日用化工厂采购部管理制度.pdf

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1、-日用化工厂采购部管理制度1.目的为规*公司所有物料的采购活动，以保证产品质量，确保供应及时，满足生产和客户需求，特制定本管理制度。2.适用*围本制度适用于所有采购的管制。3.权责3.1.申购部门：负责核实所需采购物料，并提出书面申请。3.2.采购部：负责采集、评定供应商，签署采购协议，咨询价格，采购物资，整理保存好相关凭证及单据。3.3.品管部：负责验收采购产品的质量符合相关标准和要求；负责审核包材设计决方案。3.4.仓库部：负责采购物资的质量、品种、数量、重量等进行验收及保管。4.内容4.1.采购物资分类：.采购物资分为 A、B 两类。.A 类物资：化工原料、包装材料。.B 类物资：少量的

2、零星或对产品质量无直接影响的采购物资，如收缩膜、封口胶、包装袋及办公用品等物料。4.2.采购原则：.大宗物资的采购原则：固定供应商，建立长期的合作关系，可得到价格上的优惠，物资质量上的保证，以及获得短期的融资资金。.非大宗物资的采购原则：采取货比两家以上的原则，提供两家以上的供货单位，便于财务核价。.z.-.不可比物资的采购原则：由总经理确认供应商后，采购员实行定点采购。.供应商（除零星采购外）在签订采购合同时须提供盖红印的营业执照复印件，对包材供应商提供传真件和原料供应商须每次送货附带盖有红印的“原料检验报告”。4.3包装材料的采购.包材采购流程：业务员根据与客户确认的包材，填写申购单，经总

3、经理签字审核送采购部，与业务部联系，请客户和设计提供包材的样品和光盘，向供应商询问价格，并要求供应商提供价格表，将价格信息及时反馈到总经理，由总经理报价给业务人员，业务人员与客户沟通，确认包材的价格和确定供应商后，提供包材样板和光盘以及设计方案，要求供应商打版，打版以后要求品管部审核和业务确认；价格和样板确认无误后，与供应商签订采购合同，明确包材名称，规格型号，数量、单价、交货日期、交货地点，货款支付方式，违约责任，索赔等内容；（根据情况增减合同条约）。.采购结束后，将申购单上交财务；申购单以电子版的形式存档，以便业务跟单员、业务部负责人、总经理、财务、采购等相关部门查阅。.包材入库后如包材有

4、延期交货，交货数量不足或交货数量超出合同约定数量，包材检验不合格等异常情况时，须当天向总经理汇报并写在工作日记（电子版）。同时向供应商发出书面及通知，供应商到达现场后对包材来料检验报告签字，采购员将原件连同采购合同装订一起保存，同时向总经理汇报，由总经理做出决定。.包材的入库参照包材仓库管理制度。.包装材料的付款，必要时提供收据到财务，财务部审核后将按照采购合同中约定的付款方式，办理付款事项。告知业务员包材的采购情况，及时通知业务员填制划账凭证。参照财务部管理制度。4.4.原材料的采购：.z.-.生产部计划员提出采购申请的依据：原材料最低库存量（原料仓库人员签字）和本次生产用量。.原料申购单流

5、程：每天 10 点前计划员下单，由计划员打印两*申购单，原料仓管员进行查实原料实库存，10 点钟由计划员递交技术主管审核采购数量、产地，12 点前计划员将原料申购单原料仓和采购员各一份，由采购员进行询价、填单、确定交货时间，每天 16：30 前完成，交采购主管审核，由采购主管将资料递交财务主管。.采购部询问供应商的价格，查询供应商的档案资料，确认供应商的信用额度，要求供应商提供原材料的样品。.采购合同签订：确定供应商后，与供应商签订采购合同，明确合同内容：货物的品名、品质、规格、数量、包装、检验验收、单价、总价、装卸、运输及保险、贷款的支付、争议的预防及处理。签订购合同，意味着双方形成交易的法

6、律关系，应承担各自的责任义务，供货商按约交货，采购方支付货款（付款方式一般采用月结）。.原材料的入库参照原料仓管理制度。.原材料的付款参照财务部管理制度。4.5.零星物品的采购.零星物品的采购流程：填写一式两份的 订货通知单，一份留财务部，一份送采购员，作采购的依据，申购单上必须有部门主管、财务主管、总经理签名。.零星物品到公司后，采购部通知仓库接收，并办理的入库手续，开具我厂低值品采购进仓单、低值品领用出库单。仓库管理员要核对送货单与所采购的物品是否一致，包括：物品名称、规格型号、数量等。.采购部要将不合格物资的退回供应商，不够数量要求对方补足。.零星物资的付款流程按财务部管理制度.z.-5

7、.包材采购流程图：客户需求 选定样品 初步报价 客户认可 设计师设计文稿采购申请品管主管审核文案接采购单 客户签字确认，采购、跟单员存档（设计稿）联系供应商 签订合同采 购设计员发稿供应商提供实样客户、跟单、设计确认按照规定入库 包材检验员进行检验 确板后供应商生产6原材料采购流程图：采购申请单询问价格信息反馈 确定供应商签订合同材料入库7.零星物品的采购流程图：采购申请单询问价格 信息反馈 确定供应商下订单购货物品验收物品入库8.注意事项8.1.采购部应及时督促供方按时交货，当交货期发生变更时，应重新确定交货期，并及时通知有关部门，以便及时调整生产计划，减少由此带来的损失。8.2.与历史价格

8、比对；与同类物资价格比对；网上查询同类物质价格。价格相同的情况下，本着优质量和就近采购的原则。价格不相同的情况下，要考虑运输费用以及时间的影响。8.3.采购部整理所有单据：申购单、送货单、供应商的报价表、本厂低值品采购进仓单、低值品领用出库单、传真、合同和不合格包材的来料检验报告、原料检验报告等资料，采购部必须有专人负责并按月及批次分别进行整理和保存。每月底进行 A、B 分类装订后在下月 5 日前递交行政存档。9.引用文件9.1.包材仓库管理制度.z.9.2.财务部管理制度9.3.原料仓管理制度10.使用表单10.1.申购单10.2.送货单10.3.收据10.4.采购合同10.5.划账凭证10.6.来料检验报告10.7.原料申购单10.8.原料采购进仓单10.9.原料领用出库单10.10.原料检验报告10.11.低值品采购进仓单10.12.低值品领用出库单-.z.