工区文件档案管理制度.pdf

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1、工区文件档案管理制度第一章 总则根据档案法、企业法和电子文件归档与电子档案管理办的相关规定，为加强文件、档案的科学管理，特编制工区文件、档案管理制度。第二章文件管理制度第一条第一条 本章规定所指文件是三标段项目经理部所属各工区与外界来往的文书和三标段项目经理部与各工区来往的文件、收发、归档、全部过程的办理与控制。第二条第二条 工区与外部来往的文书的行文，收发、归档、由综合管理部统一办理，综合管理部指定专人负责文书的打印，复印、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。第三条第三条 各工区指定专人负责内部、外部文件的收发文登记，归档，建立文件的收发登记簿。第四条第四条 常用文件的种类：请示、批复、

2、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等，以各工区名义向项目经理部机关呈报的请示、报告以及本工区关于人事，财务方面的重要决定，必须以公文规定格式行文上报。第五条第五条 各工区内部行文和对外行文，必须使用行文纸由拟稿人编写文稿。经本部室领导或分管领导初核签字后，到综合管理部核搞，审定后，交由工区主任签发。公文用纸一律采用国际标准 A4型复印纸，正文使用仿宋3号字，公文标题使用宋体2号字。第六条第六条 公文打印后，经校对无误后，方可盖章行文。文件底稿，正文由综合管理部文件管理员登记留存。第七条第七条 制发文件涉及到多个部门时，由主办部门与有关部门协商会签后，交由工区主任签发。第八条第八条 办理公文应

3、本着实事求是，认真负责的精神，不断提高公文处理的有效和质量，行文要少而精，注重效用。第九条第九条 各工区在收到文件后，由综合管理部主任提出拟办意见，由工区主任或分管领导阅批后，交有关部门办理。涉及几个部门共同办理的文件分文时应确定主办单位，由主办部门向有关部门会办。第十条第十条 对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的文件，应迅速退回到工区综合管理部，并说明理由。第十一条第十一条 凡工区主任和各部门领导传阅的文件，由综合管理部文件管理员组织传阅，有关部门不得积压，也不得横传。第十二条第十二条 工区重要文件资料及各部门直接收到的重要外来文件要及时交与综合管理部归档。第十三条第十三条 工区在

4、未接到项目部文件清理通知前，所有文件一律视为有效文件，应妥善保管。文件清理必须按照项目部的统一安排销毁无效文件，需暂存文件做标识单独存放，将销毁文件清单和暂存文件清单按照项目部的要求报到项目部综合管理部。第二章第二章档案管理制度档案管理制度第十四条第十四条 各工区的档案管理工作基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即工区档案由综合管理部集中管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用，维护档案的完整与安全。有条件的单位应建立档案室集中管理。第十五条第十五条 工区综合管理部负责党群工作、行政管理、劳动人事、生产技术管理、经营管理等方面的文件归档管理。其它各部室按照本部室职责负责相

5、关资料档案的归档管理。第十六条第十六条 工区各部门在网上形成的电子文件经审批定稿后，或者在网上发布的，各部门应指定专人随时在网上归档，并定期将本部门在网上的电子文件考至光盘按年度归档。第十七条第十七条 归档的文件资料必须齐全完整，各部室内业资料员要将归档资料分别整理，归类、编号登记。第十八条第十八条 归档资料包括：1、工区与有关单位的各种协议、合同。2、工区会议记录纪要、决定。3、工区制定的计划统计、预算决算、工作总结。4、工区会议形成的领导讲话文件。5、工区收文、发文及函件。6、图纸设计变更通知。7、相关的科技文件、技术资料、方案。8、物资设备相关资料。第十九条第十九条 档案归档后借阅1、借阅档案要履行借阅手续，需经部门负责人及综合管理部负责人批准，方可借出；未经批准，不得随意借阅或复印。2、借阅档案者，不得私自转借、拆卸、调换、污损。所借档案不得在文件上圈点、画线、涂改。第二十条第二十条 档案的保管要整齐、清洁。卷柜门要上锁，钥匙要有专人保管。第二十一条第二十一条 对未有保存价值的档案，销毁前要进行登记，提出销毁报告，报经工区领导审批，未经批准同意，任何人不得任意处置和销毁工区的档案。