、作过程、行为、内容、特点、性质等，并用过程、行为、内容、特点、性质等，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。与归纳总结。o使用原则使用原则 1 1）被观察者的工作应相对稳定；被观察者的工作应相对稳定；2 2）适用于大量标准化的、周期较短的以）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作；体力活动为主的工作；3 3）要注意工作行为样本的代表性；）要注意工作行为样本的代表性；4 4）观察人员尽可能不要引起被观察者的）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意；注意；5 5）观察前要有详细的观察提纲和行为标）观察前要有详细的观察提纲和行为标准。准。三

9、、问卷调查法三、问卷调查法 问卷调查法由人力资源部门设计或提供问卷，问卷调查法由人力资源部门设计或提供问卷，交给任职员工对有关工作内容、工作行为、工交给任职员工对有关工作内容、工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性和频次做出描作特征和工作人员特征的重要性和频次做出描述或打分，然后对结果进行统计与分析，找出述或打分，然后对结果进行统计与分析，找出共同的有代表性的回答，并据此编写职务描述，共同的有代表性的回答，并据此编写职务描述，再反馈该职务工作者的意见，进行补充和修改。再反馈该职务工作者的意见，进行补充和修改。（一）职位分析问卷（一）职位分析问卷（Position Analysis Quest

10、ionnaire）是一项基于计算机的、以人为基础的系统是一项基于计算机的、以人为基础的系统性职位分析方法。性职位分析方法。PAQ(Position Analysis Questionnaire)、调查内容、调查内容 6大类别大类别o资料投入资料投入 (Information input)o用脑过程用脑过程 (Mental processes)o实体操作实体操作 (Physical activities)o人际关系人际关系 (Relationships with other people)o工作工作环境环境 (Job context)o其他其他 (Other job characteristic

11、s)2、计分标准：、计分标准：使用程度、工作所需时间、对各部门使用程度、工作所需时间、对各部门及部门内各单元的使用性、对工作的重要程度、发及部门内各单元的使用性、对工作的重要程度、发生的可能性以及特殊计分。生的可能性以及特殊计分。3、评价、剖析工作的五个维度、评价、剖析工作的五个维度（）（）具有决策、沟通与社交能力具有决策、沟通与社交能力（）（）执行技术性工作的能力执行技术性工作的能力（）身体灵活度）身体灵活度 （）操作设备与器具的技能（）操作设备与器具的技能 （）处理资料的能力（）处理资料的能力职位分析问卷的缺点：职位分析问卷的缺点：1、由于问卷没有对职位的特定工作进行描述，因此，、由于问卷

12、没有对职位的特定工作进行描述，因此，职位行为的共同性就使得任务间的差异较模糊，所职位行为的共同性就使得任务间的差异较模糊，所以不能描述实际工作中特定的、具体的任务活动。以不能描述实际工作中特定的、具体的任务活动。2、可读性不强，只有具备大学文化水平的人才能理、可读性不强，只有具备大学文化水平的人才能理解其中的项目，使用范围产生限制。解其中的项目，使用范围产生限制。3、耗时费力，成本高。、耗时费力，成本高。oPAQ最适合的用途：最适合的用途：o工作评价，进而决定该工作的工资等级和奖金。工作评价，进而决定该工作的工资等级和奖金。o（二）管理职位描述问卷（二）管理职位描述问卷（Management

13、Position Description Questionnaire）这是一种结构化的，以工作为基础的，以管理这是一种结构化的，以工作为基础的，以管理型职位为分析对象的职位分析方法。型职位为分析对象的职位分析方法。它包括它包括197个用来描述管理人员工作的问题，个用来描述管理人员工作的问题，划分为划分为13个维度，涉及管理者所关心的问题、个维度，涉及管理者所关心的问题、所承担的责任、所受到的限制以及管理者的工所承担的责任、所受到的限制以及管理者的工作所具备的各种特征作所具备的各种特征。MPDQ(Management Position Description Questionnaire)1.策略

14、规划策略规划 2.协调协调 3.內部控制內部控制 4.产品和服务产品和服务責任責任 5.公关公关 6.辅导部署辅导部署 7.自主性自主性 8.财务权限财务权限 9.雇员服务雇员服务 10.监督监督 11.复杂性与压力复杂性与压力 12.财务财务責任責任 13.用人用人权责权责 o（三）综合性职务分析问卷（三）综合性职务分析问卷企业设计的问卷通常都是综合性的企业设计的问卷通常都是综合性的o设计问卷时，应注意：设计问卷时，应注意：1、明确要获得何种信息，将信息化为可操、明确要获得何种信息，将信息化为可操作的问题作的问题2、每个问题的设计目的要明确，语言应简、每个问题的设计目的要明确，语言应简洁易懂

15、洁易懂3、调查可根据职务分析的目的加以调整、调查可根据职务分析的目的加以调整四、功能性职务分析法（四、功能性职务分析法（Functional job analysis）o员工员工究竟做了些究竟做了些什么什么才才会会把事情做好把事情做好？o透过透过data,people,and thingsoData,people,things 使用不同使用不同资源资源或或能力能力o所有工作或多或少所有工作或多或少运用运用此此三种三种能力能力 o将这将这些能力的些能力的困难困难度加以排序度加以排序（0,1,2,3.），），0代表最代表最困难困难用用标准标准化的化的词句词句來描述工作的內容來描述工作的內容DOT(

16、Dictionary of Occupational Titles)美国联邦政府美国联邦政府所所编写编写的的DOT包含包含 2000种种工作工作 例如例如 166.117-018 第一第一码码 1 表示表示专业专业性的性的 第二第二码码 6 表示行政表示行政类类 第三第三码码 6 表示人事管理表示人事管理 第四第四码码 数据处理困难度数据处理困难度 第五第五码码 人际关系困难人际关系困难度度 第六第六码码 实物实物操作困操作困难难度度 第七至九第七至九码码 其他分其他分类类用用应应用用FJA为为每項工作配予每項工作配予9 码数码数字字o五、资料分析法五、资料分析法o为了降低职务分析的成本，应当

17、尽量利用现有资料，为了降低职务分析的成本，应当尽量利用现有资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以便对每个工作例如，现有的岗位责任制文本等，以便对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等有一的任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定基础。个大致的了解，为进一步调查奠定基础。o六、关键事件纪录法六、关键事件纪录法 关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。o关键事件记录包括以下几个方面：关键事件记录包括以下几个方面：1 1、导致事件发生的原因和背景；、导致事件发生的原因和背景；、员工特别有效或多余的行为；、员

18、工特别有效或多余的行为；、关键行为的后果；、关键行为的后果；、员工自己能否支配或控制上述后果。、员工自己能否支配或控制上述后果。七、实验法七、实验法 指主试控制一些变量，引起其他变量的变化来收集工作指主试控制一些变量，引起其他变量的变化来收集工作信息的一种方法。信息的一种方法。o（一）（一）实验法的运用原则实验法的运用原则、尽可能获得被试者的配合；、尽可能获得被试者的配合；、严格控制各种变量；严格控制各种变量；、设计要严密；设计要严密；、变量变化要符合实际情况；变量变化要符合实际情况；、不能伤害被试者。不能伤害被试者。o（二）实验法的具体操作（二）实验法的具体操作 例如，装卸工装卸车上的货物，

19、一般是四个人合作，例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四个人合作，3030分钟可以装满一辆分钟可以装满一辆1010吨的货车。在实验中，先由两个吨的货车。在实验中，先由两个人合作，再由三个人合作，最后由五个人合作，任务都人合作，再由三个人合作，最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨的货车，看结果各用了多少分钟，哪一是装满一辆十吨的货车，看结果各用了多少分钟，哪一个组合效率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的个组合效率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。时间是因变量。o八、工作秩序分析法八、工作秩序分析法o工作秩序分析法一般用于非管理工作的描述。工作秩序分析法一般用于非管理工作的描

20、述。工作秩序分析的方法之一就是动作时间研工作秩序分析的方法之一就是动作时间研究，其目的在于对工作中每项任务确定一个标究，其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成时间，将工作中所有任务的完成时间准的完成时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工作完成所需的标准工作时间。相加得到工作完成所需的标准工作时间。o九、工作日记法九、工作日记法 指由任职人员自己记录下每天活动的内容。指由任职人员自己记录下每天活动的内容。o该方法省时方便，但是使用范围较小：该方法省时方便，但是使用范围较小：o任职者可能每天记日记感到厌烦；任职者可能每天记日记感到厌烦；o任职者有时夸大工作任务，影响信息准确性；任职者有时

21、夸大工作任务，影响信息准确性；o增加了任职者的工作负担。增加了任职者的工作负担。第三节第三节 职务分析的基本程序职务分析的基本程序Steps in Job AnalysisSelect Jobs for AnalysisDetermine What Information to CollectDetermine How to Collect the InformationDetermine Who Collects the InformationProcess the InformationWrite Job DescriptionsWrite Job Specifications第三节第三节

22、 职务分析的基本程序职务分析的基本程序o一、准备阶段一、准备阶段（1）组成由职务分析专家、岗位在职人员、上级主管参）组成由职务分析专家、岗位在职人员、上级主管参加的工作小组；加的工作小组；（2）确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表）确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；性；（3）利用现有文件与资料，对工作的主要任务、主要责）利用现有文件与资料，对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结；任、工作流程进行分析总结；（4）把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作）把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度；的基本难度；（5）提出原来的任职说明书主要条款存在的

23、不清楚、模）提出原来的任职说明书主要条款存在的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任职说明书提出拟解决的主棱两可的问题，或对新岗位任职说明书提出拟解决的主要问题。要问题。o二、调查阶段二、调查阶段（1 1）编制各种调查问卷和调查提纲；）编制各种调查问卷和调查提纲；（2 2）到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键）到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环境与社会环境；境与社会环境；（3 3）对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管）对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、

24、人员、“典型典型”员工进行面谈，收集有关工作的特征以员工进行面谈，收集有关工作的特征以及需要的各种信息，征求改进意见；及需要的各种信息，征求改进意见；（4 4）若有必要，职务分析人员可直接参与要调查的工作，）若有必要，职务分析人员可直接参与要调查的工作，或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。o三、分析阶段三、分析阶段（1）仔细审核、整理获得的各种信息；仔细审核、整理获得的各种信息；（2）创造性地分析发现有关工作和工作人员的关键成分；创造性地分析发现有关工作和工作人员的关键成分；（3）归纳、总结出职务分析的必需材料和要素。归纳、总结出职务分析的必需材料和

25、要素。o四、完成阶段四、完成阶段（1 1）根据职务分析规范和经过分析处理的信息草拟）根据职务分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书职务描述书”（2 2）将草拟的）将草拟的“职务描述书职务描述书”与实际工作对比；与实际工作对比；（3 3）根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究；）根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究；（4 4）修正）修正“职务描述书职务描述书”；（5 5）若需要，可重复（）若需要，可重复（2 2）（）（4 4）的工作；）的工作；（6 6）形成最终的）形成最终的“职务描述书职务描述书”；（7 7）将）将“职务描述书职务描述书”应用于实际工作中，收集应用的反馈信息，应用于

26、实际工作中，收集应用的反馈信息，不断完善不断完善“职务描述书职务描述书”；（8 8）对职务分析工作本身进行总结评估，注意将）对职务分析工作本身进行总结评估，注意将“职务描述书职务描述书”归档保存，为今后的职务分析工作提供经验与信息基础。归档保存，为今后的职务分析工作提供经验与信息基础。第四节第四节 职务描述书的编写职务描述书的编写Job descriptions&Job specifications工作分析所得的管理工具工作分析所得的管理工具nJob descriptions 工作工作说明书说明书o记录工作内容，方法，责任，环境，及活动o可供员工及该职位主管参考osummarize the d

27、uties,responsibilities,working conditions and activities of a specific jobnJob specification 工作工作规范规范o记录担任该职位的任职者所需具备的资格与条件odescribe the qualifications required to perform the job职务描述书或职务描述书或工作工作说明书说明书一、一、主要內容主要內容1.Job identification 工作识别工作识别2.Job summary 工作摘要工作摘要3.Responsibilities and duties 职责职责4.Authority 职权职权5.Standards of performance 绩效标准绩效标准6.Working conditions 工作工作条件条件7.Job specifications工作工作规范规范o二、对职务描述书的编写要求二、对职务描述书的编写要求1、清晰、清晰2、具体、具体3、简短扼要、简短扼要