浅析项目管理中的沟通艺术.pdf

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1、浅析项目管理中的沟通艺术浅析项目管理中的沟通艺术项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一，项目沟通管理在成功所必须的因素-人、想法和信息之间提供了一个关键性连接。在项目管理中，沟通是一个软指标，其所起的作用不好量化,沟通对项目的影响往往也是隐形的。但是，我们不能否认，沟通管理对项目的成功是非常重要的。一方面，沟通有助于决策。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题.每当遇到这些急需解决的问题时，管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报,然后进行决策,或建议有关人员做出决策，以便迅速解决问题。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通，提出自己的建议，供领导者做出决策时参考,或经

2、过沟通，取得上级领导的认可,自行决策。如在讨论项目的目标时,沟通可以收集到大家有关如何最佳实现项目目标以及如何避免掉入陷阱的意见.同时，大家开始达成共识，并获得项目干系人的参与和支持。另一方面，有效的沟通可以减少管理成本。项目管理中的沟通是有成本的。项目的管理有效性取决于项目管理的沟通成本,而沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性，也就是说取决于项目成员之间的沟通意愿和沟通能力。虽然沟通在项目管理中发挥的重要的作用，但是人们对项目管理中的沟通还是产生了各种各样的误解.比如重外部沟通，轻内部沟通.许多企业领导者认为：外部关系是企业生存的基础.它们都影响和制约企业的发展.因而企业的领

3、导者可能将 80%的时间、精力都用于协调外部关系上。但一个成功的企业仅仅有外部沟通是不够的。道理很简单：生产力来自于企业内部，尤其是内部的人.企业内部沟通良好与否事关公司气氛，员工士气，影响组织效率进而影响生产力和生产率。再比如：员工只需要执行决策。些项目领导者常常认为：决策是领导做的，部下只需要执行上级决策，不需要相互沟通。其实沟通是双向的.领导要使决策合理和有效必须要广泛搜集信息、分析信息，才能做出科学判断。如果你只要求员工执行决策，而不与员工沟通，那么只会出现两种情况:一是公众怀疑决策的可行性，因为他不了解决策的目的、来源;二是公众对领导的决策抱“无所谓”态度，因为决策是领导的事，与员工

4、无关。这些思想都不利于发挥项目中每个成员的工作积极性和主观能动性,不利于提高项目的运作效率。还有一个误解是：决策只是领导说了算。项目组织中一些决策怕员工知晓,怕意见不统一难以实现决策。这是上级对下级的不信任。上级认为他所接触的范围广，知识面宽，考虑问题当然要比下级周到.如果再听下级的意见，下级七嘴八舌难以形成统一意见。但是,下级未能知晓情况，就往往会往坏处设想,怀疑和猜忌油然而生，于是各种小道消息就四处流传.下级与上级产生对立情绪，一旦时机成熟就会激化矛盾。员工渴望着和公司紧密相连，他们希望和公司的关系不仅是一张工资支票和福利待遇。他们期望来自坦诚交流而产生的那种特殊结合在一起的感觉。决策中出

5、现意见不统一是正常现象,决策中的矛盾可以通过多次沟通协调达到基本统一。何况听听下级的意见能避免更多的失误。面对这么多的沟通误解，项目管理者就需要一些沟通技巧来保证项目的正常运行。首先要做到的就是用心沟通。在沟通的过程中，管理者需要有颗尊重的心、合作的心、服务的心、赏识的心、分享的心。管理者应该像尊重自己一样尊重员工,始终保持一颗平等的心态，更多地强调员工的重要性,强调员工的主体意识和作用；管理者要与被管理者建立合作关系,可以形成良好的工作氛围；管理者是要充分利用企业现有资源为员工提供工作上的方便；管理者要以赏识的眼光对待自己的员工,并且让他知道；管理者与员工在工作当中，要不断地分享知识、分享经

6、验、分享目标、分享一切值得分享的东西。其次管理者要做到的就是学会倾听。倾听是管理者与员工沟通的基础。作为一名项目领导者在与员工的沟通过程中，应该主动听取意见，善于聆听,只有善于听取信息才能成为有洞察力的领导者。最后，还需要做到沟通必须目的明确、思路清晰、注意表达方式.在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气和表达方式，措辞不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使对方能有效接收所传递的信息。发讯者有必要对所传递信息的背景、依据、理由等作出适当的解释，使对方对信息有明确、全面的了解。在表达自己的意见时,要诚恳谦虚。如果过分显露自己。以先知者自居的话，即使有好的

7、意见，也不容易为人接受，会使人产生反感和戒备心理。讲话时要力求简明扼要。用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转,态度要从容不迫。在谈话时如果发现对方有心不在焉或厌烦的表情时.就应适可而止或转换话题.使沟通能在良好的氛围中进行。除此之外，良好的沟通还需要有完善的沟通体系。为确保沟通计划的有效执行，一定要有制度保证，用制度来约束团队成员,用制度来监督沟通的进行。如把项目沟通的方法、原则明确到项目章程中。不同阶段、不同的沟通要完成的沟通信息如何表现。沟通中应掌握的原则，把沟通的原则内化到组织文化中，落实到成员的行动中.如沟通要掌握的尽早原则和主动原则.营造良好的沟通氛围,从硬环境上和提高成员素质上入手。完善沟通的形式和手段,尽可能让组织成员都能掌握项目的一手信息,如编制项目范围说明书,不断充实内部信息网络。