管理系统解决方案.ppt

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1、传真管理系统解决方案传真管理系统解决方案20201010年年1111月月夏普商貿（中国）有限公司情報本部SHARP ELECTRONICS SALES(CHINA)CO.,LTD.Document System Group27F,Ocean Towers,No.550 East Yan an Road,Huangpu Area,Shanghai 200001,P.R.ChinaURL:http:/北京百得利汽车进出口集团有限公司北京百得利汽车进出口集团有限公司北京百得利汽车进出口集团有限公司北京百得利汽车进出口集团有限公司 为了发送传真需要打印出来再去发送。从电脑能直接发送传真，可以减小成本。

2、接收到的传真，放在传真机那里，如果忘记去取，就会丢失。把接收件传真自动转发给指定的电脑，不会发生接收错误或是丢失的情况。广告传真与垃圾传真非常多，浪费纸张与人力。接收成电子传真后，不再需要纸张，也不再担心 垃圾传真浪费纸张的问题。传真的存档管理的工作量很大，而且查找的时候也费时费力接收与发送的传真都存储在服务器里，可以随时查询，5分钟可以找到任何以前接收或是发送过的传真。传真机需要耗材与维护，不晓得什么时候会失灵。不存在维护的问题。原稿内容错误以及传真号码按错等，有传真的发送错误的情况。发送前上司的审批流程，防止错误发送。（需选购件）传真管理系统解决方案传真管理系统解决方案现况贵公司使用的传真

3、是两台一般传真机和两台复合机的传真功能合计4台。如果贵公司导入了传真服务器管理系统以后，可以实现有效的传真发送接受。无纸传真环境能够下降纸张费用和消耗材等传真成本，而且能够有效地利用线路实现减少通讯费用，也提高工作效率。改进后现在的问题传统的传真发送方式传统的传真发送方式-一般传真机一般传真机贵公司正在使用两台一般传真机。发送传真接收传真公司传真机客户传真机客户传真机客户传真机客户传真机打印打印人工分发人工分发排队等待排队等待复合机方式的传真复合机方式的传真传真功能是选购件。有些机型不能使用如上功能。贵公司正在使用两台复合机传真。传真接收传真接收公共电话网公共电话网DDNDDN专线专线Inte

4、rnetInternetVPNVPN传真发送传真发送使用PC-FAX来提升传真的效率E-mailE-mail传送传送电子文档电子文档PC-FAXPC-FAX发送发送 可以将接收到的传真保存到PC上而不用将它们打印出来。可以将接收到的传真电子化并且作为E-mail发送。通过PC-FAX直接将电子文件传真发送，实现无纸化传真。可以将发送的传真电子文件保存到复合机硬盘进行归档，便于重复发送。传真管理系统概要传真管理系统概要LANInternet回線部門PCPCPCMFP部門B部門部門传真服务器一般电话线路PCPCPCMFPPCPCPCMFPPCPCPCMFP传真方式的差异点比较传真方式的差异点比较比

5、较内容复合机传真方式传真服务器方式通讯线路通讯线路1根电话线路1128根电话线路硬件设备硬件设备传真组件Modem或传真卡传真收发流程传真收发流程传真收发规则简单（PCtoFax，FaxtoEmail）多种传真收发方式（审批发送，分机接收等）网络应用网络应用复合机单位的网络共享（单条传真线路的资源利用）传真服务器的网络共享（所有传真线路的统一管理）地址簿地址簿个人PC、复合机地址簿各自单独管理个人PC、复合机、服务器的个人地址簿和共享地址簿统一管理传真成本传真成本节省耗材、人力成本更加节省耗材、人力成本，电话成本（电子签审、自动失败重发、集团传真等）传真归档传真归档简单归档功能（手工、分散、文

6、件可操作性差）强大归档功能（自动、服务器及个人PC全面归档、简便直观的归档文件处理）传真管理监控传真管理监控简单监控（用户帐号、管理员转发）专业的传真管理软件（全面备份、审批、权限设定、加密等）原稿种类原稿种类纸质传真或者电子原稿都可以用。不能直接使用纸质原稿扩展功能扩展功能与邮件系统的简单集成与邮件短信应用软件系统的高效集成发送PC直接传真发送（无纸化传真：Paper less）传真的审批流程（选购件）不要传真服务器之间的通信费用（只需要因特网接通费）收发传真全面备份复合机上发送（通过PC直接发送）（选购件）因特网传真机传真的审批流程公共电话网不要传真服务器之间的通信费用（只需要因特网接通费

7、）保存发送传真的纪录图像Fax服务器一時保存発信 PC直接传真发送PC（部下）PC（上司）复合机PCPCPCLAN复合机上发送Fax服务器PCPC审批审批传真服务器传真服务器_ _传真发送传真发送接受件传真的PC转发（Faxsoft、Email）很多广告类中的垃圾传真可以删掉传真全部电子版保存在电脑上。确认出差中的传真转发受到传真（Faxsoft、Email）垃圾传真可以删掉 （不需要打印输出）Fax服务器传真机公衆電話回線因特网PCPCPCPC邮件服务器PCLANFaxsoftPCFax服务器PCEmail保存接受传真的纪录图像受信传真服务器传真服务器_ _传真接受传真接受人性化的审批流程人

8、性化的审批流程 EastFaxEastFax的的审审批批流流程程做做得得非非常常人人性性化化，多多人人签签审审、会会签签、代代签签等等日日常常业业务务处处理理中的复杂审批流程在中的复杂审批流程在EastFaxEastFax中可以非常灵活的设置。中可以非常灵活的设置。（1）传真文件审批过程中，不同审批人、不同审批意见及状态以不同的颜色区分.（2）除了单线程的多人审批，还有多线程的多人会签流程。（3）审批人若临时出差，可设置由他人代签。传真实现全面电子化，那么需要签章传真实现全面电子化，那么需要签章的订货单，该如何发送吗？的订货单，该如何发送吗？只需要在复合机的液晶面板上进行只需要在复合机的液晶面

9、板上进行操作，运行操作，运行EastFaxEastFaxSharpSharpOSAOSA程序，复程序，复合机将自动连接合机将自动连接EastFaxEastFax传真服务器，传真服务器，并自动调出对应用户的地址簿，用户并自动调出对应用户的地址簿，用户可以非常轻松地在夏普数码复合机上可以非常轻松地在夏普数码复合机上进行纸质文档的传真发送，发送内容进行纸质文档的传真发送，发送内容会自动在会自动在EastFaxEastFax传真服务器中进行对传真服务器中进行对应的电子归档。应的电子归档。如果您公司使用传真服务器，请您公司需要订购夏普复合机的OSA应用程序通信组件的选购件。通过传真服务器可以实际发收传真

10、功能、因此您公司不需要选购传真组件了。从夏普数码复合机发送传真从夏普数码复合机发送传真可选择身份认证登录或者匿名的方式登录可选择身份认证登录或者匿名的方式登录1 1输入传真主题、接收号码或从地址簿中选取输入传真主题、接收号码或从地址簿中选取纸质传真件开始扫描纸质传真件开始扫描输入传真主题、接收号码或从地址簿中选取输入传真主题、接收号码或从地址簿中选取4 4纸质传真发送纸质传真发送步骤步骤步骤步骤可以选择的用户认证可以选择的用户认证从复合机发送传真时，可以对从复合机发送传真时，可以对EastFaxEastFax 的用户认证方法进行设定。的用户认证方法进行设定。可以从可以从“无认证无认证”、“强制

11、认证强制认证”、“混合认证混合认证”三种类型中进行选择。三种类型中进行选择。连接到连接到EastFaxEastFax的地址簿的地址簿从复合机的操作面板上可以自动连接到从复合机的操作面板上可以自动连接到EastFaxEastFax 服务器的地址簿中，收件方的地址输入变服务器的地址簿中，收件方的地址输入变得非常方便。得非常方便。纸质的传真原件以电子数据形式保存纸质的传真原件以电子数据形式保存传真发送后，已发送的数据被自动保存在客户端电脑的同时，在服务器上也留有备份，管传真发送后，已发送的数据被自动保存在客户端电脑的同时，在服务器上也留有备份，管理更加强化。理更加强化。发送纸质传真时如使用一般的传真

12、机，传真将无法统一管理，特意导入的系统也不能有效地利用。如和发送纸质传真时如使用一般的传真机，传真将无法统一管理，特意导入的系统也不能有效地利用。如和夏普的复合机一起使用，则能构建一个对使用者和管理者而言既安全又方便的环境。夏普的复合机一起使用，则能构建一个对使用者和管理者而言既安全又方便的环境。发送纸质传真时发送纸质传真时_ _利用复合机的好处利用复合机的好处传真服务器传真服务器_ _2 2线型线型价格表价格表：传真服务器传真服务器E-P-20-22线模拟传真卡线模拟传真卡79,98元元20用户授权用户授权【标准版标准版】传真服务器运行环境传真服务器运行环境导入传真服务器时，需要往服务器里插

13、入导入传真服务器时，需要往服务器里插入ModemModem卡或传真卡才能使用，因此需要准备以下的环境。卡或传真卡才能使用，因此需要准备以下的环境。报价单里不包含服务器的设备费用。报价单里不包含服务器的设备费用。【硬件环境硬件环境】考虑到今后系统扩充方面的需求，建议使用具有高稳定性的工业用计算机考虑到今后系统扩充方面的需求，建议使用具有高稳定性的工业用计算机 或者是或者是U/U/U U的服务器。此外，请确保空出的服务器。此外，请确保空出2 2个以上的个以上的PCI/PCI-X/PCI-EPCI/PCI-X/PCI-E的插口。的插口。规格规格 ：CPU PentiumCPU Pentium 4 4 以上以上 Memory 1Memory 1GMGM 以上以上 HDDHDD 160G160G 以上以上【软件环境软件环境】OSOS ：Windows 2000/XP/2003 Server32bitWindows 2000/XP/2003 Server32bit 应用程序应用程序 ：Microsoft OfficeMicrosoft Office 数据库数据库 ：软件自带。无需另外准备。：软件自带。无需另外准备。特别事项特别事项 ：使用：使用NTFSNTFS分区格式分区格式。