高效会议管理完整.pptx

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1、高效会议管理0 1区区会议，还需管理？会议有什么作用？0 10 5决策分享政策宣贯表彰先进激励士气0 30 40 2集思广益头脑风暴分配任务听取汇报融合意见达成共识www.islide.cc你为什么讨厌开会？讨论低效会议l选择不当；l未能及时开始；l未能及时结束。时间l无核心主题；l议题不明确；l议题繁多。议题l选择不当地点l无明确议程；l无时间分配。议程l无主持人；l缺乏气氛调节能力；l权威不足。主持人l未做记录（议而不决）；l纪要不清晰，无时限及责任人。会后追踪l人数众多，陪绑参会；l该来的不来。参与人“文山会海”成本与会者的准备时间；与会者的行程时间；正式会议时间；会议休息及耽搁时间。时

2、间成本与会人员平均小时工资；餐饮费、交通住宿费、场地费。金钱成本参会人员若不用参加会议，这段时间可以为公司带来的收益。效益成本损失订单；得罪客户；突发事件。机会成本会议必要性会议的目的是什么？会议目的可行么？我们可能面临怎样的阻力问题？会议真的有必要举行？有必要进行会议要素管理没必要寻求其他解决方式0 2会议要素管理会议要素合理的地点议程清晰议题明确会议纪要合理的时间精选参与人合适的时间08:30-09:00心绪尚且混乱还需一段时间才能进入工作状态不太适合开会09:00-10:00已进入工作状态适合进行一对一会谈，或业务会谈10:00-11:0013:30-16:30最适合调动员工集思广益、头

3、脑风暴不断想出新点子，新方法17:00-17:30进入一天中倦怠期此时会议效果将事倍功半一个适宜的会议室将显著增加会议成功的几率随着公司的发展，财务部门与业务部门合作时产生了问题，所以某财务部门负责人在一个方便于业务部门的房间里临时召开一个会议，讨论一起工作的方法。然而，房间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视线，致使他们不能看到经理。图表正在翻动，空调无效，窗也未开，所以室内闷热。一扇门开着，但这让办公室外面的噪声进入。财务经理被电话叫走，然后几个人生气地走了。经理回来询问建议，但几乎没有什么相应，结果未获得实质的解决办法。一家广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。这个客

4、户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。会前一周，广告公司的一名成员来到饭店检查会议室，看到一套多媒体系统和一张大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套标准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。开会那天，广告公司的执行人员提早到来测试音响强度，并将座位安排成半圆形，调整了窗帘和空调，并定好了点心。会议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新的客户。合适的地点领导办公室可能会被电话打扰，或被人打断。下级办公室提高下级的士气或地位，如讨论对立性问题则不够中立。单位会议室避免由于使用个人办公室而引起的倾向问题，同时避免被人打扰

5、。外部会议室没有一方占地主优势，且具有较高保密性。l认清会议需求；l评估会议环境；l避免会议地点选择陷阱：大小、设备、周围设施、交通情况等；l提前进行现场布置。精选参与人主持人会议主持人应对会议过程进行良好的引导和控制，如主持人工作未到位，会议中的领导者（发起人）应及时提醒，以防会议脱离控制。确保会议按时开始，避免会议的拖沓和冗长，按时结束。保障与会者相互尊重彼此所发表的意见，保护与会人员不受人身攻击。把控会议时间和进度，严格按照会议议程进行。控制会议秩序，避免 过度争吵或题外话，发现跑题，应立即予以制止。营造活跃的讨论气氛，维持开放平等的会议环境，给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或

6、献计献策。Regi ste rCreat e AccountEmail Addressyourema ilgmail.cCou ntryC ityPas swordYou r textYour c ityEntry pass word精选参与人与会者角色主持人除了主持人之外，会议参与人还可能具有什么身份？提供必要的知识和信息；发表意见和建议；做到富有建设性和从效果出发。参会者跟踪记录要点、行动计划、负责人、时间；对讨论的结果及时进行汇总，并形成会议结论；不做任何决定；记录人让利益相关者参与决策；倾听各方意见，做到耐心细致和善解人意；列出决定的标准及局限，归纳所做决定；必要时解决争议和做出决策。

7、决策者做受人欢迎的会议参与者大忙人型114接线员型沉默是金型反对者型时间杀手型喧闹型教授型一无所知型NO就我所准备的再回顾一下真是不错的想法！更进一步讲，就是就外部环境方面，就内部优势方面，就机会威胁方面YES议程清晰“浪姐”后续发展问题研讨会，讨论“浪姐”成团出道后续发展安排。会议名称、目的1.成团综艺姐姐的爱乐之城落地；2.团员现有代言统计及后续代言推介。议题召开日期：2020年10月1日开始时间：14:00结束时间：16:00时间地址：湖南广播电视台1号会议室（湖南省长沙市开福区广电路金鹰影视文化城附14楼）示意图：地点杜华主持人宁静、孟佳、李斯丹妮、张雨绮、郁可唯、黄玲、黄晓明参与者名

8、单姐姐的爱乐之路前期统筹计划方案附加会议资料参会者事前准备资料：各位姐姐现有代言清单其他议题明确简明扼要所有与会人员均可看懂、能理解尽量不超过3个议程清晰必须包括日期、时间、地点等细节全体与会者需要确切知道会议对他们的要求各项议题的顺序及时间分配应体现出优先次序尽量避免会议超过预定时间培训教务中心20年下季度培训工作安排会议议程日期：10月9日10:00-11:10地点：齐盛办公区-912目的：下季度培训工作安排序号时间议程110:00签到210:05讨论解决上次会议备忘录310:15介绍本次会议议题、目的、参会人员410:20第一项议题：510:35第二项议题：610:50第三项议题：711

9、:00会议总结811:10会议结束会议纪要二将会议主要内容分项叙述，另上标号及小标题侧重于横向分析描述，内容全面，可深入领悟及贯彻。分项叙述法一概括叙述会议基本情况+讨论研究的主要问题+与会人员的认识+议定的有关事项（解决问题的措施、办法、要求）适用于小型会议且讨论问题单一，意见统一。集中概述法三将会议典型代表性发言加以整理提炼，按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。了解不同与会人员意见发言提要法结论先行将结论拆解为下一步执行计划表每项需有具体负责人、时间会议纪要会议是否形成了有效决策？会后决策能否在规定时间内完成？会议纪要1.感谢参与和付出的努力；2.讨论了什么事情；3.达成了什么共识；

10、4.后续的行动安排。注意事项1.指定专人追踪，明确追踪及汇报频率；2.公开晒进度。序号待完成事项内容责任人时限资源要求备注会议纪要 VS 会议记录会议记录在一定范围内传达传阅，并贯彻执行；属正式公文文种。1当需向上级汇报或下级传达会议精神时，才有必要做纪要2须经上级审批，对工作有指导作用3高度概括性和鲜明的政策性，集中反映会议精神实质；可在会议记录的基础上加工整理而成，不一定包含会议所有内容。4有会必录，存档备查12不具备指导工作的作用3越详细越好，无选择性、提要性4性质对象作用写法会议纪要一般不公开，无需传达传阅；会议原始记录材料，不是正式公文。0 3会议过程管理会议通知会议通知：议题明确合

11、适的地点合适的时间精选参与人议程清晰5W1H:不开无准备之会为什么必须召开这个会议？是否还有别的解决方法？WHY议题是否符合会议目的？WHAT会议地点是否合适？WHERE会议时间安排是否合适？WHEN哪些是该会议合适的参与人?WHO会议流程安排，议题讨论顺序？HOW会前准备即使是再细小的事情请毫无遗漏的做好准备会议通知下发确保全体与会者收到且知悉01视会议具体情况准备Plan B02会场准备（会议室预约、现场布置）；设备准备（电脑、投影仪、麦克风、白板、激光笔）；其他准备：会议讨论材料、签到表、茶歇。03会中控制之主持人引导式沟通棘手情况处理把别人对你提出的问题反问给所有与会者棱镜型问题向全体

12、与会者提出问题，然后每人轮流回答。环形问题向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。广播型问题向全体提出问题，然后指定一人回答。定向型问题下级先发言，上级不做结论性意见；指名询问他比较专长的问题；你是否同意XX的看法，解释下为什么。与会者不主动发表意见询问：此内容与主题有何联系；打断，要求回到主题；休会，继续时强调主题。与会者发言脱离主题制造片刻沉寂，眼神制止；请他们站起来大声发言。与会者私下交谈争执双方分别发表意见，比较两者异同，征询其他人意见。与会者发生争执会中控制之与会者守则26与主持人密切配合以达成会议目的会前充分准备以解决问题为己任会中全情投入贡献自己的意见开放的心态，摒除部门之

13、见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见不隐恶扬善，不人身攻击勇于发言，言之有物避免不当的肢体语言会后自我总结会后追踪会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定负责人、时限并进行追踪，这样的会议几乎毫无意义！书籍推荐三种思考1.思考会议的必要性；2.最大限度的减少会议；3.是否有能够与其他会议合并或委托的方法。3个原则1.确定不召开会议的工作日；2.会议时间定为1个小时，最多不超过1个半小时；3.将会议记录整理成一张纸。七个规定1.最重要的是严格遵守时间；2.在会议材料中写明投入会议的经费；3.将会议参与者限制为必要的合适人选和负责人，规模尽可能小；4.明确会议目的，不要转移到其他主题或闲谈讨论；5.事先分发会议资料，在参加会议前进行讨论；6.为了防止以某个特定的人为主进行，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见；7.尽可能地减少会议记录，仅记录决定了的事项并进行保存。3.3.7运动感谢观看