商务电函2009第五章 .ppt

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1、第五章第五章 传真传真第一节 概述w“传真”是facsimile的译名，原意是“按原稿进行摹写、复制”。w传真通信实际上是一种传送静止图像的“记录通信”，故又称之为“远程复印”。w传真技术原理是传真技术原理是1842年由英格兰科学家亚历年由英格兰科学家亚历山大山大贝恩发明的。贝恩发明的。w1913年，贝兰制成了第一部专供新闻采访用年，贝兰制成了第一部专供新闻采访用的手提式传真机。的手提式传真机。w1914年世界第一幅传真图片在巴黎日报刊登。年世界第一幅传真图片在巴黎日报刊登。w1924年，美国华盛顿与巴黎之间首次应用传年，美国华盛顿与巴黎之间首次应用传真技术进行国际间传送手稿真迹。真技术进行国

2、际间传送手稿真迹。w1925年采用无线电波作传输通路的传真图像年采用无线电波作传输通路的传真图像试验通信取得成功，试验通信取得成功，w使传真技术进一步扩大到无线电领域中。使传真技术进一步扩大到无线电领域中。w此后，传真技术进一步发展，而传真机真正进入实用乃是近20年的事。1.1 传真的优、劣势传真的优、劣势w传真是书信、电报、电传、电话都不能比拟的一种现代化通信手段，w它综合了这些通信方式的长处，其优点表现在：w第一，使用范围广。第一，使用范围广。w第二，传递速度快。第二，传递速度快。w第三，费用节省。第三，费用节省。w第四，使用方便。第四，使用方便。w虽然传真具有如上诸多优点，但它也有一些弊

3、端。如：w 第一，容易弄虚作假，或以假充真，因此第一，容易弄虚作假，或以假充真，因此商业人士应谨慎使用。商业人士应谨慎使用。w第二，采用传真传递的文字或图形的线条第二，采用传真传递的文字或图形的线条一般呈锯齿状，一般呈锯齿状，w第三，与原文本的文字、图形线条差异较第三，与原文本的文字、图形线条差异较大，清晰度不够。大，清晰度不够。w第四，在国际贸易中，由于上述原因，有第四，在国际贸易中，由于上述原因，有些国家和地区并不认为它具有法律效力些国家和地区并不认为它具有法律效力 第二节 世界范围传真的新发展w近半个世纪以来，随着各种高新技术的不断涌现，传真不仅用户数量激增，w而且其终端的功能和品种更是

4、今非昔比。就世界范围来说，w目前传真正朝着以下几个方面发展：w1用户化用户化 w2微型化微型化 w3保密化保密化 w4彩色化彩色化 w5多能化多能化 w6自动化自动化 w7精细化精细化 w8保真化保真化 w9高速化高速化 w10代邮化代邮化 w11立体化立体化 w12语言化语言化 w13综合化综合化 w14可靠化可靠化 w15简便化简便化 w目前，全世界至少有几百万台各种不同类型的传真机在工作。w传真这个古老而又姗姗来迟的电信技术，正在不断显露其婀娜多姿的风采，倍受人们青睐。w它不象电子邮递，也不象电传，它不需要键盘输入，也不需要专门操作技术，w便能得到永久性的信息，这就是传真魅力所在。w当今

5、，传真的传送速度在不断提高，使用范围在日益扩展，它与世界正在加速变革一样，w或许在不久的将来一种不使用任何纸张的传真机将呈现在人们的面前。w可以深信无疑，传真，将成为电信技术百花园中的一朵奇葩。第三节 外贸信函新手段3.1 网上传真w网上传真的技术原理是客户将传真文件传送到网上的传真服务器，w再由传真器转发到你欲发往收件人的传真机。w它具有以下一些特点：w第一：费用更低。第一：费用更低。w第二：传真内容更清晰。第二：传真内容更清晰。w第三：内容保密性更强。第三：内容保密性更强。w第四：业务成本管理更容易。第四：业务成本管理更容易。w美国Faxaway公司（网址：http:/）提供电子邮件传真服

6、务，w服务范围广达200多个国家和地区，主页有多个语言版本。wFaxaway对于新用户赠送5美元免费传真，只要在E-mail收件人处采用以下格式发传真：w国家区号地方区号收信人传真号.Faxawayw以60秒为基本收费单位，超过60秒，每6秒为一个计费单位，w一般一个23页文件大约用60秒时间来发送。w我国的“中国黄页”（Chinapages）(网址：http:/)，w是国内最早从事因特网商业应用开发的企业之一，w最近也开发了互联网传真系统（FIF），其传真服务器设在美国。w你只要购买了该公司的FIF传真卡便可得到一个个人帐户，w你就可以在任何一台传真机上发送网上传真。w当然，尽管网上传真同网

7、上电子商务一样也仍存在安全问题，w但广泛运用网上传真的潮流是不可改变的。3.2 用电脑收发传真w用用“发送传真首页发送传真首页”方法发送传真方法发送传真w在发送传真前，首先应该在控制面板中双击“传真”，w进行一些必要的用户基本信息设置，这些你设置的内容都将显示在你发送的传真上。w填写完基本信息后，执行“开始/程序/附件/通讯/传真”项中的w“发送传真首页”命令，这时会出现发送传真向导界面。w点“下一步”，会出现填写收件人名称及对方传真号码页面，w再到文本框中收件人的名称，“位置”中选择国家代码（国内发送则选无），w“传真号码”后填入接收人的传真号码。w点击“下一步”，在“首页模板”中根据需要选

8、择发送传真的模板w（WIN2000提供了一般、紧急、参考、机密四个模板），w然后在“主题行”中填写传送传真的正文。w完成后，点击“下一步”，选择发送传真的时间可以立即发送，w也可以是24小时内的某一时间发送，根据需要选择。w点击“下一步”，显示一些基本信息确认无误后，点击“完成”，w系统将按你所设置将内容发送给接收人。w这一种方法只能发送较少的不带格式的传真内容，w如果你发送的内容比较多且包括有表格、图片等信息时w就只有通过下一种方法来完成。w通过通过“打印打印”命令发送传真命令发送传真w将在WPS、PhotoShop等软件中编辑制作的文字图片作为传真发送时，w需执行“文件”菜单中的“打印”命

9、令（而不能直接选择工具栏上“打印”按钮），w弹出“打印”对话框，在此对话框中选择打印机名称为“FAX”，点击“确定”。w计算机就会将当前文件的内容作为传真发送出去。w传真的接收传真的接收w在WIN2000默认不接受传真。w在接收传真时，需要点击“开始/程序/附件/通讯/传真/传真服务管理”，w在左边单击“设备”，然后在右边，用鼠标右击“传真设备”，w选择快捷菜单中“接收”，这样就接收传真。w也可以在快捷菜单中选择“属性”，进行应答前响铃次数等更为详细的设置。3.3 用用E-mail免费收传真免费收传真 w首先，登录互联网，进入http:/ up”，w点击进入新用户登记页面，屏幕上会显示“Rea

10、lly,its FREE(真的，这是免费的)!”，w下面有若干空白项目需要你填写：w1.First Name:_w Last Name:_w你只需分别填写出你的名字和姓氏即可。w2.“E-mail Address”是要求输入你的电子邮箱地址。w3.“Retype E-mail to Confirm”要求你再输入一遍你的E-mail，以便确认你的E-mail是否正确无误。w4.“Platform”是问你使用的电脑操作系统是什么，你的选择一定要正确，w因为他会按你填写的操作平台寄给你一个相应版本的实用程序。w5.“E-mail Software”是询问你使用什么 E-mail软件，w你可从下拉菜单

11、的条目中选出你使用的使用的E-mail软件。w6.“ZIP/Postal Code”需填入你所在地的邮政编码。w7.“Country”填你的国籍。可从下拉菜单选项中选择一个。w8.“How did you hear about us?”询问你是如何知道服务商的，也可从下拉菜单选项中选出。w填写到这是就算告一段落了。w在页面有两段文字，w第一段大意是告诉美国用户一些注意事项，我们可不用理会(除非你和美国用户有来往)；w另一段告诉你即将获得的传真号，是属于美国的，在有人向这个号码发送传真时，w他必须支付国际长途费用(指用真正意义上的传真机)；w当然，如果利用国际互联网的E-mail to Fax功

12、能就不必如此破费了。w填好后，点击底部的“Sign up now”(现在就加入)按钮，很快跳出一个页面，w内容是一些“规章制度”，这时你需要点击“I agree”以示接受。w注意，旁边有句提示：“Please do not click I Agree more than once.”w意即此按钮千万别点击两次或更多次，否则意即此按钮千万别点击两次或更多次，否则你的申请就白费劲儿了。你的申请就白费劲儿了。w按“同意”后，紧接着出现的页面上显示：w“Your Personal eFax Number is(028)293-4202.All received eFaxes will be sent

13、to .”w告知你“你申请到的eFAX传真号是(028)293-4202，而且，w所有发往这里的传真均被转发到信箱”。w如果你想换用其他的信箱时，就点击“If your email address is incorrect,click here”，w填写你指定的信箱，其实，以后你可以登录自己的设置页面在，随时更换信箱。w与此同时，有两封重要的E-mail已经开始发向你刚才登记的信箱了，注意查收。w第一封，正文中有以下内容：w“*Your XOOM Fax number is:(028)293-4202*Your Personal Identification Number(PIN)is:852

14、8”，w其中(028)293-4202正是你的传真号码，而8528则是用来确认个人信息的口令号。w以后，你可随时进入http:/ FAX服务网站将发给你的传真内容w转换为一种特殊格式的文档，以E-mail附件的形式发至你的电子信箱。w所以，如何查看乃至打印到纸面上，就需要这封E-mail附给你的一个叫做w“esetup32.exe”的可执行程序(Microviewer application)来实现了，w启动esetup32.exe(大约190KB)，首先看到的显示画面w(就是标题为“Welcome!And thank you,from”并在右上角有内含一个“X”圆圈的页面)内容，w是一个示范

15、用传真页面。传真文档可以通过FILE/SAVE AS 菜单存盘为*.efx的文件以作备份，w或用软盘拷贝到其他地方。w今后，如果有向你的传真号发来的传真，你都会从E-mail的附件中收到，w将附件格式为*.efx的文档利用本软件的FILE/OPEN功能调入，w可以通过屏幕显示查看传真内容，或用鼠标点击FILE/PRINT通过打印机打印到纸张上。w这样，真正的传真出来了!其实有许多传真并不需要打印到纸面上，在屏幕上过目就足够了，w至此，你的无“机”传真可正常接收了!用用E-mail免费发传真免费发传真w我们知道，通过TPC公司的E-mail-to-Fax服务，利用Internet可以迅速地把电子

16、邮件w免费送达特定覆盖范围内的有传真机用户。但对于目前只有E-mail服务w而无Internet连接的用户，是否也能用E-mail向传真机用户免费发送传真呢？w答案是肯定的。w深圳巨潮公司利用TPC 公司的E-mail-to-Fax资源与服务，w设置了E-mail转发服务器，使得用E-mail账号的公司或个人可以通过先加入该公司的Fax sender邮件组，w然后再将电子邮件发往这个转发服务器，再由该服务器免费代转到收件人传真机上的方法，w实现真正意义上的E-mail-to-Fax免费转发服务。具体操作如下：w1.首先必须申请加入该公司的Fax sender邮件组，w发E-mail到;Subj

17、ect:空白：wBody:subscribe faxsender(填上你的E-mail地址)。w2.如申请成功，将会在24小时内收到一封来自majordomo的复函，w确认你已成功加入该邮件组，(如未收到复函，请发E-mail与联系)。w3.加入Faxsender邮件组后，就可以开始你的E-mail至Fax转发了。w写好你的电子邮件(目前尚不支持中方邮件)后，在收信人栏写faxsender ，w邮件标题栏(Subject)格式如下：w国家代码国家代码-地区代码地区代码-传真机号传真机号+收件人姓名收件人姓名/收件人地址。收件人地址。w例如：要发电子邮件给深圳巨潮公司，w收件人为该公司的Edwa

18、rd zhao；w中国国家代码：86；w深圳地区代码为：775；w巨潮公司传真机号为：3202232；w邮件的标题写：86-755-3202232+Edward_zhao/Shen_Great_Trend_Co.Ltdw需要注意的是，收件人公司名和收件人姓名的字符间请勿有空格，空格以下划线代替。w好了，收件人现在就可以在传真机上获得电子邮件了。传真应注意的问题传真应注意的问题w使用传真时，应该注意以下两点：w 第一，由于传真类似于复印机的复制传递，容易作假，或以假充真。因此，应注意掌握它的使用。对于不会导致法律后果的一般洽商函件与通知，可以采用此各种方式。反之，切忌使用。w第二，在目前国际商务界中，不同的国家对传真的法律效力持有不同的看法。一些国家和地区认为它不具有法律效力。传真一般在成交前的洽商与技术贸易合同中处理售后服务的问题中使用较多。当然，在一般的贸易中，均可通过传真联系，但对于重要的涉及法律后果的内容，如属时间紧迫的，用电传确认；不太紧迫的，则用信函确认。