第四章办公室环境布置与管理(精品).ppt

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1、办公室环境办公室环境的布置和管理的布置和管理教学策划教学策划学习目的学习目的:本章重点介绍办公室事务中的办公环本章重点介绍办公室事务中的办公环境和用品管理境和用品管理,帮助你尽快熟悉办公室的工作环帮助你尽快熟悉办公室的工作环境，提高工作效率。境，提高工作效率。学习重点学习重点:1、办公环境管理的内容与要求；、办公环境管理的内容与要求；2、办公环境管理的措施。、办公环境管理的措施。学习难点学习难点:1、如何布置办公室；、如何布置办公室；2、办公室安全管理的、办公室安全管理的方法与技巧；方法与技巧；3、识别办公室安全隐患；、识别办公室安全隐患；4、技能训练。、技能训练。一、一、办公室环境的含义（重

2、点）办公室环境的含义（重点）是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。空气环境、健康与安全环境。上司及文秘人员的上司及文秘人员的办公室、问讯处、办公室、问讯处、接待室或会议室等。接待室或会议室等。二、办公环境的管理原则二、办公环境的管理原则（重点）（重点）方便方便 舒适整洁舒适整洁 和谐统一和谐统一 安全。安全。(1)创造舒适而工作效率高的环境。创造舒适而工作效率高的环境。(2)塑造组织形象。塑造组织形象。(3)建立挡驾制度。建立挡驾制度。(4)有

3、利于保密工作。有利于保密工作。上司的工作内容、爱好、上司的工作内容、爱好、年龄和个性。年龄和个性。想想看：想想看：办公室的七大效率杀手有哪些？办公室的七大效率杀手有哪些？1、空气杀手；、空气杀手；2、光线杀手；、光线杀手；3、声音杀手；、声音杀手；4、空间杀手；、空间杀手；5、设备杀手；、设备杀手；6、文件杀手；、文件杀手；7、职能杀手。、职能杀手。三、办公室的布局与布置办公室的布局与布置（1）布局）布局封闭式布局。封闭式布局。开放式布局开放式布局（2 2）办公环境布置（难点）办公环境布置（难点）布置要点布置要点 营造一个安静的工作环境；营造一个安静的工作环境；保证良好的采光、照明条件；保证良

4、好的采光、照明条件；合理安排座位；合理安排座位；力求整齐、清洁。力求整齐、清洁。布置的原则布置的原则1办公室，办公室，采用一个大间。采用一个大间。桌子，桌子，使用同一大小。使用同一大小。档案柜，档案柜，应与其他柜子的高度一致。应与其他柜子的高度一致。布置布置，采用直线对称。，采用直线对称。有许多客户来访的部门，有许多客户来访的部门，通常置于入口处。通常置于入口处。主管的办公区域，主管的办公区域，需保留适当的访客空间。需保留适当的访客空间。主管的工作区域，主管的工作区域，位于部属座位之后方。位于部属座位之后方。布置的原则布置的原则2 2n全体职员的座位，全体职员的座位，应面对应面对同一方向同一方

5、向布置。布置。n常用的文件与档案常用的文件与档案，应置于，应置于使用者附近使用者附近。n公共空间和私人空间，公共空间和私人空间，应保持一定的独立性。应保持一定的独立性。n桌与桌之间，桌与桌之间，应留有一米左右的距离。应留有一米左右的距离。n桌位的排列，桌位的排列，宜使宜使光线光线由工作人员的左侧射由工作人员的左侧射入。入。n最常用的办公物品，最常用的办公物品，应放在伸手可及的地方。应放在伸手可及的地方。n办公自动化设备办公自动化设备，应有其独立的空间，既要，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。方便使用又不影响别人工作。考考你考考你安装安装隔音设备隔音设备配备合适配备合适光源光源选择

6、理想的选择理想的办公桌椅办公桌椅合理放置合理放置办公设备办公设备调节合适的调节合适的空调温度空调温度选择合适的选择合适的屏风、窗帘、档案柜屏风、窗帘、档案柜怎样优化办公设备？怎样优化办公设备？考考你考考你怎样美化办公环境？怎样美化办公环境？n办公室装饰办公室装饰n办公室绿化办公室绿化四、办公室的视觉环境管理四、办公室的视觉环境管理1包括办公室内覆盖物的颜色和照明。包括办公室内覆盖物的颜色和照明。1.覆盖物，覆盖物，它包括墙壁、天花板、它包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。(1)有效地使用颜色。有效地使用颜色。(2)颜色应协调一致。颜色应协调一致。办

7、公室的视觉环境管理办公室的视觉环境管理22照明：照明：1）光线的量；）光线的量；2）光线的质；）光线的质；3）光的设计。）光的设计。光亮宜遵循以下原则设计：光亮宜遵循以下原则设计：降低光源强度；降低光源强度；避免直接光射；避免直接光射；避免物体遮光。避免物体遮光。五、办公室的听觉环境管理五、办公室的听觉环境管理 听觉环境：听觉环境：指办公指办公室所处的有益声音室所处的有益声音或有害声音。或有害声音。六、办公室的空气环境管理六、办公室的空气环境管理 1)温度：温度：2）湿度：）湿度：3）新鲜度）新鲜度：4）清洁度：）清洁度：222640%60%25米秒米秒打扫、拖洗、擦净、打扫、拖洗、擦净、上腊

8、与打光等。上腊与打光等。清理和清扫的范围清理和清扫的范围办公用品、办公用品、书架上的书籍、书架上的书籍、文件夹里的资料、文件夹里的资料、地毯、地毯、整套沙发装饰、整套沙发装饰、抽烟工具、抽烟工具、挂画、摆设、废物筒。挂画、摆设、废物筒。文员办公室的布置文员办公室的布置办公桌、电话、文件夹、各种笔、胶水、剪刀、办公桌、电话、文件夹、各种笔、胶水、剪刀、回形针、印盒等文具、办公桌抽屉里的物品、回形针、印盒等文具、办公桌抽屉里的物品、文件柜等。（下班前）文件柜等。（下班前）七、办公室的保健与安全环境管理七、办公室的保健与安全环境管理 1 1、保健、保健 定期健康检查；定期健康检查；灌输卫生知识；灌输

9、卫生知识；采取疾病预防；采取疾病预防；保持环境整洁；保持环境整洁；推行健康运动；推行健康运动；举办康乐活动。举办康乐活动。2 2、安全管理、安全管理 （1 1）树立安全意识）树立安全意识掌握基本的掌握基本的法律知识法律知识，用法律保护自己的合，用法律保护自己的合法劳动权益；法劳动权益；上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的劳动保护的规定和本组织有关的规章制度规章制度；细心检查并细心检查并主动识别主动识别存在于工作场所及机器存在于工作场所及机器设备等的隐患，并设备等的隐患，并及时排除及时排除或或向上司报告向上司报告，尽，尽快解决，

10、以维护好健康安全的工作环境。快解决，以维护好健康安全的工作环境。(2)(2)识别办公室安全隐患识别办公室安全隐患1 1（难点）（难点）办公建筑隐患：办公建筑隐患：主要指主要指地、墙、天花板及门、地、墙、天花板及门、窗等窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。室前忘记关窗、锁门等。办公室物理环境方面的隐患：办公室物理环境方面的隐患：如如光线光线不足或刺不足或刺眼，眼，温度、湿度温度、湿度调节欠佳，调节欠佳，噪音噪音控制不当等。控制不当等。办公家具方面的隐患：办公家具方面的隐患：如如办公家具和设备办公家具和设备等摆等摆放不当，阻挡通道；家具

11、和设备放不当，阻挡通道；家具和设备 有突出的棱角；橱柜等端堆放太多有突出的棱角；橱柜等端堆放太多 东西有倾斜倾向等。东西有倾斜倾向等。(2)(2)识别办公室安全隐患识别办公室安全隐患2 2办公设备及操作中的隐患：办公设备及操作中的隐患：如如电线电线磨损裸露、磨损裸露、拖曳拖曳电话线电话线或电线、或电线、电脑显示器电脑显示器摆放不当的摆放不当的反光、反光、复印机复印机的辐射、违规操作等。的辐射、违规操作等。-工作中疏忽大意的人为隐患工作中疏忽大意的人为隐患：如：如站在转椅站在转椅上上举放物品、女士的举放物品、女士的长头发长头发卷进有关的机器设备、卷进有关的机器设备、复印后将复印后将保密原件保密原

12、件遗留在复印机玻璃板上、在遗留在复印机玻璃板上、在办公室里办公室里抽烟抽烟、不能识别不能识别有关的安全标识等。有关的安全标识等。-消防隐患：消防隐患：如乱扔如乱扔烟头烟头、灭火灭火设备设备已损坏或过时、已损坏或过时、灭火器前灭火器前堆放物品、堆放物品、火灾警报火灾警报失灵等失灵等.(3)(3)进行安全检查进行安全检查 包括包括办公环境办公环境和和办公设备办公设备两部分：两部分：要区分要区分“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”和和“设备故障表设备故障表”的使用。的使用。前者前者记录的是隐患，包括办公环记录的是隐患，包括办公环 境和办公设备两部分；境和办公设备两部分；后者后者是记录办公设备运行中是

13、记录办公设备运行中 出现的故障。出现的故障。隐患记录及处理表隐患记录及处理表序序号号时间时间地点地点发现的隐发现的隐患患造成隐造成隐患的原患的原因因隐患隐患的危的危害和害和后果后果处理处理人人采取的措采取的措施施1 11月月4日日研发部研发部 靠窗一排靠窗一排电脑屏幕电脑屏幕耀眼耀眼无窗帘无窗帘遮阳遮阳有损有损眼睛眼睛行政行政主管主管张强张强安装窗帘安装窗帘2 11月月19日日研发部研发部 一名外来一名外来人员没有人员没有访客胸卡访客胸卡接待人接待人员离岗员离岗有安有安全和全和失密失密隐患隐患行政行政主管主管张强张强强调接待强调接待处职责要处职责要求求3 11月月25日日研发部研发部 周末周末

14、5号号文件资料文件资料柜未锁柜未锁负责研负责研发的人发的人员外出员外出开会开会失密失密隐患隐患研发研发部经部经理王理王立统立统周一部务周一部务会上强调会上强调设备故障表设备故障表时间时间发现人发现人设备设备名称名称故障故障原因原因维修维修要求要求维修维修负责人负责人（4 4）安全管理重点）安全管理重点 防盗防盗 在办公大楼内应设有专门的保安人员在办公大楼内应设有专门的保安人员2424小时小时值班。值班。防火防火 火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。防走火跑电引起火灾。防止意外伤亡防止意外伤亡 为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员为了

15、防止意外伤亡事故发生，组织应向职员 进行防止意外事故的教育，使之进行防止意外事故的教育，使之 平时养成安全的工作习惯。平时养成安全的工作习惯。相关知识通常企业办公室中安全检查的方法是通常企业办公室中安全检查的方法是:1.1.确定检查周期确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；安全方面的检查；2.2.发现隐患发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；，在职责范围内排除危险或减少危险；3.3.如果发现个人职权如果发现个人职权无法排除的危险无法排除的危险，有责任和义，有责任和义务报告、跟进、直至解决；务报告、跟进、直至解决；4.4.将第将第3 3条中异

16、常情况的发现、报告、处理等过程条中异常情况的发现、报告、处理等过程 认真记录认真记录在本企业的在本企业的“隐患记录及隐患记录及 处理表处理表”中。中。办公用品的发放和管理办公用品的发放和管理 1（1）办公用品主要包括五大类：）办公用品主要包括五大类：纸簿类纸簿类包括复印纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、包括复印纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、收据本等；收据本等；笔尺类笔尺类包括各类笔、橡皮、赤子、修正液等；包括各类笔、橡皮、赤子、修正液等；装订类装订类包括订书器、剪刀、胶带、大头针、曲别针等；包括订书器、剪刀、胶带、大头针、曲别针等；归档用品归档用品包括文件夹、档案袋、收件日期戳等。包括文件

17、夹、档案袋、收件日期戳等。办公用易耗品主要有哪些？办公用易耗品主要有哪些？办公用品的发放和管理办公用品的发放和管理2（2）办公用品发放程序：）办公用品发放程序：专人管理发放；专人管理发放；规定发放时间；规定发放时间；急需物品处理；急需物品处理；印制物品申请表；印制物品申请表；填写申请表，主管批准；填写申请表，主管批准；清点核实物品；清点核实物品；提醒节约使用。提醒节约使用。办公用品的发放和管理办公用品的发放和管理3（3）节约用品措施：）节约用品措施：复印需经主管批准，专人管理；复印需经主管批准，专人管理；专人管理传真机并做记录；专人管理传真机并做记录；按需使用计算机、打印机、因特网，加按需使用计算机、打印机、因特网，加强监督；强监督；减少打私人电话，控制国内、国际长途减少打私人电话，控制国内、国际长途电话，核对电话账单；电话，核对电话账单；节约使用纸笔等办公用品。节约使用纸笔等办公用品。