百貨公司新店筹备管理体系设计方案.ppt

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1、X X百货（集团）百货（集团）新店筹备管理体系设计方案新店筹备管理体系设计方案 一、前言一、前言二、新店的项目开发二、新店的项目开发 三、新店筹备的职能工作主体三、新店筹备的职能工作主体 四、新店筹备期业务流程四、新店筹备期业务流程 五、新店筹备的组织形式和组织管理五、新店筹备的组织形式和组织管理 六、新店筹备期的文件管理体系六、新店筹备期的文件管理体系七、构建新店筹备体系的问题点及解决对策分析七、构建新店筹备体系的问题点及解决对策分析八、后话八、后话一、前言一、前言“办法永远都比问题多办法永远都比问题多办法永远都比问题多办法永远都比问题多”引用引用0505年度工作计划会议经典用语年度工作计划

2、会议经典用语请注意！请注意！能解决问题的办法，其实并不多；能解决问题的办法，其实并不多；能正确解决问题的办法，可能只有一条。能正确解决问题的办法，可能只有一条。因此，必须因此，必须分析、判断，然后行动！分析、判断，然后行动！“谋定而后动谋定而后动”。构建新店筹备管理体系的思路构建新店筹备管理体系的思路“新店筹备管理体系”用来做什么？目目的的怎样完成这件事情？途径？流程流程由什么人，以怎样的结合方式来完成？组织结构和职责职权组织结构和职责职权完成这个事情，采用什么样的规则？标准、规则和规定标准、规则和规定构建新店筹备管理体系的步骤：构建新店筹备管理体系的步骤：1.1.形成体系构建方案形成体系构建

3、方案 草案草案（经机制建设范围讨论）（经机制建设范围讨论）2.2.确定方案（经职能部门讨论）确定方案（经职能部门讨论）3.3.方案评审（经战略管委会评审、总经理批准）方案评审（经战略管委会评审、总经理批准）4.4.手册编写和程序编写分配（机制建设中心）手册编写和程序编写分配（机制建设中心）5.5.程序和作业指导文件编写（各职能部门）程序和作业指导文件编写（各职能部门）6.6.文件评审、发布（战略管委会评审、总经理批准发布）文件评审、发布（战略管委会评审、总经理批准发布）7.7.文件的系统培训和按需求配发（机制建设中心）文件的系统培训和按需求配发（机制建设中心）8.8.文件执行情况检查（总经理指

4、定授权部门检查）文件执行情况检查（总经理指定授权部门检查）9.9.文件修订（机制建设中心）文件修订（机制建设中心）10.10.文件正式实施文件正式实施11.11.体系业绩评估（总经理指定授权部门评估）体系业绩评估（总经理指定授权部门评估）二、新店的项目开发二、新店的项目开发新店筹备所必须的前提新店的项目开发阶段新店项目开发工作的质量，决定项目运营时所产生的效益新店项目开发工作的质量，决定项目运营时所产生的效益水平。应在项目开发阶段形成科学的管理系统，以满足下水平。应在项目开发阶段形成科学的管理系统，以满足下列基本要求：列基本要求：1.1.收收集集到到足足够够的的信信息息数数据据，进进行行科科学

5、学的的判判断断与与分分析析，以供决策；以供决策；2.2.进行充分的谈判，确保公司进入项目的利益；进行充分的谈判，确保公司进入项目的利益；3.3.进进行行周周详详的的合合同同准准备备和和风风险险预预估估，保保证证进进入入项项目目的投资安全性；的投资安全性；4.4.在公司内部的工作职能转换和移交时，可以平稳在公司内部的工作职能转换和移交时，可以平稳过度。过度。新店的项目开发阶段与项目筹备期应明确新店的项目开发阶段与项目筹备期应明确控制节控制节控制节控制节点点点点（里程碑里程碑里程碑里程碑），并予以识别。），并予以识别。识别的方式应同时采用识别的方式应同时采用报告报告和和会议会议的方式，以便的方式，

6、以便于新店项目开发阶段职能工作主体和新店筹备期于新店项目开发阶段职能工作主体和新店筹备期职能工作主体的权责划分和工作事项的职能工作主体的权责划分和工作事项的追溯追溯追溯追溯。新店项目开发阶段的职能工作主体应形成：新店项目开发阶段的职能工作主体应形成：新店项目开发阶段的职能工作主体应形成：新店项目开发阶段的职能工作主体应形成：1.新店项目交底报告 描述新店项目概况、地区概况、发展商（合作方）概况、社会资源概况和项目的工程概况。列明与发展商合作的方式、条件和合作模式等信息，必要时，向相关工作岗位提供合同文本。公司负责新店项目开发的拓展部门承担编制报告的工作。新店项目开发阶段的职能工作主体应形成：新

7、店项目开发阶段的职能工作主体应形成：新店项目开发阶段的职能工作主体应形成：新店项目开发阶段的职能工作主体应形成：2.2.组织实施组织实施“新店项目筹备协调会议新店项目筹备协调会议”，以：，以：确定项目的联络协调人选；确定项目的联络协调人选；确定各工作小组的组长和工作成员；确定各工作小组的组长和工作成员；确认对工作阶段开始和结束的确认对工作阶段开始和结束的“里程碑里程碑”。筹备期开始的前提，是各职能工作部门能够获得筹备期开始的前提，是各职能工作部门能够获得对于新店项目的必要信息，因此，应由这些职能对于新店项目的必要信息，因此，应由这些职能部门提出要求，列明需要掌握的新店项目信息，部门提出要求，列

8、明需要掌握的新店项目信息，责成负责新店项目开发的部门提交。责成负责新店项目开发的部门提交。否则，新店项目交底工作的实用性和效率将大打否则，新店项目交底工作的实用性和效率将大打折扣！折扣！三、新店筹备的职能工作主体三、新店筹备的职能工作主体 从新店筹备的整个工作流程来看，应确认三个主导职能工从新店筹备的整个工作流程来看，应确认三个主导职能工作主体：作主体：1.1.1.1.工程工程工程工程 工程进度决定新店筹备的进度。工程进度决定新店筹备的进度。2.2.2.2.招商招商招商招商 招商进度同样决定新店筹备进度，但其受工程进度制约。招商进度同样决定新店筹备进度，但其受工程进度制约。招招商商工工作作后后

9、期期，该该职职能能主主体体分分裂裂为为招招商商维维护护职职能能工工作作主主体体和和营营运运管管理理职职能能工工作作主主体体，在在新新店店独独立立运运营营时时期期，上上述述两两个职能主体是并行独立的职能部门。个职能主体是并行独立的职能部门。3.3.3.3.品牌推广品牌推广品牌推广品牌推广 品牌推广形式上虽然不受工程和招商进度制约，但从效率品牌推广形式上虽然不受工程和招商进度制约，但从效率（投入和产出）和效果（配合招商和开业后运营）的角度（投入和产出）和效果（配合招商和开业后运营）的角度应全面考虑。应全面考虑。完成三个主导职能工作主体所承担的工作，需要一系列支完成三个主导职能工作主体所承担的工作，

10、需要一系列支持职能工作主体的资源提供：持职能工作主体的资源提供：1.1.1.1.统筹统筹统筹统筹 跟跟进进合合同同条条款款，监监督督和和协协调调各各职职能能工工作作主主体体开开展展筹筹备备工工作作，需要设定专门的岗位或职能主体工作。需要设定专门的岗位或职能主体工作。2.2.2.2.财务财务财务财务 资资金金提提供供，审审计计和和其其他他财财务务管管理理功功能能，应应有有职职能能工工作作主主体体承担。承担。3.3.3.3.人力资源人力资源人力资源人力资源 承担招募、培训等工作的职能工作主体。承担招募、培训等工作的职能工作主体。4.4.4.4.行政行政行政行政 承担物资设备采办和文件管理的职能工作

11、主体。承担物资设备采办和文件管理的职能工作主体。待定位的职能工作主体：待定位的职能工作主体：1.1.1.1.营运营运营运营运在新店筹备期前期的角色定位。在新店筹备期前期的角色定位。2.2.2.2.信息信息信息信息整个筹备期的角色定位。整个筹备期的角色定位。四、新店筹备期业务流程四、新店筹备期业务流程 筹备期定义总定义：总定义：新店项目总过程进行分解后，新店筹备期的位置：新店项目总过程进行分解后，新店筹备期的位置：新店项目开发期新店项目开发期新店项目筹备期新店项目筹备期新店项目独新店项目独立运营期立运营期 新店筹备期新店筹备期分类定义分类定义分类定义分类定义：整个筹备期可分解为五个阶段：整个筹备

12、期可分解为五个阶段：1.1.新店筹备初期新店筹备初期规划期规划期2.2.新店筹备中期新店筹备中期展开工作前期展开工作前期3.3.新店筹备后期新店筹备后期展开工作后期展开工作后期4.4.开业期开业期5.5.开业后开业后分类定义：1.1.新店筹备初期新店筹备初期规划期规划期（1 1）工工程程职职能能工工作作主主体体：项项目目调调查查、形形成成工工作作进进度度计划和施工预算；计划和施工预算；（2 2）招招商商职职能能工工作作主主体体：市市场场调调研研、招招商商定定位位、条条件设定、动线规划、招商计划和预算；件设定、动线规划、招商计划和预算；（3 3）品牌职能工作主体：市场调研、计划和预算；）品牌职能

13、工作主体：市场调研、计划和预算；（4 4）确定项目联络人：总工作进度计划）确定项目联络人：总工作进度计划（5 5）支持职能工作主体：调研、计划和预算；）支持职能工作主体：调研、计划和预算；（6 6）财务职能：总资金预算）财务职能：总资金预算 分类定义：2.新店筹备中期展开工作前期（1）工程职能工作主体：出施工图、评审施工图、工程招标；（2）招商职能工作主体：招商；（3）品牌职能工作主体：前期推广活动；（4）支持职能工作主体：各项资源供给；分类定义：3.3.新店筹备后期新店筹备后期工作后期工作后期（1 1）工程职能工作主体：施工、装修和验收；）工程职能工作主体：施工、装修和验收；（2 2）招商职

14、能工作主体：招商、供应商进场；）招商职能工作主体：招商、供应商进场；（3 3）品牌职能工作主体：推广活动、导示系统；）品牌职能工作主体：推广活动、导示系统；（4 4）支持职能工作主体：各项资源供给；）支持职能工作主体：各项资源供给；分类定义：4.开业期（1）工程职能工作主体：工程遗留问题处理；（2）招商（营运）职能工作主体：专柜营业准备、培训；（3）品牌职能工作主体：开业庆典；（4）支持职能工作主体：各项资源供给；分类定义：5.5.开业后开业后综合检查综合检查权责移交权责移交新管理组织管理运行新管理组织管理运行 五、新店筹备的组织形式和组织五、新店筹备的组织形式和组织管理管理 新店筹备期各职能

15、工作主体的设置和演变分析新店筹备期各职能工作主体的设置和演变分析 1.1.新店筹备初期（规划期）新店筹备初期（规划期）确定项目联络人确定项目联络人2.2.新店筹备中期（展开工作前期）新店筹备中期（展开工作前期）组建工程工作小组、招商工作小组、品牌推组建工程工作小组、招商工作小组、品牌推广工作小组和行政工作小组广工作小组和行政工作小组（行政工作小组的主要职能：管理文件的编制、（行政工作小组的主要职能：管理文件的编制、物资设备采买和项目安全管理等）物资设备采买和项目安全管理等）3.3.新店筹备末期（展开工作后期）新店筹备末期（展开工作后期）组建财务工作小组和人力培训工作小组组建财务工作小组和人力培

16、训工作小组新店筹备期各职能工作主体的设置和演变分析新店筹备期各职能工作主体的设置和演变分析 4.4.开业期开业期招商工作小组分出招商工作职能和营运工作招商工作小组分出招商工作职能和营运工作职能；行政工作小组分出防损工作职能职能；行政工作小组分出防损工作职能5.5.开业后开业后各工作小组进行名称变更，成立：物管部、各工作小组进行名称变更，成立：物管部、招商部、营运部、策划部、财务部、行政人事部招商部、营运部、策划部、财务部、行政人事部和防损部，其中，原行政小组一部分分为防损部，和防损部，其中，原行政小组一部分分为防损部，一部分与人力培训小组合为行政人事部一部分与人力培训小组合为行政人事部。新店筹

17、备期管理工作岗位演变分析新店筹备期管理工作岗位演变分析 1.1.新店筹备初期新店筹备初期聘任项目联络人聘任项目联络人2.2.新店筹备中期新店筹备中期聘聘任任工工程程工工作作组组长长、招招商商工工作作组组长长、品品牌牌工工作作组长和行政工作组长组长和行政工作组长3.3.新店筹备末期新店筹备末期聘任财务工作组长（财务部经理人选）、培训聘任财务工作组长（财务部经理人选）、培训工作组长（行政人事部培训主管人选）和行政工工作组长（行政人事部培训主管人选）和行政工作副组长（行政人事部经理人选）作副组长（行政人事部经理人选）新店筹备期管理工作岗位演变分析新店筹备期管理工作岗位演变分析 4.4.开业期开业期聘

18、聘任任项项目目副副联联络络人人（总总经经理理人人选选）、工工程程工工作作副副组组长长（物物管管部部经经理理人人选选）、招招商商工工作作副副组组长长（两两名名，招招商商部部经经理理人人选选和和营营运运部部经经理理人人选选）、品品牌牌工工作作副副组组长长（策策划划部部经经理理人人选选）和和行行政政工工作作副组长（防损部经理人选）副组长（防损部经理人选）5.5.开业后开业后进进行行工工作作和和权权责责移移交交，总总部部人人员员撤撤回回，聘聘任任总总经理和各部门常驻负责人。经理和各部门常驻负责人。六、新店筹备期的文件管理体系六、新店筹备期的文件管理体系 1.1.1.1.新店筹备管理手册新店筹备管理手册

19、新店筹备管理手册新店筹备管理手册 用用于于描描述述新新店店筹筹备备管管理理体体系系的的框框架架，识识别别体体系系的的各大过程和关键的控制节点（里程碑）。各大过程和关键的控制节点（里程碑）。2.2.2.2.程序程序程序程序 用用于于对对新新店店筹筹备备管管理理体体系系各各个个过过程程进进行行描描述述和和说说明的文件。明的文件。3.3.3.3.作业指导文件作业指导文件作业指导文件作业指导文件 用用于于规规定定如如何何完完成成新新店店筹筹备备过过程程中中各各环环节节和和各各工工作单元的规则指引文件。作单元的规则指引文件。新店筹备期文件体系与其他文件体系的关系：体系文件相对独立，但如有存在通用关系的其

20、他体系文件，可引用其他体系文件。七、构建新店筹备管理体系的问题点七、构建新店筹备管理体系的问题点及解决对策分析及解决对策分析1.工作绩效的管理与评估的问题（1 1）新店筹备期的绩效管理对象：）新店筹备期的绩效管理对象：项目联络人、各职能工作小组组长、成员；项目联络人、各职能工作小组组长、成员；（2 2）新店筹备期的绩效管理标准：）新店筹备期的绩效管理标准：新店各项筹备进度和费用符合计划和预算的程度；新店各项筹备进度和费用符合计划和预算的程度；（注（注（注（注意预留不可控因素）意预留不可控因素）意预留不可控因素）意预留不可控因素）（3 3）具体绩效指标依据不同阶段的工作单元展开而设定；）具体绩效

21、指标依据不同阶段的工作单元展开而设定；（4 4）新店筹备期的绩效评估人：）新店筹备期的绩效评估人：项目联络人项目联络人总经理、职能体系负责人、工作组长总经理、职能体系负责人、工作组长 工作小组组长工作小组组长职能体系负责人、项目联络人、小组成职能体系负责人、项目联络人、小组成员员 小组成员小组成员项目联络人、工作小组组长项目联络人、工作小组组长2.各阶段“里程碑”识别和交付件要求的问题：（1 1）新店筹备期是三个主职能工作主体和五个支持）新店筹备期是三个主职能工作主体和五个支持职能工作主体共同开展工作的过程，因此，确定职能工作主体共同开展工作的过程，因此，确定各阶段的各阶段的“里程碑里程碑”，

22、对于各项工作协调展开、，对于各项工作协调展开、控制工作进度和合理利用各项资源至关重要；控制工作进度和合理利用各项资源至关重要；（2 2）每个阶段）每个阶段“里程碑里程碑”规定交付件的要求，确保规定交付件的要求，确保这一阶段被明确识别，各职能工作主体依据阶段这一阶段被明确识别，各职能工作主体依据阶段要求开展工作，形成交付件；要求开展工作，形成交付件；（3 3）“里程碑里程碑”的过渡，意味着不同工作阶段的结的过渡，意味着不同工作阶段的结束和开始。束和开始。3.一个工作单元由多个职能工作主体参与的问题：解决方法：解决方法：（1 1）流程识别、组织设定和文件规定；）流程识别、组织设定和文件规定；（2

23、2）确定该工作单元的主导职能工作主体，赋予该）确定该工作单元的主导职能工作主体，赋予该主体规划、组织、实施、协调和报告的职权，对主体规划、组织、实施、协调和报告的职权，对该工作单元进行统筹管理，并承担相应的责任；该工作单元进行统筹管理，并承担相应的责任；（3 3）赋予主导职能工作主体对该工作单元的申述权）赋予主导职能工作主体对该工作单元的申述权和建议权，由总经理或授权人员裁决，以确保该和建议权，由总经理或授权人员裁决，以确保该工作单元实施的进度和质量；工作单元实施的进度和质量；（4 4）进行管理授权细分工作。）进行管理授权细分工作。4.流程或职权重叠的问题 因惯例形成的流程或职权重叠问题，应通

24、过制定合理、因惯例形成的流程或职权重叠问题，应通过制定合理、清晰的管理制度和职责分配来予以界定。清晰的管理制度和职责分配来予以界定。进行制度设计时，考虑两种情形：进行制度设计时，考虑两种情形：1.1.流程中工作或职权分配重叠，产生一件事情几个职能流程中工作或职权分配重叠，产生一件事情几个职能工作主体管理的状况；工作主体管理的状况；2.2.流程中工作或职权分配出现流程中工作或职权分配出现“断档断档”现象，即出现了现象，即出现了谁都不管的谁都不管的“真空地带真空地带”的状况。的状况。5.改变“擦屁股”观念和强化后工序检查意识改变传统观念：改变传统观念：从流程进度的角度出发，后段工序的职能工作主体有

25、权责从流程进度的角度出发，后段工序的职能工作主体有权责要求前段职能工作主体提交符合要求的工作效果，而非扔要求前段职能工作主体提交符合要求的工作效果，而非扔下一个下一个“烂摊子烂摊子”，让承担后续工作的职能工作主体来，让承担后续工作的职能工作主体来“擦屁股擦屁股”。强化检查意识：强化检查意识：对于承担前段工序的职能工作主体而言，其工作质量好坏对于承担前段工序的职能工作主体而言，其工作质量好坏的评定权在于承担后续工作的职能工作主体。的评定权在于承担后续工作的职能工作主体。八、后话八、后话 新新店店筹筹备备期期介介于于项项目目管管理理的的中中段段，由由于于整整个个项项目目管管理理各各环环节节是是相相互互衔衔接接和和互互为为因因果果的的，所所以以，对对于于前前段段的的新新店店项项目目开开发发期期和和后后段段的的新新店店项项目目运运营营期期也也应应采采取取和和新新店店筹筹备备期期一一样的体系管理方式进行管控。样的体系管理方式进行管控。目前，公司可以形成的相对独立的管控体系，包括：目前，公司可以形成的相对独立的管控体系，包括：ISO9000 ISO9000质量管理体系；质量管理体系；财务管理体系；财务管理体系；新店从开发到筹备到运营的三个不同的管理体系。新店从开发到筹备到运营的三个不同的管理体系。演示完毕！演示完毕！