SOPAM公司档案管理操作规程.pdf
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1、S SO OP PA AM M 公公司司档档案案管管理理操操作作规规程程 SANY GROUP system office room【SANYUA16H-管理文件和管理程序管理文件和管理程序Administration DocumentAdministration Document&Management Procedure Management Procedure页号页号:Page:Page:1/41/4标准操作程序标准操作程序Standard OStandard Operatingperating Procedure Procedure起草人起草人:Drafted by:Drafted by
2、:日期日期:Date:Date:审核人审核人:ReViewed by:ReViewed by:日期日期:Date:Date:公司档案管理操作规程公司档案管理操作规程批准人批准人:Approved by:Approved by:日期日期:Date:Date:SOP-AM 008 00SOP-AM 008 00使用部门:使用部门:变更记载变更记载:History:History:档案室、公司各部门档案室、公司各部门修订号修订号:.执行日期执行日期:Executive Date:Executive Date:签名签名:Sign:Sign:批准日期批准日期:执行日期执行日期:Approved Date
3、Approved DateImplement DateImplement Date变更原因变更原因:Rationale:Rationale:变更目的变更目的:Objective:Objective:SOP-AM 008 00SOP-AM 008 00页号页号 Page:Page:2/42/41.1.目的目的 Purpose:Purpose:制定公司档案管理的操作规程。2.2.范围范围 Scope:Scope:本程序适用于公司档案管理的操作。3.3.程序程序 Procedure:Procedure:归档的文件材料必须按年度立卷,各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规
4、定,分别立卷归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。办理结束后及时交与档案管理人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。文件材料的收集管理3.2.1 要坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。3.2.2 凡本公司印发的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。3.2.3 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会
5、议主办部门收集归卷。3.2.4 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。3.2.5 本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。3.2.6 各部门专(兼)职文书的职责:3.2.6.1 了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。3.2.6.2 认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。3.2.6.3 承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,
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